Помощь студентам в учебе
Документационное обеспечение управления заочного отделения инженерно-технического факультета ТувГУ
|
1. ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И СТРУКТУРА ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ФАКУЛЬТЕТА ТУВГУ 6
1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности факультета 6
1.2. История развития и организационная структура факультета 15
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФАКУЛЬТЕТА 27
2.1. Организация документооборота 27
2.2. Порядок оформления документации 33
2.3. Пути направления совершенствования 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И СТРУКТУРА ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ФАКУЛЬТЕТА ТУВГУ 6
1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности факультета 6
1.2. История развития и организационная структура факультета 15
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФАКУЛЬТЕТА 27
2.1. Организация документооборота 27
2.2. Порядок оформления документации 33
2.3. Пути направления совершенствования 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
Актуальность темы. Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.
С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе.
Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).
В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.
В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.
Степень изученности проблемы. История развития методических основ рационализации делопроизводства рассмотрена в работах И.А. Подольской. Существует также ряд документоведческих исследований по вопросам стандартизациии унификации документов в работах М.А. Васильева, Л.В.Санкиной, В.Ф. Янковой , вопросам повышения эффективности отдельных систем документации посвящены работы Т.А. Быковой, Т.П.Веденеевой, А.С.Красавина, А.В.Пшенко, различным аспектам организации и технологий документирования работы Ю.Г. Гринберга, Б.И. Кремера.
Несмотря на ряд работ, так или иначе рассматривающих некоторые аспекты организации документационного обеспечения, существует необходимость исследования проблем делопроизводства в образовательном учреждении и его нормативного регулирования.
Таким образом, целью данной работы выступает анализ документационного обеспечения управления Инженерно-технического факультета Тувинского государственного университета (ИТФ ТувГУ).
Исходя из цели исследования перед работой поставлены следующие задачи:
-определить нормативно-правовое обеспечение деятельности факультета;
- изучить историю развития и организационную структуру факультета;
- рассмотреть организацию документооборота;
- проанализировать порядок оформления документации;
- предложить пути направления к совершенствованию.
Объектом исследования являются процессы документационного обеспечения управления.
Предметом исследования является практическая деятельность по документационному обеспечению заочного отделения Инженерно-технического факультета ТувГУ.
Методы исследования: анализ библиографических источников, анализ документов, наблюдение.
Источниковедческой базой исследования явились нормативные акты, изданные в последнее десятилетие (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), регламентирующие вопросы делопроизводства на федеральном уровне.
Ценными источниками представляются общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти России и другими ведомствами: акты Федеральной архивной службы России общеотраслевого характера: нормативные, инструктивные, методические; нормативно-технические документы Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и государственные стандарты РФ, касающиеся вопросов документирования.
Отдельную группу источников составили внутренние нормативные акты Тувинского государственного университета.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка нормативных источников и литературы и приложения.
С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе.
Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).
В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.
В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.
Степень изученности проблемы. История развития методических основ рационализации делопроизводства рассмотрена в работах И.А. Подольской. Существует также ряд документоведческих исследований по вопросам стандартизациии унификации документов в работах М.А. Васильева, Л.В.Санкиной, В.Ф. Янковой , вопросам повышения эффективности отдельных систем документации посвящены работы Т.А. Быковой, Т.П.Веденеевой, А.С.Красавина, А.В.Пшенко, различным аспектам организации и технологий документирования работы Ю.Г. Гринберга, Б.И. Кремера.
Несмотря на ряд работ, так или иначе рассматривающих некоторые аспекты организации документационного обеспечения, существует необходимость исследования проблем делопроизводства в образовательном учреждении и его нормативного регулирования.
Таким образом, целью данной работы выступает анализ документационного обеспечения управления Инженерно-технического факультета Тувинского государственного университета (ИТФ ТувГУ).
Исходя из цели исследования перед работой поставлены следующие задачи:
-определить нормативно-правовое обеспечение деятельности факультета;
- изучить историю развития и организационную структуру факультета;
- рассмотреть организацию документооборота;
- проанализировать порядок оформления документации;
- предложить пути направления к совершенствованию.
Объектом исследования являются процессы документационного обеспечения управления.
Предметом исследования является практическая деятельность по документационному обеспечению заочного отделения Инженерно-технического факультета ТувГУ.
Методы исследования: анализ библиографических источников, анализ документов, наблюдение.
Источниковедческой базой исследования явились нормативные акты, изданные в последнее десятилетие (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), регламентирующие вопросы делопроизводства на федеральном уровне.
Ценными источниками представляются общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти России и другими ведомствами: акты Федеральной архивной службы России общеотраслевого характера: нормативные, инструктивные, методические; нормативно-технические документы Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и государственные стандарты РФ, касающиеся вопросов документирования.
Отдельную группу источников составили внутренние нормативные акты Тувинского государственного университета.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка нормативных источников и литературы и приложения.
На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.
Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент в органах местного самоуправления остро встаёт проблема повышения качества организации делопроизводства и документирования и всех сопутствующих ему операций.
В заочном отделении Инженерно-технического факультета организацию делопроизводства и документирования осуществляет методист заочного отделения. Методист отвечает за организацию, координацию, контроль и выполнение типовых операций по получению, обработке и хранению документов.
В результате проведенного анализа документационного обеспечения заочного отделения Инженерно-технического факультета предлагается придерживаться следующих рекомендаций:
1. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.
2. Создание инфраструктуры автоматизации управления, предоставляющей достоверную и систематизированную информацию для принятия решений.
3. Вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений и обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.
4. Обеспечение соблюдения протокольных норм и правил.
На основе анализа мы выяснили, что в целом организация делопроизводства и документирования заочного отделения имеет удовлетворительное состояние, но существует ряд проблем в формировании документов и дел (срочность, порядок оформления, использование ЭВМ, соблюдение норм и правил и т.д.).
При проведении системного анализа документирования заочного отделения Инженерно-технического отделения были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:
1. Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами.
2. Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов.
3. Повышенная трудоёмкость процесса.
Сложившаяся ситуация вызвала необходимость разработки предложений по совершенствованию организации делопроизводства заочного отделения Инженерно-технического факультета ТувГУ:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами.
3. Становление системы постоянного всеобъемлющего, упреждающего контроля и проверки исполнения документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете.
5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Таким образом, максимально полное отражение управленческих процессов в документной форме является специфической характеристикой деятельности структурных подразделений ТувГУ, в том числе и заочного отделения. Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами в заочном отделении Инженерно-технического факультета (оптимизация объема создаваемой документации, унификация форм документов, упорядочение путей прохождения документопотоков, повышение оперативности и полноты получения и обработки документной информации) окажет положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, что позволит сократить трудозатраты на выполнение нетворческих рутинных операций, повысить уровень исполнительской дисциплины.
Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент в органах местного самоуправления остро встаёт проблема повышения качества организации делопроизводства и документирования и всех сопутствующих ему операций.
В заочном отделении Инженерно-технического факультета организацию делопроизводства и документирования осуществляет методист заочного отделения. Методист отвечает за организацию, координацию, контроль и выполнение типовых операций по получению, обработке и хранению документов.
В результате проведенного анализа документационного обеспечения заочного отделения Инженерно-технического факультета предлагается придерживаться следующих рекомендаций:
1. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.
2. Создание инфраструктуры автоматизации управления, предоставляющей достоверную и систематизированную информацию для принятия решений.
3. Вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений и обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.
4. Обеспечение соблюдения протокольных норм и правил.
На основе анализа мы выяснили, что в целом организация делопроизводства и документирования заочного отделения имеет удовлетворительное состояние, но существует ряд проблем в формировании документов и дел (срочность, порядок оформления, использование ЭВМ, соблюдение норм и правил и т.д.).
При проведении системного анализа документирования заочного отделения Инженерно-технического отделения были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:
1. Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами.
2. Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов.
3. Повышенная трудоёмкость процесса.
Сложившаяся ситуация вызвала необходимость разработки предложений по совершенствованию организации делопроизводства заочного отделения Инженерно-технического факультета ТувГУ:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами.
3. Становление системы постоянного всеобъемлющего, упреждающего контроля и проверки исполнения документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете.
5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Таким образом, максимально полное отражение управленческих процессов в документной форме является специфической характеристикой деятельности структурных подразделений ТувГУ, в том числе и заочного отделения. Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами в заочном отделении Инженерно-технического факультета (оптимизация объема создаваемой документации, унификация форм документов, упорядочение путей прохождения документопотоков, повышение оперативности и полноты получения и обработки документной информации) окажет положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, что позволит сократить трудозатраты на выполнение нетворческих рутинных операций, повысить уровень исполнительской дисциплины.