Работа сделана на примере охран России.
Проведен подробный анализ персонала за 2019-2021 годы.
Сделан анализ делопроизводства государственной службы в учреждении.
Разработаны рекомендаций по совершенствованию делопроизводства государственной службы.
Есть приложение.
Введение……………………………………………………………………….5
1. Теоретико-правовые основы делопроизводства государственной службы ..........8
1.1. Понятие и сущность и технология делопроизводства государственной службы ............8
1.2. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства государственной службы .....16
2. Анализ деятельности, кадрового состава и делопроизводства государственной службы на примере Гохран России26
2.1. Характеристика деятельности и кадрового состава Гохран России 26
2.2. Анализ делопроизводства государственной службы в учреждении34
2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства государственной службы в Гохран России………………………………………49
Заключение………………………………………………………………..…57
Список использованных источников…………………………………..…64
Приложение 1. Организационная структура………………………………70
Делопроизводство в учреждениях государственной службы требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в учреждениях государственной службы - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Качество управления в учреждениях государственной службы, напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.
Цель выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по совершенствованию делопроизводства государственной службы в Гохран России.
Задачи исследования:
- рассмотреть понятие и сущность и технология делопроизводства государственной службы;
- изучить нормативно-правовое регулирование делопроизводства государственной службы;
- представить характеристику деятельности и кадрового состава Гохран России;
- провести анализ делопроизводства государственной службы в учреждении;
- разработать рекомендации по совершенствованию делопроизводства государственной службы в Гохран России.
Объект исследования - Государственное хранилище ценностей (Гохран) России.
Предмет исследования – процесс делопроизводства деятельности Гохран России.
Литература, посвященная проблемам совершенствования делопроизводства учреждений, достаточно обширна. Для осмысления теоретических аспектов изучаемой предметной области необходимо обратиться к следующим авторам: Мингалев В.С., Ларин М.В., Кирюхин Ю. Г., Янковская В.Ф., Быкова Т. А., Храмцовская Н.А и др. Исследуя специфику документационного обеспечения в государственных учреждениях отметим о вкладе следующих авторов: Кирсанова М. В., Кузнецова Т.В., Аксенов Ю. М., Шумилина Т.О.
Практическая значимость исследования заключается в совершенствовании делопроизводства деятельности в учреждениях государственной службы, посредством совершенствования документирования и оптимизации документооборота на примере Гохран России.
.
Методы исследования: Для проведения различных исследований и анализа делопроизводства деятельности Гохран России использовались методы анализа, синтеза, сравнения и наблюдения.
Объем и структура выпускной квалификационной работы обусловлены целью и задачами и состоит из введения, 2–х разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.
Государственное учреждение по формированию Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней Российской Федерации, хранению, отпуску и использованию драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, Гохран России создан в соответствии с распоряжением Правительства РФ. Основными целями Гохрана России являются: формирование Госфонда РФ драгоценными металлами, драгоценными камнями, изделиями из драгоценных металлов и драгоценных камней, их ломом и отходами, а также отпуск ценностей Госфонда; хранение, учет и обеспечение сохранности ценностей фонда.
В соответствии с Уставом Гохрана России, утвержденным приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 30.05.2011 №196, основными целями деятельности Гохрана России являются:
1) формирование Госфонда России драгоценными металлами (золото, серебро, платина и металлы платиновой группы), драгоценными камнями (природные алмазы, изумруды, рубины, сапфиры и александриты, природный жемчуг в сыром (естественном) и обработанном виде и уникальные янтарные образования, приравненные в установленном порядке к драгоценным камням), изделиями из драгоценных металлов и драгоценных камней, их ломом и отходами, а также отпуск ценностей Госфонда России; ) хранение, учет и обеспечение сохранности ценностей Госфонда России.
Основные направления деятельности Гохрана России
участие в подготовке проектов планов формирования Госфонда России и отпуска ценностей Госфонда России, а также отчета о пополнении и расходовании ценностей Госфонда России;
осуществление приобретения ценностей для пополнения Госфонда России на основании приказов Минфина России, принятых во исполнение решений Правительства Российской Федерации;
осуществление отпуска ценностей Госфонда России на основании приказов Минфина России, принятых во исполнение решений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
зачисление в Госфонд России ценностей, приобретенных для его пополнения, а также ценностей, перешедших (обращенных) в собственность государства по основаниям, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации;
реализация преимущественного права приобретения уникальных самородков драгоценных металлов, не подлежащих переработке, а также уникальных драгоценных камней, аффинированных драгоценных металлов в стандартном виде, а также добытых из недр или рекуперированных драгоценных камней в рассортированном виде при продаже субъектами их добычи и производства для пополнения Госфонда России в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
прием, хранение и обеспечение сохранности ценностей;
обеспечение транспортировки и транспортировка ценностей;
осуществление предварительной экспертизы, сортировки, разработки, объединения, оценки и аттестации ценностей Госфонда России;
осуществление реставрации изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, зачисленных в Госфонд России;
участие в разработке проектов прейскурантов цен на драгоценные камни, приобретаемые в Госфонд России и реализуемые из него;
определение цен на драгоценные металлы, а также цен на изделия из них, приобретаемые в Госфонд России и реализуемые из него;
осуществление государственного контроля при ввозе в Российскую Федерацию из государств, не входящих в Евразийский экономический союз, и вывозе из Российской Федерации в государства, не входящие в Евразийский экономический союз, драгоценных металлов, драгоценных камней и сырьевых товаров, содержащих драгоценные металлы.
участие в организации и проведении в установленном порядке на территории Российской Федерации и за рубежом выставок ценностей Госфонда России, в том числе - Алмазного фонда Российской Федерации;
организация по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации воспроизведения экспонатов Госфонда России, в том числе экспонатов выставки "Алмазный фонд" полиграфическим, фотографическим и другим способом;
изготовление тары для хранения и транспортировки ценностей;
изготовление печатной, сувенирной и рекламной продукции по тематике Госфонда России;
участие в изучении традиций и содействие развитию ювелирного искусства;
обеспечение организации охраны комплекса зданий и прилегающей территории, закрепленных за Гохраном России, а также страхования и охраны ценностей Госфонда России при их транспортировке, экспонировании (за исключением случаев, когда обязанность по страхованию и охране ценностей при их транспортировке и экспонировании в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором возложена на третьих лиц);
осуществление государственного контроля за качеством сортировки и оценки драгоценных камней;
учет сделок с необработанными драгоценными камнями;
проверка соблюдения требований международной схемы сертификации необработанных природных алмазов Кимберлийского процесса;
подготовка и направление с целью утверждения Министерством финансов Российской Федерации проекта годового отчета и статистических данных об экспорте и импорте природных алмазов и их добыче в соответствии с требованиями международной схемы сертификации необработанных природных алмазов Кимберлийского процесса;
подготовка результатов анализа ежегодных статистических данных и годовых отчетов о реализации ССКП стран - участниц Кимберлийского процесса.
Порядок рассмотрения документов в Гохране России
1. Представленные заявителем в Гохран России документы должны быть зарегистрированы в отделе делопроизводства и контроля исполнения поручений Организационного управления.
2. После регистрации в отделе делопроизводства и контроля исполнения поручений и получения резолюции руководства Гохрана России на сопроводительном письме заявителя представленный пакет документов рассматривается соответствующими Управлениями по принадлежности.
3. С целью предотвращения нарушения законодательства Российской Федерации и возможного нанесения экономического ущерба государству Управление безопасности до представления заявлений на получение лицензий руководству Гохрана России рассматривает их и визирует проекты писем о согласовании документов на получение лицензий.
4. Согласованные документы и заявления на получение лицензий подписываются заместителями Руководителя Гохрана России, координирующими соответствующие управления Гохрана России, и заверяются гербовой печатью Гохрана России.
5. Для сверки представленных заявителем данных при осуществлении государственного контроля за качеством сортировки и оценки драгоценных камней в случае экспорта бриллиантов копии подписанного заявления на получение лицензии и спецификации в обобщенном виде в течение 2-х дней направляются Управлением планирования отпуска драгоценных металлов и драгоценных камней в Управление контроля за качеством сортировки, оценки и обращением драгоценных камней.
Использование систем электронного документооборота в Гохран России существенно модернизирует работу, что приведет к новому качеству государственных услуг. Использование в управлении Гохран России современных систем электронного документооборота является правильным путем к повышению эффективности управления данным учреждением. Происходит формирование у персонала Гохран России стойкой потребности в получении управленческой информации которая обеспечивает психолого-педагогическую поддержку и многое другое.
В Гохран России необходимо внедрить систему электронного документооборота СЭД «Дело». СЭД «Дело» - автоматизация работы с документами, задачами и процессами. Проверенные решения, современные технологии, простота обслуживания.
В Гохран России необходимо приобрести лицензию на 90 рабочее место. Таким образом, стоимость составляет 648 000 рублей.
Таким образом, в связи с внедрение разработанных технологий по оптимизации документационного обеспечения деятельности Гохран России про-изойдет повышение эффективности документоведения в учреждении путем автоматизированного процесса обработки документов, скорости обработки и ответа на входящие документы, а также за счет контроля над процессом обработки корреспонденции.
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Введ. 01.07.2018 – М.: Стандартинформ, 2019. – 3 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Введ. 01.07.2003 – М.: Стандартинформ, 2008. – 18 с.
3. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования Введ. 31.08.2001 – М.: Стандартинформ, 2008. – 22 с.
4. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 О Методических рекомендациях по работе с документами в чреждениях Законодательство России // СПС «Консультант Плюс» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=EXP&n=428045#m6IEptSe0WdJmHAx
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) // СПС «Консультант Плюс» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081/
Литература:
6. Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом. // М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
7. Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
8. Альбрехт, Б.В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. 2004. — № 10. — С. 5-9.
9. Альбрехт, Б.В. Номенклатура дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. 2004. — № 4. — С. 33–35.
10. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). М.: КноРус, 2020. — 216 с.
11. Быкова, Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело. 2001 —№ 2. — С. 13–16.
12. Бялт, В.С. Документационное обеспечение управления. Юридическая тех-ника. М.: Юрайт, 2020. — 104 с.
13. Варламова Л.Н. Стандартизация делопроизводства в РСФСР – СССР – РФ: Учебное пособие. М.: Издательство «Спутник+», 2016. — 200 с.
14. Варламова, Л.Н. Стандартизация управления документами: Учебник. М.: Изд-во «Термика», 2016. — 427 с.
15. Варламова, Л.Н. Управление документацией: Англо-русский аннотированный словарь стандартизированной терминологии / Л.Н. Варламова, Л.С. Баюн, К.А. Бастрикова. М.: Изд-во Спутник, 2017. — 398 с.
16. Вешкурова, А.Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Директ-Медиа, 2020. — 114 с.
17. Гущина, И.А., Зайцева Н. А. Документационное обеспечение туристской деятельности. М.: КноРус, 2018. — 240 с.
18. Доронина, Л.А. Документационное обеспечение управления. // М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
19. Доронина, Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. М.: Юрайт, 2018. — 233 с.
20. Доронина, Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
21. Иванова, А.Ю. Русский язык в деловой документации: учебник и практикум для вузов / А. Ю. Иванова. М.: Юрайт, 2018. — 157 с.
22. Казакевич, Т.А. Документационное обеспечение управления. М.: Юрайт, 2020. — 178 с.
23. Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. М.: Юрайт, 2018. — 177 с.
24. Каменева, Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. — № 7. — С. 48–62.
25. Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы // Делопроизводство. 2002. — № 4. — С. 17–20.
26. Корнеев, И.К. Документационное обеспечение управления. М.: Юрайт, 2020. — 385 с.
27. Кугушева, Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Феникс, 2020. — 238 с.
28. Кудряев, В.А., Янковая В. Ф. Организация деятельности службы делопроизводства // Делопроизводство. 2002. — № 3. — С. 13–19.
29. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. М.: Юрайт, 2019. — 98 с.
30. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. — 463 с.
31. Кузнецов, И. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: Юрайт, 2019. — 522 с.
32. Кузнецова, Т.В., Подольская И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. 2005. — № 1. — с. 58-67.
33. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления // Делопроизводство. 2003. — № 2. — С. 12–13.
34. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2009. -№3. - С. 56.
35. Кузнецова, Т.В. Как совершенствовать работу с документами // Секретарское дело. 2009. — № 2. — С. 62–70.
36. Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. — № 4. — С. 19–28.
37. Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. — № 3. — С. 18–24.
38. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. // М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001— С. 112.
39. Лаврентьева, М.Г. Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства. М.: Инфра-М, 2019. — 100 с.
40. Ларин, М.В. «Документоведение: учебник для студентов высш. образования / М. В. Ларин, Е. А. Плешкевич, В. Ф. Янковая и др.; под ред. д-ра ист. наук, проф. М. В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. — 320 с.
41. Ларин, М.В. Управление документами в цифровой экономике / М.В. Ларин, Н.Г. Суровцева // Отечественные архивы, 2019. — №1. — С.121-123.
42. Ларин, М.В. Информационное обеспечение управления: Учеб.пособие. М.: РГГУ, 2018. — 279 с.
43. Ларин, М.В. Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях / Росархив. ВНИИДАД; сост.: (отв. исполн.) М.В. Ларин, В.Ф. Янковая; сост. М.В. Бельдова, А.Г. Бороздина, О.Н. Букреева, З.С. Виниченко; М.В. Ганин, А.П. Дмитриева, А.А. Попенко. М., 2018. — 176 с.
44. Ларин, М.В. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация = Recordsmanagementinthedigitaleconomy: organization, regulation, implementation / Ларин Михаил Васильевич [и др.]; М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева, Е. В. Терентьева, В. Ф. Янковая; под ред. М. В. Ларина; Российский государственный гуманитарный университет. Москва: РГГУ, 2019. — 273 с.
45. Мингалев, В.С., Ларин М.В. Источниковедение и документоведение в парадигме тенденций интеграции и специализации наук - Творческое наследие А.А. Зимина и современная российская историография. Доклады, статьи и воспоминания. / В.С.Мингалев, М.В. Ларин. // М: Древлехранилище, 2017. — С. 105-122.
46. Попов, А.В. Архивоведение. Зарубежнаяроссика: учебник для СПО / А. В. Попов. М.: Юрайт, 2018. — 168 с.
47. Солянкина, Л.Н. Исследование и проектирование системы управления документацией в организации // Делопроизводство. 2007. — № 2. — С. 59–69.
48. Страхов, О.А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. М.: Рипол, 2020. — 132 с.
49. Устав Гохран России[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.kbsi.ru/index/0-29
50. Храмцовская, Н.А. Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007 — № 10. — С. 73.
51. Шувалова, Н.Н. Документационное обеспечение управления. М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
52. Шувалова, Н.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
53. Шумилина, Т.О. Делопроизводство в образовательном учреждении // Народное образование. 2012. — № 6. — С. 196-202
54. Щеглов, В.П. Документационное обеспечение управления (ДОУ). М.: Феникс, 2017. — 16 с.
55. Янковая, В.Ф. Организация движения поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. — № 10. — С. 12.
56. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2001. — № 1. — С. 32–38.