ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. УСЛОВИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ ЭФФЕКТИВНОГО
ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 18
1.1. Основные требования, предъявляемые к системам
электронного документооборота 18
1.2. Преимущества, получаемые организацией, в результате
внедрения СЭД. 32
1.3. Методика оценки экономической эффективности внедрения
СЭД 39
ГЛАВА 2. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХОДА И
РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО 48
ДОКУМЕНТООБОРОТА В УРФУ И РГГПУ
2.1. Этапы внедрения электронного документооборота в УрФУ и
РГГПУ 48
2.2. Результаты внедрения СЭД в УрФУ и РГИПУ 63
2.3. Эффективность внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ и
определившие ее факторы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 90
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
97
ПРИЛОЖЕНИЯ
Успешное функционирование организации определяется, в первую очередь, тем, насколько эффективно организована система управления. Важнейшей частью управления является работа с информацией, большая часть которой фиксируется в документах. Динамично меняющаяся социально-экономическая ситуация не позволяет более эффективно обеспечивать процесс управления за счет рутинных технологий работы с бумажными документами. В полной мере это относится и к образовательным учреждениям высшего профессионального образования.
Современный уровень развития информационных технологий обеспечивает возможности коренной перестройки управленческих процессов посредством перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. При этом необходимо понимать, что переход на новую электронную технологию не ограничивается только заменой бумажных документов на электронные. Электронный документооборот - принципиально новая технология, качественно новое явление.
Различные аспекты перехода организаций к электронному документообороту в последние десятилетия активно рассматриваются специалистами по информационным технологиям, разработчиками систем автоматизации документационных процессов, документоведами,
правоведами, специалистами, реализующими системы электронного документооборота (СЭД) на практике. Необходимо отметить, что от рассмотрения таких проблем, как разработка необходимого функционала систем, выбора СЭД для конкретных организаций, организации обучения персонала и т.п., теоретики и практики перешли к рассмотрению более сложных проблем таких, как интеграция традиционного бумажного и электронного документооборота, выявление преимуществ, получаемых организаций в результате внедрения СЭД, определения экономической эффективности внедрения и других не менее сложных вопросов.
Поскольку интерес к различным проблемам разработки, внедрения, практической реализации СЭД весьма велик, литература по исследуемой проблематике весьма обширна.
Вместе с тем, монографий, посвященных СЭД, немного.
Среди них, прежде всего, необходимо отметить книги1. В своем научно-практическом пособии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» М. П. Бобылева комплексно рассматривает организационно-управленческие, коммуникационные,
документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты перехода к электронному документообороту. Уделяется внимание и оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота. Как отмечают специалисты, ряд методологических положений по указанным аспектам в данной книге сформулирован и обоснован впервые1 2.
В монографии П. В Глушенко3 освещаются наиболее актуальные аспекты электронного оборота документов на предприятии. Рассмотрены основные вопросы моделирования СЭД, их применения и программного обеспечения. В работе так же рассматривается текущее состояние объекта, но практически отсутствуют сюжеты, непосредственно посвященные вопросам эффективности реализации систем.
Кроме того, в монографии С. П. Белова4 характеризуется разработка методики самостоятельной подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота, содержатся примеры практического применения, приводятся и оценки эффективности внедрения СЭД в нескольких организациях.
Наглядным свидетельством того, что СЭД стали явлением повседневной действительности, является появление посвященных им разделов учебниках и учебных пособиях1.
В 2015 г. под редакцией профессора Н. Н. Куняева появился учебник для вузов, полностью посвященный информационным технологиям в документационном обеспечении управления и архивном деле5 6. В учебнике, в частности, имеется краткая подглава, посвященная методам оценки эффективности автоматизации документальных систем. Издание подобного учебника является весьма знаменательным событием, свидетельствующим о том, что системы электронного документооборота прочно вошли в практику деятельности современных организаций.
Монографических работ, посвященных проблемам оценки эффективности СЭД, выявлению факторов успешного внедрения систем, выявить не удалось.
Различные аспекты реализации СЭД широко освещаются в публикациях специализированных журналов. Особое внимание этой теме уделяет журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота».
Несомненный интерес в изучении темы представляют статьи В. Э. Баласаняна7, в которых рассматриваются и вопросы эффективности использования СЭД.
Между тем, среди журнальных статей имеются публикации, касающиеся различных аспектов исследуемой проблематики. Например, Е. В. Романченко в своей статье отмечает, что эффект от внедрения СЭД невозможно рассматривать обособленно, он тесным образом связан с уровнем развития компании, корпоративной культурой, исполнительской дисциплиной, с заинтересованностью руководителей...
Внедрение системы электронного документооборота в организации - это сложный многогранный процесс, включающий множество составляющих. Процесс этот многократно усложняется, если речь идет о внедрении СЭД в крупной организации со сложной системой управления и его документационного обеспечения, большим объемом документооборота, разнообразием создаваемых документов. Примером подобной организации является крупное образовательное учреждение высшего профессионального образования.
Перевод организации на электронный документооборот - это проект. Чтобы проект был успешен, его реализация требует соблюдения принципов организационного проектирования, правил и стандартов проектного управления.
Не менее сложной проблемой является оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота в конкретной организации.
Общеизвестно, что основными условиями успешного внедрения СЭД является правильный выбор системы и квалифицированно проведенный процесс внедрения.
Но знание этих общих принципов недостаточно как для обоснования необходимости внедрения СЭД, так и для оценки эффективности уже внедренной системы.
В ходе работы над диссертационным исследованием изучен широкий круг публикаций по исследуемой проблематике. В результате были выявлены основные условия и факторы, определяющие, по мнению современных исследователей, успешность проекта внедрения и эффективность перехода на электронный документооборот.
В ходе магистерского исследования был рассмотрен опыт внедрения электронного документооборота в двух крупных вузах: в Уральском федеральном университете имени первого Президента России Б.Н. Ельцина и в Российском профессионально-педагогическом университете. Автор попытался проследить, как в УрФУ и РГППУ соблюдались рекомендуемые условия внедрения, и к каким результатам это привело.
Инициатива внедрения СЭД УрФУ принадлежала руководству Университета и по мере реализации проекта Ректорат, члены Ученого совета, руководители ряда структурных подразделений проявляли интерес к будущей системе. Отчеты о ходе реализации проекта заслушивались на заседаниях Ученого совета и расширенного Ректората. Нормативно - методическое обеспечение перехода но новую технологию также является не менее важным фактором, обеспечивающим успех внедрения СЭД. Этапы реализации проекта документировались соответствующими регламентами и юридически закреплялись приказами ректора.
Приказом ректора УрФУ была сформирована команда внедрения - рабочая группа.
В РГППУ инициатива перехода на электронный документооборот исходила от сотрудников, что само по себе весьма положительно. Но руководство Университета, занятое бесконечными структурными преобразованиями, не проявляли особого интереса к внедрению СЭД. Сотрудниками и студентами был разработан ряд проектов методических документов, касающихся перехода на электронный документооборот. Эти проекты бесконечно долго согласовывались, рассматривались, но так и не были приняты.
Команды внедрения здесь сформировано не было, хотя и имелась группа энтузиастов - сторонников внедрения СЭД.
В УрФУ было уделено повышенное внимание организационной подготовке перехода на электронный документооборот. Информационное обследование документной деятельности было проведено в полном объеме. Были выявлены существующие проблемы в организации документооборота. В результате анализа полученных данных была определена необходимая степень реорганизации. Организационная подготовка завершилась разработкой Технического задания, содержащего, в частности, подробные требования к функционалу будущей СЭД.
В РГППУ предпроетного обследования в полном объеме не проводилось, хотя элементы обследования были реализованы студентами в рамках учебных курсов и подготовка ВКР. Техническое задание или подобный документ не составлялся.
Важным условием успешного внедрения является правильный выбор системы электронного документооборота, максимально соответствующей потребностям организации. И в УрФУ, и в РГППУ системы электронного документооборота были выбраны верно, хотя критерии, которыми руководствовались при выборе и были различными.
Важным фактором успешного внедрения СЭД информирование сотрудников о задачах и ходе внедрения СЭД, обучение пользователей будущей СЭД. Важным фактором успешной адаптации персонала было то, что документационные процессы автоматизировались не одновременно, а последовательно. В УрФУ проводились занятия по обучению пользователей СЭД. В настоящее время на сайте Дирекции информационных технологий размещается постоянно обновляемая информация для сотрудников - пользователей СЭД. Для упрощения доступа сотрудников к системе, сотрудники Дирекции ИТ подготовили комплект автоматической установки программы на рабочие ПК, не требующий настроек. Для установки программы достаточно скачать архив и запустить файл...
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
