1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ... 5
1.1 Общее описание систем электронного документооборота 5
1.2 Преимущества и недостатки систем электронного документооборота 8
1.3 Анализ рынка систем электронного документооборота 11
2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Г. ЗАРИНСКА 16
2.1 Общая характеристика деятельности УПФРФ в г. Заринске 16
2.2 Анализ результатов экономической деятельности УПФРФ в г. Заринске .... 21
2.3 Анализ бизнес-процессов УПФРФ в г. Заринске 30
2.4 Описание информационной структуры УПФРФ в г. Заринске 34
3 ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И
РЕЗУЛЬТАТЫ 38
3.1 Постановка задачи и выбор метода реализации проекта 38
3.2 Внедрение программного обеспечения для оптимизации документооборота 42
3.3 Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота
для организации 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
ПРИЛОЖЕНИЕ 67
РЕФЕРАТ
Выпускной квалификационной работы
Максима Ивановича Жданова по направлению
38.03.05 БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА
квалификация бакалавр
на тему «Информационная поддержка процесса документооборота (на примере
Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске)»
Правильный подход к документообороту организации обеспечивает экономию рабочих ресурсов, таких как время и трудозатраты. Низкая эффективность обусловлена ручным подходом к обработке документации, ведь часть времени работников уходит на работу с документами. На данный момент, автоматизация данного процесса позволяет оптимизировать работу с документацией, организовать поток электронных документов организации, ускорить их регистрацию и поиск в базе данных и установить контроль над их исполнением. После проведенного анализа, был сделан вывод, что системы электронного документооборота являются оптимальным решением проблем больших затрат ресурсов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске.
Целью работы является оптимизация процесса документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске путем внедрения системы электронного документооборота.
Объектом исследования является Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске.
Предметом исследования выбран процесс документооборота.
Практическая значимость дипломной работы бакалавра заключается в оптимизации процесса документооборота посредствам системы электронного документооборота, что позволить сократить время и трудозатраты на работу с документацией, а также положительно повлияет на сферу управления в организации.
Важнейшим сектором экономики каждого государства является пенсионная система. Она затрагивает не только нетрудоспособное население, но и каждого трудящегося гражданина. Программа государственного обеспечения пенсии влияет не только на социальную жизнь общества, но и на финансово-бюджетную систему страны, так как формирует и перераспределяет денежные ресурсы.
Несмотря на масштаб и значимость пенсионной системы и пенсионного фонда в частности, даже такая огромная организация имеет недостатки, особенно сильно они проявляются в местных отделениях пенсионного фонда, находящихся в провинциальных городах. Многие процессы не имеют должной оптимизации, следовательно, требуют больше времени и ресурсов на их исполнение, поэтому следует обратить внимание на одну из проблем отделения пенсионного фонда, такую как документооборот.
Тем самым, можно сделать вывод, что пенсионная система и методы оптимизации работы пенсионного фонда являются актуальной темой на данный момент, так как практика показывает, что оптимизация таких процессов как документооборот увеличивает производительность труда в организации.
Объектом исследования выступает Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Заринске и Заринском районе Алтайского края, отдел автоматизации. Предметом исследования является процесс документооборота.
Целью выпускной квалификационной работы является оптимизация процесса документооборота в отделении Управления Пенсионного фонда посредствам внедрения системы электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели следует решить несколько задач:
1) провести анализ рынка готовых систем электронного документооборота и сравнить предлагаемые варианты по автоматизации процесса «документооборота»;
2) провести анализ деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске и Заринском районе Алтайского края;
3) составить модель процессов «Деятельность Управления Пенсионного фонда Российской федерации»;
4) проанализировать структуру предприятия и выявить проблемы движения документации между сотрудниками и отделами;
5) выбрать систему электронного документооборота для соответствующего процесса на предприятии и дать оценку эффективности от внедрения системы.
При выполнении данной работы использованы следующие методы: сравнительный анализ, сбор документов синтез и анализ информации, моделирование, обобщение, сравнение.
Структура работы представляет собой три раздела, заключение, список используемой литературы и источников, и приложение.
В первой главе дается определение электронному документообороту, выявляются преимущества и недостатки, а также проводится анализ рынка систем электронного документооборота.
Во второй главе проводится общий анализ деятельности предприятия, анализ экономической деятельности, осуществляется графическое построение процессов организации и дается оценка технической оснащенности управления.
В третьей главе производится выбор системы оптимизации документооборота с обоснованием выбора и последующее описание внедрения. Дается оценка результатов внедрения для организации.
В заключении представлены выводы, полученные в ходе проведения исследования и проделанной работы.
В настоящее время, пенсионная система занимает важное место в жизни граждан. Гарантия защиты пенсионных накоплений и последующая выплата нетрудоспособному населению осуществляется Отделениями по всей России включающими в себя тысячи процессов и тысячи сотрудников. Но даже при таком количестве ресурсов, процесс документооборота не всегда имеет должную оптимизацию и отнимает значительную часть времени. Особенно сильно данная проблема ощущается в век цифровых технологий, когда на рынке все больше организации прибегают к системам оптимизации документооборота. Таким образом, анализ процесса документооборота и его оптимизация посредствам системы электронного документооборота является необходимостью.
Системы электронного документооборота являются основным инструментом при работе с большим количеством обрабатываемых данных. Помимо этого, данное программное обеспечение решает множество смежных задач организации, начиная от планирования и составления отчетов, заканчивая встроенной системой коммуникации сотрудников.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были изучены основные понятия и основы электронного делопроизводства, достоинства и недостатки использования данных систем, а также изучен рынок Российских разработчиков данных программных продуктов.
В результате проведенного анализа Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске были выявлены проблемы, связанные с недостаточной оптимизацией документооборота организации. Было выявлено, что за последний год зарегистрировано 2153 входящей корреспонденции и 992 исходящей в электронном виде. Медико-социальные выписки и служебные записки передаются на бумажном носителе, что затрудняет их контроль. Большинство архивов и документов передается и хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не всегда оптимизированы и связаны между собой. В следствии этого, было решено провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных проблем.
По результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с документами возрастут на 73%. Данный результат полностью соответствует поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что позволит работать над совместными процессами более эффективно.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в частности.
Стоит отметить, что система не является статической и со временем требует модернизации, для ее успешного использования в дальнейшем.
В итоге был составлен план внедрения системы электронного документооборота, для предстоящего внедрения, которое планируется в августе 2019 года.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
