ВВЕДЕНИЕ 3
1 АНАЛИЗ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРЕДПРИЯТИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ 5
1.1 Описание деятельности предприятий розничной торговли 5
1.2 Документооборот в системе розничной торговли 7
1.3 Обзор программных продуктов и типовых решений для автоматизации
документооборота при реализации товаров населению 13
2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «РОЗНИЦА К-1» 20
2.1 Общая характеристика организации 20
2.2 Процесс ведения документооборот ООО «Розница К-1» 24
2.3 Решение проблем ведения документооборота 28
3 РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «РОЗНИЦА К-1» 31
3.1 Постановка цели и определение задач разрабатываемой информационной
системы 31
3.2 Описание процесса автоматизации документооборота 41
3.3 Оценка экономической эффективности внедрения разработанной системы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 65
ПРИЛОЖЕНИЕ
В настоящее время развитие систем документооборота, предполагающее возможности получения корреспонденции по различным каналам (электронная почта, почтовые рассылки, системы электронного документооборота, обращения на сайте компаний) и рост объемов документооборота в рамках осуществления основной деятельности компаний создает необходимость во внедрении информационных систем в технологии делопроизводства. Существующие административные регламенты определяют требования к срокам отработки документации, а также форматам предоставляемых ответов.
Мониторинг отработки регламентирующих документов осуществляется с использованием программного обеспечения, которое должно учитывать как стандарты делопроизводства, так и специфику документооборота в конкретных компаниях.
Данные обстоятельства обосновывают актуальность выбранной темы.
Задачи работы:
— рассмотреть процесс документооборота в розничной торговле;
— провести обзор программных продуктов предсказуемых для автоматизации документооборота при реализации товаров;
— процессы бизнес-процессов делопроизводства ООО «РОЗНИЦА К-1»;
— определить способ автоматизации документооборота в организации;
— построить модели базы данных технологии делопроизводства;
— разработать программный продукт для автоматизации делопроизводства;
— оценить экономическую эффективности проекта.
Объект работы - информационная система в ООО «РОЗНИЦА К-1».
Предмет работы - информационная система документооборота в ООО «РОЗНИЦА К-1».
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка используемых источников и литературы, состоящего из 45 источников, приложения.
В первой части описывается деятельность предприятий розничной торговле, процесс документооборота, а также обзор программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота при реализации товара населению.
Во второй части даётся общая характеристика организации, анализируется процесс ведения документооборота в ООО «РОЗНИЦА К-1», а также обосновывается решения проблем его ведения.
В третьей части определяются цели и задачи разрабатываемой информационной системы, описывается процесс автоматизации документооборота, а также проводится оценка экономической эффективности внедрения разработанной системы.
В заключении изложены выводы, сделанные в процессе написания работы.
В рамках данной работы проведена реализация информационной системы делопроизводства для ООО «РОЗНИЦА К-1». В ходе исследования технологии было показано, что информационные системы делопроизводства включают модули учета входящих документов, распределения по исполнителям, учета сроков исполнения, формирования аналитической отчётности.
В рамках разработки системы автоматизации делопроизводства был проведен анализ бизнес-процессов технологии делопроизводства, определены задачи автоматизации, рассмотрены системы-аналоги разрабатываемой программы. В качестве стратегии автоматизации выбрана собственная разработка в виду того, что существующие программные продукты не в полной мере соответствуют специфике делопроизводства ООО «Розница К¬1».
Поставленные задачи разработки информационной системы делопроизводства включают ведение классификаторов, учета оперативной информации, формирование аналитической отчетности.
В качестве средства автоматизации разработки информационной системы делопроизводства ООО «РОЗНИЦА К-1» выбрана система "1С: Предприятие". Разработанная конфигурация содержит возможности автоматизации ведения справочников по исполнителям, отправителям, номенклатуры.
Система позволяет вести учет входящих и исходящих документов, вести мониторинг просроченных документов и документов, находящихся в работе. Отчетность, формируемая системой, позволяет проводить выборку просроченных документов, оценивать нагрузку на специалистов, проводить анализ наполняемости номенклатуры дел.
Внедрение разработанной системы автоматизации делопроизводства позволит вывести технологию документооборота в ООО «РОЗНИЦА К-1» на качественно новый уровень.
Результат работы:
1. Экономический эффект обусловлен прямыми и косвенными факторами.
2. Прямые факторы: сокращение временных затрат на выполнение технологических операций; возможность сокращения штатной численности сотрудников, координирующих документооборот.
3. Косвенные факторы: сокращение количества жалоб на просрочку ответов.
4. Санкций за непредоставление отчетности в государственные органы.
5. Реализованная система соответствует заявленному функционалу.
6. Система может быть внедрена в технологию работы специалистов.
7. Возможна доработка системы по запросу руководства в ООО «Розница К¬1».
8. Внедрения системы позволит совершенствовать уровень исполнительской дисциплины, проводить мониторинг сроков исполнения, предоставляет возможность проведения анализа деятельности сотрудников.
