Помощь студентам в учебе
ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЭД В АО «БИЙСКЭНЕРГО»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. СИСТЕМА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 9
1.1 Нормативно-правовая база электронного документооборота 9
1.2 Пути совершенствования электронного документооборота 24
1.3 Автоматизация работы с документами 29
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «БИЙСКЭНЕРГО» 36
2.1 Специфика организации документооборота в АО «Бийскэнерго» 36
2.2 Автоматизация в АО «Бийскэнерго» 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 53
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
ГЛАВА 1. СИСТЕМА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 9
1.1 Нормативно-правовая база электронного документооборота 9
1.2 Пути совершенствования электронного документооборота 24
1.3 Автоматизация работы с документами 29
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «БИЙСКЭНЕРГО» 36
2.1 Специфика организации документооборота в АО «Бийскэнерго» 36
2.2 Автоматизация в АО «Бийскэнерго» 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 53
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
Инновационное развитие общества, развитие информационных технологий охватывает все сферы деятельности. Одной из важнейших инноваций в настоящее время является электронный документооборот, который позволяет повысить надежность хранения информации и оперативный доступ к ней.
Актуальность темы. Электронный документооборот - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. В электронном документообороте заложена концепция «безбумажного делопроизводства», когда вся документация содержится в электронном виде, а собственноручные подписи заменяются на электронные цифровые подписи.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
СЭД - позволяет управлять документооборотом компании: создание документов (договора, приказы, поручения, распоряжения, письма, инструкции, регламенты и пр.), предоставление доступа на чтение и редактирование документа определенным группам пользователей (управление правами доступа), согласование, подписание, визирование, передача ответственным на исполнение, отправка и получение корреспонденций (писем), архивирование и хранение. СЭД используются для решения прикладных задач, где важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, автоматизация работы сервисной службы, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и пр.
Научно-технический прогресс уже невозможно представить без технического оснащения, которое постоянно работает с большими объемами информации.
Обзор литературы. В статье Ивановой Е. В. [30] раскрыты наиболее эффективные направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве. В работе анализируются системы электронного документооборота. Рассмотрена идеальная система автоматизации документооборота. Приведены наиболее популярные на российском рынке системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
В книге Ильиной Т.Н.. [32] говорится о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
В книге Басакова М. И. [24] представлены необходимые сведения о порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы важнейших видов управленческих документов, в том числе по личному составу организации.
В книге Бобылевой М. П. [26] комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и
электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.
В книге Алтуховой Н.Ф. [22] рассматривается документооборот в организации и как организовывается система эл. документооборота их виды и особенности. Здесь можно проанализировать и получить сведения по работе разных систем, что бы сравнить с системой специально разработанной для организации АО «Бийскнерго» Axapta (АСУП «Энергия»)
Здесь так же описываются основные принципы создания АСУП, Основные проблемы и задачи, структура и функции.
Объектом исследования выступает система использования электронного документооборота в АО «Бийскэнерго»
Предметом исследования является практика использования системы электронного документооборота на примере АО «Бийскэнерго»
Целью выпускной квалификационной работы является изучение специфики введения системы электронного документооборота в организации АО «Бийскэнерго».
Для достижения поставленной цели необходима реализация следующих задач:
• изучить нормативно-правовую базу электронного документооборота;
• выявить специфику ведения документооборота в АО «Бийскэнерго»;
• проанализировать работу по автоматизации в АО «Бийскэнерго».
Источниковая база. Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.
Конституция РФ [13] - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. Это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота.
Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское , административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности.
Так, статья 160 Гражданского кодекса [10] предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.
Уголовный кодекс [16] Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс [15], Арбитражный процессуальный кодекс [9] и Гражданский процессуальный кодекс [11] содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.
Отраслевые кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах. Так, Налоговый кодекс [14] закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку.
Федеральный закон «О связи» [18] «регулирует отношения, связанные с созданием и эксплуатацией всех сетей и сооружений связи, оказанием услуг электросвязи и почтовой связи на территории РФ и на находящихся под юрисдикцией РФ территориях». В соответствии со ст.2 данного закона под сетью связи понимается «технологическая система, включающая в себя средства и линии связи и предназначенная для электросвязи и почтовой связи»,.
Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ.
Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ст.11) [20].
(Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» документ утратил силу) ФЗ "Об электронной подписи" [21], урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.
Помимо законодательства нормативно-правовая база работы с Документами включает в себя следующие документы:
ГОСТ 34.601-90 выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности, в том числе управленческой: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС[1].
ГОСТ 34.602-89 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие и модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должна «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам» [2].
Одним из обязательных реквизитов для всех категорий ресурсов является описание, то есть текстовое изложение содержания ресурса, включая аннотацию или реферат (для текстовых документов), или описание содержимого (для визуальных, аудио- или мультимедийных ресурсов). Требования содержанию, построению и оформлению текста рефератов и аннотаций в документы устанавливает ГОСТ 7.9-95 [4].
Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.
Более подробна характеристика нормативно-правовой и нормативно - методической базы представлена в первой главе в первом параграфе.
Хронологические рамки выпускной квалификационной работы охватывают период за 2021 гг.. При изучении нормативно-правовой базы совершенствования делопроизводства и ее автоматизации хронологические рамки были расширены до 1993 г.
Территориальные рамки исследования ограничены территорией Алтайского края. При изучении исторических и правовых аспектов территориальные рамки были расширены до границ Российской Федерации.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы, списка сокращений.
Актуальность темы. Электронный документооборот - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. В электронном документообороте заложена концепция «безбумажного делопроизводства», когда вся документация содержится в электронном виде, а собственноручные подписи заменяются на электронные цифровые подписи.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
СЭД - позволяет управлять документооборотом компании: создание документов (договора, приказы, поручения, распоряжения, письма, инструкции, регламенты и пр.), предоставление доступа на чтение и редактирование документа определенным группам пользователей (управление правами доступа), согласование, подписание, визирование, передача ответственным на исполнение, отправка и получение корреспонденций (писем), архивирование и хранение. СЭД используются для решения прикладных задач, где важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, автоматизация работы сервисной службы, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и пр.
Научно-технический прогресс уже невозможно представить без технического оснащения, которое постоянно работает с большими объемами информации.
Обзор литературы. В статье Ивановой Е. В. [30] раскрыты наиболее эффективные направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве. В работе анализируются системы электронного документооборота. Рассмотрена идеальная система автоматизации документооборота. Приведены наиболее популярные на российском рынке системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
В книге Ильиной Т.Н.. [32] говорится о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
В книге Басакова М. И. [24] представлены необходимые сведения о порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы важнейших видов управленческих документов, в том числе по личному составу организации.
В книге Бобылевой М. П. [26] комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и
электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.
В книге Алтуховой Н.Ф. [22] рассматривается документооборот в организации и как организовывается система эл. документооборота их виды и особенности. Здесь можно проанализировать и получить сведения по работе разных систем, что бы сравнить с системой специально разработанной для организации АО «Бийскнерго» Axapta (АСУП «Энергия»)
Здесь так же описываются основные принципы создания АСУП, Основные проблемы и задачи, структура и функции.
Объектом исследования выступает система использования электронного документооборота в АО «Бийскэнерго»
Предметом исследования является практика использования системы электронного документооборота на примере АО «Бийскэнерго»
Целью выпускной квалификационной работы является изучение специфики введения системы электронного документооборота в организации АО «Бийскэнерго».
Для достижения поставленной цели необходима реализация следующих задач:
• изучить нормативно-правовую базу электронного документооборота;
• выявить специфику ведения документооборота в АО «Бийскэнерго»;
• проанализировать работу по автоматизации в АО «Бийскэнерго».
Источниковая база. Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.
Конституция РФ [13] - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. Это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота.
Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское , административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности.
Так, статья 160 Гражданского кодекса [10] предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.
Уголовный кодекс [16] Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс [15], Арбитражный процессуальный кодекс [9] и Гражданский процессуальный кодекс [11] содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.
Отраслевые кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах. Так, Налоговый кодекс [14] закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку.
Федеральный закон «О связи» [18] «регулирует отношения, связанные с созданием и эксплуатацией всех сетей и сооружений связи, оказанием услуг электросвязи и почтовой связи на территории РФ и на находящихся под юрисдикцией РФ территориях». В соответствии со ст.2 данного закона под сетью связи понимается «технологическая система, включающая в себя средства и линии связи и предназначенная для электросвязи и почтовой связи»,.
Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ.
Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ст.11) [20].
(Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» документ утратил силу) ФЗ "Об электронной подписи" [21], урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.
Помимо законодательства нормативно-правовая база работы с Документами включает в себя следующие документы:
ГОСТ 34.601-90 выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности, в том числе управленческой: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС[1].
ГОСТ 34.602-89 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие и модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должна «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам» [2].
Одним из обязательных реквизитов для всех категорий ресурсов является описание, то есть текстовое изложение содержания ресурса, включая аннотацию или реферат (для текстовых документов), или описание содержимого (для визуальных, аудио- или мультимедийных ресурсов). Требования содержанию, построению и оформлению текста рефератов и аннотаций в документы устанавливает ГОСТ 7.9-95 [4].
Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.
Более подробна характеристика нормативно-правовой и нормативно - методической базы представлена в первой главе в первом параграфе.
Хронологические рамки выпускной квалификационной работы охватывают период за 2021 гг.. При изучении нормативно-правовой базы совершенствования делопроизводства и ее автоматизации хронологические рамки были расширены до 1993 г.
Территориальные рамки исследования ограничены территорией Алтайского края. При изучении исторических и правовых аспектов территориальные рамки были расширены до границ Российской Федерации.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы, списка сокращений.
Электронный документооборот (ЭДО) решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.
Нормативно-правовая база организации состоит из федеральных и региональных законов, приказов федеральных министерств, нормативных актов и ГОСТов, приказов региональных министерств.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.
Рациональная организация документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, разрабатыванию графика пооперационного продвижения документов. В них указывают, через какие инстанции и в какой последовательности должен пройти, документ и какие по каждой инстанции должны быть совершены учетные операции (выписка документа, подпись документа, таксировка, проверка, запись в регистры), а также лица, ответственные за каждую операцию и сроки ее совершения.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
• для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;
• для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного документа. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В АО «Бийскэнерго» документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документа, но и скорость этого движения.
В настоящее время в АО «Бийскэнерго» основная концепция автоматизации делопроизводства базируется на принципах управления бизнес- процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы.
Для этого в АО «Бийскэнерго» используют узкоспециализированную программу, предназначенную только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами.
Axapta (АСУП «Энергия») - это программа по разработки процессов согласования. Создание, оформление договоров и работой с документами.
В АО «Бийскэнерго» Axapta (АСУП «Энергия») была разработана для внутренней связи между группами компаний для контроля и управления потоками документов. Структурные подразделения АО «Бийскэнерго» имеют ограниченный доступ к программе, т.е. непосредственно касающиеся их рода деятельности. Полный доступ к Axapta (АСУП «Энергия») имеет референт, Наумова Ольга Викторовна, которая делает рассылку по структурным подразделениям.
Система Axapta (АСУП «Энергия») обеспечивает следующие функции:
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей- исполнителей;
• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,
• отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• хранение электронных образов документов.
В АО «Бийскэнерго» используется еще одна система 1С документооборот для внешней связи с другими организациями:
• учебные центры (Энергоцентр);
• администрация города, края (г. Бийск, Алтайский край);
• надзорные организации (контрагенты);
• организации партнеры.
В процессе работы была достигнута цель - анализ работы использования системы электронного документооборота в организации АО «Бийскэнерго».
Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получило эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
Автоматизация в АО «Бийскэнерго» дала возможность настройки системы с учётом требований и включает в себя возможность промежуточного контроля движения документов, а также средства оповещения о нарушениях в процессе прохождения документов.
Нормативно-правовая база организации состоит из федеральных и региональных законов, приказов федеральных министерств, нормативных актов и ГОСТов, приказов региональных министерств.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.
Рациональная организация документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, разрабатыванию графика пооперационного продвижения документов. В них указывают, через какие инстанции и в какой последовательности должен пройти, документ и какие по каждой инстанции должны быть совершены учетные операции (выписка документа, подпись документа, таксировка, проверка, запись в регистры), а также лица, ответственные за каждую операцию и сроки ее совершения.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
• для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;
• для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного документа. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В АО «Бийскэнерго» документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документа, но и скорость этого движения.
В настоящее время в АО «Бийскэнерго» основная концепция автоматизации делопроизводства базируется на принципах управления бизнес- процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы.
Для этого в АО «Бийскэнерго» используют узкоспециализированную программу, предназначенную только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами.
Axapta (АСУП «Энергия») - это программа по разработки процессов согласования. Создание, оформление договоров и работой с документами.
В АО «Бийскэнерго» Axapta (АСУП «Энергия») была разработана для внутренней связи между группами компаний для контроля и управления потоками документов. Структурные подразделения АО «Бийскэнерго» имеют ограниченный доступ к программе, т.е. непосредственно касающиеся их рода деятельности. Полный доступ к Axapta (АСУП «Энергия») имеет референт, Наумова Ольга Викторовна, которая делает рассылку по структурным подразделениям.
Система Axapta (АСУП «Энергия») обеспечивает следующие функции:
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей- исполнителей;
• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,
• отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• хранение электронных образов документов.
В АО «Бийскэнерго» используется еще одна система 1С документооборот для внешней связи с другими организациями:
• учебные центры (Энергоцентр);
• администрация города, края (г. Бийск, Алтайский край);
• надзорные организации (контрагенты);
• организации партнеры.
В процессе работы была достигнута цель - анализ работы использования системы электронного документооборота в организации АО «Бийскэнерго».
Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получило эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
Автоматизация в АО «Бийскэнерго» дала возможность настройки системы с учётом требований и включает в себя возможность промежуточного контроля движения документов, а также средства оповещения о нарушениях в процессе прохождения документов.