ВВЕДЕНИЕ 3
1. Общие сведения о предприятии ООО «Моменталь» 16
1.1. Общая характеристика деятельности ООО «Моменталь» 16
1.2. Характеристика службы документационного обеспечения управления в
системе предприятия ООО «Моменталь»_и его документооборота 25
2. Организация службы документационного обеспечения управления ООО
«Моменталь» 31
2.1. Фактическое описание и анализ документационного обеспечения
управления ООО «Моменталь» 31
2.2. Рекомендации по совершенствованию службы ДОУ 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 71
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 76
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Действующая организационная структура ООО «Моменталь» 83
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. SWOT-анализ ООО «Моменталь» 84
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Системы документации ООО «Моменталь» 86
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Проект должностной инструкции документоведа предприятия ООО «Моменталь» (фрагмент) 87
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Фрагмент актуализированной инструкции по делопроизводству_ООО «Моменталь» 90
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. (окончание) Система документооборота ООО «Моменталь» г. Железногорск 94
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Проект номенклатуры дел ООО «Моменталь» (фрагмент) 95
Актуальность темы исследования. В современных условиях поиска оптимальных способов информатизации общества, в социально-экономической обстановке и вхождение России в мировое информационное пространство важное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждаются проблемы оптимизации ДОУ в деятельности коммерческой организации.
В наше время особое значение приобретает важность в совершенствовании управления, повышении уровня организации и эффективности управленческого труда. Данные аспекты в большей степени зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство на предприятии.
Деятельность предприятия является управленческой и направлена на достижение определенного результата. Документационное обеспечение управления охватывает как практическую деятельность управляющих документами, так и всех остальных лиц, создающих или использующих документы в ходе их деятельности. Важность работы с документацией, обеспечивающей управленческие процессы - основная составляющая деятельности предприятия. От состояния ДОУ во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализаций.
Документационное обеспечение управления - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. ДОУ включает всю совокупность работ с документацией: составление документов, их регистрация, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза ценности документов, хранение и передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Актуальность темы выпускной квалифицированной работы обусловлена тем, что документационное обеспечение управления на исследуемом предприятии находится не в идеальном состоянии, от чего возникают проблемы в неправильном оформлении, хранении документов. Это может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положения, и на его деловой репутации.
Степень изученности темы. При написании выпускной
квалифицированной работы нами были использованы следующие публикации.
Нормативно-правовая база в области делопроизводства отражена в статье исследователя М. А. Зверщикова1 «Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения управления». Автором подробно описаны нормативно-правовые акты в области делопроизводства. Зверщиков дает анализ и оценку всей нормативно-правовой базы ДОУ организации. Статья Г. А. Подкорытовой2 «Нормативно-правовая база
делопроизводства. Последние и ожидаемые изменения», посвящена описанию регулированию сферы делопроизводства в рамках Российской Федерации, автор раскрывает состав нормативной базы и приводит тенденции развития законодательной базы. Так же автором приведены отдельные примеры последних разработка нормативных актов в области делопроизводства.
Следует отметить опубликованную работу в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» Д. С. Комаровой3 «Нормативно-правовые документы в ДОУ», посвященную нормативно-правовым документам, которые обязательно должны использоваться в процессе документационного обеспечения управления. Автором выделены нормативные документы, регламентирующие конкретно деятельность предприятия.
В работе М. Ю. Тихомирова4 «Общество с ограниченной ответственностью: правовое положение, порядок учреждения и государственной регистрации» описаны виды организационно-
распорядительных документов коммерческих организаций, при этом особо важное значение уделено Уставу организации.
В статье С. А. Гундарева5 описывает документооборот и его главную характеристику - объем документов. Автор уделяет особое внимание объективным и субъективным причинам увеличения объема документооборота на предприятии и предлагает способы совершенствования ДОУ.
В работах М. В. Ларина6 - в его диссертации «Управление документацией в организации (проблемы истории и методологии)» и монографии «Управление документацией в организации» - рассматриваются вопросы теории и практики управления документацией в организациях и использованием методологии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояние делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.
В научной статье М. В. Стенюко7 «Организация делопроизводства на малом предприятии» представлен порядок действий, необходимых для начала делопроизводства на малом предприятии. Также автор описывает примерную инструкцию по ДОУ и необходимые документы для регламентированной деятельности делопроизводства в организации в целом....
Эффективная деятельность аппарата управления любой организации или фирмы зависит от правильной организации работы с документами. Практически все технологические функции управления, связанные с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, требуют правильного построения канцелярии, а делопроизводственных потоков в учреждении оказывают прямое определяющее воздействие на результаты деятельности, на ее эффективность. Основной функцией отдела документационного обеспечения является осуществление организации и обеспечения функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в организации, осуществление контроля за соблюдением стандартов и установленного порядка ведения делопроизводства, координации деятельности по ведению делопроизводства в структурных подразделениях, осуществление приема, учета, распределение и доставки входящей служебной корреспондентки, отправки исходящей служебной корреспонденции, справочной работы по входящим и исходящим документам.
Документационное обеспечение управления является очень важной и неотъемлемой частью рабочего процесса любой организации, начиная от маломасштабных до крупных предприятий. Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по улучшению службы ДОУ на предприятии ООО «Моменталь».
Объект выпускной квалифицированной работы - Общество с ограниченной ответственностью «Моменталь». ООО «Моменталь» является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании Устава и законодательству Российской Федерации. Основным видом деятельности предприятия является производство готовых продуктов. Организационная структура предприятия - линейно-функциональная, элементы находятся в вертикальной зависимости и каждый уровень управления подчиняется вышестоящему.
В коммерческой организации посторонние службы ДОУ имеет свои особенности. Здесь специалисты службы ДОУ относятся к административно- управленческому персоналу. На предприятии нередко складывается централизованная форма работы с документами, т.е. все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении специалистов службы ДОУ.
В связи с этим ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Документационное обеспечение управления на предприятии ООО «Моменталь» осуществляет служба ДОУ, которая осуществляет следующие задачи: обеспечение организации делопроизводства на предприятии, упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизация документопотоков; организация правильного учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции; осуществление контроля над своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализа исполнительской дисциплины. Работа с документами в ООО «Моменталь» организуется централизованно, все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении специалистов службы ДОУ.
В первом разделе выпускной квалифицированной работы приведены результаты анализа деятельности предприятия, изучено нормативно-правовое регулирование деятельности ООО «Моменталь», организация и место службы ДОУ ООО «Моменталь» в общей системе и системе документационного обеспечения управления.
Во втором разделе показано фактическое описание документационного обеспечения управления ООО «Моменталь» и разработаны мероприятия по совершенствованию службы ДОУ.
Для оценки качества работы системы документационного обеспечения управления на предприятии ООО «Моменталь» нами проведен:
• анализ делопроизводственной и информационной среды предприятия, рассмотрены документы, действующие в рамках ООО «Моменталь»;
• разработаны оперограммы входящих, исходящих и внутренних документов. Разработан документопоток входящей и внутренней документации для анализа взаимодействия структурных подразделений и руководства организации.
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организацией труда и обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами, информационно-поисковыми системами, позволяет осуществлять контроль исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами; позволяет сократить документооборот, количества форм документов.....
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
