ВВЕДЕНИЕ 3
1 ГЛАВА. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КГКУ РЖУ И ПРОЦЕСС
СТАНОВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ 11
1.1. Образование КГКУ РЖУ, функции учреждения и задачи по работе с
документами и их созданию 11
1.2. Процесс становления и изменения структуры делопроизводства в
КГКУ РЖУ 15
2 ГЛАВА. РУКОВОДСТВО И СТРУКТУРА КГКУ РЖУ, РАБОТА С
ДОКУМЕНТАЦИЕИ 20
2.1. Руководство, структура работы, полномочия и функции учреждения . 20
2.2. Учредительная документация, отчеты о проделанной работе
Учреждения 30
3 ГЛАВА. РАБОТА ОРГАНИЗАЦИИ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 37
3.1. Виды обращений граждан, их обработка и правила исполнения 37
3.2. Анализ функций и своевременной работы интернет-приёмной 47
4 ГЛАВА. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРОЦЕССА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ОРГАНИЗАЦИИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 50
4.1. Этапы обработки входящей и исходящей документации 50
4.2. Категории и примеры оформления документов в ЕСЭД 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 67
Актуальность исследования заключается в том, что работа основана на изучении и структурировании процесса делопроизводства в определённой организации: КГКУ РЖУ. Также, исследование включает анализ работы с документами на современном этапе, с идеями по активизации этого процесса.
Поискав информацию о деятельности учреждения и делопроизводстве в нем, оказалось, что исследований и статей по данной теме нет. Также, не проводился анализ работы и функционирования сайта, его содержания, наличия образцов заявлений и информации об учреждении, его руководстве и структуре, полномочиях и функциях.
Для данного исследования, актуальным будет изучить работу интернет- приёмной, скорость принятия обращений граждан и предоставление ответа.
Цель работы: Изучить историю организации и процесс развития делопроизводства в ней. Структурировать процесс делопроизводства и описать работу с разными видами документов в КГКУ РЖУ.
Задачи исследования:
1. Структурировать этапы становления делопроизводства в КГКУ РЖУ.
2. Выявить функции учреждения и задачи по работе с документами в нем.
3. Проанализировать этапы работы с документацией и отчеты о проделанной работе.
4. Определить виды обращений граждан в учреждении и их обработку.
5. Оценить работу сайта учреждения и оперативность интернет- приёмной.
6. Выявить слабые стороны в делопроизводстве организации на сегодняшний день.
Объект: делопроизводство в КГКУ «Региональное жилищное управление».
Предмет: становление процесса делопроизводства в КГКУ РЖУ с момента создания и до сегодняшних дней.
Источниковая база исследования. Основой нормативно-методической базы работы является Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Созданная в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края и, следовательно, в КГКУ «Региональное жилищное управление».
Отметим, что положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, персональными данными.
Инструкция состоит из общих положений, принципов организации документооборота, правил подготовки и оформления документов, правила оформления отдельных видов документов, пункты о формировании, оперативном хранении и использовании документов.
Инструкция содержит примеры форм номенклатуры дел, форм журналов учета, образцы оформления протоколов совещаний и т.д.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 4 апреля 2019г. № 397 «О формировании списка детей-сирот и детей, оставшихся безпопечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся безпопечения родителей...» устанавливается порядок формирования списка лиц, которые подлежат обеспечению жилым помещением2.
Утверждается форма заявления о включении в список детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей ..., которые подлежат обеспечению жилыми помещениями.
Отдельно стоит отметить Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления , в соответствии с которыми их действие распространяется на федеральные органы государственно власти, иные федеральные государственные органы, органы государственно власти и иные государственные органы субъектов РФ, органы местного самоуправления.
Правила устанавливают порядок документирования управленческой деятельности и перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.
Тут же, стоит отметить главу III. Организация документооборота. Она полностью описывает процессы документооборота и что они обеспечивают, захватывает темы электронного документооборота государственного органа и органа местного самоуправления и другие.
Затронем Постановление Администрации Алтайского края от 13.05.2016 №159 О создании краевого государственного казенного учреждения «Региональное жилищное управление» . Так как тема исследования тесно связана с данным учреждением, нужно было изучить цель его создания: основной целью деятельности определяют обеспечение жилыми помещениями государственного жилищного фонда отдельных категорий граждан.
Также, обратимся к Уставу краевого государственного казенного учреждения «Региональное жилищное управление» от 15.06.2016 № 254.
Он определяет правовой статус учреждения: является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество на праве оперативного управления, лицевые счета и тд.
И снова к целям учреждения, уже более подробным:
• реализация направлений федеральной и региональной политики в области обеспечения жилищных прав отдельных категорий граждан;
• осуществление отдельных полномочий собственника в сфере управления жилищным фондом Алтайского края;
• осуществление контроля за использованием предоставленных жилых;
помещений жилищного фонда Алтайского края отдельным категориям
граждан.
Далее, устав прописывает функции, права и обязанности учреждения, финансы и управление.
Постановление Правительства Алтайского края от 10.04.2020 № 157 «Об утверждении Порядка предоставления жилых помещений специализированного жилищного фонда Алтайского края детям-сиротам, детям, оставшимся без попечения родителе, лицам из числа детей-сирот, детей оставшихся без попечения родителей» .
Настоящий Порядок разработан в целях реализации полномочий Правительства Алтайского края по предоставлению жилых помещений специализированного жилищного фонда Алтайского края по договору найма специализированного жилого помещения. Именно этим порядком руководствуются работники КГКУ «Региональное жилищное управление».
Были проанализированы основные нормативно-методические источники и законодательная база. Они содержат всю необходимую, основную информацию. Сама тема делопроизводства в КГКУ «Региональное жилищное управление» мало изучена, научных работ по данной теме мной пока не выявлено.
Степень изученности темы. Для данной магистерской работы основные понятия и рекомендации можно найти в учебно-методическом пособии Зайцева Е.В. и Гончарова Н.В. «Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления»7.
В этой работе нам интересны главы 2, 3, 4 и 5. Немного подробнее о каждой главе далее.
Глава 2 о современном государственном регулировании делопроизводства в России, здесь представлена нормативная документация и ГОСТы, регулирующие делопроизводство.
Из данной главы становится понятно, что на современном этапе развития документационного обеспечения управления регламентация порядка работы с управленческими документами строится в русле усиления законодательного регулирования.
Также, наряду с введением правовых актов, обязательных для исполнения, вводятся в действие национальные стандарты и различные нормативно-методические документы общегосударственного действия.
Наиболее характерная черта современною законодательства — регламентация процессов использования документированной информации в автоматизированных системах.
Глава 3 подробно описывает документирование управленческой деятельности: состав реквизитов документов, правила оформления реквизитов и требования к бланкам документов.
Глава 4 и 5 описывает составление и оформление основных видов документов и технологию работы с документами. Глава 4 содержит правила по составлению и оформлению организационных, распорядительных и 6информационно-справочных документах, по которым мы проводим сравнение с составлением и оформлением аналогичных документов в КГКУ «Региональное жилищное управление».
А глава 5 содержит уже правила по организации документооборота, общие правила регистрации и контроль исполнения документов со сроками.
Далее, обратимся к тексту научной статьи Мозгоева А.М. и Ожигова М.А. «Совершенствование документооборота в делопроизводстве органов муниципальной власти». Статья полезна выводами о текущем состоянии дел в сфере электронного документооборота, также в ней обозначены проблемы, препятствующие более интенсивному развитию и определены конечные цели автоматизации документооборота и делопроизводства.
Также, описанные в статье, изученные организационные, технические и правовые вопросы, связанные с переходом на использование электронного документооборота при организации документооборота и автоматизации делопроизводства в органах власти муниципальных образований, дает почву для изучения и определения автоматизации делопроизводства в КГКУ «Региональное жилищное управление».
Еще одно учебное пособие Асалиева А.М. и Миронова И.И. по Основам делопроизводства, освещает проблемы составления и оформления документов, а также организации и технологии работы с документами на всех этапах — от их получения до передачи на архивное хранение, представлены классификация систем документации, нормативно- методическая база делопроизводства. Материал изложен с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий. Издание основано на изучении практики делопроизводства государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных работ в данной области.
Учебное пособие Колышкина Т.Б. «Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство» содержит типы деловых документов, оформление их реквизитов, бланки документов, классификацию.
Также, представлены полезные приложения по примерным перечням документов, на которые ставится печать, документов с грифом утверждения и тд.
Территориальные рамки исследования: Россия, Алтайский край, Барнаул. Так как КГКУ РЖУ находится в городе Барнаул, по адресу ул. Крупской, 101 к1.
Делопроизводство в КГКУ «Региональное жилищное управление » установилось сразу с момента его образования в 2016 году. Все потому, что данное учреждение относится к деятельности Министерства строительства и жилищно - коммунального хозяйства Алтайского края, а у Минстроя Алтайского края есть установленная Инструкция по делопроизводству, которая также регулирует работу с документами в КГКУ .
Основными функциями учреждения группы считаются: предоставление жилых помещении детям - сиротам, детям, оставшимся без попечения родителей, лицам из числа детей - сирот, детей оставшихся без попечения родителей; предоставление иных помещении и выполнение функции собственника специализированного жилищного фонда Алтайского края.
Все задачи по работе с документами выполняет в рамках приема и обработки входящей, исходящей и внутренней документацией. Большая часть регистрируемых документов это - заявления о включении в список детей - сирот, заявления о предоставлении жилого помещения, о предоставлении сертификата на покупку жилого помещения. И отдельная работа ведется в юридическом отделе, который подготавливает ответы для прокуратуры и готовит документацию для судебного заседания.
Проанализировав отчеты о проделанной работе в учреждении, можно сказать, что с каждым годом растет выполняемый объем работы, обращений граждан становится все больше. Учреждение старается работать оперативно, но группы всегда хватает ресурсов и техническая составляющая.
Так как в учреждении всеми делопроизводственными процессами занимается приемная из двух человек, входят исходящей выводу и данные внутренней документации второй достаточно большой, возникают застои, которые могут приводить к данной просрочке ответов по заявлениям и тд. Также, работа СЭД «Дело» бывает нестабильна, что приводит к приостановке деятельности по регистрации документации.
Также, мы обратились к отзывам граждан, которые обращались в КГКУ «Региональное жилищное управление ». Многие, кто приходит на прием лично, удовлетворены качеством и скоростью приема. Но есть и те, кто жалуется на группу «безобразное отношение».
Некоторые пишут о том, что не всегда получается дозвониться до нужного отдела и его начальника. Про приемную можно сказать то, что все поступающие через нее обращения и заявления выводу доходят газета и данная обрабатываются вопрос в власти установленные данный сроки. Приемная осуществляет свои функции исправно. Ведет прием заявлений, обращений, выдает номер реестровой записи и записывает на второй прием.
Также, есть второй вариант направлять обращения сразу на почту учреждения, которая указана на сайте и функционирует в рабочем режиме.
Основной проблемой высшей учреждения вообще являются вызовы частые вызовы привлечения группу к другие судебным власти делам должно об должен административных данная правонарушениях должно и вопрос смене всегда начальника данном учреждения. данная Конечно же, всегда это вызовы влияет вызовы на входят работу должны организации данная в должна целом вопрос и данном делопроизводства вторых в данной частности.
Современные проблемы делопроизводства КГКУ «Региональное жилищное управление» связаны с тем, что на сегодняшний день, долгим в принципе, все делопроизводство и документооборот находятся в стадии развития. Проблемным аспектом является электронный СЭД, где под вопросом безопасность данных, скорость работы и другие возникающие сбои в системе.
Внедрение ЕСЭД в делопроизводство сделало электронные документы достойной альтернативой бумажным носителям. Также, при регистрации документации данные в СЭД в учреждении пользуются таким оптимальным вариантом оцифровки документов, как сканирование. А для однотипных и всегда поддающихся расшивке экземпляров применяется поточное сканирование, обеспечивающее высокую скорость оцифровки данных.
Но на данном этапе всегда есть трудности, с которыми сталкиваются в учреждении. При переносе документов в электронный вид и регистрации, могут возникать неполадки, связанные с функционированием самой СЭД или перегрузкой компьютеров.
Также, остается задача власти работать с бумажной документацией, отправка ответов на группу обращения по почте, регистрация и делать проштамповка каждого документа, подшивка дел вообще и данный тд. должен И пока весь этот процесс работы только отлаживается и начинает входить в ритм.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
