Объект исследования - администрация Первомайского района Алтайского края.
Много приложений.
Введение 3
1Теоретические аспекты организация делопроизводства в муниципальных органах власти 6
1.1 Организация делопроизводственных служб в муниципальных органах власти 6
1.2 Специфика организации документооборота в исполнительных органах местного самоуправления 12
2 Анализ организации делопроизводства в Администрации Первомайского района и предложения по совершенствованию 15
2.1 Организационная структура администрации и специфика организации работы с документами 15
2.2 Анализ постановки документационного обеспечения и предложения по его совершенствованию 25
Заключение 30
Список использованных источников 33
Приложение 1 36
Приложение 2 37
Приложение 3 38
Приложение 4 39
Приложение 5 40
Приложение 6 41
Приложение 7 42
Приложение 8 43
Приложение 9 44
Местное самоуправления – это один из важнейших демократических принципов организации и осуществления власти. Это право граждан различных административно-территориальных единиц управлять в рамках закона самостоятельно, а также в собственных интересах значительной частью общественных дел. Эффективность деятельности всей системы органов местного самоуправления в значительной степени зависит от правильно организованного процесса сбора, накопления, хранения, обработки и передачи информации для превращения ее в управленческие решения. Качественное выполнение управленческих решений во многом зависит от того, как организована система документационного обеспечения. Построение данной системы в соответствие с современными требованиями, предполагает создание на предприятии единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, включающего весь цикл технологических операций.
При ненадлежащей организации делопроизводства происходит увеличение штата работников, неправильное распределение обязанностей между сотрудниками и т.д. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а затраты на документооборот увеличиваются.
Таким образом, актуальность исследуемой темы состоит в том, что в настоящее время эффективность управленческих механизмов в муниципальных органах власти во многом зависят от того, насколько рационально и качественно организован процесс обмена служебными документами, в том числе в электронной форме.
Важность заявленной темы определяется не только ее значимостью, но и степенью научной изученности. В литературе отсутствуют специальные исследования по обозначенной проблеме, но имеется ряд статей таких авторов как А.В. Кузьмина, А.М. Могзоева, Р.Ю Нестерова.
Источниковую базу исследования составили общегосударственные нормативные документы, законодательные акты, стандарты, а также методические материалы, регламентирующие процесс организации документооборота на предприятии. Эффективность организации документооборота изучалось по организационно-правовым актам и распорядительным документам Администрации муниципального образования: Положениям, Инструкциям по делопроизводству, Должностным инструкциям сотрудников; Правилам внутреннего распорядка.
Цель работы: изучение организации делопроизводства в администрации Первомайского района Алтайского края.
Цель конкретизируется в задачах:
1. Изучить теоретические основы организации делопроизводственной
службы в исполнительных органах муниципальной власти;
2. Определить специфику организации документооборота в
исполнительных органах муниципальной власти;
3. Проанализировать структуру администрации Первомайского района и
специфику организации работы с документами;
4. Выявить имеющиеся проблемы и предложить пути
совершенствованию.
Объектом исследования является организация делопроизводства в исполнительных органах муниципальной власти
Предмет – организация делопроизводства в администрации Первомайского района: проблемы и пути совершенствования.
При написании работы были использованы такие методы исследования как структурно-функциональный подход, анализ, синтез, метод моделирования, которые позволили определить степень эффективности организации делопроизводства в администрации Первомайского района.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. Во введении обоснована актуальность заявленной темы, сформулирована цель исследования, задачи, объект предмет.
Первая глава посвящена теоретическим вопросам организации документационного обеспечения исполнительных органов муниципальной власти. В ней рассматриваются основные положения по организации службы делопроизводства, организации документооборота и нормативно-правовая база делопроизводства.
Во второй главе сделан анализ состояния делопроизводства в администрации Первомайского района. Были изучены: организационная структура администрации, организационная структура службы делопроизводства, специфика организации документооборота, степень автоматизации делопроизводственных процессов и нормативно-правовое обеспечение.
В заключении сделаны соответствующие выводы. В приложении представлены материалы, иллюстрирующие основные положения работы.
Список литературы состоит из 20 источников.
Документы, их многочисленные формы и виды являются важнейшим носителем информации. Это не только одно из основных средств делового общения, но и юридическое обоснование прав и обязанностей взаи-модействующих сторон, как органов государственной и муниципальной власти и подведомственных им организаций, так и граждан, при взаимодействии с указанными органами и организациями.
Эффективная работа современного исполнительного органа муниципальной власти в немалой степени зависит от рациональной организации работы с документами, поскольку любое управленческое решение базируется на информации. Результатом отражения этого решения является документ. «Управление документацией» является современным понятием, которое наиболее точно отражает работу с документами. Этот процесс охватывает жизненный цикл документов с момента их составления или получения, выполнения ими соответствующих задач до передачи на государственное хранение или уничтожение
Организацию процессов работы с управленческими документами обеспечивает делопроизводство. Регулированием данной сферы на предприятии занимается специальное структурное подразделение – служба делопроизводства. В результате изучения литературы было выявлено, что название этой службы зависит от объема документооборота и сферы деятельности организации. Что касается исполнительных органов муниципальной власти, то здесь создается общий отдел или управление делами.
При выборе формы организации учитывается объем документооборота, структура предприятия и его территориальное расположение . С учетом данных факторов выделяют три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная.
В деятельности органов муниципальной власти создается множество документов, которые образуют документооборот. Был определен состав документов этого органа власти: законодательные, нормативно-дерективные, организационные, распорядительные, информационно-справочные. Весь документный массив делится на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Каждый из них должен оперативно проходить все этапы обработки. Наиболее эффективным является система электронного документооборота.
Специфика организации делопроизводства была изучена на примере администрации Первомайского района Алтайского края. В результате был сделан вывод о том, что это исполнительно-распорядительный орган, основным видом деятельности которого является решение вопросов местного значения. В администрации функционирует отдельное структурное подразделение по регулированию документационного обеспечения, к которому относятся: управляющий делами, общий отдел и отдел по делам архивов.
В документообороте администрации были выделены следующие виды документаций: организационно-правовые документы, определяющие статус учреждения и порядок его работы; распорядительной документацией, которая включает в себя постановления, распоряжения и поручения главы администрации; информационно-справочная документация. Перечисленные документы составляют три документопотока: входящую, исходящую и внутреннюю. Каждый из них проходит определенные этапы обработки, которые закреплены в Инструкции по делопроизводству администрации Первомайского района.
В результате анализа документационного обеспечения управления администрации были отмечены положительные моменты: достаточно высокий уровень организации делопроизводство, наличие всех необходимых нормативно-методических материалов; использование системы электронного документооборота; функционирование службы делопроизводства.
Однако, действующя система делопроизводства нуждается в совершенствовании. Были выделены проблемы в документационном обеспечении администрации:
- несоответствие инструкции по делопроизводству введенному в действие в 2018 году ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
- отсутствие в приложении к данной инструкции необходимых методических документов;
- неполная автоматизация регистрации поступающей корреспонденции.
Изучив имеющиеся недостатки, были разработаны предложения по их устранению:
- изучение и переработка действующей инструкции по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТом;
- разработка следующих документов: Табель форм документов, Альбом форм документов, График документооборота;
- подключение почтового клиента MS Outlook.
На основании изложенного, можно заключить, что все поставленные задачи были выполнены и цель работы достигнута.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
