ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ
УЧРЕЖДЕНИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ «КОРОЧАНСКАЯ
ЦЕНТРАЛЬНАЯ РАЙОННАЯ БОЛЬНИЦА»
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» за 2013¬
2015 годы 11
1.1. Общая характеристика и структура ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» 11
1.2. Видовой состав управленческой документации 25
1.3. Организация работы с управленческой документацией 46
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» 62
2.1. Переработка должностной инструкции заведующего канцелярией 62
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 71
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 74
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. Выбранная тема исследования является актуальной, так как современная организация управления требует серьезного подхода к профессионализму служащих и специалистов, обеспечивающих делопроизводство в учреждении. В условиях скоротечного прогресса, развития рыночных отношений, конкурентной экономики, своевременное и точное решение эффективных и тактических задач определяет жизнеспособность предприятий и организаций. Деятельность любой организации в первую очередь фиксируется и учитывается в документах. Документация во многих случаях ведется на основании законодательства Российской Федерации, а значит соблюдение которых способствует устойчивости организации, ее авторитету, а так же дальнейшему процветанию.
В нынешнем обществе информация стала полноценным ресурсом производства, значимым элементом социальной, экономической и политической жизни всего общества. Качество информации определяет сверхкачество управления. В условиях текущей, развивающейся современности для повышения продуктивности управления необходимо уделять огромное внимание развитию работы к подготовке, исполнению, надлежащего хранения документов.
Благополучное управление любым из процессов организации недостижимо без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечений управлении (ДОУ). ДОУ зарождается только тогда, когда возникает управленческий процесс, но сам процесс управления может быть только тогда, когда в нем организовано ДОУ, действует порядок работы в управлении документами квалифицированными работниками, владеющими опытом - документоведами.
Медицинская отрасль относится к числу жестко регулируемых, часто проверяемых и медицинские учреждения находятся под постоянным
контролем государственных органов, органов по надзору в связи с эти, требуется создания и сохранения в течении установленных сроков многозначительного числа документов, подтверждающих исполнение всевозможных законно-нормативных требований. С точки зрения управления документами, можно выделить несколько ключевых моментов, которые оказывают наибольшее влияние не только на бумажное делопроизводство, но и должны учитываться при переходе здравоохранения на использование информационно-коммуникационных технологий1.
Многозначительным моментом на сегодня является построение результативного управление документами с помощью специально обученных, грамотных специалистов на местном уровне, способных быстро и максимально пластично реагировать на регулярно меняющиеся условия современного информационного общества и тогда можно говорить об эффективном и успешном управлении в целом.
Степень изученности темы. Совершенствованию документационного обеспечения управления необходимо уделить более пристальное внимание, потому, что недостатки в этой сфере приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и всего учреждения. При усовершенствованной системы документационного обеспечения управления достигается быстрое движение и исполнение служебных документов, их хранение и использование. Если управление делами организованно правильно то и снижается время необходимое для поиска, повышается точность и своевременность информации, устраняет ее чрезмерность.
Очень часто руководители предприятий и работники, ответственные за документоборот управления, игнорируют изучение и ознакомление с основами современного делопроизводства, а тем более - с важными деталями ведения документации в учреждении. А ведь, правильное
составление и оформление документов в соответствии с нормативными требованиями - первоочередной, важнейшая обязанность работников делопроизводства. Документы и документная информация это основа и стержень в управленческих решениях.
При написании выпускной квалификационной работы были
использованы труды, исследования, знание, проблемы в области делопроизводства как общего, так и здравоохранения таких авторских трудов как В. И. Андреевой , Сологуб О.П. , Кирсанова М.В , в которых даются рекомендации, необходимые для правильного составления и оформления документов в соответствии с действующими стандартами. Так же надлежит отметить работу авторов: И.Ю. Байковой , Ю.М. Демина . Для подготовки и оформления организационно-распорядительных документов обсуждается в работе М.В. Кирсановой, «Курс делопроизводства». Документационное обеспечение управления» . В качестве методики по составлению и правильному оформлению большого многообразия управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 служит работа И.Ю. Крыловой «Документирование управленческой деятельности» , а так же работа Е.А. Лопатниковой «Делопроизводство: образцы документов с комментариями» . Санкина Л.В. , знакомит с инструкцией по делопроизводству для небольшой организации.
Учебное пособие Е.П. Смирновой излагает варианты заполнения управленческих документов. Работа М.И. Басакова , освещает организацию и совершенство делопроизводства. В которой даются определения и значение документной информационной деятельности в управленческой организации, технике обработки, учета, хранения документов, использование, требования к организации работы и квалификации персонала ДОУ. Вопросам организации делопроизводства затрагивающих общих вопросов ДОУ, следует отметить таких авторов как И.Н. Кузнецова и И.К. Корнеева . В процессе подготовки дипломной работы были использованы публикации журналов «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство», а так же интернет ресурсы.
Изучение темы исследования показало, что на сегодняшний день недостаточно освещается в литературе комплексное и полное описание проблем организации делопроизводства учреждений здравоохранения.
Объект исследования - организация делопроизводства ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» (далее - «Корочанская ЦРБ») Белгородской области, г.Короча.
Предмет исследования - общее делопроизводство в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» Белгородской области, г. Короча.
Целью исследования является анализ работы с документами в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ», выявление основных направлений ее
совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• изучить историю «Корочанская ЦРБ», которая повлияла на ее дальнейшее развитие;
• рассмотреть задачи, функции и структуру «Корочанская ЦРБ»;
• изучить процесс документирования управленческой деятельности и описать видовой состав документов;
• определить состав и объем документооборота за последние три года;
• изучить организацию работы с управленческой документацией;
• рассмотреть порядок хранения документов ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ»;
• определить основные направления совершенствования
делопроизводства в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ».
Источниковую базу для написания выпускной квалификационной работы составили: Трудовой кодекс Российской Федерации , Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - регламентирующий отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» затрагивает отдельно выделяемый в администрации вид деятельности - организацию работы с обращениями граждан. Федеральный закон «О персональных данных» описывает отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению . ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления , была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. ГСДОУ, хоть и имеет солидный возраст но, до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам. ГСДОУ является комплексом принципов и правил, который устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности в организации работы с документами органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Методической основой являются: методические рекомендации по делопроизводству: ГОСТ 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» , в котором закреплено толкование терминов и определений по делопроизводству; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» , ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , устанавливает требования к оформлению документов, а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
При выполнении выпускной квалификационной работы использовались следующие методы исследования: изучение документов ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ», метод наблюдения, опрос, сравнение, анализ, статистический метод.
Практическая значимость исследования заключается в том, что данное исследование дает представление в области изучения проблем документационного обеспечения учреждения здравоохранения. Полученные в ходе исследования, знания могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ».
Представляется также возможность внедрения в организацию усовершенствованных и разработанных в ходе исследования нормативно - методических документов, регламентирующих вопросы организации делопроизводства, поиска решений проблем и оптимизации процессов работы с документами в учреждении здравоохранения.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении раскрывается актуальность темы исследования, анализ степени изученности темы, объект и предмет выпускной квалификационной работы, обозначены цель и поставлены задачи исследования, рассмотрена источниковая база данной работы, выделены методы научного исследования.
В первой главе приводится описание истории создания «Корочанская ЦРБ», рассматриваются основные направления деятельности, задачи и функции, структура и должностные обязанности сотрудников и специалистов документационного обеспечения учреждения,
проанализирована организация работы с документами в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ».
Во второй главе рассмотрены основные направления совершенствования делопроизводства.
В заключении приведены выводы и основные итоги исследования, определяется эффективность от внедрения усовершенствованных в ходе исследования разработок.
В приложениях представлены разработанные в ходе написания выпускной квалификационной работы должностная инструкция заведующей канцелярией, обеспечивающей документационное обеспечение учреждения здравоохранения и инструкция по делопроизводству с приложениями.
Эффективность работы всего учреждения в целом во многом зависит от развития и совершенствования документационного обеспечения и документооборота, повышения уровня специализированного,
квалификационного кадрового состава, улучшения организации, обеспечение механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов в управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном взаимосвязанном развитии всех этих направлений.
В ходе исследования нами были последовательно решены все поставленные задачи. Для решения первой задачи, в ходе изучения входящих в структуру подразделений и отделений были проанализированы должностные обязанности сотрудников учреждения. Практическую значимость для исследования получили итоги изучения деятельности заведующей канцелярией, поскольку именно на нее возложена ответственность за организацию делопроизводства в учреждении. Основные обязанности заведующей канцелярии ответственной за делопроизводство отражены в должностной инструкции. Однако данная должностная инструкция не была приведена в соответствие с новыми нормативными требованиями, в ней не нашли отражение вопросы, касающиеся квалификационных требований, обязанностей, взаимосвязи. Переработанная и усовершенствованная должностная инструкция заведующей канцелярией, учитывая все вышеперечисленные недочеты, в будущем поможет администрации более четко наладить процессы работы с документами управленческой деятельности, закрепив за работником ответственность за качественным ведением делопроизводства в «Корочанской ЦРБ».
С целью решения второй задачи был проведен анализ документного состава, который показал, что в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» применяется широкий спектр, огромный поток различных видов документов, группирующихся в системы документации. В ходе исследования было выделено четыре таких системы: система организационно-правовой документации; система плановой документации; систему организационно- распорядительной документации; система информационно-справочной документации. Разумеется, в исследовании приведены не все виды систем. В своей работе не касались вопроса организации работы с кадровыми документами, вопросы оформления договорных отношений, а так же работы с обращениями граждан. Данные направления деятельности играют огромную роль в организации, не были отнесены к традиционному делопроизводству, поскольку имеют огромный ряд вопросов, имеющих конкретные, специфические особенности, по организации документирования именно этой деятельности. Выявленный в ходе исследования анализ послужил разработкой инструкции по делопроизводству для канцелярии ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ».
Исходя из анализа документооборота за три года ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» можно выявить стремительный растет объема всех видов документов. Увеличение объема документов можно объяснить тем, что расширяется вид деятельности учреждения, сфера предоставляемых услуг, должностной состав, заключение новых договоров с подрядчиками, а так же внедрение новых законодательных актов относящихся к деятельности учреждений здравоохранений.
В ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» уделяется особое внимание создание документов, проведении анализа, их регистрация, рассылка и отправка и т.д. Четкость и оперативность обработки и движения документа зависит от скорости получения необходимой информации для принятия определенных решений. Ускорение движения документооборота сокращается благодаря сокращению этапов проходимости документов. Такое движение документа сокращается и за счет в некоторых случаях к без документным связям (телефон, личные переговоры). Так же в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» между структурными подразделениями ведется связь и передача документов через материальные носители (флэшки) и объединенную внутреннюю
электронную сеть учреждения (Docs//server) и его подразделений. Для удобства регистрации, движения, учета и контроля документов необходимо обеспечить канцелярию автоматизированной системой «Дело» что в значительной мере сократит скорость движения документопотоков, контроль исполнения и трудозатрат работника делопроизводства.
Порядок хранения документов в ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» строго регламентирован и соответствует всем нормативно - методическим требованиям. В ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» обеспечено помещением архива. Работа архива регулируется положением об архиве областного
государственного бюджетного учреждения здравоохранения «Корочанская ЦРБ» города Короча, Белгородской области и положение о постоянной действующей экспертной комиссии ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» города Короча, Белгородской области. Ответственным за архив назначена заведующая архивом.
Внедрение в действие должностной инструкции заведующей канцелярией, которая отвечает за делопроизводство в целом и Инструкции по делопроизводству ОГБУЗ «Корочанская ЦРБ» позволит закрепить наиболее рациональную технологию делопроизводства, сделать систему работы с документами стабильной, а так же повысит ее эффективность и качество.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
