Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления Областного государственного казенного учреждения «Центр занятости населения Тайшетского муниципального района Иркутской области
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Общая характеристика деятельности ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 9
1.1. Анализ сведений об ОГКУ «Центр занятости населения
Тайшетского муниципального района Иркутской области» 9
1.2. Анализ документационного обеспечения управления ОГКУ «ЦЗН
Тайшетского МР ИО» 16
2. Анализ и совершенствование документационного обеспечения
управления ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 28
2.1. Организация архивного хранения в учреждении 28
2.2. Мероприятия по совершенствованию деятельности
документационного обеспечения управления в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 55
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Проект положения об архивном хранении в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Приказ об утверждении положения об архивном хранении в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 62
ПРИЛОЖЕНИЕ В Приказ о внесении изменений в штатное расписание ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 63
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Актуализированная организационная структура ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Проект должностной инструкции архивиста ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Фрагмент номенклатуры дел ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» 68
Актуальность темы исследования. Успех любой организации зависит от множества факторов, одними из них являются решение финансовых вопросов и стиль руководства. Так же наравне с этими факторами немаловажное значение имеет организация работы с документами, так как документ - это носитель информации, на основе которой принимается любое управленческое решение. В процессе деятельности любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов.
Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами, называется документационным обеспечением управления (далее - ДОУ) . ДОУ охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Под документированием понимается запись информации на носителе по установленным правилам . Документирование и работа с документами регламентируются законодательными, нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами, соблюдение требований которых придает документам юридическую силу.
Эффективная организация работы с документами особенно важна для государственных учреждений, которые отвечают за экономическое и социальное благополучие общества. С этой точки зрения, тема выпускной квалификационной работы является актуальной, так как посвящена организации ДОУ в Центрах занятости населения. Основная цель центров - содействие гражданам в поиске подходящей работы. Достижение этой цели невозможно без четкого, основанного на правовых нормах порядка работы с документами.
Степень изученности темы: с переходом страны к новым формам экономической жизни и появлением нового для нашего общества социально - экономического явления - безработицы. Со всей остротой встала проблема ее влияния на психическое состояние человека и необходимость поиска адекватных мер коррекции ее негативных последствий. В стране с принятием закона «О занятости населения» начали создаваться службы занятости. Перед многими клиентами органов службы занятости населения помимо проблем выбора или перемены профессии встают социально -психологические проблемы. Потеря работы и неопределенность социально -экономического положения воспринимаются ими как потеря жизненной перспективы. Причем, далеко не каждый безработный может сам справиться с психологическими проблемами, вызванными потерей работы и трудностями с её поиском. Поэтому в ряде случаев просто необходима помощь специалистов. Неотъемлемой частью работы центров занятости является документооборот.
На региональном уровне работу центров занятости можно рассмотреть на примере статьи Пушкаревой Ю. А., в которой рассматривается деятельность центров занятости на примере Белгородской области.
Так же стоит обратить внимание на работу Птицына В. И., которая опубликована в журнале «Уровень жизни населения регионов России».
В Книге Ларина рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.
Следует отметить работу Храмцовкой Н.А. В которой отмечены основные современные проблемы делопроизводства и документооборота.
Теория документоведения так же раскрывается в работе Мингалева В. С. опубликованная в журнале «Делопроизводство», в этой статье приведены определение документа. Расписаны этапы документооборота.
Стоит отметить статьи Поповой, опубликованные в журнале «Делопроизводство», где выделены основные вопросы по работе архивов организации, так же они описывают специфику документов, которые должны храниться в архиве и роль номенклатуры дел в организации.
Вопросы документирования и документационного обеспечения в организациях различных организационно-правовых форм отражаются в работе Быковой Т. А.
Ранее вопросы работа ОГКУ «ЦЗН Тайшетского района» не изучалась, таким образом мы проведем исследование в процессе выполнения выпускной квалификационной работы и изучим особенности работы с документами в центре занятости.
Цель исследования - анализ и совершенствование документационного обеспечения управления в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО».
Задачи исследования:
- изучить и проанализировать структуру, деятельность ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»;
- рассмотреть законодательные, нормативно-правовые, нормативно-методические и локальные нормативные акты,
регламентирующие деятельность ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»;
- провести анализ документирования и документационного обеспечения управления ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»;
- разработать предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО».
Объект исследования выпускной квалификационной работы - ОГКУ «Центр занятости населения Тайшетского муниципального района Иркутской области» (далее ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»).
Предмет исследования -анализ и совершенствование документационного обеспечения управления ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО».
Хронологические рамки исследования - 2001-2018 гг. Верхняя граница обусловлена созданием учреждения. Нижняя граница обусловлена действием Центра занятости населения Тайшетского муниципального района Иркутской области на сегодняшний день.
Территориальные рамки исследования - Российская Федерация, Иркутская область, Тайшетский район, г. Тайшет.
Методы исследования - при проведении исследования были использованы следующие общенаучные методы как, сбор и анализ документации ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» и частно-научные методы такие как фотография рабочего дня, о программа движения документов, диаграмма хода создания документов, наблюдение, систематизация материала и его анализ.
Источниковая база исследования. Для написания работы проанализированы следующие опубликованные источники.
Наивысшую юридическую силу на территории Российской Федерации (РФ) имеет Конституция РФ . В этом документе перечислены все виды законодательных актов, создаваемых на разных уровнях власти. Конституция РФ накладывает на организации обязанность сохранять документы (управленческие, финансово-хозяйственные, кадровые и другие) и передавать их на государственное хранение. Ст. 37 Конституции гарантирует право на труд.
Вопросы документирования нашли отражение в Трудовом кодексе РФ. Трудовом кодексе РФ в нем обсуждается документирование трудовых отношений - трудовой договор, трудовая книжка, коллективный договор.
Учитывая специфику организации, важное значение имеет ФЗ Закон Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» , который определяет правовые, экономические и организационные основы государственной политики содействия занятости населения, в том числе гарантии государства по реализации конституционных прав граждан Российской Федерации на труд и социальную защиту от безработицы.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , который регулирует отношения в сфере организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, дает определения основных терминов в области архивного дела. Этот закон также важен для Центров занятости, так как часть документов, образующихся в организации имеют постоянные сроки хранения.
В работе часто используются ссылки на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» для уточнения правильности оформления документов организации. Часто цитируются определения из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Для организации архива необходимо использовать такие документы как «Правила организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и «Основные правила работы архивов организаций» .
Неопубликованными источниками является документация ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» - Устав, различные Положения, должностные инструкции, стандарты и др.
Научная новизна работы. В ходе выполнения выпускной квалификационной работы проведен анализ деятельности организации и документационного обеспечения управления ОГКУ ЦЗН Тайшетского МР ИО». Разработан комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»: дано обоснование для ввода новой штатной единицы в штат сотрудников ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»; создан проект положения об организации архивного хранения документов ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»; разработан приказ об утверждении положения об организации архивного хранения документов ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»; разработан приказ о внесении изменений в штатное расписание ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»; внесены изменения
Практическая значимость работы: внедрение результатов исследования, выводов и предложений приведут к совершенствованию системы работы с документами в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО».
Апробация работы: Результаты исследования докладывались на Всероссийской научно-практической конференции «Проблемы сертификации, управления качеством и документационного обеспечения управления» (г. Красноярск, СибГУ им М.Ф. Решетнева, 22 марта 2018 г.).
Анализ документационного обеспечения управления ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» позволил сделать следующие выводы.
ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» является подведомственным учреждением Министерства труда и занятости Иркутской области. Документирование и документационное обеспечение управления Центров занятости основывается на нормативных правовых актах, включающих в себя: Конституцию РФ, Кодексы РФ, Федеральные законы РФ в области трудовых отношений, регламентирующие документирование и документационное обеспечение на федеральном уровне; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (Министерство Культуры РФ, Министерство образования РФ и др.); государственные стандарты на документы; нормативные документы по организации архивного хранения документов; локальные нормативные акты Центра занятости.
Основным локальным организационно-правовым документом, регулирующим деятельность ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО», является Устав ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО». Согласно Уставу, общее руководство организацией осуществляется Министерством труда и занятости Иркутской области.
Для установления организационно-правового положения работника в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» действуют должностные инструкции, которые разработаны во всех структурных подразделениях и для всех категорий работников.
Оформление документов в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» проводится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области от 5 июля 2012 г. № 179-уг. (с изменениями на 25.02.2016)
В ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО» существуют все виды документации: организационно-правовая, распорядительная, справочно- аналитическая, информационно-справочная, плановая и отчетная.
Все виды документов составляются на бланках Центра занятости и содержат все необходимые реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
В практической части выпускной квалификационной работы был разработан комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов в ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»:
- выбрана организационная форма архива;
- разработан локальный нормативный акт об архивном хранении документов (положение об архивном хранении документов);
- разработан приказ об утверждении положения об архивном хранении документов;
- разработан приказ о внесении изменений в штатное расписание и внесены изменения в штатное расписание;
- внесены изменения в организационную структуру;
- разработана должностная инструкция сотрудника, отвечающего за архивное хранение документов (архивиста);
- внесены изменения в номенклатуру дел ОГКУ «ЦЗН Тайшетского МР ИО»;
- спроектировано и приспособлено помещение для организации архивного хранения.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
