РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ОТРАСЛЕВОГО СТАНДАРТА «ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПАО «ТРАНСНЕФТЬ» И АО «ТРАНСНЕФТЬ-ЦЕНТРАЛЬНАЯ СИБИРЬ»
|
Аннотация
Введение 8
1 Характеристика АО «Транснефть - Центральная Сибирь» 11
2 Система менеджмента качества ПАО «Транснефть» 15
2.1 Система экологического менеджмента ПАО «Транснефть» 17
2.1.1 Управление документацией системы экологического менеджмента 21
3. Отраслевой информационный фонд 25
4. Система электронного документооборота в ПАО «Транснефть» 27
4.1 Перечень категорий пользователей СЭД 31
4.2 Прием поступающих документов 32
4.3 Формирование, согласование и исполнение документа в СЭД 32
5. Корпоративная почтовая система 34
6. Процесс разработки отраслевого стандарта «Порядок разработки, введения в
действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь» 36
7. Рекомендации по процессу разработки, введения в действие и организации
контроля за исполнением отраслевого стандарта. 48
Заключение 52
Список использованной литературы 54
Приложение А Сертификат соответствия ISO 18001:2007 57
Приложение Б Сертификат соответствия ISO 18001:2007 58
Приложение В Сертификат соответствия ISO 14001:2004 59
Приложение Г Сертификат соответствия ISO 9001:2015 60
Приложение Д Форма журнала ознакомления персонала с нормативной и организационно-распорядительной документацией 62
Приложение Е Форма перечня документации, регламентирующей деятельность подразделения 63
Приложение Ж Форма листа замечаний проведения контроля за исполнением нормативной документации
Введение 8
1 Характеристика АО «Транснефть - Центральная Сибирь» 11
2 Система менеджмента качества ПАО «Транснефть» 15
2.1 Система экологического менеджмента ПАО «Транснефть» 17
2.1.1 Управление документацией системы экологического менеджмента 21
3. Отраслевой информационный фонд 25
4. Система электронного документооборота в ПАО «Транснефть» 27
4.1 Перечень категорий пользователей СЭД 31
4.2 Прием поступающих документов 32
4.3 Формирование, согласование и исполнение документа в СЭД 32
5. Корпоративная почтовая система 34
6. Процесс разработки отраслевого стандарта «Порядок разработки, введения в
действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь» 36
7. Рекомендации по процессу разработки, введения в действие и организации
контроля за исполнением отраслевого стандарта. 48
Заключение 52
Список использованной литературы 54
Приложение А Сертификат соответствия ISO 18001:2007 57
Приложение Б Сертификат соответствия ISO 18001:2007 58
Приложение В Сертификат соответствия ISO 14001:2004 59
Приложение Г Сертификат соответствия ISO 9001:2015 60
Приложение Д Форма журнала ознакомления персонала с нормативной и организационно-распорядительной документацией 62
Приложение Е Форма перечня документации, регламентирующей деятельность подразделения 63
Приложение Ж Форма листа замечаний проведения контроля за исполнением нормативной документации
ПАО «Транснефть», как крупнейшая в мире трубопроводная компания характеризуется наличием большого числа процессов, которые обеспечивают функционирование предприятия. В связи с этим возникает необходимость в создании определенного свода правил, который позволяет:
• уменьшить затраты времени на решение стандартных задач;
• предотвратить ошибки;
• понимать сотруднику свою роль в процессе;
• гарантировать успешный результат выполнения процесса;
• быстро адаптироваться новым сотрудникам.
В ПАО «Транснефть» эти цели достигаются путем создания и использования нормативных и руководящих документов, отраслевых стандартов, регламентов, инструкций, положений, правил, норм, технических условий и рекомендаций, именно поэтому порядку разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов уделяется большое внимание со стороны высшего руководства предприятия.
Большое количество документации требует автоматизации документооборота и создания корпоративного логически структурированного хранилища. Для автоматизации в ПАО «Транснефть» была внедрена система электронного документооборота, которая позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование. Хранилищем в ПАО «Транснефть» выступает отраслевой информационный фонд, который управляет доступом и распространением больших объемов документов в корпоративной компьютерной сети, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Ежегодно отраслевой информационный фонд Компании пополняется новыми документами, которые позволяют эффективно управлять процессами производства и достигать высоких показателей по качеству предоставления услуг по транспорту нефти и нефтепродуктов.
Актуальность разработки и внедрения отраслевого стандарта заключается в том, что наличие большого числа разрабатываемых нормативных документов в АО «Транснефть - Центральная Сибирь» требует стандартизации взаимодействий структурных подразделений при введении в действие и контроле за исполнением нормативных документов, а так же стандартизации самого процесса разработки нормативной документации.
Объект исследования: процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации в АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
Цель данной работы: разработать и внедрить отраслевой стандарт «Порядок разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1) изучить организационную структуру ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
2) изучить систему контроля за исполнением нормативных документов;
3) разработать отраслевой стандарт АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
4) разработать рекомендации по процессу внедрения отраслевого стандарта с целью улучшения качества деятельности организации.
Работа состоит из введения, 7-ми глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
Результатом проведенных исследований являются разработанный отраслевой стандарт «Порядок разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь» и сделанные рекомендации по улучшению процесса внедрения отраслевого стандарта с целью улучшения качества деятельности организации.
Практическое значение состоит в применении разработанного стандарта на предприятии для внесения ясности и последовательности в процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации АО «Транснефть - Центральная Сибирь», установления продуктивных взаимоотношений между структурными подразделениями, экономии материальных и трудовых ресурсов, сокращении временных потерь.
• уменьшить затраты времени на решение стандартных задач;
• предотвратить ошибки;
• понимать сотруднику свою роль в процессе;
• гарантировать успешный результат выполнения процесса;
• быстро адаптироваться новым сотрудникам.
В ПАО «Транснефть» эти цели достигаются путем создания и использования нормативных и руководящих документов, отраслевых стандартов, регламентов, инструкций, положений, правил, норм, технических условий и рекомендаций, именно поэтому порядку разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов уделяется большое внимание со стороны высшего руководства предприятия.
Большое количество документации требует автоматизации документооборота и создания корпоративного логически структурированного хранилища. Для автоматизации в ПАО «Транснефть» была внедрена система электронного документооборота, которая позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование. Хранилищем в ПАО «Транснефть» выступает отраслевой информационный фонд, который управляет доступом и распространением больших объемов документов в корпоративной компьютерной сети, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Ежегодно отраслевой информационный фонд Компании пополняется новыми документами, которые позволяют эффективно управлять процессами производства и достигать высоких показателей по качеству предоставления услуг по транспорту нефти и нефтепродуктов.
Актуальность разработки и внедрения отраслевого стандарта заключается в том, что наличие большого числа разрабатываемых нормативных документов в АО «Транснефть - Центральная Сибирь» требует стандартизации взаимодействий структурных подразделений при введении в действие и контроле за исполнением нормативных документов, а так же стандартизации самого процесса разработки нормативной документации.
Объект исследования: процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации в АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
Цель данной работы: разработать и внедрить отраслевой стандарт «Порядок разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1) изучить организационную структуру ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
2) изучить систему контроля за исполнением нормативных документов;
3) разработать отраслевой стандарт АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
4) разработать рекомендации по процессу внедрения отраслевого стандарта с целью улучшения качества деятельности организации.
Работа состоит из введения, 7-ми глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
Результатом проведенных исследований являются разработанный отраслевой стандарт «Порядок разработки, введения в действие и организации контроля за исполнением нормативных документов ПАО «Транснефть» и АО «Транснефть - Центральная Сибирь» и сделанные рекомендации по улучшению процесса внедрения отраслевого стандарта с целью улучшения качества деятельности организации.
Практическое значение состоит в применении разработанного стандарта на предприятии для внесения ясности и последовательности в процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации АО «Транснефть - Центральная Сибирь», установления продуктивных взаимоотношений между структурными подразделениями, экономии материальных и трудовых ресурсов, сокращении временных потерь.
В ходе проделанной работы был исследован процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативных документов АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
По данным, полученным во время исследования, мною был разработан отраслевой стандарт, который в 2017 году был утвержден руководством, введён в действие и на данный момент используется сотрудниками.
В 2018 году во время прохождения преддипломной практики мной была проведена плановая проверка перечней нормативной документации и журналов учета ознакомления сотрудников с нормативной документацией на соответствие требованиям разработанного стандарта. Выявлено 8 типовых замечаний, которые были обсуждены на техническом совете АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
В соответствии рекомендациями, сделанными в процессе проверки:
• руководителям отделов было поручено провести проверку знания сотрудниками стандартов, содержащих требования по оформлению журналов и ведению перечней;
• в качестве примера по корпоративной почте разослан правильно заполненный перечень;
• для журналов разрабатывается приложение, в котором будут содержаться требования к заполнению столбцов, сроки, пример правильного заполнения;
• формируется изменение к действующему стандарту, в котором будут внесены уточнения в пункты, регламентирующие требования заполнения перечней нормативной документации и журналы учета ознакомления сотрудников с нормативной документацией.
На основании проделанной работы можно сделать вывод о том, что разработанный отраслевой стандарт:
• вносит ясность и последовательность в процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
• является инструментом продуктивных взаимоотношений между структурными подразделениями;
• экономит материальные и трудовые ресурсы;
• сокращает временные потери за счет применения уже разработанных типовых ситуаций.
Важным является и то, что стандарт постоянно совершенствуется с учетом, выявленных недочетов, связанных с взаимопониманием пользователей и разработчиков стандарта, и изменения внешних условий и требований.
В качестве объекта исследования выступало АО «Транснефть - Центральная Сибирь», которое является дочерним акционерным обществом ПАО «Транснефть».
АО «Транснефть - Центральная Сибирь» - надежное звено системы магистральных нефтепроводов России, обеспечивающее бесперебойную транспортировку нефти и нефтепродуктов. Осознавая свою ответственность перед потребителями и партнерами, в целях обеспечения качества оказываемых услуг определяет своими приоритетами:
• соблюдение требований нормативных правовых актов Российской Федерации, международных договоров и межправительственных соглашений, предъявляемых к деятельности ПАО «Транснефть» и организаций системы «Транснефть»;
• удовлетворение требований потребителей и других заинтересованных сторон путём развития и постоянного повышения результативности работы организаций системы «Траснефть».
По данным, полученным во время исследования, мною был разработан отраслевой стандарт, который в 2017 году был утвержден руководством, введён в действие и на данный момент используется сотрудниками.
В 2018 году во время прохождения преддипломной практики мной была проведена плановая проверка перечней нормативной документации и журналов учета ознакомления сотрудников с нормативной документацией на соответствие требованиям разработанного стандарта. Выявлено 8 типовых замечаний, которые были обсуждены на техническом совете АО «Транснефть - Центральная Сибирь».
В соответствии рекомендациями, сделанными в процессе проверки:
• руководителям отделов было поручено провести проверку знания сотрудниками стандартов, содержащих требования по оформлению журналов и ведению перечней;
• в качестве примера по корпоративной почте разослан правильно заполненный перечень;
• для журналов разрабатывается приложение, в котором будут содержаться требования к заполнению столбцов, сроки, пример правильного заполнения;
• формируется изменение к действующему стандарту, в котором будут внесены уточнения в пункты, регламентирующие требования заполнения перечней нормативной документации и журналы учета ознакомления сотрудников с нормативной документацией.
На основании проделанной работы можно сделать вывод о том, что разработанный отраслевой стандарт:
• вносит ясность и последовательность в процесс разработки, введения в действие и контроля за исполнением нормативной документации АО «Транснефть - Центральная Сибирь»;
• является инструментом продуктивных взаимоотношений между структурными подразделениями;
• экономит материальные и трудовые ресурсы;
• сокращает временные потери за счет применения уже разработанных типовых ситуаций.
Важным является и то, что стандарт постоянно совершенствуется с учетом, выявленных недочетов, связанных с взаимопониманием пользователей и разработчиков стандарта, и изменения внешних условий и требований.
В качестве объекта исследования выступало АО «Транснефть - Центральная Сибирь», которое является дочерним акционерным обществом ПАО «Транснефть».
АО «Транснефть - Центральная Сибирь» - надежное звено системы магистральных нефтепроводов России, обеспечивающее бесперебойную транспортировку нефти и нефтепродуктов. Осознавая свою ответственность перед потребителями и партнерами, в целях обеспечения качества оказываемых услуг определяет своими приоритетами:
• соблюдение требований нормативных правовых актов Российской Федерации, международных договоров и межправительственных соглашений, предъявляемых к деятельности ПАО «Транснефть» и организаций системы «Транснефть»;
• удовлетворение требований потребителей и других заинтересованных сторон путём развития и постоянного повышения результативности работы организаций системы «Траснефть».
