Оценка, учет и анализ материально-производственных запасов играют значительную роль в повышении эффективности функционирования промышленных предприятий, повышения их конкурентных позиций на рынке. При этом данные функции предприятия носят комплексный, системный характер, от качества реализации которых во многом зависит эффективность производственной деятельности и компании в целом. Поскольку от того, как организовано управление материально-производственными запасами, во многом зависит не только ход производства, но и величина материальных средств, отвлекаемых из сферы обращения, а также уровень обслуживания производств- потребителей и, таким образом, опосредованно определяет уровень удовлетворения конечного потребителя.
Характерные особенности оценки, учета и анализа производственных запасов на машиностроительных предприятиях усложняют процесс деятельности, в частности, это наличие широкой номенклатуры, материалоемкого производства, длительная подготовка материалов к производственному потреблению, усложнение выпускаемой продукции, снижение серийности, необходимость учета требований к качеству. Немаловажным является то, что процесс снабжения в российских условиях в значительной степени подвержен злоупотреблениям из-за отсутствия надлежащего контроля за приобретением, хранением и отпуском материальных ценностей в производство. В результате, выявляется необходимость системного подхода к управлению, к объединению усилий различных подразделений в целях повышения эффективности предприятия в целом.
В этой связи, необходимость совершенствования системы учета и анализа материально-производственных запасов на крупных многономенклатурных предприятиях через формирование механизма рационального управления на каждом этапах закупки, хранения, использования в производстве и выявления взаимосвязанных решений по эффективному распределению по группам потребителей ресурсов, является, несомненно, актуальной и своевременной проблемой.
Одним из сложных вопросов в управлении, является получение актуальных данных о движении материально-производственных запасов. Для оперативного учета, а также управления производственным процессом характеристики состояния и движения производственных запасов показателей только синтетического учета недостаточно, т.к. они не дают информацию о движении каждого вида материальных ценностей.
Для бесперебойного снабжения производства материальными ресурсами большое значение имеет оперативный учет и контроль производственных запасов, а также контроль за исполнением договоров с поставщиками. Такой учет особенно актуален в современных условиях и может быть рационально построен с использованием компьютерных систем. В условиях автоматизированных систем управления производственными запасами необходимо решение таких задач, как оперативный учет выполнения договоров на закупки, контроль за отклонениями производственных запасов от норм запасов и контроль за движением производственных запасов.
В существующей системе снабжения в организации невозможно проследить взаимосвязь выполняемого производственного заказа с закупаемыми товарно¬материальными ценностями. В учетную систему сведения о движении материалов попадают с большим опозданием, так как данные вводятся не в местах фактического осуществления операций, а сотрудниками бухгалтерии после получения первичных документов. Формируемые службой снабжения аналитические отчеты в программе Excel также составляются с опозданием, либо не составляются вообще. Отсутствует также возможность объективно оценивать работу поставщиков, так как даты на заказах либо с самого начала неверны, либо должным образом не уточняются.
В АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» в бухгалтерии используется автоматизированная программа «1С:Бухгалтерия». В условиях данной программы выводится машинограмма - ведомость по движению и остаткам материалов в натуральном выражении, на основании которой производится сверка остатков материалов на конец месяца. Однако данные аналитического учета посредством оборотных и сальдовых ведомостей не сверяются с данными синтетического учета.
Оперативная информация содержится в складской картотеке. Однако складской учет в АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» не автоматизирован, а поэтому требуемая для управления информация поступает с опозданием.
На АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» нет специальной службы внутреннего контроля, поэтому их обязанности, согласно должностной инструкции, выполняет главный экономист. Исследование показало, что анализу производственных запасов в АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» уделяется недостаточно внимания. Отделы, проводящие анализ, связанный с формированием запасов не контактируют друг с другом, следовательно, нет целостного представления о состоянии производственных запасов в организации.
С нашей точки зрения, совершенствование учета и контроля наличия и движения материальных ресурсов на предприятии должно осуществляться по нескольким направлениям.
Одним из направлений выхода из сложившейся ситуации является совершенствование форм и методов организации складского и бухгалтерского учета.
Решению проблемы организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов в АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» будет способствовать использование автоматизированного метода сортового учета производственных запасов с учетом специфики деятельности предприятия путем установления сетевой программы складского учета. На текущий момент в АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ» в условиях комплексной системы автоматизации пока решаются лишь задачи бухгалтерского учета. В сложившейся ситуации следует провести автоматизацию сортового учета материально-производственных запасов на основе ведения электронной картотеки количественно-суммового учета по номенклатурным номерам на складах. При таком методе бухгалтерия передает разработанную ею и согласованную с отделом снабжения номенклатуру-ценник кладовщику. И на основании приходных документов и номенклатуры-ценника кладовщик регистрирует фактический приход материалов по учетным ценам. Отпуск в производство в таком случае может осуществляться без использования лимитно-заборных карт и требований, по ценам установленным в номенклатуре- ценнике. В автоматизированных условиях лимит использования материальных ресурсов устанавливается в программе. Это означает, что отпуск в производство кладовщик сможет отразить в программе только в пределах лимита, установленного отделом материально-технического снабжения. В случае превышения норм расходования в программе можно предусмотреть формирование документа специальной кодировки, чтобы при учете отклонений выявлять позиции материалов, отпущенные в производство сверх норм. В бухгалтерии информация выгружается из складского учета. Бухгалтер- материалист проверяет корректность введения данных в программу и сверяет правильность введения учетных цен.
Оперативный учет ведется по данным складского учета. Однако у главного бухгалтера появится возможность организации учетного процесса для использования учетных данных для оперативного контроля производственных запасов только при наличии отвечающей современным требованиям автоматизированной системы управления, а именно наличие оперативных данных в бухгалтерском учете. Это возможно при использовании данных складского учета.
Ежедневно, а при наличии усовершенствованных автоматизированных программ моментально такая схема работы позволит главному бухгалтеру отслеживать изменения в производственных запасах, а в лучшем случае в любой момент времени. По мере получения первичных документов производится сверка документации с информацией, полученной из складского учета, тем самым происходит контроль складского учета. Однако в конце месяца для дополнительного контроля данные складского учета сверяются с бухгалтерским учетом на основе сравнения машинограмм-ведомостей о наличии и движении запасов, выведенные из бухгалтерского и складского учета. Таким образом, составляются аналитические отчеты, выявляются и отклонения и причины, вызвавшие эти отклонения.
Внедрение такого метода учета и анализа в организации предполагает проведение подготовительной работы по совершенствованию бухгалтерского и складского учета АО «ВОЛГОГАЗОАППАРАТ»:
1. разработка номенклатуры-ценника на все материалы, находящиеся в организации, который необходимо будет впоследствии пересматривать с учетом изменений цен на материалы и комплектующие;
2. установление единых учетных цен с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» и отнесением отклонений на счет 90 «Продажи»;
3. установление соответствия способа складского (оперативного) учета материальных ценностей методу оценки списываемых в расход материальных ценностей;
4. определение системы документооборота и строгого порядка
заполнения первичных документов;
5. разработка продуманных номенклатурных номеров и отражение их на всех внутренних документах по учету материальных ресурсов, так как при автоматизации оперативного учета это является необходимым.
В результате исследования выявилась необходимость создания в организации нормативного хозяйства, включающего не только затратные нормы, но и нормы запасов, оборотных средств. Наличие обоснованной нормативной базы по запасам и оборотным средствам, сформированной по всей специфицированной номенклатуре используемых на предприятии материальных ресурсов, учитывающей сложившиеся условия и специфику снабжения и сбыта, является тем инструментом, который позволяет решать большой комплекс задач по управлению материальными и финансовыми потоками, т. е. выделять дефицитные и излишние позиции материалов, определять необходимые сроки поставок, нужные объемы оборотных средств для приобретения материальных ресурсов.
Комплексная система контроля приобретения и производственного потребления в качестве ближайшей своей перспективы должна предусматривать автоматизацию всей используемой в ее рамках контрольной информации. Применение ЭВМ вызывает коренные изменения в организации рассматриваемого контроля, к которым относятся, в том числе, возможность концентрации бухгалтерского аппарата на контрольных и аналитических функциях, распространение контроля на те процессы и явления хозяйственной жизни, которые пока не контролируются вообще или проверяются недостаточно из-за большой трудоемкости необходимой для этого информации (уровень складских запасов материальных ценностей, выполнение хозяйственных договоров по всем позициям и т.д.)
Учитывая специфику данного предприятия и объединив все вышеперечисленные приемы экономического анализа, в работе предложена разработанная схема анализа производственных запасов. При такой схеме отдел экономического анализа, планово-экономический отдел и отдел материально-технического снабжения должны взаимодействовать друг с другом, используя результаты своих проведенных анализов. В организации рекомендуется создать отдел экономического анализа для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности организации, а в подразделении данного отдела проводить анализ производственных запасов.
В данном случае в отделе материально-технического снабжения проводится анализ работы с поставщиками (анализ потребности в материалах, сроков, объема закупок и источников покрытия, анализ отклонений по цене материальных ценностей, расчет рейтинга поставщиков и т.д.) В работе предложена методика обоснования потребности в производственных запасах и ритмичности их поставок. Применение данной методики позволит организации эффективнее использовать свои оборотные активы и лучше ориентироваться в условиях изменяющейся рыночной среды.
Отдел экономического анализа собирает всю информацию по поступлению и расходованию материалов и проводит свой анализ, в рамках которого подготавливает информацию для управленческих целей. В обязанности отдела следует отнести анализ состояния производственных запасов, выявление неликвидных материалов, выборочный анализ наиболее важных материальных ресурсов, выявление резервов повышения эффективности движения производственных запасов.
Результатом аналитических процедур является выявление резервов повышения эффективности управления материально-вещественными оборотными средствами по каждой номенклатурной позиции, что позволит оптимизировать состояние производственных запасов, обеспечить непрерывность
производственных процессов и в то же время не «омертвить» финансовые ресурсы предприятия.
Проанализировав финансовое состояние организации, можно сделать вывод о том, что применение рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета, контроля и анализа производственных запасов будет способствовать дальнейшему улучшению использования материалов. Использование предложенных методических рекомендаций позволит повысить маневренность управления материальными ресурсами, то есть в реальном режиме времени, что дает возможность отслеживать не только общие тенденции развития производства, но и малозаметные колебания показателей в течение дня, а значит, принимать оперативные решения.


Купить