Заключение
Таким образом, изучив материал, полученные во время прохождения преддипломной практики в ГУ – Центре по выплате пенсий ПФР по Рязанской области, можно сделать следующие выводы:
На Центр возложены функции по организации выплаты пенсий и иных социальных выплат по всей области, что влечет выполнение значительного объема работ.
В целях повышения качества оказания услуг по доставке пенсий и других социальных выплат, сокращения сроков обработки выплатных документов, а также обеспечения автоматизированного формирования и обработки отчетов и учета использования денежных средств ПФР с сентября 2012 года в Рязанской области введена система электронного документооборота по выплате и доставке через организации почтовой связи (СЭД).
Наличием Центра обеспечивается надежность, прозрачность и усиление контроля за пенсионным процессом, в связи с чем, исключается коррупционная деятельность в процессе назначения и выплаты пенсий.
Функции службы ДОУ в ГУ – Центре по выплате пенсий Пенсионного фонда РФ по Рязанской области выполняет отдел (группа) учета пенсионной документации, который действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно начальнику Центра и его заместителю.
В состав документов систем документации, используемых и образовывающихся в деятельности Центра входят: как типовые документы(организационные, распорядительные, информационно-справочные) так и специфичные документы пенсионного назначения.
В Центре принятая форма работа с документами носит смешанный характер, т.е. часть основных операций по работе с документами выполняется централизованно в Отделе учета пенсионной документации, а часть в других структурных подразделениях Центра. Форма регистрации документов в Центре компьютерная (электронная), но также, по меньшей мере, используют журнальную форму. Для регистрации документации в Центре используется программа « Регистрация документов организации ARAXGROUP 3.5» В ней осуществляется регистрация входящей, исходящей и внутренней документации на бумажных носителях и в электронном виде.
Электронный документооборот между Центром и районными Управлениями (Отделами) ПФР осуществляется по каналам Lotus-Notes.
В целях правильного формирования дел Центра, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел заводимых в делопроизводстве Центра с указанием сроков их хранения.
Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота ПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что в общем отношении существующий процесс документирования в Центре налажен в достаточной мере, однако имеются отдельные замечания и недостатки в организации работы Архива Центра.
Для совершенствования работы Архива Центра нами было предложено внедрить эффективную стратегию автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. Обеспечить архив компьютером и принтером, ксероксом, сканером. В качестве рекомендуемого программного продукта для архива можно предложить систему автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций - «Архивное дело»(версия 4.0.) Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. С помощью этой системы будут усовершенствованы функции:
Поиск по всем реквизитам дел и документов.
Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
Выдача дел и документов во временное пользование.
Групповая выдача и возврат дел.
Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользов


Купить