Помощь студентам в учебе
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ НА ПРИМЕРЕ ООО «КУРСКАТОМЭНЕРГОМОНТАЖ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ... 8
1.1. Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления 8
1.2. Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом 12
1.3. Методика оценки состояния и совершенствования системы
документационного обеспечения управления персоналом 16
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ООО
«КУРСКАТОМЭНЕРГОМОНТАЖ» 28
2.1. Общая характеристика предприятия 28
2.2. Анализ системы управления персоналом в ООО «Курскатомэнергомонтаж» 33
2.3 Оценка актуального состояния проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» 40
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ ООО КУРСКАТОМЭНЕРГОМОНТАЖ» 51
3.1. Рекомендации по совершенствованию системы документационного
обеспечения управления персоналом 51
3.2. Оценка социально-экономической эффективности мероприятий по
совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 78
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ... 8
1.1. Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления 8
1.2. Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом 12
1.3. Методика оценки состояния и совершенствования системы
документационного обеспечения управления персоналом 16
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ООО
«КУРСКАТОМЭНЕРГОМОНТАЖ» 28
2.1. Общая характеристика предприятия 28
2.2. Анализ системы управления персоналом в ООО «Курскатомэнергомонтаж» 33
2.3 Оценка актуального состояния проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» 40
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ ООО КУРСКАТОМЭНЕРГОМОНТАЖ» 51
3.1. Рекомендации по совершенствованию системы документационного
обеспечения управления персоналом 51
3.2. Оценка социально-экономической эффективности мероприятий по
совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 78
Актуальность выбранной темы обоснована растущей потребностью фиксации основных процессов и процедур деятельности компании в локальных нормативных актах, кроме того, возможности локального нормотворчества значительно расширились за счет изменений, совершившихся в федеральном законодательстве. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность и в большой степени основан на производстве и потреблении различной информации. В современное время для повышения эффективности управления крайне важно уделять большое внимание усовершенствованию документационного обеспечения, потому что организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, культуру труда и организацию управленческих работников. От того, корректностью и точностью ведения документация, определяется успех управленческой деятельности в целом.
Промышленный бизнес давно вышел из тени, и предприятия показывают в учете полученную прибыль. Учредители (участники) предприятий желают принимать участие в распределении прибыли. Вопросы созыва общего собрания, уменьшении или увеличении капитала, передачи доли, распределения прибыли, выхода из общества должны быть определены в нормативных документах предприятия для того, чтобы не возникало разногласий между участниками предприятия или в случае возникновения иных вопросов, он протекал в рамках принятых документов и закона.
Кроме того следует учитывать так же, что сотрудники больше разбираются в своих правах и становятся более грамотными, соответственно, требуют их выполнения от работодателя. Соответственно, создание локальных нормативных актов о труде будет способствовать избеганию спорных моментов, если в данном акте вопросы труда и иных связанных с ним отношений будут четко определены.
Кроме того, налоговое и бухгалтерское законодательство четко предписывает в определенных случаях наличие нормативных документов предприятия, таких как, например: ценовая политика, учетная политика, положение по премированию и оплате труда и т.п.
Степень научной разработанности темы: следует заметить, что тема управления документацией в советской литературе как самостоятельной до 90¬х годов почти не затрагивалась. Только в отдельных работах А.Н. Соковой видны попытки ввести вопрос управления документацией как самостоятельный предмет исследования, тем более при наличии зарубежного опыта, кроме того как очень перспективное направление развития российского документоведения и организации делопроизводства предприятий. Следует учесть, что в зарубежных странах, давно идущих путем «первоначального накопления» средств связи и вычислительной техники, в обществе, которое в современное время определяется как «информационное» или «постиндустриальное», развитию вопросов управления документацией выделено гораздо больше внимания.
Исследование работ зарубежных специалистов ясно дает понять, что большинство ученых склонны к определению управления документацией важной составляющей менеджмента предприятия (К. Леннон, А. Морделл, Д. Маклеод, А. Рикс, Дж. Саммервил , Д Стефенс, К. Хар, Ф. Хортон и др.).
Важно отметить, что многие исследователи и специалисты постоянно выделяют значимость управления информацией в организациях и
взаимодействия управления документацией, оценивая документацию как важную составную часть информационных ресурсов предприятия. Учитывая такую оценку, закономерно требование более широкого использования новых информационных технологий при работе с документацией и участии структур управления документацией в общей организации деятельности предприятия. Важным моментом работ западных исследователей является их направленность
на сокращение организационного и технологического отрыва между
ведомственным хранением документов и делопроизводством.
Российским документоведением к настоящему моменту собран большой объем знаний, описанный в научных работах МГИАИ и ВНИИДАД, учебных и методических пособиях, материалах конференций и сборниках статей. Научные работы имеют, как правило, характер учебных пособий и учебников (труды Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского состава кафедры документационного обеспечения и документоведения управления Государственного университета управления).
Проблемы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом предприятий были описаны в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Л.А. Досковой, Ю.М. Демина, Л. Ивановской, М.С. Козлова, А. Я. Кибанова, Н.А. Кривошеевой, И. Н. Кузнецова, Т.В. Кузнецовой, М.Ларина, Г. Мамед-заде, Т.М. Новиковой, О. Нельзиной, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, А.Н. Соковой, Л.В. Санкиной, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.
Большое значение имеют работы К.Г. Митяева, который первый применил термин «документоведение» и принес большой практический и теоретический вклад в развитие документоведения как важной научной дисциплины. К.Г. Митяев сумел систематизировать историю делопроизводства в СССР и дореволюционной России, определив главные периоды его развития, спецификацию различных видов делопроизводства, определил взаимосвязь развития делопроизводства и архивного дела, а также конкретную связь делопроизводства с различными системами функционирования
государственного аппарата.
Объект исследования - ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Предмет исследования - документационное обеспечение управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Актуальность темы дипломной работы определила ее цель, задачи и структуру исследования.
Целью дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в администрации ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы системы документационного обеспечения управления персоналом и определить ее место в системе управления персоналом.
2. Изучить систему управления персоналом в ООО
«Курскатомэнергомонтаж».
3. Проанализировать и дать оценку состояния системы
документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Курскатомэнергомонтаж».
4. Разработать комплекс мероприятий по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом ООО
«Курскатомэнергомонтаж».
Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что разработанный комплекс мероприятий сможет существенно повлиять на улучшение работы системы документационного обеспечения ООО
«Курскатомэнергомонтаж» и в целом вывести на более качественный уровень систему управления предприятием.
Информационную базу дипломной работы составили: опубликованные и размещенные в электронных правовых базах материалы по совершенствованию системы делопроизводства, научная литература, опубликованная в средствах массовой информации, локальные акты, статьи из журналов, результаты собственных расчетов проведенных во время преддипломной практики в ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Методы исследования. В процессе написания дипломной работы проводилось использование совокупности различных методов, таких как:
1) метод организации исследования - метод срезов;
2) эмпирические методы - архивный метод (анализ документов),
анкетирование;
3) методов обработки данных - качественный и количественный анализ с применением методов математической статистики;
4) метод интерпретации результатов исследования - структурный.
Теоретической основой исследования дипломной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.
Управление документацией предприятия является одной из функций менеджмента и практически осуществляется на предприятии в процессе принятия различных решений по пути к выбранной цели. Именно поэтому управление документацией взаимосвязано с вопросами менеджмента и проектирования и широкого внедрения систем управления в организационные структуры предприятий. Варианты различных подходов к регулированию документированной информацией рассмотрены и описаны в работах М. Баккенла, A.A. Бриленка, Е.С. Белоус, Д.В. Володина, М.В. Ларинына, В.А. Качалова, Л.В. Санкиной и другими исследователями.
Дипломная работа изложена на 94 страницах текста, состоит из оглавления, введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.
Промышленный бизнес давно вышел из тени, и предприятия показывают в учете полученную прибыль. Учредители (участники) предприятий желают принимать участие в распределении прибыли. Вопросы созыва общего собрания, уменьшении или увеличении капитала, передачи доли, распределения прибыли, выхода из общества должны быть определены в нормативных документах предприятия для того, чтобы не возникало разногласий между участниками предприятия или в случае возникновения иных вопросов, он протекал в рамках принятых документов и закона.
Кроме того следует учитывать так же, что сотрудники больше разбираются в своих правах и становятся более грамотными, соответственно, требуют их выполнения от работодателя. Соответственно, создание локальных нормативных актов о труде будет способствовать избеганию спорных моментов, если в данном акте вопросы труда и иных связанных с ним отношений будут четко определены.
Кроме того, налоговое и бухгалтерское законодательство четко предписывает в определенных случаях наличие нормативных документов предприятия, таких как, например: ценовая политика, учетная политика, положение по премированию и оплате труда и т.п.
Степень научной разработанности темы: следует заметить, что тема управления документацией в советской литературе как самостоятельной до 90¬х годов почти не затрагивалась. Только в отдельных работах А.Н. Соковой видны попытки ввести вопрос управления документацией как самостоятельный предмет исследования, тем более при наличии зарубежного опыта, кроме того как очень перспективное направление развития российского документоведения и организации делопроизводства предприятий. Следует учесть, что в зарубежных странах, давно идущих путем «первоначального накопления» средств связи и вычислительной техники, в обществе, которое в современное время определяется как «информационное» или «постиндустриальное», развитию вопросов управления документацией выделено гораздо больше внимания.
Исследование работ зарубежных специалистов ясно дает понять, что большинство ученых склонны к определению управления документацией важной составляющей менеджмента предприятия (К. Леннон, А. Морделл, Д. Маклеод, А. Рикс, Дж. Саммервил , Д Стефенс, К. Хар, Ф. Хортон и др.).
Важно отметить, что многие исследователи и специалисты постоянно выделяют значимость управления информацией в организациях и
взаимодействия управления документацией, оценивая документацию как важную составную часть информационных ресурсов предприятия. Учитывая такую оценку, закономерно требование более широкого использования новых информационных технологий при работе с документацией и участии структур управления документацией в общей организации деятельности предприятия. Важным моментом работ западных исследователей является их направленность
на сокращение организационного и технологического отрыва между
ведомственным хранением документов и делопроизводством.
Российским документоведением к настоящему моменту собран большой объем знаний, описанный в научных работах МГИАИ и ВНИИДАД, учебных и методических пособиях, материалах конференций и сборниках статей. Научные работы имеют, как правило, характер учебных пособий и учебников (труды Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского состава кафедры документационного обеспечения и документоведения управления Государственного университета управления).
Проблемы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом предприятий были описаны в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Л.А. Досковой, Ю.М. Демина, Л. Ивановской, М.С. Козлова, А. Я. Кибанова, Н.А. Кривошеевой, И. Н. Кузнецова, Т.В. Кузнецовой, М.Ларина, Г. Мамед-заде, Т.М. Новиковой, О. Нельзиной, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, А.Н. Соковой, Л.В. Санкиной, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.
Большое значение имеют работы К.Г. Митяева, который первый применил термин «документоведение» и принес большой практический и теоретический вклад в развитие документоведения как важной научной дисциплины. К.Г. Митяев сумел систематизировать историю делопроизводства в СССР и дореволюционной России, определив главные периоды его развития, спецификацию различных видов делопроизводства, определил взаимосвязь развития делопроизводства и архивного дела, а также конкретную связь делопроизводства с различными системами функционирования
государственного аппарата.
Объект исследования - ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Предмет исследования - документационное обеспечение управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Актуальность темы дипломной работы определила ее цель, задачи и структуру исследования.
Целью дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в администрации ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы системы документационного обеспечения управления персоналом и определить ее место в системе управления персоналом.
2. Изучить систему управления персоналом в ООО
«Курскатомэнергомонтаж».
3. Проанализировать и дать оценку состояния системы
документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Курскатомэнергомонтаж».
4. Разработать комплекс мероприятий по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом ООО
«Курскатомэнергомонтаж».
Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что разработанный комплекс мероприятий сможет существенно повлиять на улучшение работы системы документационного обеспечения ООО
«Курскатомэнергомонтаж» и в целом вывести на более качественный уровень систему управления предприятием.
Информационную базу дипломной работы составили: опубликованные и размещенные в электронных правовых базах материалы по совершенствованию системы делопроизводства, научная литература, опубликованная в средствах массовой информации, локальные акты, статьи из журналов, результаты собственных расчетов проведенных во время преддипломной практики в ООО «Курскатомэнергомонтаж».
Методы исследования. В процессе написания дипломной работы проводилось использование совокупности различных методов, таких как:
1) метод организации исследования - метод срезов;
2) эмпирические методы - архивный метод (анализ документов),
анкетирование;
3) методов обработки данных - качественный и количественный анализ с применением методов математической статистики;
4) метод интерпретации результатов исследования - структурный.
Теоретической основой исследования дипломной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.
Управление документацией предприятия является одной из функций менеджмента и практически осуществляется на предприятии в процессе принятия различных решений по пути к выбранной цели. Именно поэтому управление документацией взаимосвязано с вопросами менеджмента и проектирования и широкого внедрения систем управления в организационные структуры предприятий. Варианты различных подходов к регулированию документированной информацией рассмотрены и описаны в работах М. Баккенла, A.A. Бриленка, Е.С. Белоус, Д.В. Володина, М.В. Ларинына, В.А. Качалова, Л.В. Санкиной и другими исследователями.
Дипломная работа изложена на 94 страницах текста, состоит из оглавления, введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.
В наше время тема совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом при помощи современных информационных технологий актуальна, кроме того она часто обсуждается в средствах массовой информации, на различных конференциях и семинарах. Все это возбуждает дополнительный интерес коммерческих предприятий и государственных учреждений к специальным программам для совершенствования работы с документационным обеспечением системы управления персоналом предприятий. Результатом стало - рост количества предприятий,
применяющих и активно эксплуатирующих данные программы. Для любого предприятия стремящегося к улучшению уровня конкурентоспособности крайне важно методично улучшать документационное обеспечение управления, что, естественно непосредственно влияет на эффективность принятия управленческих решений и направленность сотрудников на повышение уровня работоспособности и эффективности работы.
В первом разделе дипломной работы было выявлено, что система документационного обеспечения включает в себя комплекс мероприятий, предназначенных для разработки локальных нормативных актов на предприятии, первичных формуляров по учету кадров, документов по охране труда и управлению персоналом, расчетов с персоналом и рабочего времени, предприятия учета кадров, учетно-регистрационной документации с целью определения трудовых правоотношений, и обеспечению условий по охране труда, выступая основополагающим компонентом не только системы управления персоналом, но и всего предприятия.
В современном социально-экономической положении в условиях поиска эффективных путей информатизации общества и интеграцию Российской Федерации в мировое информационное пространство важнейшее значение имеет решение разносторонней задачи документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которй вопросы документирования, предприятия документов и документооборота получают упорядоченный или нормативный порядок. К сожалению, на современном этапе, документационное обеспечение деятельности российских предприятий проводится, в основном, стихийно и не всегда опираясь на принятую нормативную базу и ценный опыт совершенствования ДОУ сформированный в России за последние 180 лет.
Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, рассмотренный во втором разделе дипломной работы, был проведен по документам конкурентоспособного предприятия ООО «Курскатомэнергомонтаж», главным направлением деятельности которого является производство:
- специализированных технологических трубопроводов;
- резервуаров из углеродистых и нержавеющих сталей, в рулонном блочном исполнении и полистовой сборки;
- различного нестандартного оборудования и металлоконструкций;
- контейнерного и емкостного оборудования для транспортировки и сбора радиоактивных отходов.
В ходе оценки состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» стало ясно, что объем документооборота средний, но прослеживается тенденция роста документооборота на предприятии. В потоке документооборота кадровых документов основная доля составляет: из исходящих - на справки о заработной плате и работе. Рассмотрение системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» обнаружило ряд важных недочетов, которые требуют кардинального решения.
Важным недочетом в системе документационного обеспечения управления персоналом стало отсутствие каких-либо нормативно-методических пособий, определяющих методику работы с документами, а именно:
1) нет регламента по делопроизводству, должностных инструкций некоторых сотрудников;
2) не применяются общегосударственные требования по ведению делопроизводства и оформлению документов: ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов", ГОСТы, и "Перечень документов со сроками хранения";
3) не определен приказом ответственный за учет и получение корреспонденции, соответственно как приходящие по почте документы, так и факсы принимают иногда сами сотрудники, что нередко приводит к утрате корреспонденции или ее неточному получению сотрудниками. Также не организована регистрация исходящей и входящей корреспонденции, а также исходящих и входящих факсов;
4) нет системы электронного хранения информации, что сильно замедляет работу и может повлиять на рост получаемой прибыли;
5) большинство документов хранятся децентрализовано, что существенно затрудняет контроль выполнения, учет, справочно-поисковую работу по документам, а также обеспечение сохранности.
Утвержденные бланки для составления организационно-
распорядительной документации не всегда применяются. Кроме того, в организации не применяется бланк формата А5, что очень нерационально по отношению к оформлению документов. На предприятии почти полностью не работает система архивного хранения документов.
Таким образом, в ходе анализа и исследования процесса деятельности предприятия и технологии документационного обеспечения управления в ООО «Курскатомэнергомонтаж» были определены недостатки, ставшие причиной для выработки предложений связанных с совершенствованием документационного обеспечения управления предприятия.
Для совершенствования системы ДОУ крайне важно разработать систему организационных и нормативных документов, определяющих правовое положение, функции, статус, организацию работы и ответственность менеджера и секретариата по персоналу, которая должна состоять из регламента о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу касательно ведения делопроизводства. С целью улучшения системы обработки большого объема информации и доступа к ней следует внедрить систему электронного документооборота.
В результате в рамках дипломной работы были предложены план и программа призванные совершенствовать систему документационного обеспечения ООО «Курскатомэнергомонтаж» на основе двух направлений:
1) Использования современных информационных технологий -
применения схемы электронного документооборота;
2) Через регламентацию документационного обеспечения - утверждение должностных инструкций менеджера по персоналу и секретаря по ведению делопроизводства, регламента о функциональной службе ДОУ, положения по делопроизводству.
Экономическая эффективность вышеупомянутой системы мероприятий, по проведенным расчетам, составит около 379 000 рублей в год.
Итак, информационная система, предполагающая автоматизацию не только обычных задач делопроизводства, но и применение кардинально новых путей управления документооборотом в целом на предприятии, проведение справочно-аналитической работы, а также применение структур электронного документооборота, даст возможность улучшить работу секретаря и менеджера по управлению персоналом до качественно нового уровня и сможет существенно повысить уровень эффективности и оперативности делопроизводства ООО «Курскатомэнергомонтаж».
применяющих и активно эксплуатирующих данные программы. Для любого предприятия стремящегося к улучшению уровня конкурентоспособности крайне важно методично улучшать документационное обеспечение управления, что, естественно непосредственно влияет на эффективность принятия управленческих решений и направленность сотрудников на повышение уровня работоспособности и эффективности работы.
В первом разделе дипломной работы было выявлено, что система документационного обеспечения включает в себя комплекс мероприятий, предназначенных для разработки локальных нормативных актов на предприятии, первичных формуляров по учету кадров, документов по охране труда и управлению персоналом, расчетов с персоналом и рабочего времени, предприятия учета кадров, учетно-регистрационной документации с целью определения трудовых правоотношений, и обеспечению условий по охране труда, выступая основополагающим компонентом не только системы управления персоналом, но и всего предприятия.
В современном социально-экономической положении в условиях поиска эффективных путей информатизации общества и интеграцию Российской Федерации в мировое информационное пространство важнейшее значение имеет решение разносторонней задачи документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которй вопросы документирования, предприятия документов и документооборота получают упорядоченный или нормативный порядок. К сожалению, на современном этапе, документационное обеспечение деятельности российских предприятий проводится, в основном, стихийно и не всегда опираясь на принятую нормативную базу и ценный опыт совершенствования ДОУ сформированный в России за последние 180 лет.
Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, рассмотренный во втором разделе дипломной работы, был проведен по документам конкурентоспособного предприятия ООО «Курскатомэнергомонтаж», главным направлением деятельности которого является производство:
- специализированных технологических трубопроводов;
- резервуаров из углеродистых и нержавеющих сталей, в рулонном блочном исполнении и полистовой сборки;
- различного нестандартного оборудования и металлоконструкций;
- контейнерного и емкостного оборудования для транспортировки и сбора радиоактивных отходов.
В ходе оценки состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» стало ясно, что объем документооборота средний, но прослеживается тенденция роста документооборота на предприятии. В потоке документооборота кадровых документов основная доля составляет: из исходящих - на справки о заработной плате и работе. Рассмотрение системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Курскатомэнергомонтаж» обнаружило ряд важных недочетов, которые требуют кардинального решения.
Важным недочетом в системе документационного обеспечения управления персоналом стало отсутствие каких-либо нормативно-методических пособий, определяющих методику работы с документами, а именно:
1) нет регламента по делопроизводству, должностных инструкций некоторых сотрудников;
2) не применяются общегосударственные требования по ведению делопроизводства и оформлению документов: ГСДОУ "Основные правила работы ведомственных архивов", ГОСТы, и "Перечень документов со сроками хранения";
3) не определен приказом ответственный за учет и получение корреспонденции, соответственно как приходящие по почте документы, так и факсы принимают иногда сами сотрудники, что нередко приводит к утрате корреспонденции или ее неточному получению сотрудниками. Также не организована регистрация исходящей и входящей корреспонденции, а также исходящих и входящих факсов;
4) нет системы электронного хранения информации, что сильно замедляет работу и может повлиять на рост получаемой прибыли;
5) большинство документов хранятся децентрализовано, что существенно затрудняет контроль выполнения, учет, справочно-поисковую работу по документам, а также обеспечение сохранности.
Утвержденные бланки для составления организационно-
распорядительной документации не всегда применяются. Кроме того, в организации не применяется бланк формата А5, что очень нерационально по отношению к оформлению документов. На предприятии почти полностью не работает система архивного хранения документов.
Таким образом, в ходе анализа и исследования процесса деятельности предприятия и технологии документационного обеспечения управления в ООО «Курскатомэнергомонтаж» были определены недостатки, ставшие причиной для выработки предложений связанных с совершенствованием документационного обеспечения управления предприятия.
Для совершенствования системы ДОУ крайне важно разработать систему организационных и нормативных документов, определяющих правовое положение, функции, статус, организацию работы и ответственность менеджера и секретариата по персоналу, которая должна состоять из регламента о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу касательно ведения делопроизводства. С целью улучшения системы обработки большого объема информации и доступа к ней следует внедрить систему электронного документооборота.
В результате в рамках дипломной работы были предложены план и программа призванные совершенствовать систему документационного обеспечения ООО «Курскатомэнергомонтаж» на основе двух направлений:
1) Использования современных информационных технологий -
применения схемы электронного документооборота;
2) Через регламентацию документационного обеспечения - утверждение должностных инструкций менеджера по персоналу и секретаря по ведению делопроизводства, регламента о функциональной службе ДОУ, положения по делопроизводству.
Экономическая эффективность вышеупомянутой системы мероприятий, по проведенным расчетам, составит около 379 000 рублей в год.
Итак, информационная система, предполагающая автоматизацию не только обычных задач делопроизводства, но и применение кардинально новых путей управления документооборотом в целом на предприятии, проведение справочно-аналитической работы, а также применение структур электронного документооборота, даст возможность улучшить работу секретаря и менеджера по управлению персоналом до качественно нового уровня и сможет существенно повысить уровень эффективности и оперативности делопроизводства ООО «Курскатомэнергомонтаж».