ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС «АРХИВНЫЙ ФОНД» КАК ОСНОВА ИНФОРМАЦИИОННОЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
|
Введение 3
ГЛАВА 1. Нормативно-правовое обеспечение внедрения и использования автоматизированных систем в архивном деле 12
1.1 Нормативно-методическая база автоматизации и
информатизации архивного дела в Российской Федерации 12
1.2 Внутренние регламентирующие документы Государственного
архива Алтайского края 25
ГЛАВА 2. История создания, современное состояние и перспективы развития автоматизированных систем в архивном деле 29
2.1 История внедрения автоматизированных систем 29
2.2 Современное состояние автоматизированных систем в архивных
учреждениях 37
2.3 Перспективы развития систем автоматизации в архивном деле . 46
ГЛАВА 3. Информатизация Государственного Архива Алтайского края . 52
3.1 Внедрение автоматизированных систем в КГКУ ГААК 52
3.2 Роль программного комплекса «Архивный фонд» в
информационной системе КГКУ ГААК 58
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 69
Перечень сокращений 79
Список приложений 80
ГЛАВА 1. Нормативно-правовое обеспечение внедрения и использования автоматизированных систем в архивном деле 12
1.1 Нормативно-методическая база автоматизации и
информатизации архивного дела в Российской Федерации 12
1.2 Внутренние регламентирующие документы Государственного
архива Алтайского края 25
ГЛАВА 2. История создания, современное состояние и перспективы развития автоматизированных систем в архивном деле 29
2.1 История внедрения автоматизированных систем 29
2.2 Современное состояние автоматизированных систем в архивных
учреждениях 37
2.3 Перспективы развития систем автоматизации в архивном деле . 46
ГЛАВА 3. Информатизация Государственного Архива Алтайского края . 52
3.1 Внедрение автоматизированных систем в КГКУ ГААК 52
3.2 Роль программного комплекса «Архивный фонд» в
информационной системе КГКУ ГААК 58
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 69
Перечень сокращений 79
Список приложений 80
В наше время сложно представить сферу, которой бы не коснулись со-временные технологии. Не прошло мимо это и архивного дела. Сейчас в архи¬вах активно используются различная компьютерная техника и программные комплексы (далее-ПК) для усовершенствования системы хранения документов и автоматизации процессов.
Самым глобальным шагом в автоматизации архивов было создание про¬граммного комплекса «Архивный фонд» (далее-ПК АФ). До этого времени каждый архив Российской Федерации шел по своему пути, большинство созда¬вали свои базы данных (далее-БД). Но данный процесс упростился, когда был создан единый программный комплекс, являющийся основой информационной среды архивов.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных тех¬нологиях и о защите информации» 2006 г., «информационная система - сово¬купность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее об¬работку информационных технологий и технических средств»1.
Из этого следует, что информационной системой архива, является ком-плекс технических средств и программных обеспечений автоматизирующий работу. А основой информационной системы, считается программный ком-плекс, централизующий работу всех имеющихся баз данных, программ и средств.
Сложно судить о проделанной работе, если рассматривать данный вопрос только на уровне Российской Федерации, так как недостаточно информации можно найти и данные будет усредненные. Поэтому исследование проводилось более углубленно на базе автоматизации архивного дела, а также внедрения и использования ПК АФ на уровне конкретного архива, то есть на уровне краевого государственного казенного учреждения «Г осударственный архив Ал¬тайского края» (далее-КГКУ ГААК).
В связи с выше изложенным можно считать, что тема данной магистерской диссертации является актуальной и требует рассмотрения.
Анализ используемой литературы
При проведении исследования были использованы материалы электронных библиотек «Elibrary» и «Лань». С помощью данных ресурсов удавалось получать современную и действующую информацию удаленно.
В работе использовались статьи периодических изданий, связанных с ав¬томатизацией архивного дела и конкретно с ПК «Архивный фонд»: «Вестник архивиста», «Секретарское дело», «Концепт», «Отечественные архивы», «Ис¬торическая и социально-образовательная мысль», «Электронные библиотеки» и т.д.
Наиболее интересными и широко освещаемыми тему были статьи Ю.Ю. Юмашевой . Она освещает историю информатизации архивов, программный комплекс «Архивный фонд» и так же есть статья, посвященная Центральному фондовому каталогу .
С.Л. Кузнецов в своей статье рассматривает автоматизированную систему учета архивных документов «Архивный фонд» . Кроме этого, о внедрении 4-й версии ПК «Архивный фонд» информация взята из статьи журнала «Вестник архивиста» с выступления А.Н. Артизова .
5 Автоматизированные системы учета архивных документах освещены в следующих работах: А.В. Никонова , в аналитическом обзоре
О.А. Михайлова. , в учебно-методическом пособии А.А. Макаровой , статьи Т.Н. Горенюка . Теоретические аспекты разработки автоматизированной си-стемы управления электронными документами представил в статье журнала А.Н. Авдеев . Разработку и внедрение современных автоматизированных технологий в российском государственном архиве научно-технической документации рассмотрела в журнале «Вестник архивиста» Г.А. Медведева .
О проблемах внедрения автоматизированных технологий говорится в статьях Н.А. Ильиной и Н.И. Ходаковского . А Е.М. Брагина и А.А. Кирилловых знакомят нас в своих статьях с современными проблемами нормативно-правового регулирования в сфере архивного дела в Российской Федерации. Так же о проблемах в архивном праве в направление автоматизации и информатизации говорится в учебном пособии И.Л. Кузиной . В этом пособии рассматриваются формирование и становление отечественного архив¬ного законодательства, начиная с первых попыток законодательного
6 регулирования архивного дела и заканчивая анализом проблем современного архивного законодательства.
Общая информация об архивном деле в России применялась из учебного пособия А.В. Голикова , в нем говорится о составе и организации Архивного фонда Российской Федерации.
В учебнике Е.М. Буровой изучается информатизация архивного дела, ее история, объекты и цели, информационные технологии и организация их внедрения в архивах, электронные документы и архивы.
Перспективы развития автоматизации архивного дела в Российской Федерации, а также конкретно автоматизированных систем учета, в том числе программный комплекс «Архивный фонд» помимо официальных концепции представлены у А.К. Макаровой и Е.М. Брагиной .
История внедрения автоматизированных систем, в том числе
программного комплекса «Архивный фонд» в архивное дело достаточно
раскрыта в литературе, большинство информации извлекалось из статей жур-нала. Но при этом можно сказать, что поиск информации был достаточно тру¬доемкий, так как тема является узкой и текущее состояние, в особенности внедрение 5-й версии программного комплекса «Архивный фонд» освещено мало.
Цель работы: рассмотреть программный комплекс «Архивный фонд» как информационную основу КГКУ ГААК.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Изучить нормативно-методическую базу внедрения и использования автоматизированных систем, как на уровне Российской Федерации, так и на уровне Государственного архива Алтайского края.
2. Рассмотреть историю автоматизации и информатизации, современное состояние и перспективы развития автоматизации и информатизации архивного дела в Российской Федерации.
3. Проанализировать внедрение программного комплекса «Архивный Фонд», текущее состояние и перспективы его дальнейшего развития и ис-пользования в КГКУ ГААК.
Объект исследования: программный комплекс «Архивный фонд».
Предмет исследования: место и роль ПК «Архивный фонд» в ин-формационной системе Государственного архива Алтайского края.
Анализ источников
Для поиска законодательных, нормативно-методических документов по внедрению и использованию автоматизированных систем в архивах Российской Федерации использовалась справочная правовая система Консультант Плюс и официальный сайт Федерального Архивного агентства (Росархива). На данных информационных системах удобно организован поиск необходимых документов, единственное ограничение которое можно встретить на пути, это ограничение Консультанта в бесплатной версии по времени разрешенного для доступа к некоторым документам. Внутренние регламентирующие документы Государственного архива Алтайского края были изучены в самом архиве.
Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г., который регулирует от¬ношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и ис¬пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других ар¬хивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации . Вопросы,
8 касающиеся изучаемой сферы, фигурируют и в других Федеральных законах Российской Федерации .
Были изучены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...» 2007 и 2015 гг. ; а также «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» .
Государственный учет документов Архивного Фонда отражен в «Регламенте государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» , кроме того, во «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» закреплен порядок автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (далее- Аф Рф) .
9 Существуют методические документы, рекомендованные для применения в архивной сфере при работе с электронными документами , а также действует «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной ин-формационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» .
Были также рассмотрены концепции и стратегии развития ав-томатизированных систем в архивном деле, в них прописаны основные направления ближайшего развития автоматизации архивного дела в Российской Федерации . Также планирование развития в сфере автоматизации архивов и конкретно развития программного комплекса «Архивный фонд» представлено и в федеральных программах Российской Федерации .
При написании второго параграфа первой главы использовались внут-ренние регламентирующие документы Государственного архива. Основным
10 документом, направляющим работу в данной сфере, является «Концепция внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность краевого государственного учреждения «Государственный архив Алтайского края».
В выше перечисленных законодательных, нормативных и методических документах освещены основные вопросы автоматизации архивного дела и работы программного комплекса «Архивный фонд». Но документы, более углубленно относящиеся к теме, являются рекомендательными, но не обя-зательными. И все же данная сфера требует более детального рассмотрения и издания современных документов, которые бы регулировали именно современные автоматизированные системы учета документов, а не только традиционные общепринятые способы учета.
Кроме этого, хотелось бы отметить высокое значение вклада в написание данного исследования заместителя директора по основной деятельности КГКУ ГААК - Егоровой Елены Дмитриевны. Благодаря представителю архива, была получена важная информация, без которой не удалось бы рассмотреть углуб¬ленный пример развития автоматизации архива.
Территориально работа обобщено рассматривается на уровне Российской Федерации и более углубленно на уровне Алтайского края.
Хронологические рамки охватывают период с автоматизации архивного дела в нашей стране примерно в 1950х гг. И до настоящего времени.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами ис-следования. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, перечня сокращений и приложений.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и раскрывает значимость работы.
В первой главе рассматриваются нормативно-методическая база внедрения и использования автоматизированных систем, а также внутренние регламентирующие документа КГКУ ГААк.Во второй главе освещена история,
11 современное состояние, перспективы развития автоматизированных систем в архивном деле. Третья глава посвящена автоматизации, а точнее внедрению ПК Аф в КГКУ ГААК. В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
Самым глобальным шагом в автоматизации архивов было создание про¬граммного комплекса «Архивный фонд» (далее-ПК АФ). До этого времени каждый архив Российской Федерации шел по своему пути, большинство созда¬вали свои базы данных (далее-БД). Но данный процесс упростился, когда был создан единый программный комплекс, являющийся основой информационной среды архивов.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных тех¬нологиях и о защите информации» 2006 г., «информационная система - сово¬купность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее об¬работку информационных технологий и технических средств»1.
Из этого следует, что информационной системой архива, является ком-плекс технических средств и программных обеспечений автоматизирующий работу. А основой информационной системы, считается программный ком-плекс, централизующий работу всех имеющихся баз данных, программ и средств.
Сложно судить о проделанной работе, если рассматривать данный вопрос только на уровне Российской Федерации, так как недостаточно информации можно найти и данные будет усредненные. Поэтому исследование проводилось более углубленно на базе автоматизации архивного дела, а также внедрения и использования ПК АФ на уровне конкретного архива, то есть на уровне краевого государственного казенного учреждения «Г осударственный архив Ал¬тайского края» (далее-КГКУ ГААК).
В связи с выше изложенным можно считать, что тема данной магистерской диссертации является актуальной и требует рассмотрения.
Анализ используемой литературы
При проведении исследования были использованы материалы электронных библиотек «Elibrary» и «Лань». С помощью данных ресурсов удавалось получать современную и действующую информацию удаленно.
В работе использовались статьи периодических изданий, связанных с ав¬томатизацией архивного дела и конкретно с ПК «Архивный фонд»: «Вестник архивиста», «Секретарское дело», «Концепт», «Отечественные архивы», «Ис¬торическая и социально-образовательная мысль», «Электронные библиотеки» и т.д.
Наиболее интересными и широко освещаемыми тему были статьи Ю.Ю. Юмашевой . Она освещает историю информатизации архивов, программный комплекс «Архивный фонд» и так же есть статья, посвященная Центральному фондовому каталогу .
С.Л. Кузнецов в своей статье рассматривает автоматизированную систему учета архивных документов «Архивный фонд» . Кроме этого, о внедрении 4-й версии ПК «Архивный фонд» информация взята из статьи журнала «Вестник архивиста» с выступления А.Н. Артизова .
5 Автоматизированные системы учета архивных документах освещены в следующих работах: А.В. Никонова , в аналитическом обзоре
О.А. Михайлова. , в учебно-методическом пособии А.А. Макаровой , статьи Т.Н. Горенюка . Теоретические аспекты разработки автоматизированной си-стемы управления электронными документами представил в статье журнала А.Н. Авдеев . Разработку и внедрение современных автоматизированных технологий в российском государственном архиве научно-технической документации рассмотрела в журнале «Вестник архивиста» Г.А. Медведева .
О проблемах внедрения автоматизированных технологий говорится в статьях Н.А. Ильиной и Н.И. Ходаковского . А Е.М. Брагина и А.А. Кирилловых знакомят нас в своих статьях с современными проблемами нормативно-правового регулирования в сфере архивного дела в Российской Федерации. Так же о проблемах в архивном праве в направление автоматизации и информатизации говорится в учебном пособии И.Л. Кузиной . В этом пособии рассматриваются формирование и становление отечественного архив¬ного законодательства, начиная с первых попыток законодательного
6 регулирования архивного дела и заканчивая анализом проблем современного архивного законодательства.
Общая информация об архивном деле в России применялась из учебного пособия А.В. Голикова , в нем говорится о составе и организации Архивного фонда Российской Федерации.
В учебнике Е.М. Буровой изучается информатизация архивного дела, ее история, объекты и цели, информационные технологии и организация их внедрения в архивах, электронные документы и архивы.
Перспективы развития автоматизации архивного дела в Российской Федерации, а также конкретно автоматизированных систем учета, в том числе программный комплекс «Архивный фонд» помимо официальных концепции представлены у А.К. Макаровой и Е.М. Брагиной .
История внедрения автоматизированных систем, в том числе
программного комплекса «Архивный фонд» в архивное дело достаточно
раскрыта в литературе, большинство информации извлекалось из статей жур-нала. Но при этом можно сказать, что поиск информации был достаточно тру¬доемкий, так как тема является узкой и текущее состояние, в особенности внедрение 5-й версии программного комплекса «Архивный фонд» освещено мало.
Цель работы: рассмотреть программный комплекс «Архивный фонд» как информационную основу КГКУ ГААК.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Изучить нормативно-методическую базу внедрения и использования автоматизированных систем, как на уровне Российской Федерации, так и на уровне Государственного архива Алтайского края.
2. Рассмотреть историю автоматизации и информатизации, современное состояние и перспективы развития автоматизации и информатизации архивного дела в Российской Федерации.
3. Проанализировать внедрение программного комплекса «Архивный Фонд», текущее состояние и перспективы его дальнейшего развития и ис-пользования в КГКУ ГААК.
Объект исследования: программный комплекс «Архивный фонд».
Предмет исследования: место и роль ПК «Архивный фонд» в ин-формационной системе Государственного архива Алтайского края.
Анализ источников
Для поиска законодательных, нормативно-методических документов по внедрению и использованию автоматизированных систем в архивах Российской Федерации использовалась справочная правовая система Консультант Плюс и официальный сайт Федерального Архивного агентства (Росархива). На данных информационных системах удобно организован поиск необходимых документов, единственное ограничение которое можно встретить на пути, это ограничение Консультанта в бесплатной версии по времени разрешенного для доступа к некоторым документам. Внутренние регламентирующие документы Государственного архива Алтайского края были изучены в самом архиве.
Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г., который регулирует от¬ношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и ис¬пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других ар¬хивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации . Вопросы,
8 касающиеся изучаемой сферы, фигурируют и в других Федеральных законах Российской Федерации .
Были изучены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...» 2007 и 2015 гг. ; а также «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» .
Государственный учет документов Архивного Фонда отражен в «Регламенте государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» , кроме того, во «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» закреплен порядок автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (далее- Аф Рф) .
9 Существуют методические документы, рекомендованные для применения в архивной сфере при работе с электронными документами , а также действует «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной ин-формационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» .
Были также рассмотрены концепции и стратегии развития ав-томатизированных систем в архивном деле, в них прописаны основные направления ближайшего развития автоматизации архивного дела в Российской Федерации . Также планирование развития в сфере автоматизации архивов и конкретно развития программного комплекса «Архивный фонд» представлено и в федеральных программах Российской Федерации .
При написании второго параграфа первой главы использовались внут-ренние регламентирующие документы Государственного архива. Основным
10 документом, направляющим работу в данной сфере, является «Концепция внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность краевого государственного учреждения «Государственный архив Алтайского края».
В выше перечисленных законодательных, нормативных и методических документах освещены основные вопросы автоматизации архивного дела и работы программного комплекса «Архивный фонд». Но документы, более углубленно относящиеся к теме, являются рекомендательными, но не обя-зательными. И все же данная сфера требует более детального рассмотрения и издания современных документов, которые бы регулировали именно современные автоматизированные системы учета документов, а не только традиционные общепринятые способы учета.
Кроме этого, хотелось бы отметить высокое значение вклада в написание данного исследования заместителя директора по основной деятельности КГКУ ГААК - Егоровой Елены Дмитриевны. Благодаря представителю архива, была получена важная информация, без которой не удалось бы рассмотреть углуб¬ленный пример развития автоматизации архива.
Территориально работа обобщено рассматривается на уровне Российской Федерации и более углубленно на уровне Алтайского края.
Хронологические рамки охватывают период с автоматизации архивного дела в нашей стране примерно в 1950х гг. И до настоящего времени.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами ис-следования. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, перечня сокращений и приложений.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и раскрывает значимость работы.
В первой главе рассматриваются нормативно-методическая база внедрения и использования автоматизированных систем, а также внутренние регламентирующие документа КГКУ ГААк.Во второй главе освещена история,
11 современное состояние, перспективы развития автоматизированных систем в архивном деле. Третья глава посвящена автоматизации, а точнее внедрению ПК Аф в КГКУ ГААК. В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
При исследовании программного комплекса «Архивный фонд» как основы информационной системы Государственного архива, для более ши-рокого рассмотрения, была изучена нормативно-правовая база автоматизации архивного дела как на уровне Российской Федерации, так и на уровне КГКУ ГААК.
Изучив нормативно-правовую базу можно сделать вывод, о
необходимости ее актуализации под использование ПК Аф. В связи с чем, возникают расхождения. Так же, в недавно утвержденных документах замечены упущения.
Допустим если взять рассмотренную выше концепцию автоматизации (информатизации) деятельности государственного архива, разработанную ВНИИДАД , то она включает достаточно полный состав всех направлений деятельности. С разной полнотой описано содержание модулей, прежде всего обеспечивающих осуществление основной деятельности государственного ар-хива. Например, не прописан прием на постоянное хранение электронных документов.
Однако, недостаточно понятно предназначение данной концепции и кто должен осуществлять ее реализацию: каждый конкретный государственный архив при разработке концепции автоматизации собственной деятельности должен ориентироваться на данную концепцию или Федеральным архивным агентством в перспективе будет предложена единая информационная система по типу Архивного фонда.
Разработка и реализация подобной концепции каждым государственным архивом самостоятельно представляются недостижимыми с финансовой точки зрения.
В КГКУ ГААК реализована и достаточно эффективно функционирует подобная модель единой информационной системы в соответствии с
66 собственной концепцией внедрения информационно-коммуникационных технологий (2011 г.), которая включает автоматизацию только архивных
направлений деятельности.
При рассмотрении внедрения автоматизированных систем в архивы Российской Федерации прослеживается прямая зависимость развития компьютерных технологий и совершенствования архивного дела. Однако, прогресс был осложнён ограниченным финансированием для возможности оснащения современной техникой и квалифицированными сотрудниками. Но не смотря на трудности, большинство архивов принимали активное участие в развитии данного процесса.
Что касается текущего состояния, то стоит отметить, что прогресс развития программного комплекса «Архивный фонд» продвинулся достаточно далеко. В настоящее время разработана и внедрена в архивы пятая версия ПК Аф. Данный программный комплекс позволяет работать с ним каждому
работнику архива, если технически обеспечен вход с его компьютера, так же предполагается возможность доступа посетителей читального зала к ПК Аф.
Можно проследить, для примера, как с 2013 по конец 2018 увеличился состав описания архивных фондах ПК ЦФК на 518 619, то есть почти на 40% (приложение 1). Практически все субъекты Российской Федерации производят выгрузку в ПК ЦФК.
Также архивы могут предоставлять в Росархив свои замечания и пожелания по улучшению программного комплекса «Архивный фонд», которые в свою очередь их используют при подготовке технического задания при подготовке новых версий ПК.
Практически все архивы, в настоящее время, оцифровывают описи особо ценных документов, используют различные базы данных, в том числе основной является ПК Аф и конечно же обдумывают вопросы по разработке новейших автоматизированных систем.
А также необходимо отметить, что совершенствование ПК Аф, а также в общем автоматизации архивов не остановилось на месте, оно продолжает дви-
67 гаться вперед. Идет активная реализация федеральных программ, концепций и стратегий развития в данной отрасли.
Проанализировав информатизацию Г осударственного архива Алтайского края сделан вывод, что с самого начала внедрения автоматизированных систем в архивы, КГКУ ГААК начал разработку собственных баз, а использование программного комплекса «Архивный фонд» началось с его разработки и теперь данный ПК является информационной основой архива. Данный вывод был сделан, исходя из того, что ПК Аф централизует автоматизированную работу архива, объединяя все имеющиеся базы данных и программы.
В концепции КГКУ ГААК приведен план мероприятий по её реализации в деятельность учреждения. В нем указывается, что в 2012 г. планировалось приобретение серверного и сетевого оборудования, а также создание комплекса хранения электронных образов оцифрованных документов. В период с 2011 г. по 2015 г. планировалось приобретение персональных компьютеров, вы¬сокоскоростного документосканера, сканера рулонных микрофильмов, к тому же DVD-библиотеки для создания и хранения электронных копий документов. Вдобавок планировался перевод описей в электронный вид. Исходя из отчетов предоставляемым Государственным архивом, выдержки которого
рассматривались в параграфе 3.2. можно судить, что архив достиг поставленных целей.
В связи с выше представленной информации видно, что на данный момент Государственный архив Алтайского края достаточно оснащен компьютерной техникой, необходимой для работы на современном уровне, а также активно функционирует программный комплекс «Архивный фонд.
Результатом исследования считается, что на данный момент программный комплекс «Архивный фонд» является основой автоматизации ар¬хивного дела, в том числе и Государственного архива Алтайского края.
Рассмотрев автоматизацию и внедрение ПК Аф на примере краевого государственного казенного учреждения «Государственный архив Алтайского края» было выявлено, что высока роль каждого звена большого процесса ав-
68 томатизации архивного дела. Это обуславливается разработкой собственных баз данных в начале автоматизации в стране, а затем активных участием архива в совершенствовании ПК Аф, обнаруживая ошибки и недочеты, а также внося свои идеи дальнейшего развития.
В настоящее время стало нецелесообразно создание архивами собственных баз данных направленных на учет документов, более эффективно развивать уже созданную централизованную программу. Но при этом, стоит отметить, что уже имеющееся базы данных, взаимодействующие с ПК Аф работают благополучно, примером является связь БД «Электронная опись» и ПК «Архивный фонд» в Г осударственном архиве Алтайского края.
Много препятствий стоит на пути развития каждого архива, основным из которых является недостаточное финансирование. Но не смотря на трудности каждых архив двигался вперед и благодаря этому автоматизация в Российской Федерации продвинулась так далеко.
Изучив нормативно-правовую базу можно сделать вывод, о
необходимости ее актуализации под использование ПК Аф. В связи с чем, возникают расхождения. Так же, в недавно утвержденных документах замечены упущения.
Допустим если взять рассмотренную выше концепцию автоматизации (информатизации) деятельности государственного архива, разработанную ВНИИДАД , то она включает достаточно полный состав всех направлений деятельности. С разной полнотой описано содержание модулей, прежде всего обеспечивающих осуществление основной деятельности государственного ар-хива. Например, не прописан прием на постоянное хранение электронных документов.
Однако, недостаточно понятно предназначение данной концепции и кто должен осуществлять ее реализацию: каждый конкретный государственный архив при разработке концепции автоматизации собственной деятельности должен ориентироваться на данную концепцию или Федеральным архивным агентством в перспективе будет предложена единая информационная система по типу Архивного фонда.
Разработка и реализация подобной концепции каждым государственным архивом самостоятельно представляются недостижимыми с финансовой точки зрения.
В КГКУ ГААК реализована и достаточно эффективно функционирует подобная модель единой информационной системы в соответствии с
66 собственной концепцией внедрения информационно-коммуникационных технологий (2011 г.), которая включает автоматизацию только архивных
направлений деятельности.
При рассмотрении внедрения автоматизированных систем в архивы Российской Федерации прослеживается прямая зависимость развития компьютерных технологий и совершенствования архивного дела. Однако, прогресс был осложнён ограниченным финансированием для возможности оснащения современной техникой и квалифицированными сотрудниками. Но не смотря на трудности, большинство архивов принимали активное участие в развитии данного процесса.
Что касается текущего состояния, то стоит отметить, что прогресс развития программного комплекса «Архивный фонд» продвинулся достаточно далеко. В настоящее время разработана и внедрена в архивы пятая версия ПК Аф. Данный программный комплекс позволяет работать с ним каждому
работнику архива, если технически обеспечен вход с его компьютера, так же предполагается возможность доступа посетителей читального зала к ПК Аф.
Можно проследить, для примера, как с 2013 по конец 2018 увеличился состав описания архивных фондах ПК ЦФК на 518 619, то есть почти на 40% (приложение 1). Практически все субъекты Российской Федерации производят выгрузку в ПК ЦФК.
Также архивы могут предоставлять в Росархив свои замечания и пожелания по улучшению программного комплекса «Архивный фонд», которые в свою очередь их используют при подготовке технического задания при подготовке новых версий ПК.
Практически все архивы, в настоящее время, оцифровывают описи особо ценных документов, используют различные базы данных, в том числе основной является ПК Аф и конечно же обдумывают вопросы по разработке новейших автоматизированных систем.
А также необходимо отметить, что совершенствование ПК Аф, а также в общем автоматизации архивов не остановилось на месте, оно продолжает дви-
67 гаться вперед. Идет активная реализация федеральных программ, концепций и стратегий развития в данной отрасли.
Проанализировав информатизацию Г осударственного архива Алтайского края сделан вывод, что с самого начала внедрения автоматизированных систем в архивы, КГКУ ГААК начал разработку собственных баз, а использование программного комплекса «Архивный фонд» началось с его разработки и теперь данный ПК является информационной основой архива. Данный вывод был сделан, исходя из того, что ПК Аф централизует автоматизированную работу архива, объединяя все имеющиеся базы данных и программы.
В концепции КГКУ ГААК приведен план мероприятий по её реализации в деятельность учреждения. В нем указывается, что в 2012 г. планировалось приобретение серверного и сетевого оборудования, а также создание комплекса хранения электронных образов оцифрованных документов. В период с 2011 г. по 2015 г. планировалось приобретение персональных компьютеров, вы¬сокоскоростного документосканера, сканера рулонных микрофильмов, к тому же DVD-библиотеки для создания и хранения электронных копий документов. Вдобавок планировался перевод описей в электронный вид. Исходя из отчетов предоставляемым Государственным архивом, выдержки которого
рассматривались в параграфе 3.2. можно судить, что архив достиг поставленных целей.
В связи с выше представленной информации видно, что на данный момент Государственный архив Алтайского края достаточно оснащен компьютерной техникой, необходимой для работы на современном уровне, а также активно функционирует программный комплекс «Архивный фонд.
Результатом исследования считается, что на данный момент программный комплекс «Архивный фонд» является основой автоматизации ар¬хивного дела, в том числе и Государственного архива Алтайского края.
Рассмотрев автоматизацию и внедрение ПК Аф на примере краевого государственного казенного учреждения «Государственный архив Алтайского края» было выявлено, что высока роль каждого звена большого процесса ав-
68 томатизации архивного дела. Это обуславливается разработкой собственных баз данных в начале автоматизации в стране, а затем активных участием архива в совершенствовании ПК Аф, обнаруживая ошибки и недочеты, а также внося свои идеи дальнейшего развития.
В настоящее время стало нецелесообразно создание архивами собственных баз данных направленных на учет документов, более эффективно развивать уже созданную централизованную программу. Но при этом, стоит отметить, что уже имеющееся базы данных, взаимодействующие с ПК Аф работают благополучно, примером является связь БД «Электронная опись» и ПК «Архивный фонд» в Г осударственном архиве Алтайского края.
Много препятствий стоит на пути развития каждого архива, основным из которых является недостаточное финансирование. Но не смотря на трудности каждых архив двигался вперед и благодаря этому автоматизация в Российской Федерации продвинулась так далеко.
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (130502)
- Бакалаврская работа (31388)
- Диссертация (960)
- Магистерская диссертация (18319)
- Дипломные работы, ВКР (53194)
- Главы к дипломным работам (2108)
- Курсовые работы (9669)
- Контрольные работы (6188)
- Отчеты по практике (1308)
- Рефераты (1450)
- Задачи, тесты, ПТК (616)
- Ответы на вопросы (154)
- Статьи, Эссе, Сочинения (911)
- Бизнес-планы (49)
- Презентации (101)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1691)
- Диссертации (РГБ) (1879)
- Прочее (433)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
