Введение
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «РОСЭНЕРГОЩИТ».. 12
1.1. Характеристика Общества 12
1.2. Видовой состав и оформление управленческих документов 22
1.3. Организация работы с управленческими документами в Обществе... 46
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «РОСЭНЕРГОЩИТ»
2.1. Разработка должностной инструкции секретаря руководителя ... 60
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 71
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. Тема исследования, связанная с изучением делопроизводственных процессов в организациях любой формы собственности, несомненно, представляется актуальной. В деятельности предприятий, государственных и коммерческих организаций создается большое число управленческой документации. Документы, которые создаются с учетом всех требований, предъявляемых к процессу документирования, способствуют эффективной организации управленческого труда, делают компанию более конкурентоспособной.
Общество с ограниченной ответственностью «Росэнергощит» не является исключением, т.к. работа с документами в компании является неотъемлемой частью ее деятельности. Внутреннюю сторону работы компании отражают организационно-правовые и распорядительные документы, взаимоотношения с компаниями-партнерами и вышестоящими организациями находят свое отражение в деловой переписке и договорной документации. Поэтому документы любой системы должны оформляться с учетом требований российского законодательства в сфере организации делопроизводства и хранения документов.
Кроме процессов оформления документов не менее важным представляется организация прохождения документа по всем необходимым этапам: начиная с момента его создания или получения, заканчивая отправкой его на архивное хранение или уничтожением.
В ООО «Росэнергощит» работа с документами, в целом, налажена неплохо, но есть отдельные участки, которые нуждаются в доработке. Этим и объясняется актуальность выбранной темы исследования.
Степень изученности проблемы. В настоящее время различным аспектам организации работы с документами на предприятия, учреждениях и организациях различных форм собственности посвящено немало изданий.
Большая часть публикаций в периодических изданиях последних лет посвящена оформлению отдельных документов, составляющих системы управленческой документации. Так, особенности составления, оформления, согласования и утверждения различных организационно-правовых документов содержат работы Л.М. Вяловой, М.В. Журавлевой9, Е.Н. Кожановой10, Н.А. Храмцовской.
Немало статей в специализированных работах и периодических изданиях посвящены организационно-распорядительным документам. В работах рассматриваются вопросы, связанные с подготовкой, согласованием приказов, делегированием вопросов по их подписанию, формированием дел с приказами.
Ряд публикаций содержат исследования практиков делопроизводства в сфере работы с информационно-справочными документами. Некоторые публикации В.И. Андреевой посвящены порядку составления актов. Это отражено также в работах М.В. Журавлевой, Е.Н. Кожановой и других авторов. Анализ оформления писем, их видовой состав, правила их отправки содержатся в работах И. Бариновой, И.Н. Кузнецова.
Следует также отметить публикации, которые затрагивают различные аспекты работы с документами в организациях различных форм собственности: их прием и обработку , регистрацию, работу с внутренними документами , оптимизацию документооборота компании.
Стоит отметить работы, в которых нашли свое отражение различные аспекты, связанные с формированием и оформлением дел, подготовкой номенклатуры, проведением экспертизы ценности документов, уничтожением документов.
Объектом исследования является организация работы с документами в негосударственных организациях.
Предметом исследования выступает организация делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в анализе и совершенствовании организации работы с документами в ООО «Росэнергощит».
Для достижения данной цели требуется решение следующих поставленных задач:
- характеристика Общества: рассмотрение истории создания компании, основных направлений ее деятельности, структуры управления, ее организационно-правового статуса;
- анализ документирования управленческих процессов в Обществе;
- изучение основных этапов работы с управленческими документами, анализ документооборота компании;
- определение основных направлений совершенствования работы с документами в ООО «Росэнергощит».
Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в том, что результаты исследования в виде проектов отдельных документов могут быть внедрены в деятельность ООО «Росэнергощит».
Источниковая база исследования. Источниковую базу исследования составляют нормативно-правовые акты общефедерального значения, локальные акты, разрабатываемые в Обществе.
Деятельность любой компании, независимо от ее организационно-правовой формы, строится с учетом норм, закрепленных в Конституции Российской Федерации .
Гражданским кодексом РФ регулируются различные стороны взаимоотношений участников, создавших коммерческую организацию, вопросы правового регулирования деятельности компании, требования к учредительным документам коммерческой организации .
В федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся основные аспекты, связанные с деятельностью
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» призван регулировать отношения, связанные с осуществлением прав на поиск, передачу, использование, защиту информации .
Вопросы, связанные с подготовкой и передачей документов компании на хранение в архив, закреплены федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» . Положения данного закона распространяется, в том числе, на документы коммерческих компаний. Более детально вопросы комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного Фонда РФ отражены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах
..37
местного самоуправления и организациях» .
При разработке инструкции по делопроизводству полезными будут положения «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», содержащих рекомендации по структуре инструкции, ее содержанию и оформлению.
В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» содержатся типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе функционирования организаций различных форм собственности. Перечень устанавливает сроки хранения управленческих документов.
Положения Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» позволяют определить квалификационные требования, предъявляемые к должностному лицу, ответственному за работу с документами в Обществе, содержит перечень знаний и умений, которым должно обладать данное должностное лицо.
В ГОСТе Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» представлена терминологическая база отечественного делопроизводства и архивного дела.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы локальные акты Общества: Устав ООО «Росэнергощит», Правила внутреннего трудового распорядка , штатное расписание, структура Общества, положения, должностные инструкции работников компании и иные управленческие документы.
Методы исследования. В написании выпускной квалификационной работе применялись следующие методы исследования: анализ нормативно-правовых актов Российской Федерации и локальных актов компании; наблюдение за работой секретаря Общества; опрос сотрудников компании; при анализе объемов документов применялись: статистический, сравнительный и графический методы.
Выпускная квалификационная работа имеет следующую структуру: введение, 2 раздела, заключение, библиографический список и приложения.
Раздел «Анализ делопроизводства в ООО «Росэнергощит» включает характеристику компании, анализ оформления основные управленческих документов и специфику работы с ними в компании.
Раздел «Основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Росэнергощит» содержит пути оптимизации работы с документами Общества.
В заключении отражены основные выводы исследования.
Общество с ограниченной ответственностью «Росэнергощит» было создано 16 июля 2012 года. За столь непродолжительный период времени компания заняла лидирующие позиции в сфере производства электрооборудования не только в регионе, но и за его пределами.
В настоящее время компания осуществляет целый комплекс работ: проектные работы, строительство, производство и монтаж электрического оборудования.
Функционирует Общество на основании положений Гражданского кодекса РФ, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иных актов федерального значения. Локальный уровень регламентации деятельности компании «Росэнергощит» осуществляется в соответствии с Уставом.
Общество является юридическим лицом, основной целью создания которого стало извлечение прибыли. Компания имеет в собственности обособленное имущество, приобретает от своего имени имущественные и личные неимущественные права.
Управление Обществом осуществляется Общим собранием участников
Общества и Генеральным директором, который является единоличным исполнительным органом.
На современном этапе своего развития фирма имеет в штате 15 сотрудников. Делопроизводственные функции в компании возложены на секретаря.
Управленческая деятельность ООО «Росэнергощит» документируется, в компании создаются следующие системы документации: организационно- правовая (устав, положения о структурных подразделениях, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, штатное расписание); организационно-распорядительная (приказы, протоколы); информационно-справочная (докладные и объяснительные записки, заявления, письма, акты, справки, факсограммы); договорная; отчетная; бухгалтерская и документация по личному составу.
К организационно-распорядительным документам компании в силу специфики ее деятельности относятся не только приказы, но и протоколы. Приказы издаются единолично генеральным директором, протоколы - коллегиально Общим собранием участников Общества.
Документооборот фирмы образуют потоки входящей, исходящей и внутренней документации. В последнее время наблюдаются тенденции, направленные на увеличение объема входящих документов (заявки на производимую продукцию, расширении сотрудничества с другими компаниями). Расширение сотрудничества привело также к увеличению числа исходящих документов, которые зачастую являются ответом на входящие.
В ООО «Росэнергощит» ведется автоматизированная регистрация документов. Данным способом регистрируются как входящие, так и исходящие документы. Секретарь вручную добавляет или удаляет нужные столбцы.
Анализ работы с документами в ООО «Росэнергощит» позволил определить основные направления совершенствования делопроизводства.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
