РЕФЕРАТ 2
СОДЕРЖАНИЕ 3
ВВЕДЕНИЕ 4
1. Анализ требований на внедрение электронного документооборота на
предприятии 6
1.1 Анализ объекта исследования 6
1.2 Анализ альтернативных решений СЭД н ЕСМ 9
1.3. Функциональные возможности мобильного приложения DIRECTUM
Solo 16
1.4. Цели н задачи внедрения продукта 22
2. Анализ методов оценки эффективности внедрения ИС 24
2.1 Особенности методов оценки эффективности внедрения
информационных систем 24
2.2 Анализ применимости методов для оценки эффективности внедрения ИС 27
2.3 Выбор оптимального метода для оценки эффективности внедрения ИС 31
3. Оценка эффективности внедрения DIRECTUM Solo методом ССП 36
3.1. Основные принципы метода ССП 36
3.2 Анализ эффективности внедрения DIRECTRUM Solo 40
3.2.1 Разработка стратегической карты 41
3.2.2 Определение стратегических целей 43
3.2.3 Построение причинно-следственных связей 45
3.2.4 Результат анализа данных в системе Business Studio 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 52
ПРИЛОЖЕНИЕ А 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 55
ПРИЛОЖЕНИЕ В 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 57
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако н для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор н вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.
Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» н приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий. с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [1].
Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов.
Независимо от того, чем определяется интерес к документноориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.
В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем* каждая из которых решает определенный круг задач.
Необходимость автоматизации документооборота организации определяет актуальность данной темы.
Решение проблемы автоматизации документооборота* а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование* а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объект исследования - опыт внедрения и адаптации мобильного приложения DIRECTUM Solo в нефтегазодобывающей компании.
Цель выпускной квалификационной работы является оценка эффективности внедрения мобильного решения DIRECTUM Solo.
Для достижения поставленной цели в выпускной квалификационной работе были определены следующие задачи:
• изучить теоретические аспекты электронного документооборота;
• проанализировать возможности информационной системы DIRECTUM
• изучить основные методы оценки проектов внедрения ИС
• выбрать оптимальный метод для оценки эффективности
• исследовать результаты внедрения мобильного решения DIRECTUM Solo.
Теоретическое исследование проводилось методом анализа литературы и нормативных справочников* положений организации, функциональных обязанностей. Практическое обследование объекта проводилось на основе участия в проекте внедрения в качестве бизнес-аналитика
В данной магистерской диссертации были рассмотрены теоретические основы электронного документооборота* описана структура и возможности платформы DIRECTUM. С помощью прикладного решения этой платформы были автоматизированы несколько бизнес-процессов конкретного предприятия, что позволило сократить как материальные, так и трудовые затраты на выполнение этих процессов.
В работе проанализированы возможности информационной системы DIRECTUM, мобильного приложения DIRECTUM Solo, проведено исследование результатов внедрения этих решений.
Подводя итог, можно сказать, растущее распространение мобильных устройств, необходимость оперативного доступа к информации в СЭД из любой точки мира, где есть Интернет — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий системы электронного документооборота в ИТ-инфраструктуре компании. Внедрение мобильного решения DIRECTUM Solo подтвердило это утверждение.
С момента запуска в промышленную эксплуатацию пользователи начали использовать легковесное, не перегруженное лишними функциями мобильное приложение в своей работе. DIRECTUM Solo предоставила возможность работать с документами в любое время и в любом месте по защищенным каналам связи, повысить уровень контроля и эффективность работ, ускорить согласование документов, обеспечить динамичное протекание бизнес-процессов.
Об очевидном преимуществе использования мобильного решения руководителями говорят и результаты проекта:
♦ на 20-30% сократилось время согласования документов. Документы больше не ожидают возвращения руководителя из командировки.
♦ в рамках некоторых процессов удалось на 100% уйти от использования бумаги* расходуемой при распечатке документов. К примеру, больше не распечатываются служебные записки, которые раньше дожидались возвращения руководителя на его столе.
• обеспечена своевременная информационная поддержка и оперативный доступ к материалам СЭД - руководители могут в любой момент обратиться к тому или иному документу.
Для руководителей система стала инструментом контроля, который показывает, как реально ведут работу подчиненные. Кроме того, руководители, которые замыкают на себе большое количество процессов, теперь имеют возможность подключиться к работе вне офиса благодаря мобильному решению DIRECTUM Solo для iOS.
Все процессы по закупочной деятельности переведены в электронный вид. выстроены в четкую цепочку и взаимосвязаны друг с другом.
За счет взаимосвязанных записей справочников «Позиции плана закупок». «Закупки», «Договоры» минимизируются риски появления несоответствий данных в плане закупок, закупочной документации и заключенных договорах.
За счет автоматизированного заполнения шаблонов документов снижается вероятность ошибок при подготовке документов, позволяет использовать актуальные формы, типовые формулировки, значительно уменьшить время по формированию документов и внесению корректировок в них.
Реализован контроль за соблюдением сроков публикации документов по закупке, договору и исполнению договора.
Реализован автоматический контроль за исполнением этапов договора и оплат по договору.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
