Введение 3
Глава 1 6
Автоматизация документационного обеспечения управления: его история и законодательные и нормативные акты 6
1.1 История автоматизации ДОУ в России 6
1.2 Законодательные и нормативные основы и регулирование
автоматизации ДОУ 10
1.3 Цели и задачи автоматизации ДОУ 17
Глава 2 34
Автоматизированные системы 34
2.1 Системы автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота 34
2.2 Функции систем автоматизации делопроизводства и
документооборота 39
2.3 Автоматизация управления документооборотом: концепции и
системы 44
2.4 Электронный документ и электронный документооборотОшибка!
Закладка не определена.
Заключение 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 64
Источники: 64
Актуальность исследования:
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Цель и задачи исследования:
Цель данной квалификационной работы будет являться изучение автоматизации документационного обеспечения управления и автоматизированных систем.
В соответствии с целью в этой квалификационной работы ставятся задачи:
-Ознакомиться с автоматизацией ДОУ в 20 веке
-Обозначить законодательные и нормативные основы автоматизации ДОУ
-Изучить и проанализировать цели и задачи автоматизации ДОУ
-Получили понятие об автоматизированных системах -Получить знания об базах данных
Объектом исследования данной работы автоматизация документационного обеспечения управления в 20 веке.
Предметом исследования является современное состояние
автоматизированных систем ДОУ в 20 веке.
Степень изученность темы в настоящее время проблемы касающиеся автоматизации документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: Т.В. Кузнецова1, М.И. Басаков2, М.П .Бобылёв3 и многие другие. Однако же многие их теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Соответственно и автоматизированные системы так же не затрагивались. Полагаясь на это и определился выбор темы квалификационной работы цель и задачи.
Структура работы состоит из введения, двух глав, подразделяющихся на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Наши исследования по автоматизации управления документацией позволяют нам сделать ряд выводов и предложений.
И так мы узнали, что под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.
Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативнометодических документов.
Так же изучили понятие документационного обеспечения управления- в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом употребляются как синонимы. однако термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами, а термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Исходя из этого мы получили ответы на задачи поставленные в ведении, а именно: -Ознакомились с автоматизацией ДОУ в 20 веке и итогу выяснили что значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях.
-Обозначили и изучили законодательные и нормативные основы автоматизации документационного обеспечения управления и поняли, что нормативно-методическая база и законодательная база ДОУ представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
В ее состав входят:
-законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
-указы и распоряжения Президента РФ и постановления Правительства РФ;
-нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы ДОУ;
-государственные стандарты на документы;
-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-унифицированные системы документации (УСД);
-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений и организаций.
Так же мы изучили и проанализировали цели и задачи автоматизации ДОУ.
-Получили понятие об автоматизированных системах ДОУ -Узнали о базах данных и как они связаны с автоматизированным процессом
Подводя итоги можно утвердить, что изучена автоматизация ДОУ в 20 веке и так же рассмотрены системы автоматизации 21 века и то как они действуют в настоящее время. И по итогу можно выделить 3 этапа:
Первый этап (1960-е - 1970-е гг.) - концепция автоматизированных систем управления (АСУ). Создание и внедрение систем обработки документов в рамках АСУ. Вычислительные центры коллективного пользования. Первые информационно-поисковые системы (ИПС). Частичная автоматизация некоторых делопроизводственных и архивных функций.
Второй этап (1980-е - начало 1990-х гг.) - разработка технологических решений на базе ПЭВМ. Создание и развитие концепции автоматизированных рабочих мест (АРМ). Появление возможности комплексной автоматизации ДОУ и архивного дела. Разработка специализированного программного обеспечения.
Третий этап (1990-е гг. - настоящее время) - широкое внедрение и использование новых информационных технологий, в которых сочетаются средства вычислительной техники, связи и оргтехники. Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов.
Необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства компьютеров, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда. Однако снижение затрат является не главной задачей автоматизации. Основная цель автоматизации - приобретение новых качеств управления, получение эффективного управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.
Все вышеизложенное достоверно доказывает что идеи автоматизации процессов документирования и работы с документацией как в мировом сообществе, так и в Советском Г осударстве, активно развивались и находили свое отражение в разрабатываемых нормативно-правовых актах и, следует отметить, были тесно связаны с усовершенствованием управленческих процессов в советских организациях и учреждениях. А также Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
