ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА № 1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА»
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА».. 12
1.1. Характеристика учреждения 12
1.2. Видовой состав и оформление документов школы 22
1.3. Организация работы с документами школы 41
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» 55
2.1. Разработка должностной инструкции секретаря учебной части 55
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 66
ПРИЛОЖЕНИЯ 74
Управленческая деятельность осуществляется во всех организациях и на предприятиях, независимо от их организационно-правовой формы. В настоящее время объем документов, издаваемых в учреждениях и поступающих в них, значительно возрос. Эффективность управления организацией во многом зависит от оперативности и обеспечения должного качества обработки всех документов.
Документы организации содержат в себе решения актуальных управленческих вопросов, в них отражаются различные аспекты взаимодействия руководства с трудовым коллективом, вышестоящими и подведомственными учреждениями, финансовые и хозяйственные вопросы. В идеале, работа с документами в учреждениях должна быть построена таким образом, чтобы работники не отвлекались от осуществления основных функций, стоящих перед организацией.
Делопроизводство в любой организации должно строиться на основании действующих нормативных правовых актов и методических документов, что позволит обеспечить высокое качество управленческих решений, грамотно оформить документ, быстро обнаружить его в огромном массиве документов.
Актуальность выбранной темы исследования обуславливается необходимостью повышения эффективности работы с управленческими документами в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». Опираясь на актуальное законодательство в сфере отечественного делопроизводства и архивного дела, необходимо обратить внимание на оформление документов, их регистрацию, хранение и другие участки работы с документами.
Степень изученности проблемы. В последнее время появляется все больше работ, посвященных рассмотрению различных аспектов организации работы с документами в учреждениях и на предприятиях различных форм собственности. Это монографии и учебные пособия, материалы научно¬практических конференций и семинаров, периодические издания.
Обширное количество работ раскрывают общие вопросы организации делопроизводства. Среди них работы М.И. Басакова, О.И. Замыцковой ; В.В. Галахова и коллектива авторов ; С.Ю. Кабашова ; И.Н. Кузнецова .
Организации работы с документами образовательных учреждений посвящены работы Е.Л. Болотовой ; М.В. Кирсановой ; С.И. Феклина .
Большое значение при написании выпускной квалификационной работы имели труды, которые содержат рекомендации по составлению отдельных видов организационно-правовых документов: инструкции по делопроизводству , должностной инструкции .
В работах Е.Н. Кожановой , Е.П. Полоса рассмотрены основные требования к оформлению приказов и иных распорядительных документов организации .
Различные информационно-справочные документы проанализированы в работах уже упоминаемой Е.Н. Кожановой и ряда других авторов.
В деятельности любой организации выделяется большое количество документов. Для их учета и сохранности разрабатывается номенклатура дел. В исследованиях некоторых авторов затрагиваются различные стороны ее разработки и внедрения .
Ряд работ, в том числе, и статей в периодических изданиях, затрагивают отдельные участки работы с документами в организации, такие как: работа с входящими документами и организация документооборота в целом , согласование проектов документов , контроль исполнения поручений и документов , уничтожение документов .
Подготовка документов к их последующему хранению нашла свое отражение в работах Е.А. Кошелевой , В.Ф. Янковой .
Ряд работ содержат рекомендации, которые будут полезны при проведении анализа оформления текстов служебных документов. В этой связи следует назвать труды Н.Н. Шуваловой , В.Ф. Янковой .
Таким образом, комплексный анализ используемых работ позволил тщательно и всесторонне подойти к изучению делопроизводства в общеобразовательном учреждении.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении.
Предмет исследования - организация работы с документами в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова».
Целью исследования выступает анализ делопроизводства в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» и определение основных путей его совершенствования.
Достижение поставленной цели осуществимо при решении следующих задач исследования:
— дать характеристику общеобразовательного учреждения, которая включает в себя: анализ управленческой структуры, основных направлений деятельности, организационно-правового статуса;
— рассмотреть роль секретаря учебной части в организации делопроизводства учреждения;
— проанализировать видовой состав и оформление управленческой документации учреждения, порядок работы с документами;
— охарактеризовать организацию оперативного хранения документов и порядок их передачи на архивное хранение;
— на основе произведенного анализа делопроизводства определить основные направления совершенствования работы с документами школы.
Практическое значение выпускной квалификационной работы заключается в возможности внедрения результатов исследования в делопроизводство изучаемого учреждения.
Источниковая база исследования. При написании выпускной квалификационной работы широко использовались нормативные правовые и нормативно-методические акты общегосударственного значения, локальные акты общеобразовательного учреждения.
В Конституции Российской Федерации провозглашены все основные права гражданина, здесь же прописано право на получение образования .
Деятельность юридического лица регламентируется Гражданским кодексом Российской Федерации ; права и обязанности работников учреждения определяются нормами Трудового кодекса .
Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» содержит в себе основы современной образовательной политики, определяет положение участников образовательного процесса.
Делопроизводство в исследуемом учреждении строится с опорой на положения федеральных законов: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Делопроизводство в учреждении осуществляется на государственном языке Российской Федерации, что определено положениями федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» .
При разработке такого локального акта общеобразовательного учреждения как инструкция по делопроизводству были использованы нормативно-методические акты: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» , «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» . С этой же целью применялась «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» .
Разработка должностной инструкции работника общеобразовательного учреждения, ответственного за работу с документами (секретаря учебной части), осуществлялась на основании положений Единого квалификационного справочника должностей руководителей,
специалистов и служащих (раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования») ; Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» .
При анализе оформления реквизитов управленческих документов, используемых в учреждении, был применен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» . Основные термины и определения, применяемые в отечественном делопроизводстве и архивном деле, были взяты из ГОСТа 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
В выпускной квалификационной работе также были широко использованы локальные нормативные акты учреждения: Устав
Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» , Коллективный договор Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» , Правила внутреннего трудового распорядка Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» , распорядительные и информационно¬справочные документы, журналы регистрации документов.
Методы исследования. При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования:
— анализ нормативной правовой базы и нормативно-методических актов, регламентирующих сферу организации отечественного делопроизводства и архивного дела, а также локальных актов общеобразовательного учреждения;
— наблюдение за работой секретаря учебной части;
— метод опроса;
— статистический и графический методы;
— метод сравнения.
Структура выпускной квалификационной работы включает в себя введение, текст, состоящий из 2-х разделов, заключение, библиографический список и приложения.
Введение включает актуальность выбранной темы, постановку цели и задач, обозначение объекта и предмета исследования, анализ степени изученности темы и источниковой базы исследования.
Первый раздел содержит анализ исследуемого общеобразовательного учреждения, детальное описание видового состава управленческих документов и анализ работы с ними.
Второй раздел включает практические рекомендации, направленные на регламентацию деятельности секретаря учебной части и работы с управленческими документами в учреждении.
Заключение содержит основные выводы по теме исследования.
Приложения включают образцы управленческих документов, используемых в деятельности общеобразовательного учреждения, а также проекты разработанных документов (должностной инструкции секретаря учебной части и инструкции по делопроизводству).
Последняя реорганизация Государственного бюджетного
общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» состоялась 5 сентября 2014 года по приказу Департамента Образования города Москвы. В настоящее время она представляет собой комплекс, включающий в себя три школьных отделения и восемь дошкольных отделений.
ГБОУ Школа №1465 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в финансовом органе города Москвы, печать с полным своим наименованием и с изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки, штампы и др. Школа осуществляет деятельность по программам начального общего, основного общего, среднего общего образования.
Управление школой осуществляется на основах принципов единоначалия и коллегиальности. Единоличный орган управления школой - директор учреждения. В состав коллегиальных органов входят: Общее собрание работников Учреждения, Педагогический совет, Управляющий совет.
Делопроизводственные функции в школе осуществляются секретарем учебной части, который подотчетен директору общеобразовательного учреждения.
Центральное место в деятельности школы занимают организационно - распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. В их состав входит организационно-правовая (устав, правила, положения, инструкции), распорядительная (приказы и распоряжения) и информационно-справочная документация (протоколы, акты, письма, докладные, объяснительные, служебные записки).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы, что позволило сделать некторые выводы по оформлению документов учреждения.
В рамках изучения основных этапов работы с документами были рассмотрены следующие вопросы: регистрация документов, объем входящих, исходящих и внутренних документов учреждения, способы доставки корреспонденции, применяемые в школе.
Корреспонденция доставляется в ГБОУ Школа № 1465 через
следующие каналы: почтовая связь, курьерская доставка, специальная и электрическая связь.
Регистрация документов в учреждении производится в журнальной форме. Секретарь учебной части оформляет и ведет следующие журналы регистрации документов: журнал регистрации входящих документов (корреспонденции); журнал регистрации исходящих документов
(корреспонденции); книга приказов по основной деятельности; книга приказов по контингенту учащихся.
Анализируя объем документопотоков в период с 2015 по 2017 годы, в целом, можно отметить тенденцию, направленную на их рост. Рост входящих документов обусловлен увеличением числа конкурсов, фестивалей, олимпиад, о которых информируется учреждение, также постоянно увеличивается число документов, поступающих от Учредителя (Департамент образования города Москвы). В ответ на входящие, как правило, растет число исходящих документов.
Произведенный анализ работы с документами в общеобразовательном учреждении позволил определить основные пути оптимизации делопроизводства, которые выразились в разработке должностной инструкции секретаря учебной части и инструкции по делопроизводству.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
