ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3 Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 10 ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Нормативно-правовое регулирование организации контроля 10 исполнения документов
1.2. Организационно-методическое обеспечение контроля исполнения 19 документов
Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ 26 ДОКУМЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
2.1. Виды контроля исполнения документов, применяемых в университете 26
2.2. Формы контроля исполнения документов, используемые в ТувГУ 48
2.3. Методические рекомендации по повышению эффективности контроля 52
исполнения документов в ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 81
ПРИЛОЖЕНИЕ 86
1.1. Нормативно-правовое регулирование организации контроля 10 исполнения документов
1.2. Организационно-методическое обеспечение контроля исполнения 19 документов
Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ 26 ДОКУМЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
2.1. Виды контроля исполнения документов, применяемых в университете 26
2.2. Формы контроля исполнения документов, используемые в ТувГУ 48
2.3. Методические рекомендации по повышению эффективности контроля 52
исполнения документов в ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 81
ПРИЛОЖЕНИЕ 86
Актуальность работы. Документоведы прошлого века считали, что залог
правильной организации работы с документами - сокращение объема документооборота. Тем не менее, вся история человечества показывает, что количество, создаваемых документов с годами и веками не только не уменьшалось, но и увеличивалось в геометрической прогрессии, свидетельствуя о том, что мечта о сокращении документооборота - утопия. Однако современные технологии позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).
Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Особенностью российского делопроизводства является наличие системы формального контроля исполнения документов. Этот контроль ведется службой ДОУ (в небольших организациях - секретарем) и заключается в проверке сроков исполнения поручений по документам, данных в форме резолюций. При этом содержательная часть исполнения поручения не подлежит контролю. В обязанности осуществляющего контроль входит лишь проверка наличия отчета по поручению и даты его исполнения.
В российской системе управления контроль за исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению «снизу-вверх», т.е. результаты передавались от начальства мелких подразделений в вышестоящие. Делопроизводственные службы в этом процессе принимали лишь косвенное участие. В органах исполнительной власти и в крупных корпорациях, предприятиях, организациях создавались контрольно-ревизионные отделы, задачей которых было не только обеспечивать контроль исполнения документов, но проведение аналитических обзоров, составление рекомендаций по повышению эффективности и качества управления организацией .
Развитие делопроизводственного контроля связано с внедрением новых информационных технологий. В современных организациях любая автоматизированная система делопроизводства имеет функцию контроля сроков исполнения.
Вопрос использования автоматизированных систем контроля в документационном обеспечении управления является актуальным на современном этапе развития организаций. Работа с документацией является основным бизнес-процессом организаций различных отраслей.
Организация автоматизированных систем контроля за исполнением документов является частью процессов управления, существенно влияет на оперативность принимаемых решений.
Таким образом, технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов без значительного увеличения штата. При этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной .
Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.
Между тем работа с документацией была и остается одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. Организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих много подразделений.
Совершенно, очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время .
На наш взгляд, проблема заключается в слабой правовой и нормативной
регламентации и конечно, в недостаточно эффективной организации ведения 4
делопроизводства .
Цель выпускной квалификационной работы - выявление организации и обеспечения контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете.
Задачи:
1. Изучить нормативно-правовые источники по проблеме исследования.
2. Проанализировать способы и методы организации и обеспечения контроля исполнения документов.
3. Выявить формы и виды контроля исполнения документов, применяемые в отделе делопроизводства ТувГУ.
4. Проанализировать эффективность организации контроля исполнения документов в университете.
5. Разработать методические рекомендации для повышения эффективности контроля исполнения документов в университете.
Объектом исследования является отдел делопроизводства Тувинского государственного университета.
Предметом исследования - организация и обеспечение контроля
исполнения документов в Тувинском государственном университете.
Чтобы представить информацию об объеме документооборота, для выявления организации контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете хронологические рамки исследования ограничены 2014, 2015 годами и на начало 2016 года.
Для решения поставленных целей и задач использованы теоретические и эмпирические научные методы: сравнительный анализ и синтез, при обработке статистических данных был использован математический метод, социально- коммуникационно-информационный и метод обработки полученных данных.
Источниковой базой послужили нормативно-правовые акты разного уровня и содержания, регламентирующие не только непосредственно обеспечение контроля исполнения документов, но и в целом регулирующие работу с информацией и документами.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» В ст. 11 установлено: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает сроки рассмотрения письменного обращения.
К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля за сроками исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30, и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452.
Эти документы детализируют и конкретизируют давно сложившиеся операции по контролю исполнения документов.
Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов.
Для организации контроля сроков исполнения в структуре службы ДОУ должно быть создано специализированное подразделение со штатом 3-4 работника.
Оно может носить название: контрольно-инспекторская группа, группа контроля, инспекция по контролю и т. д. Их названия не унифицированы.
Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле исполнения, практически устанавливая эту функцию, как одну из обязательных должностных обязанностей, а также устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю.
Отдельную группу источников составляют государственные стандарты, которые следующим образом описывают контроль исполнения документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет основные термины этого раздела: контроль исполнения, срок исполнения, типовой и индивидуальный срок исполнения документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования». Раздел 9.8 стандарта устанавливает общие принципы организации
контроля документооборота - контроля движения и использования документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет отметку о контроле как реквизит под № 19, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Следующую группу источников составляют организационно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность отдела делопроизводства. В частности изучено Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) и должностные инструкции сотрудников отдела.
В Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) четко описывается порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей. А также виды, формы и сроки контроля исполнения документов. Обязанности по соблюдению контроля
сроков исполнения документов имеются в должностных инструкциях всех
сотрудников отдела делопроизводства.
Теоретическую основу исследования составляют труды таких авторов, как Янковая В.Ф изучает уровни и сроки контроля исполнения документов , Сологуб О.П. подробно рассматривает этапы постановки документов на контроль , Рогожин М.Ю. изучает предварительную проверку качества исполнения документа: соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию, структуре и стилю изложения документа, соответствие проекта документа сущности поручения (резолюции), определяющий порядок его исполнения . Басаков М.И. и Кузнецов И.Н. рассматривают виды и формы контроля исполнения документов.
Структура дипломной работы состоит из введения, двух глав, последовательно разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы и приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, определены цель, задачи, объект и предмет, методы исследования, источниковая база и краткая историография проблемы исследования.
В первой главе изучено нормативно-правовое и организационно-методическое обеспечение контроля исполнения документов в отделе делопроизводства Тувинского государственного университета.
Во второй главе проанализированы виды, формы контроля исполнения документов, применяемые в отделе делопроизводства ТувГУ и представлены методические рекомендации по повышению эффективности контроля исполнения документов.
В заключении сформулированы основные выводы.
Список источников и литературы содержит перечень источников и литератур, использованных при написании данной выпускной квалификационной работы.
правильной организации работы с документами - сокращение объема документооборота. Тем не менее, вся история человечества показывает, что количество, создаваемых документов с годами и веками не только не уменьшалось, но и увеличивалось в геометрической прогрессии, свидетельствуя о том, что мечта о сокращении документооборота - утопия. Однако современные технологии позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).
Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Особенностью российского делопроизводства является наличие системы формального контроля исполнения документов. Этот контроль ведется службой ДОУ (в небольших организациях - секретарем) и заключается в проверке сроков исполнения поручений по документам, данных в форме резолюций. При этом содержательная часть исполнения поручения не подлежит контролю. В обязанности осуществляющего контроль входит лишь проверка наличия отчета по поручению и даты его исполнения.
В российской системе управления контроль за исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению «снизу-вверх», т.е. результаты передавались от начальства мелких подразделений в вышестоящие. Делопроизводственные службы в этом процессе принимали лишь косвенное участие. В органах исполнительной власти и в крупных корпорациях, предприятиях, организациях создавались контрольно-ревизионные отделы, задачей которых было не только обеспечивать контроль исполнения документов, но проведение аналитических обзоров, составление рекомендаций по повышению эффективности и качества управления организацией .
Развитие делопроизводственного контроля связано с внедрением новых информационных технологий. В современных организациях любая автоматизированная система делопроизводства имеет функцию контроля сроков исполнения.
Вопрос использования автоматизированных систем контроля в документационном обеспечении управления является актуальным на современном этапе развития организаций. Работа с документацией является основным бизнес-процессом организаций различных отраслей.
Организация автоматизированных систем контроля за исполнением документов является частью процессов управления, существенно влияет на оперативность принимаемых решений.
Таким образом, технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов без значительного увеличения штата. При этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной .
Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.
Между тем работа с документацией была и остается одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. Организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих много подразделений.
Совершенно, очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время .
На наш взгляд, проблема заключается в слабой правовой и нормативной
регламентации и конечно, в недостаточно эффективной организации ведения 4
делопроизводства .
Цель выпускной квалификационной работы - выявление организации и обеспечения контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете.
Задачи:
1. Изучить нормативно-правовые источники по проблеме исследования.
2. Проанализировать способы и методы организации и обеспечения контроля исполнения документов.
3. Выявить формы и виды контроля исполнения документов, применяемые в отделе делопроизводства ТувГУ.
4. Проанализировать эффективность организации контроля исполнения документов в университете.
5. Разработать методические рекомендации для повышения эффективности контроля исполнения документов в университете.
Объектом исследования является отдел делопроизводства Тувинского государственного университета.
Предметом исследования - организация и обеспечение контроля
исполнения документов в Тувинском государственном университете.
Чтобы представить информацию об объеме документооборота, для выявления организации контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете хронологические рамки исследования ограничены 2014, 2015 годами и на начало 2016 года.
Для решения поставленных целей и задач использованы теоретические и эмпирические научные методы: сравнительный анализ и синтез, при обработке статистических данных был использован математический метод, социально- коммуникационно-информационный и метод обработки полученных данных.
Источниковой базой послужили нормативно-правовые акты разного уровня и содержания, регламентирующие не только непосредственно обеспечение контроля исполнения документов, но и в целом регулирующие работу с информацией и документами.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» В ст. 11 установлено: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает сроки рассмотрения письменного обращения.
К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля за сроками исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30, и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452.
Эти документы детализируют и конкретизируют давно сложившиеся операции по контролю исполнения документов.
Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов.
Для организации контроля сроков исполнения в структуре службы ДОУ должно быть создано специализированное подразделение со штатом 3-4 работника.
Оно может носить название: контрольно-инспекторская группа, группа контроля, инспекция по контролю и т. д. Их названия не унифицированы.
Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле исполнения, практически устанавливая эту функцию, как одну из обязательных должностных обязанностей, а также устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю.
Отдельную группу источников составляют государственные стандарты, которые следующим образом описывают контроль исполнения документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет основные термины этого раздела: контроль исполнения, срок исполнения, типовой и индивидуальный срок исполнения документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования». Раздел 9.8 стандарта устанавливает общие принципы организации
контроля документооборота - контроля движения и использования документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет отметку о контроле как реквизит под № 19, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Следующую группу источников составляют организационно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность отдела делопроизводства. В частности изучено Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) и должностные инструкции сотрудников отдела.
В Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) четко описывается порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей. А также виды, формы и сроки контроля исполнения документов. Обязанности по соблюдению контроля
сроков исполнения документов имеются в должностных инструкциях всех
сотрудников отдела делопроизводства.
Теоретическую основу исследования составляют труды таких авторов, как Янковая В.Ф изучает уровни и сроки контроля исполнения документов , Сологуб О.П. подробно рассматривает этапы постановки документов на контроль , Рогожин М.Ю. изучает предварительную проверку качества исполнения документа: соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию, структуре и стилю изложения документа, соответствие проекта документа сущности поручения (резолюции), определяющий порядок его исполнения . Басаков М.И. и Кузнецов И.Н. рассматривают виды и формы контроля исполнения документов.
Структура дипломной работы состоит из введения, двух глав, последовательно разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы и приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, определены цель, задачи, объект и предмет, методы исследования, источниковая база и краткая историография проблемы исследования.
В первой главе изучено нормативно-правовое и организационно-методическое обеспечение контроля исполнения документов в отделе делопроизводства Тувинского государственного университета.
Во второй главе проанализированы виды, формы контроля исполнения документов, применяемые в отделе делопроизводства ТувГУ и представлены методические рекомендации по повышению эффективности контроля исполнения документов.
В заключении сформулированы основные выводы.
Список источников и литературы содержит перечень источников и литератур, использованных при написании данной выпускной квалификационной работы.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация, закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ (управления делами, канцелярии, общего отдела, секретариата и т.д.), организующей информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата.
Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года). Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям и исполнителям
Руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как «пожарная» мера, ведется время от времени, или только в отношении отдельных сотрудников. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то «объективные» причины.
Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинства коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.
В контрольных операциях важна резолюция, которая определяет исполнителя (или исполнителей), суть задания, срок исполнения. Само исполнение зависит от того, насколько четко поставлена задача исполнителю. Через резолюции и устные поручения руководителя регулируется загрузка и распределение работы между специалистами аппарата управления. Для исполнителя резолюция равносильна приказу на исполнение документа. Для службы ДОУ резолюция - необходимая информация, используемая при регистрации документов и контроле за их исполнением.
Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле за исполнением, практически устанавливая эту функцию как одну из обязательных должностных обязанностей.
Чтобы представить информацию об объеме документооборота, для выявления организации контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете хронологические рамки исследования ограничены 2014, 2015 годами и на начало 2016 года.
Количество входящих документов за 2014 год составляет 2184, а за 2015 год - 3147, видно что за год количество документов значительно увеличилось. Соответственно число документов, поставленных на контроль тоже стало больше вдвое. Это свидетельствует о том, что количество документов, поступающих в университет, увеличилось на 44%, а число документов, поставленных на контроль на 96%.
Документы на контроле сотрудники отдела фиксируют в двух журналах «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации входящей корреспонденция из Министерства образования и науки РФ». Обобщающая справка по контрольным документам в отделе был сделан только за август, сентябрь и октябрь 2015 года. При составлении справок не всегда указываются «сведения о ходе исполнения». В папке переписки входящим документам не прикрепляются ответы на эти документы. Исходящие исполненные документы не всегда хранятся в папках отдела делопроизводства, в особенности те, которые отправляются через электронную систему Информационно-Аналитическая Система «Мониторинг». Доступ в ИАС есть у главного бухгалтера, в отделе кадров, в отделе имущественных и земельных отношений, в отделе по внеучебной работе и социальным вопросам и в планово-экономическом отделе, что при составлении обобщающей справки было трудно узнать о сведениях исполненного документа. При отправлении документов таким способом статистика не ведется.
Начиная с 2016 года запланировали подведение итогового контроля по каждому месяцу и стали требовать, что надо прикреплять подтверждающий документ об исполнении, в журнале входящей корреспонденции заполнять графу о ходе исполнения, требуя подтверждающий документ у исполнителя. Но бывают случаи, когда исполнители просто отказываются предоставлять исполненные документы.
Таким образом, в университете ведется текущий и предупредительный виды контроля. Текущий контроль осуществляет документовед отдела делопроизводства, выполняя ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминает исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Также сотрудник отдела осуществляет предупредительный контроль, который проводится по документам, срок исполнения которых истекает через два-три дня, и тем самым исполнитель имеет еще время для решения вопроса. Если документ отправляется через электронную почту, электронную систему ИАС Мониторинг, то сотруднику отдела делопроизводства придется бегать по отделам и забирать у исполнителей подтверждающий документ, при этом некоторые сотрудники начинают возражать «почему мы должны сдавать подтверждающий документ?», «а раньше мы так не делали, просто сами отправляли», «я не обязана это делать» наверно они к этому не привыкли, раньше у них этого никто не требовал.
Но количество некоторых исполненных контрольных документов удалось установить по отметкам в журналах и по исполненным документам в папках переписки, за 2014 год из 64 контрольных документов исполнено 14, а за 2015 год из 126 исполнено 20 документов.
Начиная с 2016 года контроль за исполнением документов был возложен на начальника отдела менеджмента и качества образования. В конце каждой недели начальник отдела менеджмента и качества образования должен проводить «Час контроля», где обсуждаются ход исполнения документов в соответствии с качеством и со сроками.
У этого отдела большой объем своей работы и документации, начальник так и не успел провести «Час контроля». Так как существует управление кадров и делопроизводства университета, то в управлении, мы предлагаем создать специальный контрольно-ревизионный отдел или хотя бы назначить одного сотрудника осуществляющего контроль исполнения документов.
На начало 2016 года на контроль поставлено 13 документов. Из них раньше срока исполнено 6 документов, до последнего дня контроля 4 документа, просрочен на несколько дней - 1 документ, 1 - документ не исполнен, 1 - документ не захотели предоставить, хотя этого исполнителя напоминали о контрольном документе.
При этом 8 исполнителей при однократном предупреждении сразу исполнили документы во время, а остальные при напоминании 2 раза выполнили отчеты в последний день срока, а 2 исполнителя, которых предупреждали несколько раз просрочили срок исполнения документа на несколько дней.
Имеются просроченные и неисполненные документы можно сказать, что организация контроля исполнения документов в университете не совсем эффективная.
По итоговому контролю сотрудники отдела стали составлять обобщающие справки по каждому месяцу и стали прикреплять подтверждающий документ об исполнении, а в журнале входящей корреспонденции заполнять графу о ходе исполнения. Но бывают случаи, когда исполнители просто не хотят предоставлять исполненные документы.
В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечить поиск, предотвратить утрату или утерю документов, выявлять случаи неисполнения документов или несвоевременного их исполнения, вести постоянный мониторинг использования документов. Все вышеперечисленные действия направлены на сохранение и защиту содержащейся информации, обеспечению исполнительской дисциплины, а также на сохранение записей о произведённых с документами операциях.
Наличие на предприятиях автоматизированных систем документооборота, имеющих функцию контроля за исполнением документов, позволяют, производить как контроль действий, так и контроль местонахождения документов.
Для того, чтобы решить вопрос повышения эффективности служб ДОУ за счет использования автоматизированных систем контроля за исполнением документов, требуется построить единое информационное пространство организации, надо, чтобы над программой работали не только сотрудники отдела делопроизводства, но и работал весь аппарат управления университета, все ее подразделения.
Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность организации. Организация эффективного контроля является обязательным элементом управления организацией. Проверка качества и своевременности исполнения документов различных уровней должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.
Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года). Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям и исполнителям
Руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как «пожарная» мера, ведется время от времени, или только в отношении отдельных сотрудников. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то «объективные» причины.
Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинства коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.
В контрольных операциях важна резолюция, которая определяет исполнителя (или исполнителей), суть задания, срок исполнения. Само исполнение зависит от того, насколько четко поставлена задача исполнителю. Через резолюции и устные поручения руководителя регулируется загрузка и распределение работы между специалистами аппарата управления. Для исполнителя резолюция равносильна приказу на исполнение документа. Для службы ДОУ резолюция - необходимая информация, используемая при регистрации документов и контроле за их исполнением.
Типовые регламенты особо подчеркивают роль руководителей всех уровней в контроле за исполнением, практически устанавливая эту функцию как одну из обязательных должностных обязанностей.
Чтобы представить информацию об объеме документооборота, для выявления организации контроля исполнения документов в Тувинском государственном университете хронологические рамки исследования ограничены 2014, 2015 годами и на начало 2016 года.
Количество входящих документов за 2014 год составляет 2184, а за 2015 год - 3147, видно что за год количество документов значительно увеличилось. Соответственно число документов, поставленных на контроль тоже стало больше вдвое. Это свидетельствует о том, что количество документов, поступающих в университет, увеличилось на 44%, а число документов, поставленных на контроль на 96%.
Документы на контроле сотрудники отдела фиксируют в двух журналах «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации входящей корреспонденция из Министерства образования и науки РФ». Обобщающая справка по контрольным документам в отделе был сделан только за август, сентябрь и октябрь 2015 года. При составлении справок не всегда указываются «сведения о ходе исполнения». В папке переписки входящим документам не прикрепляются ответы на эти документы. Исходящие исполненные документы не всегда хранятся в папках отдела делопроизводства, в особенности те, которые отправляются через электронную систему Информационно-Аналитическая Система «Мониторинг». Доступ в ИАС есть у главного бухгалтера, в отделе кадров, в отделе имущественных и земельных отношений, в отделе по внеучебной работе и социальным вопросам и в планово-экономическом отделе, что при составлении обобщающей справки было трудно узнать о сведениях исполненного документа. При отправлении документов таким способом статистика не ведется.
Начиная с 2016 года запланировали подведение итогового контроля по каждому месяцу и стали требовать, что надо прикреплять подтверждающий документ об исполнении, в журнале входящей корреспонденции заполнять графу о ходе исполнения, требуя подтверждающий документ у исполнителя. Но бывают случаи, когда исполнители просто отказываются предоставлять исполненные документы.
Таким образом, в университете ведется текущий и предупредительный виды контроля. Текущий контроль осуществляет документовед отдела делопроизводства, выполняя ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминает исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Также сотрудник отдела осуществляет предупредительный контроль, который проводится по документам, срок исполнения которых истекает через два-три дня, и тем самым исполнитель имеет еще время для решения вопроса. Если документ отправляется через электронную почту, электронную систему ИАС Мониторинг, то сотруднику отдела делопроизводства придется бегать по отделам и забирать у исполнителей подтверждающий документ, при этом некоторые сотрудники начинают возражать «почему мы должны сдавать подтверждающий документ?», «а раньше мы так не делали, просто сами отправляли», «я не обязана это делать» наверно они к этому не привыкли, раньше у них этого никто не требовал.
Но количество некоторых исполненных контрольных документов удалось установить по отметкам в журналах и по исполненным документам в папках переписки, за 2014 год из 64 контрольных документов исполнено 14, а за 2015 год из 126 исполнено 20 документов.
Начиная с 2016 года контроль за исполнением документов был возложен на начальника отдела менеджмента и качества образования. В конце каждой недели начальник отдела менеджмента и качества образования должен проводить «Час контроля», где обсуждаются ход исполнения документов в соответствии с качеством и со сроками.
У этого отдела большой объем своей работы и документации, начальник так и не успел провести «Час контроля». Так как существует управление кадров и делопроизводства университета, то в управлении, мы предлагаем создать специальный контрольно-ревизионный отдел или хотя бы назначить одного сотрудника осуществляющего контроль исполнения документов.
На начало 2016 года на контроль поставлено 13 документов. Из них раньше срока исполнено 6 документов, до последнего дня контроля 4 документа, просрочен на несколько дней - 1 документ, 1 - документ не исполнен, 1 - документ не захотели предоставить, хотя этого исполнителя напоминали о контрольном документе.
При этом 8 исполнителей при однократном предупреждении сразу исполнили документы во время, а остальные при напоминании 2 раза выполнили отчеты в последний день срока, а 2 исполнителя, которых предупреждали несколько раз просрочили срок исполнения документа на несколько дней.
Имеются просроченные и неисполненные документы можно сказать, что организация контроля исполнения документов в университете не совсем эффективная.
По итоговому контролю сотрудники отдела стали составлять обобщающие справки по каждому месяцу и стали прикреплять подтверждающий документ об исполнении, а в журнале входящей корреспонденции заполнять графу о ходе исполнения. Но бывают случаи, когда исполнители просто не хотят предоставлять исполненные документы.
В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечить поиск, предотвратить утрату или утерю документов, выявлять случаи неисполнения документов или несвоевременного их исполнения, вести постоянный мониторинг использования документов. Все вышеперечисленные действия направлены на сохранение и защиту содержащейся информации, обеспечению исполнительской дисциплины, а также на сохранение записей о произведённых с документами операциях.
Наличие на предприятиях автоматизированных систем документооборота, имеющих функцию контроля за исполнением документов, позволяют, производить как контроль действий, так и контроль местонахождения документов.
Для того, чтобы решить вопрос повышения эффективности служб ДОУ за счет использования автоматизированных систем контроля за исполнением документов, требуется построить единое информационное пространство организации, надо, чтобы над программой работали не только сотрудники отдела делопроизводства, но и работал весь аппарат управления университета, все ее подразделения.
Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность организации. Организация эффективного контроля является обязательным элементом управления организацией. Проверка качества и своевременности исполнения документов различных уровней должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.
Подобные работы
- Документационное обеспечение управления заочного отделения инженерно-технического факультета ТувГУ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5970 р. Год сдачи: 2016 - Роль дидактического материала в развитии занятости школьника в курсе биологии в разделе «Растения»
Дипломные работы, ВКР, биология. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2015
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (130502)
- Бакалаврская работа (31388)
- Диссертация (960)
- Магистерская диссертация (18319)
- Дипломные работы, ВКР (53194)
- Главы к дипломным работам (2108)
- Курсовые работы (9669)
- Контрольные работы (6188)
- Отчеты по практике (1308)
- Рефераты (1450)
- Задачи, тесты, ПТК (616)
- Ответы на вопросы (154)
- Статьи, Эссе, Сочинения (911)
- Бизнес-планы (49)
- Презентации (101)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1691)
- Диссертации (РГБ) (1879)
- Прочее (433)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
