ВВЕДЕНИЕ 5
1 Анализ развития рынка систем электронного документооборота 7
1.1 Проблемы внедрения системы документооборота 7
1.2 Анализ развития иностранного рынка систем и технологий
электронного документооборота 16
1.3 Обзор основных систем электронного документооборота,
представленных в России 26
2 Анализ финансово-хозяйственной деятельности и оценка системы
документооборота ООО УК «Советская» 38
2.1 Характеристика финансово-хозяйственной деятельности
управляющей компании 38
2.2 Оценка эффективности существующей системы
документооборота на предприятии 45
2.3 Обоснование необходимости разработки информационно-аналитического обеспечения электронного документооборота для ООО УК «Советская» 50
3 Разработка информационно-аналитического обеспечения
электронного документооборота в ООО УК “Советская” 56
3.1 Разработка модели и формирование требований к
информационно-аналитическому обеспечению электронного документооборота 56
3.2 Выбор и обоснование программных средств для
информационно-аналитического обеспечения электронного
документооборота в ООО УК «Советская» 63
3.3 Оценка экономической эффективности предложенного
информационно-аналитического обеспечения 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 77
ПРИЛОЖЕНИЕ А 83
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 88
На современном предприятии формируется большое количество учетной информации. Процесс формирования такой информации начинается с момента приема, регистрации, проверки, обработки и оформления первичных документов в соответствующих журналах, ведомостях и т.п. В настоящее время на предприятиях внедряются различные системы автоматизации для облегчения процесса документооборота. Электронный документооборот более эффективен и прост, чем бумажный. Он позволяет хранить нужную информацию в компьютере, на дисках, что помогает предприятиям избежать накопления огромных складов архивной информации на бумажных носителях.
Рациональная организация документооборота является одним из ключевых факторов конкурентоспособности организации. Увеличение скорости обработки информации, а, следовательно, скорости принятия решений на основе полученных результатов позволяет иметь преимущество перед конкурентами на рынке оказываемых услуг и оперативно реагировать на изменения предпочтений потребителей.
Разработка информационно-аналитического обеспечения электронного документооборота в ООО УК «Советская» позволит коллективно работать над документами, сократить время работы по их созданию, поиску и выборке по различным атрибутам, улучшить контроль за исполнением документов.
Объект исследования: общество с ограниченной ответственностью Управляющая компания «Советская» (ООО УК «Советская»).
Предмет исследования: электронный документооборот ООО УК «Советская».
Цель работы: повышение эффективности системы документооборота управляющей компании (ООО УК «Советская») за счет внедрения информационно-аналитического обеспечения электронного документооборота.
Для достижения указанной цели в работе предполагается решение следующих задач:
- провести анализ существующих иностранных и российских систем электронного документооборота;
- провести анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО УК «Советская»;
- обосновать необходимость разработки информационно-аналитического обеспечения электронного документооборота;
- выбрать и обосновать программные средства для информационно-аналитического обеспечения электронного документооборота компании;
- провести оценку экономической эффективности предложенного информационно-аналитического обеспечения.
Методы исследования: системный подход, применяемый к изучению всех аспектов развития компании, с использованием общенаучных методов анализа, синтеза, сравнения, обобщения, группировки и классификации; стратегический метод; экономико-статический анализ.
В процессе работы было рассмотрено несколько продуктов системы электронного документооборота, иностранный и российский рынок ЕСМ- систем, проблемы внедрения СЭД, а также был проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО УК «Советская». В результате можно сделать выводы, что в настоящее время рынок СЭД находится в хорошем положении и стремительно набирает обороты. Существует множество проблем внедрения СЭД, но предполагается, что в скором времени все больше и больше компаний будут иметь именно электронный документооборот. Что касаемо финансовой деятельности ООО УК «Советская», то можно сказать, что компания имеет некоторые проблемы с прибылью, но по остальным показателям компания достаточно хорошо преуспевает.
Также было рассмотрено несколько продуктов системы электронного документооборота. В ходе сравнения систем было предложено выбрать информационное обеспечение для компании ООО УК «Советская», которое будет достаточно дешевым относительно других систем и при этом будет обладать достаточным функционалом. В результате было предложено внедрение информационной системы ЕВФРАТ-Документооборот, т.к. это решение поможет сэкономить приличную сумму денег, а именно 199,952 тыс. руб. Также предложенная система поможет организовать совместное ведение документации, облегчить поиск, обработку и хранение документов, позволит проводить контроль над выполнением и движением документов, а также обеспечит больший уровень безопасности хранения документов.
