ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «АГРОС» 12
1.1. Характеристика ООО «АгроС» 12
1.2. Видовой состав управленческой документации 21
1.3. Организация работы с документами 40
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «АГРОС» 53
2.1. Переработка должностной инструкции секретаря 53
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 77
ПРИЛОЖЕНИЯ 84
Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации делопроизводства и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных и коммерческих организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией. В рамках документационного обеспечения управления предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников и эффективность деятельности предприятия в целом.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления предприятием.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений в оформлении и составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.
Актуальность исследования данной темы выпускной
квалификационной работы определена недостаточной проработкой проблемы организации документирования управленческой деятельности в ООО «АгроС» и других коммерческих организациях.
Степень изученности проблемы. В отечественных исследованиях накоплен большой объем знаний, отраженных в монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим работы В.В. Вармунд , Л.А. Доронина2, И.К. Корнеев, А.В. Пшенко и др.
В учебнике В.В. Вармунд «Документационное обеспечение управления» рассмотрены основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, дана характеристика подготовки, оформления и ведения различных видов документов. Главным в учебнике является то, что все понятия адаптированы как для делопроизводителя со стажем работы, так и для человека, впервые изучающего курс документационного обеспечения управления.
Несомненными достоинствами издания Л.А. Дорониной «Документационное обеспечение управления» являются четкость формулировок и методически выверенное изложение учебного материала.
В учебнике И.К. Корнеева, А.В. Пшенко, В.А. Машурцева «Документационное обеспечение управления» рассматривается организация работы с управленческими документами в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «Управление документами». Излагается современная концепция управления документами. Описаны правила оформления различных видов документов, способы и методы оперативной работы с документами, их текущего хранения, основы работы с корреспонденцией. Особое внимание уделено компьютерным системам и технологиям документационного обеспечения управления....
Общество с ограниченной ответственностью «АгроС» создано 11 сентября 2013 года в соответствии с действующим законодательством РФ на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Основной целью деятельности ООО «АгроС» является осуществление торгово-хозяйственной и иной деятельности, направленной на получение прибыли и ее распределение между участниками в соответствии с действующим законодательством и уставом общества.
ООО «АгроС» осуществляет следующие виды деятельности:
- оптовая торговля сельскохозяйственным сырьем и живыми животными;
- оптовая торговля зерном, необработанным сырьем, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных;
- оптовая торговля зерном, семенами и кормами для животных;
- оптовая торговля масличными семенами и маслосодержащими плодами.
Тип организационной структуры управления ООО «АгроС» линейно-функциональный.
Деятельность ООО «АгроС» сопровождается созданием значительного объема документов. Они выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого общества, обеспечивая взаимодействие его структурных частей и отдельных сотрудников. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда.
Ведение общего делопроизводства в ООО «АгроС» возложено на секретаря директора общества.
Секретарь директора общества занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает директору в делах, решает многие организационные вопросы.
В должностные обязанности секретаря входит: прием посетителей; прием телефонных звонков; ведение делопроизводства; планирование рабочего дня руководителя; организация совещаний; заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки; заказ канцтоваров для офиса; выполнение просьб директора общества.
В ходе обследования делопроизводства ООО «АгроС» были рассмотрены следующие системы управленческой документации:
- организационно-правовые документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
В ходе изучения оформления ряда управленческих документов (приказ, деловое письмо) были выявлены неточности в оформлении реквизитов.
В ООО «АгроС» прослеживается тенденция увеличения объема документооборота. Особенно отчётливо данная тенденция проявляется за последние три года. Анализ работы с документами в ООО «АгроС» позволяет говорить о том, что управленческая деятельность общества сопровождается изданием достаточного объема документов, образующих документопотоки.
В выпускной квалификационной работе были изучены потоки входящих, исходящих и внутренних документов и их структура, рассмотрены основные операции при работе с входящими, исходящими и внутренними документами, а также проанализирован общий объем документооборота ООО «АгроС» за 2016-2018 гг. Деятельность ООО «АгроС» обеспечивается системой взаимосвязанных документов, объемы которых имеют устойчивую тенденцию к увеличению. Организация работы с документами строится с применением традиционных технологий....
