ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД
КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА № 47 12
1.1. Характеристика учреждения 12
1.2. Видовой состав и анализ оформления документов учреждения 18
1.3. Организация работы с документами в учреждении 39
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА № 47 50
2.1. Переработка должностной инструкции делопроизводителя 50
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 60
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы. Делопроизводство - это неотъемлемая часть процесса управления, которая существенно воздействует на качество оперативности и администрирования. Документационное обеспечение управления в дошкольном учреждении на современном этапе являет собой создание значительного количества документов по управлению, без которых невозможно решить задачи оперативного управления, финансово-хозяйственной деятельности и работы с кадрами. Основной задачей, которая стоит перед делопроизводством в детском саду, - это сокращение информационных потоков и упрощение процессов сбора, обработки и передачи информации.
Таким образом, можно сделать вывод, что работа управления в дошкольном образовательном учреждении существенным способом влияет на уровень организации делопроизводства. Необходимо заметить, что с ростом дошкольного учреждения и численности сотрудников вопрос эффективности работы делопроизводства становится все более актуальным.
Решение этой проблемы документационного обеспечения управления в деятельности муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад комбинированного вида № 47 на современном этапе позволит существенно рационализировать процесс управления, ускорить работу с документами, скоординировать работу с информационными ресурсами и их функционирование.
Степень изученности проблемы. Значительный объем знаний, накопленный в настоящий момент отечественным документоведением, представлен в методических рекомендациях, сборниках, материалах конференций и учебных пособиях. Необходимо отметить следующие работы: Т.В. Кузнецовой, А.В. Пшенко, В.Ф. Янковой, В. И. Андреевой, Н.А. Храмцовой.
В ходе изучения темы принципиальным стало изучение работ В.Ф. Янковой, раскрывающей в своих работах основные вопросы современного делопроизводства, составления и оформления документов, современной регламентации делопроизводства, организации делопроизводства, его структуры, задачи и функции. Необходимо отметить, что особого внимания заслуживает вопрос документирования управленческой деятельности: понятие, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков, правильное оформление реквизитов документов, а также правила составления организационно-распорядительной документации. В этих работах также освещается вопрос организации работы с документами, которая включает организацию документооборота, технологию регистрации документов, контроль за их исполнением. Рассмотрен вопрос хранения документов и подготовки их к сдаче в архив.
Вместе с тем необходимо отметить, что анализ рассмотрения этих трудов показывает поверхностное рассмотрение проблемы документационного обеспечения управления, а вопрос организации делопроизводства в детских дошкольных учреждениях не нашел отражения в данных работах.
Можно выделить публикацию М.Л. Газировой, в которой предпринята попытка рассмотреть состав организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности дошкольного учреждения.
Также необходимо отметить статью М.А. Катышевой, Л. Р. Фионовой, которая детально рассматривает документированные процедуры оформления ребенка в детский сад.
Раскрываются вопросы делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении в пособии Л.М. Маневцевой. Данное издание освещает исторический экскурс проблемы, дает основные виды документов и требования к их оформлению.
В процессе исследования темы были использованы публикации из журналов «Делопроизводство» и «Секретарь-референт».
Объектом исследования является дошкольное образовательное учреждение.
Предметом исследования - общее делопроизводство в МБДОУ детский сад комбинированного вида № 47.
Целью работы является рассмотрение организации работы общего делопроизводства в муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида № 47 и определение направлений его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо наметить следующие задачи:
— охарактеризовать муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 47;
— проанализировать видовой состав и организацию работы с документами в учреждении;
— наметить основные пути совершенствования делопроизводства.
Источниковая база. При изучении организации и совершенствования делопроизводства нельзя не опираться на современную нормативно- правовую базу, регламентирующую вопросы документационного обеспечения управления.
Вопросы сохранности документов отражены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определил принципы правового регулирования отношений в сфере информационных ресурсов, установил права и обязанности. В ходе исследования работы важнейшей являлась статья 11 Закона, устанавливающая единообразие постановки делопроизводства в государственных органах.
На основании этой статьи были разработаны «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Однако необходимо отметить, что в данных Правилах даны лишь общие принципы ведения делопроизводства. Более полное раскрытие дается в «Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Несмотря на то, что Методические рекомендации были разработаны для федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, они могут быть использованы в качестве нормативно-методического документа при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству в учреждениях и организациях.
Также среди нормативно-методических документов необходимо выделить: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный стандарт дает необходимые термины и определения в области делопроизводства и архивного дела. ГОСТ Р 6.30¬2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов. Также можно отметить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в котором определяются общие требования к документам.
Также необходимо уделить внимание нормативным документам, используемым в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений: федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации», Письмо Минобразования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении.
Положения закона «Об образовании в Российской Федерации» являются основной при разработке устава в дошкольном образовательном учреждении. Также данный закон определяет порядок регистрации, лицензирования, аттестации, аккредитации дошкольного образовательного учреждения и сотрудников, а также ряд других направлений деятельности образовательного учреждения.
Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении разработано с целью определения задач деятельности дошкольного образовательного учреждения, его видов, нормативной базы и ответственности.
Письмо Минобразования РФ «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» разработано с целью разъяснения типового положения, сказанном выше. Данное письмо содержит следующий перечень образцов документов: примерный устав дошкольного образовательного учреждения, примерные договоры между ДОУ и родителями обучающихся, между учредителем и ДОУ.
Необходимо отметить положение о порядке лицензирования образовательных учреждений , в котором раскрываются понятия «лицензирование» и «образовательное учреждение», определяются задачи и порядок прохождения лицензирования, а также устанавливаются формы бланков лицензий и правила работы с ними.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» регламентирует порядок формирования и хранения дел в учреждении . В тексте освещены делопроизводственные вопросы, касающиеся порядка формирования дел в делопроизводстве, организации и порядка проведения экспертизы ценности документов, порядка выделения документов к уничтожению, подготовки дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив. Подробно описывается работа с документами в архиве.
В ходе работы с должностными инструкциями и определении квалификационных характеристик должностей специалистов в области делопроизводства, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации необходимо учитывать положения профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» .
Кроме того, при исследовании работы использовались локальные нормативные документы МБДОУ детский сад комбинированного вида № 47: Устав , Правила внутреннего трудового распорядка , должностные инструкции .
В ходе написания работы использовались следующие методы: изучение документов, наблюдение, опрос, интервьюирование и статистический метод.
Практическая значимость заключается в том, что результаты данной работы могут использоваться для дальнейшего изучения этой темы, а также позволят улучшить документационное обеспечение управления в деятельности МБДОУ детский сад комбинированного вида № 47.
Структура работы включает в себя введение, два раздела, заключение, библиографический список и приложения.
Введение раскрывает актуальность выбранной темы, перечисляется нормативно-правовая база и дается ее характеристика, определяются основные цели и задачи выпускной квалификационной работы, также определяются предмет и объект исследования, перечисляются методы, применяемые в ходе исследования темы, а также определяется практическая значимость проделанной работы.
В первом разделе рассматривается история создания учреждения, основные направления деятельности муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад комбинированного вида № 47, дается характеристика его структуры. В этом же разделе дается видовой состав документов, анализируются бланки, а также раскрывается организация работы с документами.
Во втором разделе дается описание основных направлений совершенствования работы с управленческими документами в МБДОУ детский сад комбинированного вида № 47.
В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, определяется эффективность предлагаемых методов по улучшению делопроизводства в учреждении.
В приложении приведены документы, используемые в деятельности учреждения, а также документы, переработанные и разработанные для улучшения деятельности делопроизводства.
При работе с документами самым главным является обеспечение оптимальных условий на всех жизненных этапах документа: от создания или получения документа, до его уничтожения или передачи на архивное хранение или в другое учреждение. Степень качества и совершенства технологии работы с документом определяется оперативностью движения документа с момента создания или получения и до момента его уничтожения или передачи, а также исполнения документов и эффективностью руководителя учреждения современной документированной информацией.
Анализ организации работы с документами в МБДОУ детский сад комбинированного вида № 47 позволил определить что:
1. Основной целью дошкольного образовательного учреждения является реализация образовательных программ для дошкольного образования различной направленности. Решению данной задачи способствует организация структуры МБДОУ д/с № 47, позволяющая вовлекать в решение основных вопросов деятельности учреждения родителей воспитанников, других заинтересованных сторон (учредителей), а также коллективно принимать решения и намечать дальнейшее развитие учреждения.
2. Деятельность учреждения предусматривает создание многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления учреждением. Организационные и распорядительные документы создаются с целью реализации управленческих функций. Информационно-справочные документы создаются с целью реализации внешних связей, а также отражают деятельность внутри учреждения. Необходимо отметить, что отсутствие локальных нормативных документов негативно влияет на качество подготовки документов и на организацию работы с документами в целом.
3. За организацию делопроизводства в МБДОУ д/с № 47 отвечает делопроизводитель, который в процессе своей деятельности взаимодействует не только с заведующим, но и с педагогическим коллективом, а также с обслуживающим персоналом по вопросам подготовки документов и проверки исполнения документов. Для эффективной реализации своих трудовых обязанностей делопроизводителя необоримо пользоваться должностной инструкцией. В этих целях была переработана должностная инструкция делопроизводителя, которая соответствует современным нормативно-правовым документам.
4. Организация работы с документами в МБДОУ д/с № 47 предполагает необходимость ряда нормативно-правовых документов, которые бы определяли вопросы делопроизводства с учетом современных требований к организации делопроизводства. В соответствии с этим была разработана инструкция по делопроизводству, которая включает в себя правила создания и ведения документов и соответствует современным нормативно-правовым актам в области делопроизводства и архивного дела.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
