Аутсорсинговые технологии в архивном деле

Аутсорсинг - передовая технология в организации бизнес процессов. Использование этой технологии позволяет существенно сократить затраты организации и освободить руководителя от лишних забот.
В ходе изучения истории развития архивного аутсорсинга было выяснено что термин аутсорсинг, как и сама услуга зародилась в США из-за нехватки площадей для хранения в связи с бурным экономическим развитием. И активно развивалась на фоне развития информационных технологий. В России она появилась только в 1998 г. Вслед за появлением на российском рынке первой компании, оказывающей услугу внеофисного хранения документов, начали появляется и другие и отрасль стала конкурентно способной. Что несомненно поспособствовало началу её развития. Сейчас архивный аутсорсинг востребован как крупными компаниями, так и небольшими фирмами. Отрасль продолжает расти и развиваться, осваивая новые информационные технологии и потребительские ниши, например, сотрудничество с государственными архивами.
Нормативно-правовая база внеофисного хранения существует, но развита слабо и отсутствуют профильные нормативно-правовые акты, скорее всего это связано с тем что услуга относительно новая и возможно в будущем будут разработаны документы, регулирующие деятельность аутсорсинговых компаний. На данном же этапе аутсорсинговые компании руководствуются не профильными нормативно-правовыми актами. Например, Гражданский кодекс регулирует правоотношения между продавцом и потребителем услуг по архивному аутсорсингу. Вопросы собственности архивных документов регулирует Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». А вот, например, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти носят для аутсорсинговых компаний лишь рекомендательный характер. Конечно же их соблюдение даёт преимущество, но обязать недобросовестные аутсорсинговые компании выполнять нормы, прописанные в них, правоохранительные органы к сожалению, не имеют права. Однако, опираясь на проанализированные нормативно-правовые акты можно утверждать, что правоотношения, при оказании услуги аутсорсинга, имеют законные основания, а это значит, что дальнейшему развитию данного бизнеса с правовой стороны ничего не мешает.
На данный момент существует множество положительных отзывов об архивном аутсорсинге и других услугах, предоставляемых аутсорсинговыми компаниями. Чаще всего, в аутсорсинговую компанию клиенты обращаются со сложными, многоэтапными, требующими большого опыта работы и знаний, задачами. Профессионализм и клиентоориентированность помогают аутсорсинговым компаниям выполнять поставленные перед ними задачи в короткие сроки. Что безусловно положительно влияет на их репутацию, а репутация - это залог успешного бизнеса. Таким образом можно сказать что основными задачами любой уважающей себя компании является получение прибыли и поддержание репутации.
По итогам сравнительного анализа технологий сбора, хранения и учета документов можно сказать что аутсорсинговая компания в сфере архивного дела это не тот архив, который заложен в нашем понимании, и имеет больше общего скорее со складом товаров, чем с архивом. Несмотря на сходство архива и аутсорсинговой компании в соблюдении норм хранения различий все же больше, и они очень существенны. Для аутсорсинговой компании не имеет значения что хранить и какое количество времени. Они конечно же о документах знают очень многое и при необходимости могут провести экспертизу ценности и структурировать документы клиента, но, это не является обязательным условием для поступления документов на хранение. В архиве единицей хранения является дело, а в аутсорсинговой компании короб и в этом коробе могут быть как структурированные дела, так и документы россыпью с истекшими сроками хранения.
...

Купить