Объект исследования - компания «Торговый дом «Мага» (г. Самара).
Основное направление деятельности компании это оптовые поставки бытовой специализированной химии и хозяйственных товаров промышленным предприятиям и организациям розничной сети.
Введение 3
1 Теоретические основы формирования документационного обеспечения управления 6
1.1 Характеристика документационного обеспечения 6
1.2 Особенности документационного обеспечения управления 9
2 Анализ системы документационного обеспечения управления 14
2.1 Характеристика организации 14
2.2 Анализ документационного обеспечения управления в организации 18
2.3 Внедрение системы электронного документационного обеспечения 23
Заключение 34
Список использованных источников 36
Актуальность исследования заключается в том, что человеческие ресурсы являются основным капиталом любой организации. От того, насколько эффективна стратегия управления персоналом, зависит, насколько эффективна компания в целом. Именно поэтому направлению HR сейчас там придается большое значение. К сожалению, чаще всего отечественные предприятия пытаются копировать и внедрять западные методы, которые не всегда применимы в российских реалиях. Стратегия управления персоналом должна быть последовательной и систематической. Это означает, что недостаточно просто применить комплекс мер, оторванный от генеральных планов компании. И, конечно же, работу с сотрудниками нельзя останавливать ни на минуту.
Работа с различными видами профессиональных работ является одной из ключевых функций кадровых служб и отделов по работе с персоналом в компании. Создание кадрового документооборота представляется достаточно значимым и ответственным фактором в деятельности государственного учреждения. Условия документооборота в кадровом учете детально прописаны в действующем российском законодательстве, так как, например, Управленческий учет в документах по кадровому учету имеет непосредственное отношение к заработной плате. В результате ведение системы кадрового учета является одной из основных прямых обязанностей государственного учреждения.
Актуальность темы обусловлена текущим этапом развития государственного управления в России, стремительным развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризующимся повышенной потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнять все требования в меняющихся социально-экономических условиях.
Организация движения документов - основная часть рабочего процесса. Необходимо знать, как его корректировать, какие данные вносить для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов, так как вложенная в них информация необходима для принятия административного решения и доведения его до исполнителя. Документооборот является неотъемлемой частью организации работы с документами. Оно должно осуществляться таким образом, чтобы путь движения любого документа был особенно коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.
Степень разработанности темы. Тема настоящего курсового исследования отличается высокой степенью изученности заявленной проблематики в научной литературе, она находит свое отражение в работах, посвященных системе управления персоналом и трудах, отражающих особенности документационного обеспечения предприятия.
Рассматривая вопрос совершенствования документационного обеспечения управления персоналом и его значения для организации деятельности, следует отметить исследования следующих авторов: Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.А. Румынина, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковая и др.
Цель работы – разработать процесс внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
привести характеристику документационного обеспечения;
изучить особенности документационного обеспечения управления;
привести характеристику организации;
провести анализ документационного обеспечения управления в организации
разработать систему внедрения электронного документационного обеспечения.
Объектом исследования выступает «Торговый дом Мага». Предмет исследования – факторы, определяющие особенности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления.
Практическая значимость проведенного исследования заключается в том, что предложенные разработки могут быть реализованы в практической деятельности объекта исследования.
При написании работы применялись методы анализа, синтеза, дедукции, индукции, логический, диалектический метод познания социальных явлений.
Теоретической основой при написании работы послужили труды ученых, посвященные теме исследования.
По структуре работа состоит из введения, трех глав, состоящих из параграфов, посвященных теме исследования и отражающих поставленные при написании работы задачи, заключения и списка литературы.
Проведенное исследование выявило наличие организационных проблем во внутреннем документообороте кадровой службы в Торговый дом «Мага. Среди основных проблем стоит выделить выделение дополнительного времени на оформление документов по законодательству РФ, отсутствие интерпретации у сотрудников, неэффективное использование рабочего процесса.
В первой главе были рассмотрены основные теоретические положения по теме данной исследовательской работы.
Каждый день в любой организации возникает определенное количество документов. Если их не систематизировать, то разобраться в них будет совершенно невозможно.
Принято разделять документы на входящие (полученные от других организаций либо из других подразделений) и исходящие (предназначенные для отправки). Исходящие документы обычно либо оформляют в двух оригинальных экземплярах, либо сразу делают копию. После этого, оригинал отправляют по назначению, а копия (либо второй оригинал) остается в канцелярии.
Можно сказать, что грамотно и четко организованное документационное обеспечение управления является базовой необходимостью для работы любого предприятия, которое может существовать только тогда, когда в нем правильно действует система документооборота. С документами в своей работе сталкиваются практически все сотрудники учреждения.
Руководители с их помощью получают необходимые сведения о деятельности подчиненных, координируют их работу и устраняют возникающие проблемы. Сотрудники с помощью документов фиксируют различную информацию, необходимую им в работе. Поэтому знать, что такое документационное обеспечение управления, разбираться в основах делопроизводства необходимо каждому специалисту.
Во второй главе был проведен подробный анализ и оценка документооборота кадровой службы в ООО «Торговый дом «Мага». Были выявлены проблемы, связанные со сроками работы с документами, неэффективностью использования рабочего времени сотрудников, затратами дополнительного времени на исполнение документов. Были разработаны мероприятия по совершенствованию системы внутреннего документооборота кадровой службы. Было дано обоснования массового перехода учреждения на программное обеспечение «Консультант+» с последующим сокращением штата сотрудников отдела кадровой службы.
Результат от предложенных мероприятий - экономия средств за счет сокращения штата, уменьшение срока исполнения документов, эффективное использование рабочего процесса, понимание у сотрудников по оформлению и составлению документа, так как будет прямой контакт с документом. Как показал расчет разработка мероприятия по внедрению программного обеспечения быстро окупается и требует меньших средств на содержания, чем постоянные ожидания от руководства и содержание штата сотрудников.
Проведенное исследование показало, что эффект от внедрения мероприятий окажет положительное воздействие на кадровую службу. При соблюдении вышеизложенных мероприятий экономический эффект будет виден уже с первого месяца их применения. Среди потенциальных эффектов можно выделить экономию средств, появление интерпретации и понимания процедуры исполнения документов у сотрудников кадровой службы, эффективное использование рабочего процесса, у городской кадровой службы, за счет того, что сотрудники кадровой службы «Торговый Дом Мега» занимаются исполнением и контролем методических указаний в программе «Консультант+», появляется свободное время и могут увеличить себе нагрузку, беря дополнительную работу.
В ходе выполнения работы все задачи были выполнены, а цель работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
