ВВЕДЕНИЕ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАО «МАТИС»
1.1. Характеристика организации
1.2. Видовой состав управленческих документов
1.3. Организация работы с документами
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «МАТИС»
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования заключается в актуальности вопросов управления организацией в современных условиях. Организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая оказывает решающее значение на оперативность и качество управления организацией в целом. В настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства или же еѐ сравнительно низкий уровень.
Процесс организации делопроизводства в ЗАО «МАТИС» так же является актуальным, поскольку управление большой современной разносторонней организацией требует создания множества документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности Общества.
С ростом организации вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. В условиях открытости бизнес-среды, решение проблемы управления документацией в организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы и обеспечивать их эффективное использование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В связи с этим, для более эффективной работы ЗАО «МАТИС», необходимо закрепить основные правила оформления и ведения управленческой документации.
Степень изученности темы. При написании бакалаврской выпускной квалификационной работы использовались справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания, специальная, учебная литература.
Существенный вклад в представление о документационном обеспечении организаций внесли работы таких авторов как М. И. Басаков, В.В. Галахов, Е.А. Лопатникова, Н.Н. Анодина И.Н. Кузнецов, О.П. Сологу, М.Ю. Кирсанова, М.Ю. Рогожин, М.В. Стенюков и др.
Труды перечисленных выше авторов посвящены осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий, общих правил работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
Представленные справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В трудах авторов В.И. Андреевой, М.В. Ватолиной, Ю.М. Дѐмина, О.П. Сологуб излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ), приводятся учетно-регистрационные формы, даются характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления, а также комплекс вопросов по секретарскому делу и бездокументному обслуживанию.
В издании А.В. Пшенко обобщается опыт совершенствования работы с документами, рассматриваются правила и традиции документирования управленческой деятельности, технология обработки, учета и сохранения документов. В данном пособии раскрываются вопросы современного делопроизводства. Охарактеризованы исторический аспект проблемы, номенклатура дел, принципы и средства механизации документационных процессов, представлены образцы документов.
В своей работе В.Ф. Янковая осветила вопросы оформления основных видов организационно-распорядительной документации.
Так же в исследовании были использованы статьи из периодических изданий таких, как журналы «Делопризводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт» и др. в которых освещаются самые современные задачи документирования управленческой деятельности организаций.
Довольно большой объем информации по теме исследования представлен электронными ресурсами.
Существенным дополнением к работе явилась информация, представленная на официальном сайте ЗАО «МАТИС»18.
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация делопроизводства в закрытом акционерном обществе.
Цель исследования – изучить документационное обеспечение управления ЗАО «МАТИС» и разработать основные направления его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью нужно решить следующие задачи:
охарактеризовать ЗАО «МАТИС»;
проанализировать видовой состав управленческих документов;
рассмотреть организацию работы с документами;
выявить основные пути совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС».
Источниковая база исследования. При написании работы использовались федеральные правовые и нормативно-методические акты, а также локальные документы организационного и нормативного характера.
К федеральным нормативно-правовым актам относятся: Конституция Российской Федерации19, Гражданский Кодекс Российской Федерации20, Трудовой кодекс Российской Федерации21.
Федеральный закон «Об акционерных обществах»22 регулирует вопросы создания и организации деятельности акционерных обществ различных типов, документирования их организационно-правовой сферы.
Немаловажную роль в регулировании управленческой деятельности имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технология и о защите информации»23. Этот закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»24 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Федеральным законом «О персональных данных»25 регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно- телекоммуникационных сетях, совершаемых с персональными данными.
Методическую базу выпускного квалификационного исследования составили такие акты, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»26, который содержит подробное описание всех реквизитов, рекомендованных для оформления официальных документов. Кроме того, стандарт закрепляет форму и состав обязательных элементов для различных видов бланков. Использование данного нормативного акта позволяет унифицировать формуляр документов и в некоторой степени обеспечить его юридическую силу. Поэтому при разработке проекта инструкции по делопроизводству ГОСТ Р 6.30-2003 был использован как основа раздела об оформлении документации.
Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»27, с введением которого система управления документами стала рассматриваться как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28 содержит термины и их значение, которые использовались не только при написании работы, но и при разработке проектов инструкций.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)29; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 №477)30 послужили основой для разработки структуры проекта инструкции по делопроизводству для ЗАО «МАТИС». Кроме того, рекомендации дают описание основным видам управленческой документации, характеризуют различные виды работ с ними.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих31 содержит квалификационные характеристики по различным должностям – требования к уровню знаний, умений, дает описание обязанностями функциям, которые возлагаются на соответствующих сотрудников. Поэтому при переработке должностной инструкции секретаря мы ориентировались на положения данного документа.
Наряду с Квалификационным справочником для оценки соответствия действующей должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» и еѐ переработки использовался Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»32. В нем содержатся требования к уровню образования, умениям и навыкам специалиста, а также перечислены основные функции в рамках должности.
Локальные нормативные акты Общества представлены такими документами как устав ЗАО «МАТИС», штатное расписание, положения об отделах и совещательных органах, должностная инструкция секретаря и т.д. Их изучение дало более полное представление об Обществе в целом, его структуре и основных направлениях деятельности. Кроме того локальные акты позволяют представить систему документирования в Обществе, выявить и изучить еѐ особенности, недостатки.
Для написания выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования: изучение документов, наблюдение, опрос, графический и статистический методы.
Практическая значимость работы заключается в том, что полученные в ходе исследования результаты могут быть использованы в практической деятельности сотрудниками ЗАО «МАТИС» и направлены на совершенствование управленческой деятельности организации в целом.
Основные результаты исследования были изложены на Международном научном форуме «Белгородский диалог – 2016» (7-9 апреля 2016 г.).
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. В первом разделе описываются: история создания, направления деятельности и организационная структура ЗАО «МАТИС», а также характеризуются особенности документирования управленческой деятельности и организация документооборота.
Второй раздел определяет основные направления совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС», которые заключаются в переработке должностной инструкции секретаря и разработке инструкции по делопроизводству.
Российско-Чешская группа предприятий «МАТИС» была основана в 1990 году крупнейшими предприятиями Советского союза и Чехословакии - «Автоэкспорт», «Центросоюз», Михайловский ГОК и их чешские партнеры - автомобильные заводы «Татра», «Шкода-ЛиАЗ», «Авиа», внешнеторговое объединение «Мотоков» с целью сохранения интеграционных связей стран. Основными направлениями деятельности ЗАО «МАТИС» являются: строительство, производство конструкций из ПВХ, гостиничное обслуживание, ресторанный бизнес, предоставление медицинских услуг, торговых площадей, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и др.
Характеристика ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы об Обществе как о крупнейшем производителе региона, имеющего значительные достижения в самых различных областях экономики и социальной политики и обеспечивающего стабильный рост и трудовую занятость населения.
ЗАО «МАТИС» имеет сложную структуру, спецификой которой является наличие дочерних компаний.
Документационное обеспечение управления в Обществе возложено на секретаря, который осуществляет прием, регистрацию и переадресацию входящей корреспонденции; отправляет исходящую документацию; ведет архив информационных материалов, писем, газет, а также работает с электронной почтой и факсом пр. Однако на практике это не исключает дублирование функций с другими должностными лицами, например вице- президентами, финансовым директором и др., усложнения маршрута движения документации.
Одним из направлений совершенствования была переработка должностной инструкции секретаря. Должностная инструкция, являющаяся организационным документом, перерабатывалась в целях:
закрепления видов работы, специализации работника;
установления квалификационных требований по должности;
устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
установления взаимосвязей отдельных должностей;
разграничения обязанностей и прав работников;
установления их меры ответственности;
оценки деятельности работника.
При переработке разделов должностной инструкции секретаря ЗАО
«МАТИС» мы проводили их конкретизацию с учетом специфики работы Общества.
Таким образом, содержание проекта переработанной должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» будет не только отражать фактическую деятельность должностного лица, но и соответствовать нормам. Представленный проект должностной инструкции секретаря должен способствовать улучшению качества работы должностного лица и окажет эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства ЗАО «МАТИС» в целом.
В результате исследования было установлено, что в своей деятельности ЗАО «МАТИС» создает большое количество документов, имеющих различное практическое значение. Однако, их оформление не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, что в свою очередь ведет к утрате документами юридической силы. Анализ видового состава управленческой документации ЗАО «МАТИС» позволяет сделать следующие выводы:
видовое разнообразие документов позволяет руководству и другим участникам общества оперативно и достаточно эффективно решать профессиональные задачи и вопросы управления;
оформление документов практически по всем показателям не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;
к сожалению из всех рекомендованных ГОСТом Р 6.30-2003 видов бланков в ЗАО «МАТИС» используется только фирменный бланк, который не является универсальным и выполнен с ошибками.
Таким образом, определяя пути совершенствования делопроизводства в ЗАО «МАТИС», особое внимание мы уделили оформлению управленческой документации.
Организация и технология документооборота в Обществе в целом соответствует нормам законодательства Российской Федерации. Используемые в ЗАО «МАТИС» локальные нормативно-методических документы на сегодняшний день не отвечают требованиям современного законодательства и направлены на решение только отдельных вопросов, что влияет на правильность и скорость оформления некоторых видов документов.
Поэтому, в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МАТИС» необходимо было разработать инструкцию по делопроизводству, которая четко и подробно установила бы правила документирования, оптимизировала и стабилизировала работу с документами.
В проекте инструкции по делопроизводству не рассматривались вопросы кадрового делопроизводства и работы с обращениями граждан и заказчиками, так как на эти сферы целесообразно разработать отдельные инструкции.
Также к проекту имеются приложения – бланки документов, шаблоны, формы журналов регистрации.
Предлагаемый проект инструкции по делопроизводству должен обеспечить нормативное регулирование вопросов создания документов и организации работы с ними. Использование данного документа в практической деятельности ЗАО «МАТИС» позволит избежать грубых ошибок в оформлении документов, унифицировать используемые виды и формы документации, а также сократить материальные и трудовые затраты на организацию работы за счет четко отлаженной системы документооборота.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
