Организация кадрового делопроизводства в Общество с ограниченной ответственностью «ЭнергомашИнжиниринг»
|
1 ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 8
1.1. Обзор трудового законодательства Российской Федерации 8
1.2. Локальные нормативные акты в области организации работы с персоналом 18
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА
ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 38
2.1. Характеристика предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг» Структура и
персонал организации. Ведение кадрового делопроизводства 38
2.2. Локальные нормативные акты в области работы с персоналом в ООО
«ЭнергомашИнжиниринг» 50
2.3. Документирование движения персонала в ООО «ЭнергомашИнжиниринг»
56
3 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 64
3.1. Совершенствование нормативно-методической базы кадрового
делопроизводства ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 64
3.2. Совершенствование документационного обеспечения кадровой
деятельности ООО «ЭнергомашИнжиниринг» на основе автоматизации 73
3.3. Экономическая эффективность проекта 79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 82
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 85
ПРИЛОЖЕНИЕ 89
1.1. Обзор трудового законодательства Российской Федерации 8
1.2. Локальные нормативные акты в области организации работы с персоналом 18
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА
ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 38
2.1. Характеристика предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг» Структура и
персонал организации. Ведение кадрового делопроизводства 38
2.2. Локальные нормативные акты в области работы с персоналом в ООО
«ЭнергомашИнжиниринг» 50
2.3. Документирование движения персонала в ООО «ЭнергомашИнжиниринг»
56
3 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 64
3.1. Совершенствование нормативно-методической базы кадрового
делопроизводства ООО «ЭнергомашИнжиниринг» 64
3.2. Совершенствование документационного обеспечения кадровой
деятельности ООО «ЭнергомашИнжиниринг» на основе автоматизации 73
3.3. Экономическая эффективность проекта 79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 82
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 85
ПРИЛОЖЕНИЕ 89
Кадровое делопроизводство современного предприятия начинается с трудовых отношений работника и работодателя. Кадровая служба на предприятиях занимает ключевую позицию, т.к. в документах отражается деятельность фирмы в целом, деятельность каждого подразделения и работников предприятия. Документирование трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами и иной нормативно-справoчной документацией является обязанностью кадровой службе, строгое следование «букве закона» позволяет избегать трудовых споров и разногласий между работниками и работодателями. Кроме того, кадровая служба разрабатывает локальные нормативные акты, регулирующие работу персонала во всех подразделениях предприятия. К локальным нормативным актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных, должностные инструкции, штатное расписание, положение об охране труда и др. В крупных компаниях, где количество штатных единиц составляет более 1 000 человек, разработкой локальных нормативных актов занимается не только отдел кадров, но и другие подразделения. Например, правила внутреннего трудового распорядка может составить юридическая служба, положение об охране труда — отдел охраны труда, должностные инструкции — отдел кадров, штатное расписание — экономическая служба. Грамотно составить локальные нормативные акты на предприятии позволяет нормативно-справочная документация. Так, например, положение о персональных данных составляется в соответствии с федеральным законом «О персональных данных» и Трудовым кодексом Российской Федерации.
Некоторые работодатели, особенно на малых предприятиях, берут работников без специальной профессиональной подготовки в данной отрасли знаний, что явно сказывается на качестве ведения кадровой документации. В таких организациях начальники отделов занимаются обучением специалистов, что отнимает много времени на исправление допущенных ошибок в документах. При этом, следует учитывать, что незнание Трудового кодекса может привести к непредсказуемым последствиям на предприятии: невозможности разрешить трудовые споры между работником и работодателем, применению штрафных санкций при проверке кадровых документов проверяющими органами; невнимательное оформление кадровых документов может повлиять на стаж работы и пенсионные выплаты работника. Следовательно, знание кадрового делопроизводства и нормативной базы является актуальной темой для изучения. Особу актуальность изучение кадрового делопроизводства приобретает в условиях постоянного обновления законодательства и нормативно-справочной документации.
Объектом выпускной квалификационной работы является производственное предприятие ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Предметом — документы, регулирующие и отражающие трудовые отношения.
Целью работы является анализ документов, регулирующих и отражающих трудовые отношения сотрудников в
ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Для достижения поставленной цели в выпускной квалификационной работе будут решаться следующие задачи:
1. Изучить Трудовой кодекс Российской Федерации и другие законодательные акты, регулирующие трудовые отношения и кадровое делопроизводство.
2. Сделать обзор локальных нормативных актов и изучить особенности их составления.
3. Охарактеризовать структуру и персонал
ООО «ЭнергомашИнжиниринг», выявить особенности ведения кадрового делопроизводства на предприятии.
4. Проанализировать локальные нормативные акты
ООО «ЭнергомашИнжиниринг», отражающие организацию работы с персоналом на предприятии.
5. Исследовать порядок документирования трудовой деятельности сотрудников ООО «ЭнергомашИнжиниринг», уделив особое внимание отдельным категориям работников.
6. Разработка рекомендаций по совершенствованию кадрового делопроизводства в «ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Обзор литературы. Использовавшиеся при написании выпускной квалификационной работы исследования можно условно разделить на две группы.
В первую группу входит ряд учебных пособий по делопроизводству, в которых рассмотрены вопросы, касающиеся развития документоведения, так же приведены общие принципы оформления документов. Среди таких пособий можно выделить «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)»
А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Например, такие как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.
Ко второй группе относятся специальные исследования в области кадрового делопроизводства. Статья Е. Степанова «Персональные данные и их защита» посвящена вопросам специфики работы с конфиденциальными документами, объясняется какие сведения о работнике являются
персональными. В работе Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматривается, говорится о специфике оформления штатного расписания и внесении в него изменений. При изучении темы локальных нормативных актов в целом использовались статьи М. Ловчевой и Е.В. Давыдовой. В статьях Л.В. Куревиной и Е.В. Давыдовой рассматривались особенности труда руководителя. Теоретический анализ таких нормативно-правовых актов как должностная инструкция и штатное расписание проводился на основе книги Н.М. Березиной «Современное делопроизводство». Изучению подходов к организации труда сотрудников способствовал учебник В.А. Девисилова «Охрана труда».
Таким образом, можно сделать вывод, что данный вопрос достаточно широко изучен в литературе. Тем не менее, практические вопросы и опыт ведения кадрового делопроизводства на предприятиях всегда остаются актуальными для исследования.
Обзор источников. При написании выпускной квалификационной работы большое внимание уделялось изучению Трудового кодекса Российской Федерации, в котором отражаются основные правила приема и увольнения работников, а так же регулирование трудовых отношений работника и работодателя в целом. Кроме того, при написании работы были изучены следующие федеральные законы: «Об информации, информационных
технологиях и защите информации», «О персональных данных», «Об архивном деле», «О коммерческой тайне». Изучение федеральных законов поспособствовало анализу локальных нормативных актов предприятия и формированию навыков разработки локальных нормативных актов в целом. При изучении порядка оформления кадровых документов рассматривались ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 (ред. от 14.05.2018 г.) «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .
Документы, изученные на предприятии ООО «ЭнергомашИнжиниринг» позволили изучить на практике организацию кадрового делопроизводства, порядок документирования движения персонала и особенности оформления
документов отдельных категорий работников. В
ООО «ЭнергомашИнжиниринг» были изучены устав, протокол общего собрания участников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и другие документы. Кроме того, для составления характеристики предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг», кроме документов организации, использовался официальный сайт компании.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, списка источников и литературы и приложений. В первой главе рассматриваются вопросы нормативно-правовой базы: Трудовой кодекс Российской Федерации и другие федеральные законы, влияющие на организацию или документирование трудовой деятельности. Представлен теоретический анализ локальных нормативных актов, рассмотрен каждый правовой акт в отдельности. Вторая глава посвящена изучению и анализу документов в сфере организации работы с персоналом ООО «ЭнергомашИнжиниринг». Представлена характеристика предприятия, структура и состав персонала организации, особенности ведения кадрового делопроизводства. Рассмотрены локальные нормативные акты, описан порядок документирования основных этапов движения персоанала, уделено особое внимание отдельным категориям работников. В приложениях представлены перечень локальных нормативных, структура ООО «ЭнергомашИнжиниринг» и приказ об утверждении локального нормативного акта.
Некоторые работодатели, особенно на малых предприятиях, берут работников без специальной профессиональной подготовки в данной отрасли знаний, что явно сказывается на качестве ведения кадровой документации. В таких организациях начальники отделов занимаются обучением специалистов, что отнимает много времени на исправление допущенных ошибок в документах. При этом, следует учитывать, что незнание Трудового кодекса может привести к непредсказуемым последствиям на предприятии: невозможности разрешить трудовые споры между работником и работодателем, применению штрафных санкций при проверке кадровых документов проверяющими органами; невнимательное оформление кадровых документов может повлиять на стаж работы и пенсионные выплаты работника. Следовательно, знание кадрового делопроизводства и нормативной базы является актуальной темой для изучения. Особу актуальность изучение кадрового делопроизводства приобретает в условиях постоянного обновления законодательства и нормативно-справочной документации.
Объектом выпускной квалификационной работы является производственное предприятие ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Предметом — документы, регулирующие и отражающие трудовые отношения.
Целью работы является анализ документов, регулирующих и отражающих трудовые отношения сотрудников в
ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Для достижения поставленной цели в выпускной квалификационной работе будут решаться следующие задачи:
1. Изучить Трудовой кодекс Российской Федерации и другие законодательные акты, регулирующие трудовые отношения и кадровое делопроизводство.
2. Сделать обзор локальных нормативных актов и изучить особенности их составления.
3. Охарактеризовать структуру и персонал
ООО «ЭнергомашИнжиниринг», выявить особенности ведения кадрового делопроизводства на предприятии.
4. Проанализировать локальные нормативные акты
ООО «ЭнергомашИнжиниринг», отражающие организацию работы с персоналом на предприятии.
5. Исследовать порядок документирования трудовой деятельности сотрудников ООО «ЭнергомашИнжиниринг», уделив особое внимание отдельным категориям работников.
6. Разработка рекомендаций по совершенствованию кадрового делопроизводства в «ООО «ЭнергомашИнжиниринг».
Обзор литературы. Использовавшиеся при написании выпускной квалификационной работы исследования можно условно разделить на две группы.
В первую группу входит ряд учебных пособий по делопроизводству, в которых рассмотрены вопросы, касающиеся развития документоведения, так же приведены общие принципы оформления документов. Среди таких пособий можно выделить «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)»
А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Например, такие как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.
Ко второй группе относятся специальные исследования в области кадрового делопроизводства. Статья Е. Степанова «Персональные данные и их защита» посвящена вопросам специфики работы с конфиденциальными документами, объясняется какие сведения о работнике являются
персональными. В работе Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматривается, говорится о специфике оформления штатного расписания и внесении в него изменений. При изучении темы локальных нормативных актов в целом использовались статьи М. Ловчевой и Е.В. Давыдовой. В статьях Л.В. Куревиной и Е.В. Давыдовой рассматривались особенности труда руководителя. Теоретический анализ таких нормативно-правовых актов как должностная инструкция и штатное расписание проводился на основе книги Н.М. Березиной «Современное делопроизводство». Изучению подходов к организации труда сотрудников способствовал учебник В.А. Девисилова «Охрана труда».
Таким образом, можно сделать вывод, что данный вопрос достаточно широко изучен в литературе. Тем не менее, практические вопросы и опыт ведения кадрового делопроизводства на предприятиях всегда остаются актуальными для исследования.
Обзор источников. При написании выпускной квалификационной работы большое внимание уделялось изучению Трудового кодекса Российской Федерации, в котором отражаются основные правила приема и увольнения работников, а так же регулирование трудовых отношений работника и работодателя в целом. Кроме того, при написании работы были изучены следующие федеральные законы: «Об информации, информационных
технологиях и защите информации», «О персональных данных», «Об архивном деле», «О коммерческой тайне». Изучение федеральных законов поспособствовало анализу локальных нормативных актов предприятия и формированию навыков разработки локальных нормативных актов в целом. При изучении порядка оформления кадровых документов рассматривались ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 (ред. от 14.05.2018 г.) «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .
Документы, изученные на предприятии ООО «ЭнергомашИнжиниринг» позволили изучить на практике организацию кадрового делопроизводства, порядок документирования движения персонала и особенности оформления
документов отдельных категорий работников. В
ООО «ЭнергомашИнжиниринг» были изучены устав, протокол общего собрания участников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и другие документы. Кроме того, для составления характеристики предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг», кроме документов организации, использовался официальный сайт компании.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, списка источников и литературы и приложений. В первой главе рассматриваются вопросы нормативно-правовой базы: Трудовой кодекс Российской Федерации и другие федеральные законы, влияющие на организацию или документирование трудовой деятельности. Представлен теоретический анализ локальных нормативных актов, рассмотрен каждый правовой акт в отдельности. Вторая глава посвящена изучению и анализу документов в сфере организации работы с персоналом ООО «ЭнергомашИнжиниринг». Представлена характеристика предприятия, структура и состав персонала организации, особенности ведения кадрового делопроизводства. Рассмотрены локальные нормативные акты, описан порядок документирования основных этапов движения персоанала, уделено особое внимание отдельным категориям работников. В приложениях представлены перечень локальных нормативных, структура ООО «ЭнергомашИнжиниринг» и приказ об утверждении локального нормативного акта.
Правовой основой деятельности кадровой службы является Трудовой кодекс Российской Федерации. Данный документ призван регулировать трудовые отношения между работником и работодателем. Знание правил документирования приема, увольнения и кадрового перемещения работников предприятия в соответствии с законодательством Российской Федерации позволяет специалисту по кадрам избежать различных споров с работниками и разногласий. Прием работников на работу и их увольнение осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и разработанными локальными нормативными актами предприятия.
Изучение федеральных законов, регулирующих трудовую деятельность позволяет грамотно составлять локальные нормативные акты на предприятии. Так, на основании федерального закона «О персональных данных » составляется такой нормативный акт, как Положение о персональных данных, где четко прописаны основные сегменты обработки, хранения и распространения личной информации на предприятии. Так же на основании федерального закона «О коммерческой тайне » может быть составлено Положение о коммерческой тайне, где указывается какая информация предприятия является коммерческой тайной, кто имеет доступ к коммерческой тайне.
Анализ предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг» позволил углубить практические знания, умения и навыки работы с кадровыми документами. В характеристике предприятия были представлены официальные сведения об организации и основные направления деятельности. Кроме того, был изучен кадровый состав ООО «ЭнергомашИнжиниринг», что позволило определить в штате сотрудников, занятых на вредных и опасных работах. Кадровое делопроизводство в ООО «ЭнергомашИнжиниринг» ведется, преимущественно, одним
сотрудником - офис - менеджером, при этом главный бухгалтер участвует в оформлении и проверке документов, связанныхс финансовым обеспечением сотрудников, а специалист по охране труда (главный механик) ведет журналы по обязательным инструктажам по технике безопасности.
Разработкой локальных нормативных актов занимаются несколько специалистов ООО «ЭнергомашИнжиниринг»: офис - менеджер, главный бухгалтер и специалист по охране труда. Офис- менеджер разрабатывает большинство локальных нормативных актов и знакомит их под роспись с работниками при приеме на работу. К таким актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите, хранении,
обработке и передаче персональных данных, должностные инструкции, график отпусков и другие. Главный бухгалтер участвует в составлении штатного расписания и графика отпусков. Специалист по охране труда проводит обязательные инструктажи и ведет журнал их учета.
В ООО «ЭнергомашИнжиниринг» разработаны необходимые обязательные локальные нормативные акты. Вместе с тем, т. к. предприятие является производственным и часть сотрудников заняты на вредных и опасных работах, а также в связи с изменениями в законодательстве в области охраны труда, организации было предложено дополнительно разработать такой нормативный акт, как Положение об охране труда, который включал бы порядок проведения специальной оценки условий труда.
Кадровое делопроизводство предприятия ведется двумя способами: в электронном и бумажном виде. На предприятии личная информация работника заносится только в программу «1С: Кадры». Был рассмотрен порядок документирования основных этапов движения персонала: прием на работу, оформление отпуска и командировки сотрудников. При этом особое внимание уделялось документированию приема на работу и деятельности работников, занятых на вредных и опасных производствах.
В целом, можно сделать вывод, что кадровое делопроизводство ООО «ЭнергомашИнжиниринг» ведется в соответствии с Трудовым кодексом, другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации, а также локальными нормативными актами, разработанными на предприятии.
Изучение федеральных законов, регулирующих трудовую деятельность позволяет грамотно составлять локальные нормативные акты на предприятии. Так, на основании федерального закона «О персональных данных » составляется такой нормативный акт, как Положение о персональных данных, где четко прописаны основные сегменты обработки, хранения и распространения личной информации на предприятии. Так же на основании федерального закона «О коммерческой тайне » может быть составлено Положение о коммерческой тайне, где указывается какая информация предприятия является коммерческой тайной, кто имеет доступ к коммерческой тайне.
Анализ предприятия ООО «ЭнергомашИнжиниринг» позволил углубить практические знания, умения и навыки работы с кадровыми документами. В характеристике предприятия были представлены официальные сведения об организации и основные направления деятельности. Кроме того, был изучен кадровый состав ООО «ЭнергомашИнжиниринг», что позволило определить в штате сотрудников, занятых на вредных и опасных работах. Кадровое делопроизводство в ООО «ЭнергомашИнжиниринг» ведется, преимущественно, одним
сотрудником - офис - менеджером, при этом главный бухгалтер участвует в оформлении и проверке документов, связанныхс финансовым обеспечением сотрудников, а специалист по охране труда (главный механик) ведет журналы по обязательным инструктажам по технике безопасности.
Разработкой локальных нормативных актов занимаются несколько специалистов ООО «ЭнергомашИнжиниринг»: офис - менеджер, главный бухгалтер и специалист по охране труда. Офис- менеджер разрабатывает большинство локальных нормативных актов и знакомит их под роспись с работниками при приеме на работу. К таким актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите, хранении,
обработке и передаче персональных данных, должностные инструкции, график отпусков и другие. Главный бухгалтер участвует в составлении штатного расписания и графика отпусков. Специалист по охране труда проводит обязательные инструктажи и ведет журнал их учета.
В ООО «ЭнергомашИнжиниринг» разработаны необходимые обязательные локальные нормативные акты. Вместе с тем, т. к. предприятие является производственным и часть сотрудников заняты на вредных и опасных работах, а также в связи с изменениями в законодательстве в области охраны труда, организации было предложено дополнительно разработать такой нормативный акт, как Положение об охране труда, который включал бы порядок проведения специальной оценки условий труда.
Кадровое делопроизводство предприятия ведется двумя способами: в электронном и бумажном виде. На предприятии личная информация работника заносится только в программу «1С: Кадры». Был рассмотрен порядок документирования основных этапов движения персонала: прием на работу, оформление отпуска и командировки сотрудников. При этом особое внимание уделялось документированию приема на работу и деятельности работников, занятых на вредных и опасных производствах.
В целом, можно сделать вывод, что кадровое делопроизводство ООО «ЭнергомашИнжиниринг» ведется в соответствии с Трудовым кодексом, другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации, а также локальными нормативными актами, разработанными на предприятии.
