Система организационно-распорядительных документов учреждения (Организация и технология документационного обеспечения управления, Алтайский государственный институт культуры)
Работа носит теоретический характер.
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 СОСТАВ, СОДЕРЖАНИЕ, ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 6
1.1 Состав организационных документов. Требования к содержанию 6
1.2 Распорядительные документы: состав, требования к подготовке и содержанию 10
1.3 Информационно-справочная документация: состав, требования к составлению 14
ГЛАВА 2 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 19
2.1 Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов 19
2.2 Этапы работы с организационно-распорядительными документами 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 36
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 40
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 41
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 42
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 43
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 44
При ненадлежащей организации перечисленных документационных процессов происходит увеличение штата работников, неправильное распределение обязанностей между сотрудниками и т.д. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются.
Данным фактом объясняется актуальность темы исследования.
Цель работы – изучение системы организационно-распорядительных документов современного учреждения.
Достижению указанной цели способствует решение следующих задач:
1. Определить состав организационных документов и требований к их содержанию.
2. Определить состав распорядительных документов и требований к их содержанию.
3. Определить состав информационно-справочных документов и требований к их содержанию.
4. Изучить требования ГОСТа к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов.
5. Выделить основные этапы работы с организационно-распорядительными документами.
Объектом исследования является документационное обеспечение управленческой деятельности учреждения
Предметом – система организационно-распорядительных документов учреждения.
Хронологические рамки курсовой работы охватывают ХХI век.
Территориальные рамки исследования ограничены Российской Федерацией.
Для реализации поставленных задач был использован комплекс научных методов. Применялись общенаучные методы исследования, такие как, теоретико-методологический и логический анализ, сравнительный анализ, обобщение, индукция и дедукция.
Источниковой базой исследования послужили нормативно-правовые акты в области управления документацией, теоретические положения данной проблемы, а также материалы о современном состоянии архивной отрасли в нашей стране. Были изучены публикации в журналах: Молодой ученый, Проблемы экономики и менеджмента, Делопроизводство, Делопроизводство и документооборот на предприятии, Секретарь-референт, Справочник секретаря-референта, История и архивы.
Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности. Вопросы создания и обработки организационно-распорядительной документации хорошо изучены. Они рассматриваются во всех основополагающих работах по делопроизводству. Стоит отметить таких авторов, как М.И. Басаков, Т.А. Быкова, О.С. Грозова, М.В. Ларин, Л.А. Доронина. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями нормативных актов рассматривают В.Ф, Янковая, Л.А. Михайлова.
Научная новизна исследования заключается в подробном изучении состава организационно-распорядительных документов, их оформления, специфики обработки.
Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов исследования в процессе преподавания лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Архивоведение». Кроме того, материалы работы можно использовать в процессе организации Документационного обеспечения на предприятии.
Поставленная цель и задачи, предопределили логику исследования. Структура работа представлена введением, двумя главами основной части, заключения, списка литературы, приложений.
На документы возлагается важнейшая функция - обеспечение управленческих функций в рамках организации. Работа с документами - немаловажная составляющая управленческого процесса. На всех предприятиях, независимо от формы и направления деятельности, применяются организационно-распорядительная документация. В ее состав входят документы, фиксирующие порядок работы организации, а также решение административных и организационных вопросов руководством организации.
Изучение состава организационно-распорядительной документации позволило выделить в этом массиве три группы документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные. В каждой из групп были определены виды документов, функции и особенности составления.
Основополагающими для любого предприятия являются организационные документы, поскольку они устанавливают правила и требования для работы всех подразделений. К этой группе относятся: устав, положения, штатное расписание, инструкции. К общим требованиям при их составлении были отнесены: оформление на общем бланке; обязательное утверждение; сложная структура текста; соответствие содержания текста действующему законодательству.
Не менее важна роль распорядительных документов, которые представлены на предприятии двумя большими группами. Первая представлена, документами, изданными на основе единоначалия: приказы, распоряжения, указания. К второй относятся документы, изданные коллегиальным органом. Они представлены постановлениями и решениями.
Самый большой документальный массив составляют информационно-справочные документы. Было отмечено их значительное видовое разнообразие:
деловые письма, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы. Цель составления указанных документов: сообщить сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть выбрать тот или иной способ действий.
Для всех организационно-распорядительных документов действуют единые требования оформления, которые закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016. В четвертом разделе данного нормативного акта подробно расписаны требования к оформлению всех 29 реквизитов, которые составляют формуляр образец организационно-распорядительных документов. Указанный состав реквизитов является типовым и при оформлении различных документов и в различных ситуациях может быть неодинаковым.
Термин «Документационное обеспечение управления» определяет весь комплекс работ с организационно-распорядительными документами. В данной документальной системе выделяются три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Для каждого потока разрабатывается свой маршрут, в котором предусмотрены определенные этапы обработки документов. Можно выделить основные, обязательные процедуры с организационно-распорядительными документами. К таким процедурам относятся: создание документа; регистрация; прием и обработка входящей документации; отправка;
рассмотрение и подписание руководителем; контроль правильности оформления документов; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения; ознакомление сотрудников с директивными актами администрации; учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; систематизация документов и организация их текущего хранения; проведение экспертизы ценности документов; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
Таким образом, в процессе исследования были изучены все необходимые элементы системы организационно-распорядительных документов: состав, требования к составлению и оформлению, этапы обработки. Поставленные задачи были решены, а значит цель исследования достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
