Проведен анализ разделов инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Есть приложения.
Введение 3
1 Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству 5
1.1 Назначение инструкции по делопроизводству и этапы ее подготовки 5
1.2 Современные требования к структуре и содержанию инструкции 11
2 Анализ инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края 16
2.1 Структура и содержание основных разделов 16
2.2 Анализ структуры и содержания инструкции 19
Заключение 24
Список использованных источников 26
Приложение 1 30
Приложение 2 31
Приложение 3 32
Приложение 4 33
Приложение 5 34
На основе федеральных правовых актов на предприятиях разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с управленческой документацией. Необходимо обращать более серьезное внимание на содержание указанных локальных актов, так как их положения достаточно часто используются при рассмотрении различных судебных споров. В частности, если не были соблюдены правила обработки документов, действия организации будут признаны незаконными. Только четкий порядок работы с документами позволит компании избежать различных конфликтных ситуаций. Обеспечить такой порядок должна инструкция по делопроизводству.
Данным фактом объясняется актуальность исследования.
Цель работы: проанализировать инструкцию по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Для достижения указанной цели, необходимо решить следующие задачи:
1. Определить назначение инструкции по делопроизводству и этапы ее подготовки.
2. Изучить современные требования к структуре инструкции и ее содержанию.
3. Изучить структуру и содержание разделов инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
4. Проанализировать структуру и содержание разделов на предмет соответствия требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.
Объект данного исследования – инструкция по делопроизводству
Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Предмет – анализ инструкции по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
В ходе написания работы использовались следующие методы исследования: анализ различных источников литературы; общенаучные методы познания, включающие методы классификации, обобщения, описания, принципы и методы системного подхода, что позволило в совокупности обеспечить достоверность и обоснованность выводов.
В работе сделан упор на современные нормативно-правовые акты в сфере документационного обеспечения управленческой деятельности. Были использованы основополагающие труды по делопроизводству и документоведению таких авторов, как В.В. Андреева, О.С. Грозова, Л.А. Доронина, Е.В. Зайцев, Т.А.Казакевич, Н.Н. Шувалов и др. Требования современных нормативно-правовых актов рассмотрены в публикациях Е.Н. Кожановой, А.В. Кузьмина, В.Ф, Янковой. Вопросы специфики разработки инструкции конкретной организации затрагиваются А.В. Мельниковым, А.В. Медведевой.
Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и приложений, иллюстрирующих основные положения исследования.
Документационное обеспечение управленческой деятельности, равно как и многие другие функции управления, в своей основе имеет целый спектр правовых актов различного уровня. В качестве таких актов можно указать инструкцию по делопроизводству. Данный локальный нормативный акт разрабатывается во всех государственных учреждениях с целью регламентации документационных процессов.
Изучение процесса внедрения инструкции позволило установить, что это сложный и многоэтапный процесс, в составе которого были выделены три стадии. Первая – предпроектная, в рамках которой производится анализ организации и системы делопроизводства. Второй – проектный предполагает разработку проекта будущей инструкции. И, наконец, заключительный этап – стадия внедрения.
Разработанная на предприятии инструкция отражает все процессы работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Основополагающим материалом для разработки служит введенная в действие в 2018 году Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях. На ее основе разрабатывается структура локального акта и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. При описании технологии работы с электронными документами, лучше воспользоваться требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007, а при описании правил оформления документов, нужно воспользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В процессе исследования была изучена инструкция по делопроизводству Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. В результате изучения структуры и разделов, сделан вывод о том, что
рассматриваемая инструкция введена в действие с целью регламентации, совершенствования и повышения эффективности системы делопроизводства министерства. При ее разработке были учтены требования современных нормативно-правовых актов в области делопроизводства, инструкция учитывает особенности ведения документационных процедур данного ведомства. В ее разделах отражены все процессы работы с документами, в приложении представлены необходимые образцы.
Анализ разделов инструкции позволил утверждать, что документ был составлен на основе современных требований нормативно-правовых актов в области делопроизводства, актуальных на момент составления инструкции.
Однако, в ходе анализа были выделены недостатки: отсутствие нужных разделов, дублирование информации, недостаток нужных приложений. В качестве рекомендаций были предложены следующие шаги: пересмотр структуры локального акта, расположение информации в более логичной последовательности, доработка ряда разделов, разработка примеров составления текстов документов, разработка необходимых материалов для приложения.
На основании всего изложенного был сделан вывод о невозможности использования инструкции в качестве рабочего инструмента в процессе документационного обеспечения.
Таким образом, все поставленные задачи были выполнены и цель работы достигнута.
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с изменениями от 14 марта 2020)[Электронный ресурс]//Официальный интернет-портал правовой информации.- URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения 29.01.2021)
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями дополнениями) [Электронный ресурс]//Российская газета.- 2006.- 29 июля.- Федеральный выпуск.- Электрон. текст. дан. – URL: https://rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения: 29.01.2021).
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной
подписи» [Электронный ресурс]//Российская газета.- 2011.- 8 апреля.- Федеральный выпуск №75 .- Электрон. текст. дан. – URL: https://rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения: 29.01.2021).
4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (последняя редакция)// Российская газета.- 2004.- 22 октября [Электронный ресурс].- URL: https://rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (дата обращения: 29.01.2021).
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. [Электронный ресурс] URL: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/hj-akty/f9a.htm. (дата обращения 16.02.2021).
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст) [Электронный ресурс]// СПС Консультант Плюс. Версия Проф.- URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения 16.02.2021)
7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/. (дата обращения 16.02.2021).
8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Консультант Плюс. [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/. (дата обращения 16.02.2021).
9. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» [Электронный ресурс]//Официальный интернет-портал правовой информации.- 20.08.2020.- Электрон. текст. дан. – URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201808200001 (дата обращения: 16.02.2021).
10. Приказ «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»// Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. [Электронный ресурс] URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-51141-98. (дата обращения 16.02.2021).
11. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-
практическое пособие /В.И. Андреева. - 5-е изд., перераб. - Москва : КНОРУС, 2020. - 294 с.
12. Вершинина, Е. С. Коллизии и конкуренция правовых норм в области делопроизводства [Электронный ресурс]/ Е.С. Вершинина// ЖУРНАЛ Юридическая наука и практика: Вестник Нижегородской академии МВД России.- URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kollizii-i-konkurentsiya-pravovyh-norm-v-oblasti-deloproizvodstva (дата обращения: 16.02.2020)
13. Грозова, О.С. Делопроизводство: учеб. пособие для вузов/ О.С. Грозова.- Москва: Издательство «Юрайт», 2020.- 124 с.
14. Документоведение: учебник и практикум для среднего
профессионального образования / Л. А. Доронина [и др.]; под редакцией Л. А. Дорониной. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва Издательство Юрайт, 2020. - 309 с. - (Профессиональное образование).
15. Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. фед. ун-т. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 178 с.
16. Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2018. - 177 с. - (Серия : Профессиональное образование).
17. Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?
[Электронный ресурс] //«Делопроизводство и документооборот на предприятии».- 2017.- №6.- URL: https://delo-press.ru/faq/documents/46735-kak-vvesti-v-deystvie-novuyu-instruktsiyu-po-deloproizvodstvu/(дата обращения 16.02.2021).
18. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2020. - 384 с. - (Профессиональное образование).
19. Кожанова, Е.Н. Какими документами по делопроизводству и архивному делу пользоваться в 2021 году?/ Е.Н. Кожанова// Секретарь-референт.- 2021. - №1.- С. 32
20. Кожанова, Е.Н. Инструкция по делопроизводству: особенности составления / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт.-2018. -№8.- С. 78.
21. Кузьмин, А. В Нормативно-правовые основы развития документационного обеспечения управления на местном уровне [Электронный ресурс] А.В. Кузьмин//Тамбовские записки Тамбовского университета РоСМУ.- URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kollizii-i-konkurentsiya-pravovyh-norm-v-oblasti-deloproizvodstva (дата обращения: 16.02.2020)
22. Медведева, А.В. Составление и оформление инструкции по делопроизводству в организации / А.В. Медведева // Иннов: электронный научный журнал, 2017. №4 (33). [Электронный ресурс] URL : http://www.innov.ru/science/economy/prakticheskie-aspekty-analiza-siste/. (дата обращения 18.02.2021)
23. Мельникова, А. В., Локальный нормативный акт как управленческий документ: делопроизводственные аспекты [Электронный ресурс]/ А.В. Мельникова// Московский экономический журнал.- 2019.- №1.- URL: lokalnyy-normativnyy-akt-kak-upravlencheskiy-dokument-deloproizvodstvennye-aspekty.pdf (дата обращения: 17.02.2021)
24. Назарова, Л.А. Реквизит 17 «Заголовок к тексту»/ Л.А. Назарова//Секретарь-референт.- 2020.- №10.- С. 30
25. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова,А. Ю. Иванова ; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой.- 2-е изд., перераб. и доп. - Москва : Издательство Юрайт, 2019. - 429 с. - (Серия : Профессиональное образование).
26. Янковая, В.Ф. Нормативная база современного делопроизводства/ В.Ф. Янковая// Секретарь-референт.- 2020.- №2.- С. 45
27. Янковая, В.Ф.Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях [Электронный ресурс] / В.Ф. Янковая //«Делопроизводство и документооборот на предприятии».- 2018.- №11.- URL: https://delo-press.ru/faq/documents/46735-kak-vvesti-v-deystvie-novuyu-instruktsiyu-po-deloproizvodstvu/(дата обращения 16.02.2021).