📄Работа №76001
Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВМЕСТНОМ РОССИЙСКО-ЧЕШСКОМ ЗАО «МАТИС»
Характеристики работы
Тип работы
Дипломные работы, ВКР
Предмет
Документоведение
Объем:
134 листов
Год:
2016
Просмотров:
408
4270
руб.
🛒 Купить работу
Не подходит эта работа?
Закажите новую по вашим требованиям
Узнать цену на написание
Закажите новую по вашим требованиям
Представленный материал является образцом учебного исследования, примером структуры и содержания учебного исследования по заявленной теме. Размещён исключительно в информационных и ознакомительных целях.
Workspay.ru оказывает информационные услуги по сбору, обработке и структурированию материалов в соответствии с требованиями заказчика.
Размещение материала не означает публикацию произведения впервые и не предполагает передачу исключительных авторских прав третьим лицам.
Материал не предназначен для дословной сдачи в образовательные организации и требует самостоятельной переработки с соблюдением законодательства Российской Федерации об авторском праве и принципов академической добросовестности.
Авторские права на исходные материалы принадлежат их законным правообладателям. В случае возникновения вопросов, связанных с размещённым материалом, просим направить обращение через форму обратной связи.
Настоящий учебно-методический информационный материал размещён в ознакомительных и исследовательских целях и представляет собой пример учебного исследования. Не является готовым научным трудом и требует самостоятельной переработки.
📋 Содержание
ВВЕДЕНИЕ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАО «МАТИС»
1.1. Характеристика организации
1.2. Видовой состав управленческих документов
1.3. Организация работы с документами
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «МАТИС»
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАО «МАТИС»
1.1. Характеристика организации
1.2. Видовой состав управленческих документов
1.3. Организация работы с документами
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «МАТИС»
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
📖 Аннотация
Работа посвящена анализу и совершенствованию системы делопроизводства в совместном российско-чешском ЗАО «МАТИС». Актуальность исследования обусловлена тем, что для большинства российских организаций, включая ЗАО «МАТИС, характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства или её низкий уровень, что негативно сказывается на эффективности управления, особенно в условиях роста и диверсификации бизнеса. В ходе работы проведен детальный анализ организации документационного обеспечения управления в Обществе, выявлены его ключевые недостатки, в частности дублирование функций между секретарем и другими должностными лицами, а также усложнение маршрутов движения документов. На основе полученных данных разработаны и обоснованы конкретные направления совершенствования. Основным результатом является проект переработанной должностной инструкции секретаря, в котором устранен параллелизм в выполнении операций, разграничены обязанности и права, установлена мера ответственности. Кроме того, предложена разработка инструкции по делопроизводству, призванная унифицировать и регламентировать все этапы работы с документами. Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные рекомендации могут быть непосредственно внедрены в деятельность ЗАО «МАТИС» и его дочерних компаний для повышения оперативности и качества управления. Представленный проект должностной инструкции секретаря способствует улучшению качества работы должностного лица и оказывает эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства организации.
📖 Введение
Актуальность темы исследования заключается в актуальности вопросов управления организацией в современных условиях. Организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая оказывает решающее значение на оперативность и качество управления организацией в целом. В настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства или же еѐ сравнительно низкий уровень.
Процесс организации делопроизводства в ЗАО «МАТИС» так же является актуальным, поскольку управление большой современной разносторонней организацией требует создания множества документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности Общества.
С ростом организации вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. В условиях открытости бизнес-среды, решение проблемы управления документацией в организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы и обеспечивать их эффективное использование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В связи с этим, для более эффективной работы ЗАО «МАТИС», необходимо закрепить основные правила оформления и ведения управленческой документации.
Степень изученности темы. При написании бакалаврской выпускной квалификационной работы использовались справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания, специальная, учебная литература.
Существенный вклад в представление о документационном обеспечении организаций внесли работы таких авторов как М. И. Басаков, В.В. Галахов, Е.А. Лопатникова, Н.Н. Анодина И.Н. Кузнецов, О.П. Сологу, М.Ю. Кирсанова, М.Ю. Рогожин, М.В. Стенюков и др.
Труды перечисленных выше авторов посвящены осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий, общих правил работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
Представленные справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В трудах авторов В.И. Андреевой, М.В. Ватолиной, Ю.М. Дѐмина, О.П. Сологуб излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ), приводятся учетно-регистрационные формы, даются характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления, а также комплекс вопросов по секретарскому делу и бездокументному обслуживанию.
В издании А.В. Пшенко обобщается опыт совершенствования работы с документами, рассматриваются правила и традиции документирования управленческой деятельности, технология обработки, учета и сохранения документов. В данном пособии раскрываются вопросы современного делопроизводства. Охарактеризованы исторический аспект проблемы, номенклатура дел, принципы и средства механизации документационных процессов, представлены образцы документов.
В своей работе В.Ф. Янковая осветила вопросы оформления основных видов организационно-распорядительной документации.
Так же в исследовании были использованы статьи из периодических изданий таких, как журналы «Делопризводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт» и др. в которых освещаются самые современные задачи документирования управленческой деятельности организаций.
Довольно большой объем информации по теме исследования представлен электронными ресурсами.
Существенным дополнением к работе явилась информация, представленная на официальном сайте ЗАО «МАТИС»18.
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация делопроизводства в закрытом акционерном обществе.
Цель исследования – изучить документационное обеспечение управления ЗАО «МАТИС» и разработать основные направления его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью нужно решить следующие задачи:
охарактеризовать ЗАО «МАТИС»;
проанализировать видовой состав управленческих документов;
рассмотреть организацию работы с документами;
выявить основные пути совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС».
Источниковая база исследования. При написании работы использовались федеральные правовые и нормативно-методические акты, а также локальные документы организационного и нормативного характера.
К федеральным нормативно-правовым актам относятся: Конституция Российской Федерации19, Гражданский Кодекс Российской Федерации20, Трудовой кодекс Российской Федерации21.
Федеральный закон «Об акционерных обществах»22 регулирует вопросы создания и организации деятельности акционерных обществ различных типов, документирования их организационно-правовой сферы.
Немаловажную роль в регулировании управленческой деятельности имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технология и о защите информации»23. Этот закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»24 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Федеральным законом «О персональных данных»25 регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно- телекоммуникационных сетях, совершаемых с персональными данными.
Методическую базу выпускного квалификационного исследования составили такие акты, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»26, который содержит подробное описание всех реквизитов, рекомендованных для оформления официальных документов. Кроме того, стандарт закрепляет форму и состав обязательных элементов для различных видов бланков. Использование данного нормативного акта позволяет унифицировать формуляр документов и в некоторой степени обеспечить его юридическую силу. Поэтому при разработке проекта инструкции по делопроизводству ГОСТ Р 6.30-2003 был использован как основа раздела об оформлении документации.
Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»27, с введением которого система управления документами стала рассматриваться как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28 содержит термины и их значение, которые использовались не только при написании работы, но и при разработке проектов инструкций.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)29; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 №477)30 послужили основой для разработки структуры проекта инструкции по делопроизводству для ЗАО «МАТИС». Кроме того, рекомендации дают описание основным видам управленческой документации, характеризуют различные виды работ с ними.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих31 содержит квалификационные характеристики по различным должностям – требования к уровню знаний, умений, дает описание обязанностями функциям, которые возлагаются на соответствующих сотрудников. Поэтому при переработке должностной инструкции секретаря мы ориентировались на положения данного документа.
Наряду с Квалификационным справочником для оценки соответствия действующей должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» и еѐ переработки использовался Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»32. В нем содержатся требования к уровню образования, умениям и навыкам специалиста, а также перечислены основные функции в рамках должности.
Локальные нормативные акты Общества представлены такими документами как устав ЗАО «МАТИС», штатное расписание, положения об отделах и совещательных органах, должностная инструкция секретаря и т.д. Их изучение дало более полное представление об Обществе в целом, его структуре и основных направлениях деятельности. Кроме того локальные акты позволяют представить систему документирования в Обществе, выявить и изучить еѐ особенности, недостатки.
Для написания выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования: изучение документов, наблюдение, опрос, графический и статистический методы.
Практическая значимость работы заключается в том, что полученные в ходе исследования результаты могут быть использованы в практической деятельности сотрудниками ЗАО «МАТИС» и направлены на совершенствование управленческой деятельности организации в целом.
Основные результаты исследования были изложены на Международном научном форуме «Белгородский диалог – 2016» (7-9 апреля 2016 г.).
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. В первом разделе описываются: история создания, направления деятельности и организационная структура ЗАО «МАТИС», а также характеризуются особенности документирования управленческой деятельности и организация документооборота.
Второй раздел определяет основные направления совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС», которые заключаются в переработке должностной инструкции секретаря и разработке инструкции по делопроизводству.
Процесс организации делопроизводства в ЗАО «МАТИС» так же является актуальным, поскольку управление большой современной разносторонней организацией требует создания множества документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности Общества.
С ростом организации вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. В условиях открытости бизнес-среды, решение проблемы управления документацией в организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы и обеспечивать их эффективное использование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В связи с этим, для более эффективной работы ЗАО «МАТИС», необходимо закрепить основные правила оформления и ведения управленческой документации.
Степень изученности темы. При написании бакалаврской выпускной квалификационной работы использовались справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания, специальная, учебная литература.
Существенный вклад в представление о документационном обеспечении организаций внесли работы таких авторов как М. И. Басаков, В.В. Галахов, Е.А. Лопатникова, Н.Н. Анодина И.Н. Кузнецов, О.П. Сологу, М.Ю. Кирсанова, М.Ю. Рогожин, М.В. Стенюков и др.
Труды перечисленных выше авторов посвящены осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий, общих правил работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
Представленные справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В трудах авторов В.И. Андреевой, М.В. Ватолиной, Ю.М. Дѐмина, О.П. Сологуб излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ), приводятся учетно-регистрационные формы, даются характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления, а также комплекс вопросов по секретарскому делу и бездокументному обслуживанию.
В издании А.В. Пшенко обобщается опыт совершенствования работы с документами, рассматриваются правила и традиции документирования управленческой деятельности, технология обработки, учета и сохранения документов. В данном пособии раскрываются вопросы современного делопроизводства. Охарактеризованы исторический аспект проблемы, номенклатура дел, принципы и средства механизации документационных процессов, представлены образцы документов.
В своей работе В.Ф. Янковая осветила вопросы оформления основных видов организационно-распорядительной документации.
Так же в исследовании были использованы статьи из периодических изданий таких, как журналы «Делопризводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт» и др. в которых освещаются самые современные задачи документирования управленческой деятельности организаций.
Довольно большой объем информации по теме исследования представлен электронными ресурсами.
Существенным дополнением к работе явилась информация, представленная на официальном сайте ЗАО «МАТИС»18.
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация делопроизводства в закрытом акционерном обществе.
Цель исследования – изучить документационное обеспечение управления ЗАО «МАТИС» и разработать основные направления его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью нужно решить следующие задачи:
охарактеризовать ЗАО «МАТИС»;
проанализировать видовой состав управленческих документов;
рассмотреть организацию работы с документами;
выявить основные пути совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС».
Источниковая база исследования. При написании работы использовались федеральные правовые и нормативно-методические акты, а также локальные документы организационного и нормативного характера.
К федеральным нормативно-правовым актам относятся: Конституция Российской Федерации19, Гражданский Кодекс Российской Федерации20, Трудовой кодекс Российской Федерации21.
Федеральный закон «Об акционерных обществах»22 регулирует вопросы создания и организации деятельности акционерных обществ различных типов, документирования их организационно-правовой сферы.
Немаловажную роль в регулировании управленческой деятельности имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технология и о защите информации»23. Этот закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»24 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Федеральным законом «О персональных данных»25 регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно- телекоммуникационных сетях, совершаемых с персональными данными.
Методическую базу выпускного квалификационного исследования составили такие акты, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»26, который содержит подробное описание всех реквизитов, рекомендованных для оформления официальных документов. Кроме того, стандарт закрепляет форму и состав обязательных элементов для различных видов бланков. Использование данного нормативного акта позволяет унифицировать формуляр документов и в некоторой степени обеспечить его юридическую силу. Поэтому при разработке проекта инструкции по делопроизводству ГОСТ Р 6.30-2003 был использован как основа раздела об оформлении документации.
Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»27, с введением которого система управления документами стала рассматриваться как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28 содержит термины и их значение, которые использовались не только при написании работы, но и при разработке проектов инструкций.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)29; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 №477)30 послужили основой для разработки структуры проекта инструкции по делопроизводству для ЗАО «МАТИС». Кроме того, рекомендации дают описание основным видам управленческой документации, характеризуют различные виды работ с ними.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих31 содержит квалификационные характеристики по различным должностям – требования к уровню знаний, умений, дает описание обязанностями функциям, которые возлагаются на соответствующих сотрудников. Поэтому при переработке должностной инструкции секретаря мы ориентировались на положения данного документа.
Наряду с Квалификационным справочником для оценки соответствия действующей должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» и еѐ переработки использовался Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»32. В нем содержатся требования к уровню образования, умениям и навыкам специалиста, а также перечислены основные функции в рамках должности.
Локальные нормативные акты Общества представлены такими документами как устав ЗАО «МАТИС», штатное расписание, положения об отделах и совещательных органах, должностная инструкция секретаря и т.д. Их изучение дало более полное представление об Обществе в целом, его структуре и основных направлениях деятельности. Кроме того локальные акты позволяют представить систему документирования в Обществе, выявить и изучить еѐ особенности, недостатки.
Для написания выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования: изучение документов, наблюдение, опрос, графический и статистический методы.
Практическая значимость работы заключается в том, что полученные в ходе исследования результаты могут быть использованы в практической деятельности сотрудниками ЗАО «МАТИС» и направлены на совершенствование управленческой деятельности организации в целом.
Основные результаты исследования были изложены на Международном научном форуме «Белгородский диалог – 2016» (7-9 апреля 2016 г.).
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. В первом разделе описываются: история создания, направления деятельности и организационная структура ЗАО «МАТИС», а также характеризуются особенности документирования управленческой деятельности и организация документооборота.
Второй раздел определяет основные направления совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС», которые заключаются в переработке должностной инструкции секретаря и разработке инструкции по делопроизводству.
✅ Заключение
Российско-Чешская группа предприятий «МАТИС» была основана в 1990 году крупнейшими предприятиями Советского союза и Чехословакии - «Автоэкспорт», «Центросоюз», Михайловский ГОК и их чешские партнеры - автомобильные заводы «Татра», «Шкода-ЛиАЗ», «Авиа», внешнеторговое объединение «Мотоков» с целью сохранения интеграционных связей стран. Основными направлениями деятельности ЗАО «МАТИС» являются: строительство, производство конструкций из ПВХ, гостиничное обслуживание, ресторанный бизнес, предоставление медицинских услуг, торговых площадей, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и др.
Характеристика ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы об Обществе как о крупнейшем производителе региона, имеющего значительные достижения в самых различных областях экономики и социальной политики и обеспечивающего стабильный рост и трудовую занятость населения.
ЗАО «МАТИС» имеет сложную структуру, спецификой которой является наличие дочерних компаний.
Документационное обеспечение управления в Обществе возложено на секретаря, который осуществляет прием, регистрацию и переадресацию входящей корреспонденции; отправляет исходящую документацию; ведет архив информационных материалов, писем, газет, а также работает с электронной почтой и факсом пр. Однако на практике это не исключает дублирование функций с другими должностными лицами, например вице- президентами, финансовым директором и др., усложнения маршрута движения документации.
Одним из направлений совершенствования была переработка должностной инструкции секретаря. Должностная инструкция, являющаяся организационным документом, перерабатывалась в целях:
закрепления видов работы, специализации работника;
установления квалификационных требований по должности;
устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
установления взаимосвязей отдельных должностей;
разграничения обязанностей и прав работников;
установления их меры ответственности;
оценки деятельности работника.
При переработке разделов должностной инструкции секретаря ЗАО
«МАТИС» мы проводили их конкретизацию с учетом специфики работы Общества.
Таким образом, содержание проекта переработанной должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» будет не только отражать фактическую деятельность должностного лица, но и соответствовать нормам. Представленный проект должностной инструкции секретаря должен способствовать улучшению качества работы должностного лица и окажет эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства ЗАО «МАТИС» в целом.
В результате исследования было установлено, что в своей деятельности ЗАО «МАТИС» создает большое количество документов, имеющих различное практическое значение. Однако, их оформление не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, что в свою очередь ведет к утрате документами юридической силы. Анализ видового состава управленческой документации ЗАО «МАТИС» позволяет сделать следующие выводы:
видовое разнообразие документов позволяет руководству и другим участникам общества оперативно и достаточно эффективно решать профессиональные задачи и вопросы управления;
оформление документов практически по всем показателям не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;
к сожалению из всех рекомендованных ГОСТом Р 6.30-2003 видов бланков в ЗАО «МАТИС» используется только фирменный бланк, который не является универсальным и выполнен с ошибками.
Таким образом, определяя пути совершенствования делопроизводства в ЗАО «МАТИС», особое внимание мы уделили оформлению управленческой документации.
Организация и технология документооборота в Обществе в целом соответствует нормам законодательства Российской Федерации. Используемые в ЗАО «МАТИС» локальные нормативно-методических документы на сегодняшний день не отвечают требованиям современного законодательства и направлены на решение только отдельных вопросов, что влияет на правильность и скорость оформления некоторых видов документов.
Поэтому, в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МАТИС» необходимо было разработать инструкцию по делопроизводству, которая четко и подробно установила бы правила документирования, оптимизировала и стабилизировала работу с документами.
В проекте инструкции по делопроизводству не рассматривались вопросы кадрового делопроизводства и работы с обращениями граждан и заказчиками, так как на эти сферы целесообразно разработать отдельные инструкции.
Также к проекту имеются приложения – бланки документов, шаблоны, формы журналов регистрации.
Предлагаемый проект инструкции по делопроизводству должен обеспечить нормативное регулирование вопросов создания документов и организации работы с ними. Использование данного документа в практической деятельности ЗАО «МАТИС» позволит избежать грубых ошибок в оформлении документов, унифицировать используемые виды и формы документации, а также сократить материальные и трудовые затраты на организацию работы за счет четко отлаженной системы документооборота.
Характеристика ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы об Обществе как о крупнейшем производителе региона, имеющего значительные достижения в самых различных областях экономики и социальной политики и обеспечивающего стабильный рост и трудовую занятость населения.
ЗАО «МАТИС» имеет сложную структуру, спецификой которой является наличие дочерних компаний.
Документационное обеспечение управления в Обществе возложено на секретаря, который осуществляет прием, регистрацию и переадресацию входящей корреспонденции; отправляет исходящую документацию; ведет архив информационных материалов, писем, газет, а также работает с электронной почтой и факсом пр. Однако на практике это не исключает дублирование функций с другими должностными лицами, например вице- президентами, финансовым директором и др., усложнения маршрута движения документации.
Одним из направлений совершенствования была переработка должностной инструкции секретаря. Должностная инструкция, являющаяся организационным документом, перерабатывалась в целях:
закрепления видов работы, специализации работника;
установления квалификационных требований по должности;
устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
установления взаимосвязей отдельных должностей;
разграничения обязанностей и прав работников;
установления их меры ответственности;
оценки деятельности работника.
При переработке разделов должностной инструкции секретаря ЗАО
«МАТИС» мы проводили их конкретизацию с учетом специфики работы Общества.
Таким образом, содержание проекта переработанной должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» будет не только отражать фактическую деятельность должностного лица, но и соответствовать нормам. Представленный проект должностной инструкции секретаря должен способствовать улучшению качества работы должностного лица и окажет эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства ЗАО «МАТИС» в целом.
В результате исследования было установлено, что в своей деятельности ЗАО «МАТИС» создает большое количество документов, имеющих различное практическое значение. Однако, их оформление не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, что в свою очередь ведет к утрате документами юридической силы. Анализ видового состава управленческой документации ЗАО «МАТИС» позволяет сделать следующие выводы:
видовое разнообразие документов позволяет руководству и другим участникам общества оперативно и достаточно эффективно решать профессиональные задачи и вопросы управления;
оформление документов практически по всем показателям не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;
к сожалению из всех рекомендованных ГОСТом Р 6.30-2003 видов бланков в ЗАО «МАТИС» используется только фирменный бланк, который не является универсальным и выполнен с ошибками.
Таким образом, определяя пути совершенствования делопроизводства в ЗАО «МАТИС», особое внимание мы уделили оформлению управленческой документации.
Организация и технология документооборота в Обществе в целом соответствует нормам законодательства Российской Федерации. Используемые в ЗАО «МАТИС» локальные нормативно-методических документы на сегодняшний день не отвечают требованиям современного законодательства и направлены на решение только отдельных вопросов, что влияет на правильность и скорость оформления некоторых видов документов.
Поэтому, в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МАТИС» необходимо было разработать инструкцию по делопроизводству, которая четко и подробно установила бы правила документирования, оптимизировала и стабилизировала работу с документами.
В проекте инструкции по делопроизводству не рассматривались вопросы кадрового делопроизводства и работы с обращениями граждан и заказчиками, так как на эти сферы целесообразно разработать отдельные инструкции.
Также к проекту имеются приложения – бланки документов, шаблоны, формы журналов регистрации.
Предлагаемый проект инструкции по делопроизводству должен обеспечить нормативное регулирование вопросов создания документов и организации работы с ними. Использование данного документа в практической деятельности ЗАО «МАТИС» позволит избежать грубых ошибок в оформлении документов, унифицировать используемые виды и формы документации, а также сократить материальные и трудовые затраты на организацию работы за счет четко отлаженной системы документооборота.
ИЛИ
Поиск аналога
📕 Список литературы
🛒 Оформить заказ
⚡ Работу высылаем в течении 5 минут после оплаты.