Тема: АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА

В современных условиях для повышения эффективности управления любой организацией необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Важнейшая функция документа - информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека). Документ обладает организационной функцией (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности). Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что на сегодняшний день всё большее значение в организациях приобретает вопрос о повышении оперативности обработки кадровой документации. Кадровая служба вынуждена перерабатывать и правильно формировать огромные информационные массивы, обеспечивать их правильное и точное хранение.
Документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением Трудового кодекса Российской Федерации, которые подразумевают штрафные санкции для работодателя . Зачастую работодатель не предает серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
Объект исследования - система кадрового документационного обеспечения управления администрации города Магнитогорска.
Предмет исследования - процесс документирования служебных командировок работников администрации города Магнитогорска.
Целью написания выпускной квалификационной работы является анализ существующей системы организации работы с документами по оформлению служебных командировок, образующихся в деятельности администрации города Магнитогорска, а также разработка проекта Регламента о направлении работников в служебные командировки...
Купить

Крупные преобразования в политической и экономической жизни страны кардинально изменили отношение к документу, во-первых, как к доказательству совершения какого-либо факта, во-вторых, как к источнику информации, на основе которого можно принять наиболее верное решение, получить прибыль, выиграть в конкурентной борьбе. И еще один фактор сегодня изменяет отношение к документу - повсеместное внедрение в сферу управления автоматизированных систем как качественно нового инструмента создания, передачи, систематизации и хранения документной информации.
В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах, функционал которых направлен на организацию труда, управление трудовыми отношениями и регламентацию этих процессов.
Организация работы с кадровой документацией - отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность по сопровождению трудовых отношений является обязанностью работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не предают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
Оформление служебных командировок - это составляющая кадрового делопроизводства, которая регламентируется законодательными
и нормативными актами, в частности, процессу направления работника в командировку уделено особое внимание в главе 24 (ст.166-169) Трудового кодекса РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность». Статья 166 ТК РФ устанавливает, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Еще раз отметим, что документирование служебных командировок, неотъемлемая часть сегодняшнего дня для предприятий и организаций всех форм собственности, независимо от масштабов и штатной численности, именно поэтому автоматизация процессов документирования является актуальным вопросом.
Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможности быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых работников:
- существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;
- повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;
- обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;
- осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;
- появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;
- снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы.
В проведенном исследовании вопроса автоматизации документирования служебных командировок изучено и проанализировано законодательное и нормативное регулирование кадрового делопроизводства (документация трудовых отношений - важная функция, ведь подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью, именно по этой причине отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника); уделено особое внимание процессу документирования служебных командировок (проанализированы положения ст.ст.166-169 ТК РФ - гарантии работникам при направлении в командировку (при направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой); определен состав документов, необходимый для направления работников в командировку (служебное задание, приказ (распоряжение), командировочное удостоверение, журнал учета выдачи командировочных удостоверений, смета расходов, авансовый отчет); в первой части работы уделено особое внимание изменениям нормативной правовой базы в области документирования служебных командировок (основанием для командирования сотрудника теперь является исключительно письменное распоряжение работодателя. До 08.08.2015 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки допускал различные способы оформления распоряжения работодателя, не упоминая о его обязательной письменной форме, так же отменена обязательность оформления командировочных удостоверений, изменения претерпел порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке и др.)...
Купить