Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ЯКОВЛЕВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

Актуальность темы исследования объясняется необходимостью повышения эффективности работы с документами в ОГАПОУ «Яковлевский политехнический техникум». В настоящее время деятельность любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, документируется. Оформлению документа следует уделять должное значение, т.к. именно в нем находят свое отражение управленческие решения, структура учреждения, функции структурных подразделений и отдельных должностных лиц.
Кроме того, с помощью управленческой документации осуществляется взаимодействие с организациями, вышестоящими органами власти, физическими лицами. Документы, возникшие в ходе данного взаимодействия, должны быть надлежащим образом оформлены.
В настоящее время в деятельности учреждений системы образования создается большое количество управленческой, учебной и иной документации. Качественное ее оформление является, своего рода, показателем эффективности функционирования учебного заведения. От правильности оформления документов, скорости их согласования во многом зависит оперативность решения организационных, кадровых, финансовых, административно-хозяйственных вопросов.
Важно, чтобы порядок оформления и работа с документами в образовательном учреждении строилась на основе правовых и нормативно- методических актов федерального значения, регламентирующих функционирование образовательных учреждений, а также создание документов, порядок работы с ними, их учет и хранение. Особенно это актуально в настоящее время, когда объемы документопотоков значительно возросли.
Степень изученности проблемы. В настоящее время различные аспекты организации делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях изучены достаточно основательно. Кроме учебных пособий, учебников в распоряжении исследователей имеются обширные публикации в периодических изданиях, которые посвящены как общим вопросам организации делопроизводства, так и отдельным аспектам данной темы.
Большая часть работ посвящена общим вопросам постановки делопроизводства в различного рода учреждениях и организациях. В работе «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов»1, трудах И.Н. Кузнецова2, Г.В. Петровой3, Н.Н. Шувалова4 рассмотрены правила оформления документов (на основе ГОСТа Р 6.30-2003), требования к тексту официального документа, основные этапы работы с документом, подготовка к передаче и их передача в архив.
В ряде работ рассматриваются особенности оформления отдельных видов документов. Так, Т.В. Абанкина5 уделяет внимание разработке должностных инструкций в образовательных учреждениях. Алгоритм разработки должностных инструкций отражен также в статьях А. Красавина6, С. Сидоркиной.
Немало работ, преимущественно, это статьи в специализированных периодических изданиях последних лет, содержат различные аспекты, связанные с распорядительными документами. Это работы В.Ф. Янковой8, Е.Г. Юсиповой9, Е.П. Полоса, Е.Н. Кожановой.
Большое число работ посвящено анализу работы с информационно- справочными документами: составлению писем, справок, актов, служебной переписки, осуществляемой внутри организации.
Статьи Л.М. Вяловой16, В.С. Иритиковой и ряда других авторов полезны при разработке инструкции по делопроизводству, т.к. в них дается пошаговый алгоритм по созданию, согласованию и введению в действие данного документа...
Купить

История профессионального училища, открытого в поселке Яковлево, ведет свое начало с 16 октября 1967 года. Оно было открыто на базе Белгородской геолого-разведывательной экспедиции. Потребность в данном учебном заведении была продиктована необходимостью подготовки кадров для «Облмежколхозстрой».
В 2012 году образовательное учреждение стало именоваться Областным государственным автономным профессиональным образовательным учреждением «Яковлевский политехнический техникум». Именно с данного периода училище получило статус техникума.
В настоящее время Яковлевский политехнический техникум является унитарной некоммерческой организацией, осуществляющей свою деятельность в соответствии с Уставом.
Данное образовательное заведение является самостоятельным юридическим лицом. Это дает ему право иметь обособленное имущество, лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства.
В соответствии с положениями, зафиксированными в Уставе, основной целью деятельности Яковлевского политехнического техникума является образовательная деятельность по образовательным программам среднего профессионального образования, образовательная деятельность по программам профессионального обучения.
Управление учебным заведением основывается на принципах единоначалия и коллегиальности. Первый принцип воплощает директор техникума, второй же представлен большим числом коллегиальных органов (Наблюдательный совет, Педагогический совет и другие).
В силу специфики учреждения, являющегося звеном образовательной системы, делопроизводственные функции возложены на несколько должностных лиц. За работу с учебной документацией несут ответственность секретари учебной части. Работу с документами по личному составу осуществляет специалист по кадрам. В приемной директора делопроизводственные функции возложены на секретаря руководителя. Полномочия данных должностных лиц закреплены соответствующими должностными инструкциями.
Деятельность Яковлевского политехнического техникума сопровождается изданием большого числа управленческих документов, содержащих решения организационных, административных, финансовых, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов техникума таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы); информационно­справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. Так, например, приказ не содержит реквизит «место издания документа» и «визы согласования».
В деятельности техникума издается большое количество протоколов, что обусловлено необходимостью документирования заседаний коллегиальных органов. Это протоколы совещаний, протоколы заседаний ГЭК, протоколы заседания приемной комиссии, протоколы заседаний методического совета и другие.
Произведенный анализ видового состава документов техникума показал, что в большинстве своем документы оформляются верно. Для оптимизации работы с документами Яковлевского политехнического техникума, повышения эффективности и скорости их прохождения было решено разработать проект инструкции по делопроизводству.
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в техникум осуществляется курьером, средствами почтовой и специальной связи, каналами электронной связи, через ПУВП РИАС (Подсистему управления внутренними процессами региональной информационно-аналитической системы).
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета законченных в делопроизводстве дел, журнале учета печатей и штампов.
Анализ объема документооборота в период с 2014 по 2016 гг. показал незначительный его рост. В основном, это вызвано увеличением потоков документов из вышестоящих организаций и ответом на них со стороны техникума.
Произведенный анализ работы с документами Яковлевского политехнического техникума позволил определить основные направления совершенствования делопроизводства. Это переработка должностной инструкции секретаря руководителя, разработка инструкции по делопроизводству, что нашло свое отражение в тексте второго раздела выпускной квалификационной работу и в приложениях.
Купить