ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ
МУНИЦИПАЛЬНЫМ ОБРАЗОВАНИЕМ 8
РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛОКОНОВСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 26
РАЗДЕЛ III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОНОВСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 69
ПРИЛОЖЕНИЯ 76
Актуальность темы исследования. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство и насколько качественно ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего, его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
В современном динамичном мире муниципальные служащие тратят от 50 до 90 % своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой документации. Руководители организаций несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное
оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций при различных проверках организации.
По подсчетам специалистов безвозвратно теряется около 15% бумажных документов и почти треть рабочего времени сотрудники тратят на их поиск.
Документационное обеспечение имеет в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы.
Эффективность деятельности управления в значительной степени зависит от качества организации делопроизводства. От того, как построена система документационного обеспечения, во многом зависят эффективность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы управленческого персонала.
Таким образом актуальность темы исследования определяется:
• во-первых, исключительной значимостью проблемы совершенствования организации документооборота в системе муниципального управления;
• во-вторых, необходимостью преодоления негативных явлений в организации документационного обеспечения в муниципальном управлении.
Степень научной разработанности темы исследования. Проблема организации документооборота в управлении муниципальным образованием освещена недостаточно широко. Содержательный анализ специальной литературы показал, что существует ряд разработок, соответствующих данной теме работы. Общая история зарождения делопроизводства в России рассматривается в работах: В.И. Андреевой, Н.М. Березиной, Ю.М. Демина1, а также М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и др2.
Различные законодательные акты субъектов Российской Федерации в отношении административных комиссий, порядок их образования и основные функции рассматриваются в ряде научных статей В.И. Ивакина, А.П. Клюшниченко, М.Я. Масленникова, В.Н. Савина и В.Н. Хорькова3.
Помимо обобщающих трудов в использованных опубликованных источниках можно выделить работы, раскрывающие отдельные аспекты данной проблематики. В последние годы приобретает особую актуальность организация документооборота именно в муниципальных образованиях, с чем связан возросший интерес исследователей к данной теме. Особо следует выделить следующих авторов: М.В. Кузнецова, Ф. Ланкастер, и др4.
Представление об актуальности темы и степени ее разработанности в научной литературе дает основание для формулировки основной проблемы исследования. Она обусловлена противоречием между необходимостью совершенствования организации делопроизводства органами муниципального управления, с одной стороны, и отсутствием методических разработок по совершенствованию деятельности по документационному обеспечению муниципального управления, с другой стороны.
Объектом исследования выступает система документационного обеспечения муниципального управления.
Предмет исследования - организация документооборота в администрации Волоконовского района Белгородской области.
Цель исследования - разработка рекомендаций по оптимизации документооборота в администрации Волоконовского района Белгородской области.
Цель, объект и предмет исследования определили следующие задачи:
• изучить теоретические основы организации документооборота в деятельности органов муниципального управления;
• проанализировать организацию документооборота в деятельности администрации Волоконовского района Белгородской области;
• предложить направления совершенствования документооборота в администрации Волоконовского района Белгородской области.
Теоретико-методологическая основа исследования. При подготовке исследования использованы методы анализа и синтеза, сравнения и обобщения. Также основные положения системного подхода, изложенного в исследованиях Ю.М. Аксенова, М.В. Кирсановой и С.П. Кобук, и позволившего рассмотреть делопроизводство в органах местного самоуправления как систему, складывающуюся на основе нормативно-методических рекомендаций и государственных стандартов5.
Эмпирическая база исследования представлена следующими источниками: федеральные нормативно-правовые акты в сфере информации и документации6; государственная система документационного обеспечения управления, государственные стандарты документации, унифицированные системы документации7 8, материалы и документы администрации Волоконовского района Белгородской области9.
Практическое значение результатов исследования. Положения и выводы работы могут быть использованы в ходе разработки и реализации программ по повышению эффективности делопроизводства в органах муниципального управления. Материалы исследования дают необходимую теоретическую и научно-методическую информацию для служб, занимающихся документооборотом в органах государственной и муниципальной власти.
Структура выпускной квалификационной работы. Исследование состоит из введения, трех разделов, заключения, списка источников и литературы, приложения.
В настоящее время документирование деятельности муниципальных органов власти ведется в нескольких направлениях: законодательное
регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативнометодических документов общегосударственного действия.
Исследовав теоретические основы организации документооборота в управлении муниципальным образованием можно сделать вывод о том, что основной целью муниципальной системы документооборота управления - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Особенностями делопроизводства муниципальных органов власти являются: большой объём управленческого документооборота в сочетании с
высокими требованиями к качеству функционирования системы документационного обеспечения управления со стороны внешних организаций и граждан; ярко выраженный вертикальный характер движения документов; наличие формальных правил и утвержденных регламентов выполнения и документационного обеспечения рабочих процедур, жесткая структура маршрутов документов; сложность организационной структуры, ее
территориальная распределенность.
Следует отметить наличие особенно актуальных для органов власти и управления проблем, основными из которых являются:
• необходимость обеспечения юридической силы документа;
• прочно укоренившаяся практика осуществления взаимодействия органов государственного и муниципального управления исключительно на основе бумажного документооборота.
В большинстве администраций муниципальных образований уже автоматизированы процессы управления. При этом документационные базы данных представлены в сетевом или локальном вариантах, и могут быть едиными или независимыми. Однако, в отдельных случаях, до сих пор может полностью отсутствовать какая-либо электронная автоматизация делопроизводства, сотрудники могут пользоваться в своей работе исключительно старыми кустарными методами, или отдельными текстовыми программами.
Неизбежное сосуществование электронного и бумажного
документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота - разработке и внедрению новых стандартов, инструкций и регламентов. Правильная реализация поставленной задачи по совершенствованию документационного обеспечения управления в муниципальной службе позволит создать рациональную систему делопроизводства на единой методологической основе, повысить эффективность всей системы управления за счет улучшения качества принимаемых решений и эффективного контроля их исполнения и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в различных органах муниципальной власти.
Проанализировав организацию документооборота в деятельности администрации Волоконовского района Белгородской области, следует отметить, что на сегодняшний день в Волоконовском районе действует регламент организации электронного документооборота органов исполнительной власти Волоконовского района, утвержденный в целях создания системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти района, во исполнение распоряжения главы администрации района от 02 апреля 2012 года № 255 «О мерах по организации электронного
документооборота органов исполнительной власти Волоконовского района». В соответствии с ним обмен органов исполнительной власти района должен осуществляться электронными сообщениями и документами, в том числе заверенными электронной подписью, и ведение служебной переписки в электронной форме.
На сегодняшний день делопроизводство в администрации прошло стадию автоматизации, однако перейти на электронный документооборот до сих пор не удалось. В ходе исследования мы выделили ряд проблем, существующих в сфере документооборота в администрации Волоконовского района Белгородской области:
1) Не используются унифицированные формы документов и не обновляется нормативно-методическая база администрации Волоконовского района Белгородской области.
2) Регистрация документов ведется в журнальной форме, что осложняет поиск документов.
3) Нет помещения для архивного хранения документов, документация хранится на полках, не предназначенных для этого, что может послужить причиной для потери и порчи документов.
4) Большое количество времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведется без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства.
Использование эффективного программного обеспечения в системе электронного документооборота позволит повысить эффективность труда муниципальных служащих при работе с документами, создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы.
Решение задачи кардинального повышения качества и доступности предоставления государственных услуг путем совершенствования системы электронного документооборота в отделе ЗАГС администрации Волоконовского района возможно только с использованием современных методов проектного управления. В связи с этим, предлагается реализовать проект «Внедрение системы электронного взаимодействия отдела ЗАГС администрации Волоконовского района с гражданами и организациями», цель которого обеспечить высокий уровень доступности и качества всех государственных услуг в электронном виде, предоставляемых отделом ЗАГС администрации Волоконовского района.
Реализация проекта позволит решить такие задачи, как: повышение эффективности обслуживания граждан за счет упрощения процедуры получения услуги; сокращение времени нахождения заявителей в отделе ЗАГС, что приводит к сокращению очереди и времени ожидания; возможность заранее определить время государственной регистрации акта гражданского состояния или время получения повторного документа о регистрации акта гражданского состояния; упрощение процесса регистрации записи акта, а также поиска и выдачи повторного документа, подтверждающего регистрацию записи акта. На основании проведенного анализа приведем ряд практических рекомендаций.
1) Отделу информатизации управления финансов и бюджетной политики и организационно-контрольный отделу администрации Волоконовского района своевременно обеспечить организационно-техническое и программное оснащение системы электронного документооборота в муниципальном районе.
2) Отделу муниципальной службы кадров администрации Волоконовского района Белгородской области направить на курсы повышения квалификации в Высшую школу управления Института управления НИУ «БелГУ» сотрудников по программе «Организация электронного документооборота в системе муниципального управления».
3) Администрации муниципального района «Волоконовский район» Белгородской области обеспечить своевременное финансирование на реализацию курсов повышения квалификации сотрудников администрации, а также на приобретение необходимого организационно-техническое и программное оснащение системы электронного документооборота в муниципальном районе.
4) Систематическое проведение семинаров-практикумов для
специалистов не только отдела ЗАГС администрации Волоконовского района, но и должностных лиц администраций сельских поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
5) Разработать административный регламент системы защищенного электронного документооборота в отделе ЗАГС администрации Волоконовского района, содержащий порядок осуществления обмена электронными документами, правила использования средств ЭЦП, сроки хранения электронных документов, порядок уничтожения и др.
6) Создать поисковую систему электронного архива записей актов гражданского состояния путем сканирования вторых экземпляров актовых записей с применением планетарного сканера.
Таким образом, внедрение данных рекомендаций будет способствовать совершенствованию электронного документооборота в администрации Волоконовского района, что значительно увеличит эффективность их деятельности и, как следствие, повысит качество оказания государственных услуг.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
