Практическая часть работы сделана на примере Государственного автономного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа Сыктывкар Республики Коми.
Есть приложения.
Введение 3
Глава 1 Теоретические основы изучения технологического процесса формирования делопроизводства на предприятии 5
1.1 Организация процесса делопроизводства на предприятии 5
1.2 Принципы разработки инструкции делопроизводства на предприятии 10
Глава 2 Методологические аспекты формирования дел как технологическая операция делопроизводства 18
2.1 Порядок формирования дел 18
2.2 Переход от бумажного к смешанному документообороту. Преимущества и недостатки 21
Заключение 32
Список использованных источников 34
Приложения 37
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств работы с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется отделом документационного обеспечения управления (далее – отделом ДОУ), на который возложены функции по документационному обеспечению управления предприятия. Чтобы организовать правильный и быстрый доступ к организационным документам следует знать порядок оформления дел. Именно благодаря правильному оформлению можно избежать многих проблем.
Цель исследования – изучить формирование дел как технологическую операцию делопроизводства.
Задачи исследования:
1. Раскрыть основные проблемы организации делопроизводства на предприятии.
2. Охарактеризовать принципы разработки инструкции делопроизводства на предприятии.
3. Описать процесс формирования дел.
4. Проанализировать преимущества и недостатки перехода от бумажного к смешанному делопроизводству.
Объект исследования – процесс формирования дел.
Предмет исследования – формирование дел как технологическая операция делопроизводства.
Методы исследования: анализ научных источников, изучение нормативно-правовых актов, методы системного подхода, сравнительно-сопоставительные методы – анализ и классификация, синтез и обобщение.
Методологическая основа исследования. Анализу и совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Л.В. Адамская, Т.А. Быкова и др. рассматривают проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Е. В. Дуплий, М.В. Кирсанова, И.Н. Кузнецов и др. представляют критерии оценки системы документационного обеспечения управления. Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике разработки инструкции по организации делопроизводства в современных организациях. Такие авторы, как М.В. Ловчева, Ю.А. Панасенко и др. представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства.
Структура исследования: работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.
Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Использование компанией национального стандарта дает преимущества в конкурентной борьбе, поскольку свидетельствует о стремлении быть «прозрачной» и понятной для деловых партнеров. Грамотно и рационально оформленные документы легче обрабатывать и анализировать. Это способствует принятию верных управленческих решений. Единые правила оформления документов повышают деловую и корпоративную культуру компании, укрепляют деловой имидж фирмы. Для обеспечения требований ГОСТ секретарь разрабатывает локальный нормативный акт (он может назваться «Положение о ДОУ», «Инструкция по делопроизводству» или «Правила оформления управленческих документов»). В этом акте регламентируются стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.
В настоящее время широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Основные причины становления перехода к электронным документам связаны с тем, что данный вид документов легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; также стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых приведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать. При этом важно отметить, что в настоящее время совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин, связанных с существующими требованиями законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это, в первую очередь, относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким, как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т. п. Также нужность бумажных носителей связана с удобством работы с бумагой при принятии ответственных решений многими руководителями и специалистами.
Некачественная, а также несвоевременная работа с документом может иметь такие последствия, как утерянный документ, не подписанный вовремя договор, не выполненное поручение. Один из способов уменьшения таких рисков является ускорение обработки документа. Добиться этого поможет автоматизация делопроизводства и использование системы электронного документооборота.
Для подтверждения теоретической информации практическими примерами в работе описана система перехода от бумажного к смешанному документообороту на примере ГАУ «МФЦ ГО Сыктывкар РК».
Итак, в результате проведенной работы цель достигнута, задачи решены.
