Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МБОУлСОШ»№4 Г. ЗАРИНСКА

Актуальность темы. Современная школа — это учебное и воспитательное заведение, в котором люди получают свои первые жизненные навыки. Благодаря их существованию каждый человек может реализовать свое законное право на получение образования1.
Государство как представитель всех родителей и учащихся определяет, организует, финансирует и контролирует работу школ. Задача выполнима при формировании для всей страны образовательного пространства. Государство осуществляет текущий мониторинг и анализ существующей системы образования, разработку, апробирование и внедрение новых программ и технологий обучения.
Сегодня школьное образование разделяется на три уровня: начальная школа, основная школа и средняя школа. У каждого уровня общего образования — свои задачи2.
Для получения обучающимися качественного образования, в школе должны создаваться все необходимые условия, а для этого в полной мере нужно налаживать организацию работы с документами. Именно это и является, пожалуй, одним из самых главных и важных моментов в любой организации и учреждении, так как это напрямую влияет на весь рабочий процесс. Полная, оперативная и достоверная информация позволяет принимать верные решения и своевременно доводить их до исполнителей.
Практически все этапы школьной работы документируются. Это требует создания множества разновидностей документов, а также умение работников грамотно и безошибочно составлять, оформлять и работать с ними.
Документы многообразны и каждый документ будь то устав, протокол, приказ, справка и т. д. — имеет свои особенности и правила работы с ним. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Работа с документами должна иметь максимально отработанный порядок. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, а также быстро найти в случае необходимости. Поэтому большое внимание должно уделяться организации работы с ними.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы формирования, оформления и хранения документов в общеобразовательных школах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы общеобразовательных школах, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Историография проблемы. Работы по теме выпускной квалификационной работе можно условно разделить на две группы. Первая группа представлена трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы: К.Г. Митяева3, Я.З. Лившица4, В.А. Цикулина5, Т.В. Кузнецовой6, А.Н. Соковой7, М.В. Ларина8, В.С. Мингалева7 8 9, А.В. Пшенко10, И.Л. Бачило11, В.Д. Банасюкевича12, А.С. Красавина13, М.П. Илюшенко14, В.И. Андреевой15, В.Ф. Янковой16, С.Л. Кузнецова17 и др.
Принципиальное значение для разработки темы исследования имеет работа К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой вклад в становление документоведения как научной дисциплины18. Автор впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела.
Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода19.
В 1970-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой20, Я.З. Лившица21, М.П. Илюшенко22. Работы исследователей развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.
Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков23, В.Д. Банасюкевич24, К.И. Рудельсон25 и др.
Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить исследовательским материалом для последующей переработки.
Вторая группа исследований представлена работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образования Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает А.В. Ефремов26. Г.А. Балыхин раскрывает экономические методы управления образованием27.
Исследователи как М.Л. Агранович28, А.В. Полетаев29 и А.В. Фатеева30 рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.
Таким образом, анализ показал, что вопросы из области ДОУ изучены в литературе довольно хорошо. По вопросам организации работы с документами в образовании существует относительно немного исследований, которые бы освещали особенности работы с документами в школах. Тем самым актуальность исследования не вызывает сомнения.
Целью исследования является рассмотрение процесса организации работы с документами в общеобразовательной школе на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 4 г. Заринска».
В соответствии с поставленной целью были поставлены следующие задачи:
1. изучить историю МБОУ «СОШ №» 4 г. Заринска и дать характеристику её деятельности;
2. провести разбор нормативно-правовой базы, регламентирующей деятельность школы;
3. раскрыть особенности организации работы с документами в МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска;
4. проанализировать организацию документооборота в МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска;
5. рассмотреть организацию работы школьного архива, а также последующую передачу документов в архивный отдел администрации г. Заринска;
6. охарактеризовать проблемы в организации работы с документами в МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска и выделить пути их решения.
Хронологические рамки исследования охватывают период с 2020 по 2021 гг.
Источниковую базу работы составили: Конституция Российской Федерации31, федеральное и региональное законодательство Российской Федерации, подзаконные акты.
Важнейшим нормативным документом, используемым в работе, является Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 г. № 27332.
Предметом регулирования Федерального закона являются общественные отношения, возникающие в сфере образования в связи с реализацией права на образование, обеспечением государственных гарантий прав и свобод человека в сфере образования и созданием условий для реализации права на образование.
Федеральный закон устанавливает правовые, организационные и экономические основы образования в Российской Федерации, основные принципы государственной политики Российской Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы образования и осуществления образовательной деятельности, определяет правовое положение участников отношений в сфере образования.
Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149 содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней33.
Закон регулирует отношения, возникающие при:
•
и распространение информации;
• применении информационных технологий;
• обеспечение защиты информации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства34. При этом закон устанавливает, что архив — это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. № 477 устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти35.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20.12.2019 г. № 236 устанавливает сроки хранения документов36. На основе этого документа разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции. Данный перечень является определителем для работы делопроизводителей в определении срока хранения документов.
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления от 24.12.2020 г. № 199 разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления37.
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»38. Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуется использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
При изучении темы изучены локальные документы: Устав, штатное расписание, инструкция по делопроизводству должностные инструкции работников, номенклатура дел, книги приказов и многие другие материалы.
В качестве объекта исследования выступает документационное обеспечение деятельности образовательных учреждений, предметом — управленческая документация и процесс документирования управления муниципального бюджетного образовательного учреждения средняя общеобразовательная школа № 4 г. Заринска.
Методологическая основа работы включает в себя принцип историзма, принцип объективности, использование системного подхода. Принцип историзма предусматривает рассмотрение объекта исследования в его конкретно-исторических условиях (например, в контексте времени создания документа), логически последовательный, всесторонний анализ явлений. Это позволило нам проследить эволюцию знаний, выявить качественные изменения в изучении вопроса. Принцип объективности предполагает беспристрастный подход к выявляемым закономерностям. В работе применялся системный подход, требующий изучения характера отношений между различными элементами.
В работе использовались как общенаучные методы (анализ, синтез, индукция, дедукция), так и традиционные методы исторического исследования: историко-описательный, историко-сравнительный. Историко-описательный метод применялся для описания фактов из истории МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска. Использование историко-сравнительного метода дало возможность установления сходства и различия между сравниваемыми объектами — при сопоставлении норм законов и подзаконных актов, принятых в разные периоды времени. Так, всякое сравнение дает возможность установления сходства и различия между сравниваемыми объектами и позволяет продуктивно использовать собранный документальный материал.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы.
Купить

Полностью проанализировав все аспекты данной выпускной квалификационной работы, можно прийти к некоторым общим выводам.
МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска имеет в своей копилке поистине долгую историю становления. До её современного состояния предшествовало множество этапов и преобразований. Связанно это во многом с тем, что каждая власть привносила в процесс обучения какие-то свои особенности и новые правила. Наиболее серьезные изменения произошли при советской власти, которая в корне произвела полное реформирование системы образования, благодаря чему пересмотру подверглись все программы обучения. Кроме того, образование стало носить обязательный характер для всех граждан независимо от расовой, национальной принадлежности или социального статуса, а его получение при этом стало полностью бесплатным. С этого времени отечественное образование вышло на новый, кардинально прогрессивный курс.
Долгие годы учителя с упорством и полной отдачей вели работу по обучению детей несмотря на все возникающие трудности на жизненном пути — это говорит о том, что уровень даваемых знаний в школе действительно качественный. Результатом такой деятельности является выпуск конкурентоспособных молодых людей, применяющих свои знания на практике, работая на благо нашей родины.
На современном этапе школа проводит внушительный комплекс мероприятий по обучению и воспитанию детей. Образовательная деятельность строится на трех программах обучения: начальное образование, основное общее образование, среднее общее образование. Также работу здесь осуществляют различные кружки и секции, направленные на всестороннее развитие личностных и культурных качеств детей.
Школьное образование представляет собой сложный механизм, призванный удовлетворить потребности развивающегося общества, личности и государства1, поэтому его невозможно представить без правового регулирования.
Деятельность МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска практически полностью опирается на современную нормативно-правовую базу, которая регулирует все основные моменты. Руководство и педагогический состав ведут работу согласно многочисленным законодательным актам, правилам, методическим указаниям, стандартам и локальным нормативным актам. Они не только регулирует ведение образовательного процесса, но и совершенствуют его.
Адекватное функционирование школы невозможно представить без документов, так как любое решение требует их наличие, поэтому крайне особое значение имеет организация работы с ними.
Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами2.
Значение документа для школы трудно переоценить. Современное управление МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска — это, в значительной степени, непрерывная череда процессов составления и перемещения документов.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства школы документированной информацией.
Документирование информации заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов3. Задача по созданию документов и правильному обращению с ними в МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска возложена на секретаря и специалиста по кадрам.
Ключевой составляющей организации работы с документами является документооборот.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления4.
Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.
Документооборот представляет собой главный организационный вид деятельности делопроизводства, поэтому он занимает место узлового звена любой системы работы с документами. От того, насколько правильно организован этот процесс, во многом зависит верное и своевременное принятие всех решений в школе.
Завершающим этапом делопроизводственного процесса является подготовка документов к последующему хранению и использованию, и наряду с экспертизой ценности документов сюда включается соответствующее оформление дел, описание документов постоянного и долговременного хранения, передача дел в архив школы. По прошествии времени их отправляют в архивный отдел администрации г. Заринска, где они и находятся на государственном хранении.
Между тем стоит отметить, что в МБОУ «СОШ № 4» г. Заринска организация работы с документами проводится не на совсем должном уровне. Встречаются многочисленные проблемы, которые замедляют процесс работы и часто приводят к ошибкам. Для того, чтобы исправить ситуацию были предложены определенные пути решения, что поможет наладить всю работу на более лучшем уровне.
Таким образом, в выпускной квалификационной работе в полной мере были реализованы поставленные задачи, а также была решена главная цель исследования — изучить процесс организации работы с документами в
общеобразовательной школе на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 4 г. Заринска.
Купить