ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ
БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ» 10
1.1. Характеристика учреждения 10
1.2. Видовой состав управленческой документации 22
1.3. Организация работы с документами 47
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ» 60
2.1. Переработка должностной инструкции ведущего специалиста
по делопроизводству 60
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 71
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. С начала 90-х годов XX в. в Российской Федерации стала быстро развиваться система социальной защиты населения. Переход российского общества к рыночным отношениям, обостривший социальные слои населения, потребовал создания и развития нового социального института - социальной защиты населения (СЗН). Система социальной защиты населения ориентирована на широкие слои населения. Ее задача оказывать комплекс социальных услуг за счет государства.
В России право граждан на социальную защиту гарантировано конституцией и регламентировано законодательством. Социальная защита осуществляется за счет федерального, местных бюджетов, специально создаваемых негосударственных фондов.
Ведение документации на гражданина, обратившегося за социальной помощью одна из основных форм организационной деятельности социальной службы. Социальный работник должен знать порядок обработки документов. Огромную роль с документами в работе социальной службе играет правильная система их классификации, группировки и хранения. Процесс ведения правильной документации на гражданина важен для дальнейшей работы социальной службы. Фиксация документального процесса при обращении в социальную службу направлена на повышение его эффективности. Работа с документами должна следовать определенному порядку. Для этого в учреждении должна быть инструкция по делопроизводству, регламентирующая весь процесс ведения документации.
Совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в учреждениях, в том числе и в МБУ «Центр социальных выплат» является одним из методов улучшения и рационализации управления.
Степень изученности темы. Для написания выпускной квалификационной работы были изучены научные труды в области делопроизводства и архивоведения
В трудах Н.Н. Анодиной и О.В. Трофимовой рассмотрены все реквизиты письма и правила оформления бланков писем. Даны рекомендации по составлению текста письма, правила написания отдельных слов и словосочетаний, часто встречающихся в официальных документах. Рассмотрены виды служебных писем, а также организация работы с письмами: регистрация, систематизация, хранение и отправка.
В таких трудах Т.А. Быковой, Н.П. Крюковой, И.Н. Кузнецова, С.Л. Кузнецова и др. отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства; приведено описание основных технологических операций документационного обеспечения управления.
В условиях развития электронной документации особенно актуальны труды С.Ю. Кабашова, В.В. Сапкова, М.Ю. Свиридовой. В них раскрыты информационные технологии, применяемые при компьютеризации делопроизводства, изложены основные приемы работы с офисными программами, рассмотрены особенности работы в операционной системе Windows ХР и способы управления файловой системой компьютера.
В процессе написание выпускной квалификационной работы также были изучены статьи, профессиональных журналов.
В журнале «Делопроизводство» , мы рассмотрели организацию и ведение документооборота, особенности оформления различных видов документов, международные стандарты по делопроизводству.
Материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» , посвящены вопросам: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д.
Статьи в журналах Секретарь-референт и «Секретарское дело» , посвящены актуальным темам делопроизводства и документооборота, архивного дела и административно-управленческой деятельности.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления в муниципальных учреждениях.
Предметом исследования является делопроизводство в муниципальном учреждении социальной защиты населения г. Белгорода.
Цель исследования состоит в изучении специфики работы с документами в секторе делопроизводства в МБУ «Центр социальных выплат» и разработке основных направлений совершенствования делопроизводства Центра.
Для реализации установленной требуется решение следующих задач:
- дать характеристику учреждения;
- изучить видовой состав управленческой документации;
- рассмотреть организацию работы с документами;
- разработать основные направления совершенствования делопроизводства.
Источниковая база. Для работы над заданной темой исследования были рассмотрены законодательные и нормативные правовые акты федерального и локального характера. Основными законодательными актами являются следующие:
Федеральный закон «Об информации, информационных технология и защите информации» регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления.
Методическую базу выпускного квалификационного исследования составили такие акты, как:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;
- ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ;
- Основные правила работы архивов организаций;
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ;
- Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Также в дипломной работе были использованы локальные правовые акты МБУ «Центр социальных выплат»: устав, положение о секторе делопроизводства, положение об архиве, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция начальника сектора делопроизводства, Политика в отношении обработки персональных данных и др.
При написании дипломной работы применялись следующие методы: изучение документов; метод наблюдения и опроса; графический и статистический методы.
Практическая значимость работы заключается в том, что в результате исследования и анализа делопроизводства МБУ «Центр социальных выплат», были определены направления совершенствования делопроизводства в учреждении, что позволит в дальнейшем рационализировать организацию работы с документами.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении была раскрыта актуальность данной темы, степень изученности, объект и предмет, цели и задачи исследования. Была дана характеристика источников и литературы, показана практическая значимость работы.
В первой главе была дана характеристика учреждения, ее структура, показан видовой состав управленческой документации.
Во второй главе приведены предложения по совершенствованию делопроизводства МБУ «Центр социальных выплат», которые состоят в переработке должностной инструкции ведущего специалиста сектора делопроизводства и в разработке инструкции по делопроизводству.
В данной дипломной работе, было рассмотрено и проведено исследование организации и совершенствования делопроизводства в МБУ «Центр социальных выплат». В ходе проделанной работы было выяснено, что МБУ «Центр социальных выплат» осуществляет свою деятельность с 2002 г. МБУ «Центр социальных выплат» входит в общую систему социальной защиты населения г. Белгорода.
Деятельность МБУ «Центр социальных выплат» направлена на оказание адресной помощи многодетным семьям, одиноким матерям, инвалидам и другим малоимущим слоям населения г. Белгорода. МБУ «Центр социальных выплат» осуществляет организационную и практическую деятельность, связанную с назначением и выплатой различных видов компенсаций и пособий, оказанием адресной социальной помощи малообеспеченным жителям города, предоставлением субсидий, формированием информационных банков данных, участвует в разработке и исполнении целевых и комплексных программ по социальной поддержке граждан.
Структура МБУ «Центр социальных выплат» представляет собой развитую систему, которая состоит из нескольких разделов. Специалисты отделов занимаются исследованием жизненных проблем граждан для оказания им материальной поддержки на рождение детей, на реабилитацию инвалидов, на организацию санаторно-курортного лечения, на выплату субсидий на оплату ЖКУ, осуществляют учет льготных категорий граждан для выдачи проездных билетов и т.д.
Организацией делопроизводства в Центре занимается сектор делопроизводства. В секторе работают три специалиста и начальник отдела.
Основными функциями сектора является упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом, проверка качества оформления документов, представляемых на подпись директору и заместителю директора Центра; прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней); разработка номенклатуры дел, осуществление контроля над правильным формированием дел в подразделениях Центра и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив Центра; организация работы архива Центра; организация работы с обращениями граждан.
Система документации МБУ «Центр социальных выплат» представлена следующими документами:
- организационные документы (устав, Политика МБУ «Центр социальных выплат» в отношении обработки персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка, положение о секторе делопроизводства, должностные инструкции и другие);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочная документация (письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты и др.).
Исходя из данных регистрационных журналов, в работе представлен общий объем организационно-распорядительной документации за 2014-2016 гг., который показал увеличение объема документооборота.
Специалисты сектора делопроизводства выполняют объем работы согласно своим должностным инструкциям. Было предложено переработать должностную инструкцию ведущего специалиста, отвечающего за ведение входящей документации, т.к. данному сотруднику приходится выполнять еще и работу секретаря директора Центра.
При переработке в должностную инструкцию добавлены пункты в раздел «Должностные обязанности» и в раздел «Взаимоотношения».
На данный момент в Центре применяется инструкция по делопроизводству, разработанная в администрации г. Белгорода в 2014 г. Поэтому было предложено разработать инструкцию по делопроизводству конкретно для МБУ Центр социальных выплат».
Хранение документов в центре производится согласно номенклатуре дел. Номенклатура дел составляется в соответствии со штатным расписанием Центра. Номенклатуру дел Центра составляет начальник сектора делопроизводства, согласовывается со специалистом архива и бухгалтерией, утверждается директором Центра.
Внедрение предложенных к разработке документов позволит улучшить качество и эффективность документационного обеспечения управления изучаемого учреждения, что будет способствовать совершенствованию его основной деятельности.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
