Введение 3
1. Теоретические аспекты исследования системы делопроизводства в системе управления учреждением 6
1.1 Понятие и значение делопроизводства 6
1.2 Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота 11
2. Анализ состояния и проблемы совершенствования делопроизводства на примере администрации Панкрушихинского района Алтайского края 15
2.1 Краткая характеристика организации 15
2.2 Анализ системы делопроизводства в администрации Панкрушихинского района Алтайского края 17
2.3 Пути совершенствования делопроизводства в администрации Панкрушихинского района Алтайского края 24
Заключение 27
Библиографический список 29
Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации.
Важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д.
Документ, как процесс динамичного документооборота - есть объект, изучаемый целым рядом дисциплин, при этом основными аспектами, его характеризующими являются: назначение документа, его форма, способ записи и способ воспроизведения информации.
Современные проблемы делопроизводства и документооборота обнаруживают известную инвариантность, что позволяет выделить следующие аспекты.
Во-первых, у современных субъектов хозяйствования (рассматривая некоторый глобальный контекст) - отсутствует понимание объективной необходимости перехода в современных условиях на электронный документооборот (система электронного документооборота - СЭД).
На сегодняшний день внедрение системы электронного документооборота в практику функционирования субъектов хозяйствования является объективным требованием времени, обусловленное актуализацией процесса информатизации.
Во-вторых, в настоящее время не имеется некоторой однозначной «логической схемы» реализации перехода на электронный документооборот.
Все вышесказанное обуславливает актуальность исследуемой темы.
Для написания работы в основном были использованы труды таких авторов как: И.В. Грошев, М. Армстронг, Н.И. Шаталова, О.Е. Алехина, Е.А, Добролюбова, С.Н. Капустина, Е.И. Комарова и т.д.
Объектом исследования является система делопроизводства в администрации Панкрушихинского района Алтайского края.
Предмет исследования – проблемы ведения делопроизвоства.
Целью данной работы является анализ системы делопроизводства в системе управления учреждением на примере Администрации Панкрушихинского района Алтайского края.
Для решения поставленной цели необходимо рассмотреть ряд сопутствующих задач:
- рассмотреть теоретические аспекты исследования системы делопроизводства в системе управления учреждением;
- провести анализ состояния делопроизводства на примере администрации Панкрушихинского района Алтайского края;
- разработать пути совершенствования делопроизводства в администрации Панкрушихинского района Алтайского края.
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования: теоретический анализ научной литературы по документообороту, государственному управлению, теорией организации, социологии, управлению персоналом; изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики; системный анализ, наблюдение.
Структурно работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и библиографического списка.
Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с необходимостью составления большого количества документов, оформление которых привязано к унифицированным формам, а также носит управленческую и повседневную функцию (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Довольно часто появляются вопросы о размерах полей и шрифта, месте постановки печатей и т.д.
Правила оформления документов регламентируются ГОСТами. Эти нормативно-правовые акты разработаны и утверждены на федеральном уровне. Требования, содержащиеся в них, носят рекомендательный характер. Они находят свое применение в распорядительных и организационных документах, которые включены в унифицированную систему. К ним относят распоряжения и постановления, решения и приказы, акты и протоколы, письма и т.д.
Правила оформления документов устанавливают перечень реквизитов, которые в них содержатся, а также требования к их оформлению. В приложениях к ГОСТам имеются образцы бланков. В связи с тем, что нормы по оформлению документов носят рекомендательный характер, каждый субъект хозяйствования должен издать локальный нормативный акт. В нем и будет закреплен его порядок делопроизводства.
В функции системы делопроизводства входят:
- грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.
К организационно–правовым документам, регламентирующим деятельность администрации Панкрушихинского района Алтайского края, относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Инструкция по делопроизводству;
Штатное расписание.
Коллективный договор;
Положение об отделе кадров;
Стандарт «Альбом первичных учетных форм кадровых документов».
Согласно проведенному анализу системы управления делопроизводством на примере администрации Панкрушихинского района Алтайского края можно охарактеризовать положительно, так как в учреждении разработаны локально – нормативные акты регламентирующие деятельность кадровой службы и ведения делопроизводства в рамках выбранной кадровой политики.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
