Список условных обозначений, сокращений, терминов 13
ВВЕДЕНИЕ 14
1 Методологии моделирования бизнес-процессов 17
1.1 Современные методологии моделирования 17
1.1.1 Понятие бизнес-процесса 17
1.1.2 Семейство IDEF 18
1.1.3 ARIS 20
1.1.4 DFD 21
1.1.5 UML 23
1.1.6 BPMN 25
1.2 Выбор методологии моделирования 27
1.2.1 Сравнение нотаций на основании классификации областей
применения 27
1.2.2 Сравнение нотаций на основании реализации паттернов поведения .. 28
1.3 Выводы по главе 31
2 Моделирование процессов документооборота 32
2.1 Обозначение элементов моделирования 32
2.2 Описание предметной области 33
2.3 Описание бизнес-процессов организации курсов и семинаров 38
2.4 Выводы по главе 53
3 Анализ моделей процессов документооборота 54
3.1 Особенности выполнения процессов организации курсов и семинаров ... 54
3.2 Выявление проблемных ситуаций и причин их возникновения 57
3.3 Формирование требований к СЭД 59
3.4 Выводы по главе 60
4 Внедрение системы электронного документооборота 61
4.1 Назначение и классификация СЭД 61
4.2 Цели и принципы внедрения 64
4.3 Описание возможных проблем внедрения 65
4.4 Реализация процесса документооборота приказов 66
4.4.1 Модель процесса «как есть» 67
10
4.4.2 Модель процесса «как должно быть» 74
4.5 Выводы по главе 76
5 Финансовый менеджмент, ресурсоэффективность и ресурсосбережение 78
5.1 Оценка коммерческого потенциала и перспективности проведения
научных исследований с позиции ресурсоэффективности и ресурсосбережения 78
5.1.1 Анализ конкурентных технических решений 78
5.1.1.1 Система электронного документооборота Directum 80
5.1.1.2 Система электронного документооборота Elma 82
5.1.1.3 Система электронного документооборота ДЕЛО 83
5.1.1.4 Система электронного документооборота DocsVision 85
5.1.1.5 Оценочная карта сравнения систем 86
5.1.2 Технология QuaD 88
5.2 Планирование проектных работ 90
5.2.1 Структура работ в рамках проекта 90
5.2.2 Определение трудоемкости выполнения работ 92
5.2.3 Разработка графика проведения проекта 93
5.2.4 Бюджет научно-технического исследования (НТИ) 101
5.2.4.1 Расчет материальных затрат НТИ 101
5.2.4.2 Расчет затрат на специальное оборудование для научных
(экспериментальных) работ 103
5.2.4.3 Основная заработная плата исполнителей темы 104
5.2.4.4 Дополнительная заработная плата исполнителей темы 107
5.2.4.5 Отчисления во внебюджетные фонды (страховые отчисления)... 107
5.2.4.6 Накладные расходы 109
5.2.4.7 Формирование бюджета затрат научно-исследовательского
проекта 109
5.3 Определение ресурсной (ресурсосберегающей), финансовой,
бюджетной, социальной и экономической эффективности исследования 111
5.4 Выводы по главе 118
6. Социальная ответственность 119
6.1 Профессиональная и социальная безопасность 119
6.1.1 Анализ вредных и опасных производственных факторов 121
6.1.1.1 Микроклимат рабочего помещения 122
6.1.1.2 Шум 126
6.1.1.4 Электромагнитные и электростатические поля 130
6.1.1.5 Эргономика рабочего места 131
6.1.2 Мероприятия по защите исследователя от действия опасных и
вредных факторов на рабочем месте 134
6.1.2.1 Режим труда и отдыха при работе за компьютером 134
6.1.2.2 Медико-профилактические и оздоровительные мероприятия 136
6.2 Экологическая безопасность 137
6.2.1 Анализ влияния объекта исследования на окружающую среду 137
6.2.2 Обоснование мероприятий по защите окружающей среды 138
6.3 Безопасность в чрезвычайных ситуациях 139
6.3.1 Основные понятия и определения 139
6.3.2 Классификация чрезвычайных ситуаций 140
6.4 Пожарная безопасность 143
6.4.1 Оценка пожарной безопасности помещения 144
6.4.2 Анализ возможных причин возгорания 145
6.4.3 Пожарно-профилактические мероприятия 145
6.5 Техника безопасности 147
6.6 Выводы к разделу 150
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 152
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 154
ПРИЛОЖЕНИЕ А 159
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 163
ПРИЛОЖЕНИЕ В 168
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 171
ПРИЛОЖЕНИЕ Д 175
Объектом исследования является деятельность Томского областного
института повышения квалификации и переподготовки работников образования.
Цель работы – моделирование и анализ процессов внутреннего
документооборота организации дополнительного образования с учетом
перспектив внедрения системы электронного документооборота.
В процессе исследования проводились выбор методов и средств
моделирования, построение моделей основных процессов документооборота,
анализ моделей и предметной области, определение требований к системе
электронного документооборота, анализ рынка систем электронного
документооборота, перечень рекомендаций по усовершенствованию процессов
документооборота.
В результате были построены модели документооборота по ключевым
направлениям деятельности. Разработанные модели позволяют проводить
анализ деятельности образовательного учреждения, выявлять проблемные места
и принимать решения по их устранению.
Данные модели могут быть использованы Томским областным институтом
повышения квалификации работников образования в дальнейшем процессе
внедрения системы электронного документооборота.
Согласно проведенным исследованиям, разработанные рекомендации по
усовершенствованию процессов документооборота являются экономически
эффективными.
В будущем перечень моделей может быть расширен с помощью
моделирования дополнительных процессов деятельности.
ВВЕДЕНИЕ
В любой организации в процессе ее работы непрерывно
осуществляется разнообразная деятельность, и документы являются
непосредственным отражением этой деятельности. Документы создаются и
«движутся» вследствие действий персонала, которые, в свою очередь,
соответствуют бизнес-процессам организации. Таким образом, документы –
это информационный поток этих процессов, а управление ими – это
управление процессами.
Томский областной институт повышения квалификации работников
образования (далее – Институт) осуществляет широкий спектр деятельности
в интересах развития системы общего образования в Томской области.
Вследствие этого, организация имеет обширный документооборот и
множество внутренних процессов, которыми необходимо управлять и
постоянно усовершенствовать для повышения оперативности действий и
качества оказываемых услуг. В основе управленческой деятельности
Института лежит работа с документами, организация такой работы является
важной частью процессов управления.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных
технологий и активной инновационной деятельности Института,
традиционная схема управления документооборотом не способна справиться
с теми объемами работы, которые существуют на сегодняшний день.
Критически важной становится потребность в формализации бизнеспроцессов Института, что позволит в дальнейшем иметь полное
представление об осуществляемой деятельности и документообороте,
выявить недостатки и перспективы усовершенствования процессов с
применением современных информационных технологий.
В документационной деятельности при ведении традиционного
классического бумажного делопроизводства начинают возникать следующие
проблемы:15
• потеря документов и информации;
• накопление большого количества бумажных документов;
• значительные затраты времени на создание и согласование
документов, малая скорость обработки информации;
• непроизводственные затраты рабочего времени на поиск
необходимого документа, формирование подборки документов;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на
ознакомление с документами;
• сложность установления истории работы с документами;
• избыточные затраты на бумагу и копирование одного документа
в процессе согласования и редактирования.
Очевидно, что решением вышеперечисленных проблем может стать
система электронного документооборота (СЭД), которая будет внедрена в
работу предприятия и настроена под его бизнес-процессы.
Данная выпускная квалификационная работа имеет практическое
применение, которое заключается в предварительном исследовании и
моделировании основных процессов предприятия, необходимом перед
непосредственным внедрением СЭД и ее настройки под нужды данного
предприятия. Целью внедрения СЭД является ускорение процессов
документооборота организации, а также повышение уровня их
«прозрачности» и эффективности.
Объектом исследования является организация дополнительного
образования ТОИПКРО.
Предметом исследования являются процессы организации курсов
повышения квалификации и переподготовки, семинаров, семинаровсовещаний ТОИПКРО.
Целью работы является моделирование и анализ процессов
внутреннего документооборота организации дополнительного образования.
Выпускная квалификационная работа имеет практическое применение,
которое заключается в исследовании процессов документооборота перед
непосредственным внедрением СЭД. В данной работе:
1. Были описаны современные методологии моделирования, а также их
преимущества и недостатки, также был сделан выбор наиболее
подходящей к данной предметной области методологии
моделирования.
2. Была описана предметная область исследования: построена диаграмма
VAD деятельности и диаграмма организационной структуры Института.
3. Обоснован выбор направления деятельности Института для дальнейшего
моделирования и анализа.
4. С использованием выбранной нотации BPMN для моделирования
процессов документооборота были построены и описаны модели
организации бюджетных и внебюджетных курсов. Данные модели в
перспективе внедрения СЭД помогут строить типовые маршруты
документов.
5. Выявлены схожие и отличительные особенности исполнения процессов.
6. Были проанализированы модели процессов организации
документооборота: выявлены основные стадии жизненного цикла
документа, типовой маршрут документов, основные участники процессов
документооборота, типы документации, оценен объем документооборота.
7. Определены основные факторы, оказывающие наиболее значительное
влияние на развитие рассматриваемой проблемы траты времени.
8. На основе анализа сформулированы требования к будущей СЭД.
9. Рассмотрено понятие СЭД, приведена классификация СЭД по
функциональным особенностям. Выявлена подходящая для исследуемой
организации категория СЭД.15
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
