ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АЛТГУ
|
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И
ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АЛТГУ
1.1. Архивный отдел Алтайского государственного
университета - история, структура, место в организации
1.2. Законодательная и нормативно-методическая база
деятельности архивного отдела
ГЛАВА II. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АЛТГУ
2.1. Основные этапы деятельности архива по хранению и
использованию документов
2.2. Анализ работы архивного отдела Алтайского
государственного университета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛАВА I. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И
ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АЛТГУ
1.1. Архивный отдел Алтайского государственного
университета - история, структура, место в организации
1.2. Законодательная и нормативно-методическая база
деятельности архивного отдела
ГЛАВА II. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АЛТГУ
2.1. Основные этапы деятельности архива по хранению и
использованию документов
2.2. Анализ работы архивного отдела Алтайского
государственного университета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Актуальность работы. Архивы и архивные документы представляют собой неотъемлемую и важнейшую часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества, неотъемлемую часть богатства страны. Архивы России содержат крупный документальный массив страны, который отражает исторический опыт, политические, экономические, правовые основы развития российского общества и государства, достижения отечественной науки и культуры.
Архивы организаций и учреждений выступают в качестве основных источников комплектования государственных и муниципальных архивов . Учитывая это, можно предположить, что от качества проведения экспертизы ценности, соблюдения правил хранения и комплектования, полноты научно - справочного аппарата документов в архиве организации, во многом зависит комплектование государственных и муниципальных архивов, всесторонность представления и степень сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архивы образовательных учреждений хранят большой объем информации, значение которой постоянно возрастает. В современных условиях архивные документы образовательного учреждения является важнейшим информационным ресурсом.
Актуальность темы обусловлена активным реформирования системы образования Российской Федерации и увеличением объемов архивной документации, что приводит к необходимости внимательного и ответственного анализа современных условий функционирования архивных отделов образовательных учреждений.
Историография проблемы. Под влиянием политических перемен начала 1990-х гг. прежние концепции историографии по вопросам организации архивного дела стали подвергаться пересмотру.
Историк-архивист и бывший руководитель государственной архивной службы России В.П. Козлов исследовал теоретические проблемы архивного дела, архивного законодательства. Следует так же отметить учебное пособие «Архивоведение» под его авторством, в котором представлен взгляд на архивоведение как научную дисциплину, разрабатывающую теоретические вопросы сохранения, пополнения и трансляции документальной исторической памяти.
В работе А.Н. Артизова «Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы» проводится анализ архивного законодательства России, изучаются его проблемы и перспективы.
В учебном пособии Е.В. Булюлиной «Актуальные проблемы архивоведения» дается представление о состоянии архивной отрасли и актуальных проблемах, поставленных временем перед отраслевой наукой. Например, автор детально рассматривает проблему исследования целого ряда вопросов отбора документов, а также проблемы репрезентативности Архивного фонда России и стратегии его формирования.
В исследовании Ж.Ф. Сергазина «Основы обеспечения сохранности документов» дан анализ тенденций в области сохранности документов в постсоветское время. Рассматриваются вопросы, хранения, защиты архивных материалов, а так же специального технического оборудования. Подробно описывается техника и технология обеспечения сохранности документов в различных хранилищах.
Д.И. Раскин и А.Р. Соколов проанализировали накопленный научным сообществом материал относительно истории развития архивного дела и выделили его основные этапы, структурировав ценную справочную информацию по истории архивов .
Статьи одного из ведущих специалистов документационного обеспечения управления в России Е.Н. Кожановой освещают ряд важных делопроизводственных вопросов. Так, в статье «Номенклатура дел от «А» до «Я»» дается определение понятия номенклатура дел, рассматривается формирование документов в дела в соответствии с установленными правилами номенклатуры дел организации и поднимаются многие другие управленческие проблемы. Кожанова в своих работах рассказывает о локальных нормативных документах, их видах и назначении, а также как можно внести в них изменения.
Проблемам специфики функционирования систем общего образования посвящено достаточно большое количество работ. Так в работе Н.В. Солововой, С.В. Николаевой и Д.С. Дмитриева поднимаются вопросы нормативно-правового обеспечения высшего образования.
В учебно-практическом пособии Т.С. Орловой «Организация делопроизводства в образовательном учреждении» представлены принципы и методы организации документооборота и ведения делопроизводства в образовательном учреждении. В Приложениях содержатся примерные варианты локальных актов, регулирующих вопросы организации делопроизводства в образовательном учреждении .
В целом, можно сделать вывод, что вопрос организации архивного отдела хорошо изучен. В открытом доступе представлено большое количество различных учебных, практических и методических пособий по всем аспектам данной темы. Материалов, посвященных вопросам работы архивного отдела высшего учебного заведения, не так много.
Целью работы является изучение особенностей организации работы архивного отдела Управления документационного обеспечения Алтайского государственного университета.
Для достижения поставленной цели в работе решается комплекс задач исследования:
1. изучить историю, структуру и место архивного отдела в учреждении образования;
2. проанализировать законодательную и нормативно-методическую базу деятельности архивного отдела;
3. определить основные этапы деятельности архива по хранению и использованию документов;
4. проанализировать работу архивного отдела Алтайского государственного университета.
Источниковая база. Большое значение при изучении рассматриваемой проблематики имеет анализ источников. Наиболее ценными для нас являются законодательные и нормативно-методические (правила, инструкции, ГОСТы и пр.) акты в области архивного дела. Они определяют порядок работы архивов, а также основные принципы организации архивной системы.
В частности, нами использовались статьи Конституции РФ и Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Настоящий Федеральный закон регламентирует сферу организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Данный нормативно-правовой акт является основополагающим документом в архивоведении на современном этапе. В нём максимально подробно прописаны все аспекты архивной тематики, от основных понятий до международного сотрудничества.
Так как мы рассматриваем работу архивного отдела высшего учебного заведения, то нами привлекались и нормы Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012.
Анализируя региональное законодательство мы пришли к выводу, что работа архивных органов Алтайского края на сегодняшний день направлена на практическую реализацию указанного выше ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также закона Алтайского края от 28 декабря 1994 N 168 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах».
Важное значение имеют приказы и указания Федерального архивного агентства.
Терминология подробно представлена в ГОСТе Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Хронологические рамки работы охватывают период с 1973 года по настоящее время. Нижняя хронологическая граница обусловлена официальной датой открытия университета, а значит и началом формирования документационной базы будущего архива. Верхняя хронологическая граница обусловлена использованием современной правовой базы, а также анализом работы архивного отдела на данный период.
Объектом исследования в работе выступает архивный отдел учреждения образования. Предметом является история развития и содержание основных направлений деятельности архивного отдела Управления документационного обеспечения Алтайского государственного университета.
Методологическая основа работы включает в себя принцип историзма, принцип объективности, использование системного подхода. Принцип историзма лежит в основе любого общественного явления в процессе его развития. Принцип объективности предполагает исследование проблемы организации архивного хранения и использования документов в архиве ведомственной организации на примере Алтайского госуниверситета с разных точек зрения и беспристрастный подход к объективным закономерностям.
В работе применялся системный подход, требующий изучения архива как сложной развивающейся системы. Методологической основой выступает также структурно-функциональный подход, суть которого заключается в изучении конкретных структурных компонентов системы архивного дела и анализ основных функций, как органов управления архивным делом, так и функций, выполняемых архивом. Функциональный анализ основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, несут неравнозначную информацию.
Структура работы. Настоящая работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых разделена на три параграфа, заключения, списка использованных источников и литературы.
Архивы организаций и учреждений выступают в качестве основных источников комплектования государственных и муниципальных архивов . Учитывая это, можно предположить, что от качества проведения экспертизы ценности, соблюдения правил хранения и комплектования, полноты научно - справочного аппарата документов в архиве организации, во многом зависит комплектование государственных и муниципальных архивов, всесторонность представления и степень сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архивы образовательных учреждений хранят большой объем информации, значение которой постоянно возрастает. В современных условиях архивные документы образовательного учреждения является важнейшим информационным ресурсом.
Актуальность темы обусловлена активным реформирования системы образования Российской Федерации и увеличением объемов архивной документации, что приводит к необходимости внимательного и ответственного анализа современных условий функционирования архивных отделов образовательных учреждений.
Историография проблемы. Под влиянием политических перемен начала 1990-х гг. прежние концепции историографии по вопросам организации архивного дела стали подвергаться пересмотру.
Историк-архивист и бывший руководитель государственной архивной службы России В.П. Козлов исследовал теоретические проблемы архивного дела, архивного законодательства. Следует так же отметить учебное пособие «Архивоведение» под его авторством, в котором представлен взгляд на архивоведение как научную дисциплину, разрабатывающую теоретические вопросы сохранения, пополнения и трансляции документальной исторической памяти.
В работе А.Н. Артизова «Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы» проводится анализ архивного законодательства России, изучаются его проблемы и перспективы.
В учебном пособии Е.В. Булюлиной «Актуальные проблемы архивоведения» дается представление о состоянии архивной отрасли и актуальных проблемах, поставленных временем перед отраслевой наукой. Например, автор детально рассматривает проблему исследования целого ряда вопросов отбора документов, а также проблемы репрезентативности Архивного фонда России и стратегии его формирования.
В исследовании Ж.Ф. Сергазина «Основы обеспечения сохранности документов» дан анализ тенденций в области сохранности документов в постсоветское время. Рассматриваются вопросы, хранения, защиты архивных материалов, а так же специального технического оборудования. Подробно описывается техника и технология обеспечения сохранности документов в различных хранилищах.
Д.И. Раскин и А.Р. Соколов проанализировали накопленный научным сообществом материал относительно истории развития архивного дела и выделили его основные этапы, структурировав ценную справочную информацию по истории архивов .
Статьи одного из ведущих специалистов документационного обеспечения управления в России Е.Н. Кожановой освещают ряд важных делопроизводственных вопросов. Так, в статье «Номенклатура дел от «А» до «Я»» дается определение понятия номенклатура дел, рассматривается формирование документов в дела в соответствии с установленными правилами номенклатуры дел организации и поднимаются многие другие управленческие проблемы. Кожанова в своих работах рассказывает о локальных нормативных документах, их видах и назначении, а также как можно внести в них изменения.
Проблемам специфики функционирования систем общего образования посвящено достаточно большое количество работ. Так в работе Н.В. Солововой, С.В. Николаевой и Д.С. Дмитриева поднимаются вопросы нормативно-правового обеспечения высшего образования.
В учебно-практическом пособии Т.С. Орловой «Организация делопроизводства в образовательном учреждении» представлены принципы и методы организации документооборота и ведения делопроизводства в образовательном учреждении. В Приложениях содержатся примерные варианты локальных актов, регулирующих вопросы организации делопроизводства в образовательном учреждении .
В целом, можно сделать вывод, что вопрос организации архивного отдела хорошо изучен. В открытом доступе представлено большое количество различных учебных, практических и методических пособий по всем аспектам данной темы. Материалов, посвященных вопросам работы архивного отдела высшего учебного заведения, не так много.
Целью работы является изучение особенностей организации работы архивного отдела Управления документационного обеспечения Алтайского государственного университета.
Для достижения поставленной цели в работе решается комплекс задач исследования:
1. изучить историю, структуру и место архивного отдела в учреждении образования;
2. проанализировать законодательную и нормативно-методическую базу деятельности архивного отдела;
3. определить основные этапы деятельности архива по хранению и использованию документов;
4. проанализировать работу архивного отдела Алтайского государственного университета.
Источниковая база. Большое значение при изучении рассматриваемой проблематики имеет анализ источников. Наиболее ценными для нас являются законодательные и нормативно-методические (правила, инструкции, ГОСТы и пр.) акты в области архивного дела. Они определяют порядок работы архивов, а также основные принципы организации архивной системы.
В частности, нами использовались статьи Конституции РФ и Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Настоящий Федеральный закон регламентирует сферу организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Данный нормативно-правовой акт является основополагающим документом в архивоведении на современном этапе. В нём максимально подробно прописаны все аспекты архивной тематики, от основных понятий до международного сотрудничества.
Так как мы рассматриваем работу архивного отдела высшего учебного заведения, то нами привлекались и нормы Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012.
Анализируя региональное законодательство мы пришли к выводу, что работа архивных органов Алтайского края на сегодняшний день направлена на практическую реализацию указанного выше ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также закона Алтайского края от 28 декабря 1994 N 168 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах».
Важное значение имеют приказы и указания Федерального архивного агентства.
Терминология подробно представлена в ГОСТе Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Хронологические рамки работы охватывают период с 1973 года по настоящее время. Нижняя хронологическая граница обусловлена официальной датой открытия университета, а значит и началом формирования документационной базы будущего архива. Верхняя хронологическая граница обусловлена использованием современной правовой базы, а также анализом работы архивного отдела на данный период.
Объектом исследования в работе выступает архивный отдел учреждения образования. Предметом является история развития и содержание основных направлений деятельности архивного отдела Управления документационного обеспечения Алтайского государственного университета.
Методологическая основа работы включает в себя принцип историзма, принцип объективности, использование системного подхода. Принцип историзма лежит в основе любого общественного явления в процессе его развития. Принцип объективности предполагает исследование проблемы организации архивного хранения и использования документов в архиве ведомственной организации на примере Алтайского госуниверситета с разных точек зрения и беспристрастный подход к объективным закономерностям.
В работе применялся системный подход, требующий изучения архива как сложной развивающейся системы. Методологической основой выступает также структурно-функциональный подход, суть которого заключается в изучении конкретных структурных компонентов системы архивного дела и анализ основных функций, как органов управления архивным делом, так и функций, выполняемых архивом. Функциональный анализ основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, несут неравнозначную информацию.
Структура работы. Настоящая работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых разделена на три параграфа, заключения, списка использованных источников и литературы.
Алтайский государственный университет открыт в 1973 году. Вуз на момент открытия состоял из 3 факультетов, сегодня - из 12 институтов. Архивный отдел в высших образовательных учреждениях, как и в остальных организациях, может быть отдельным структурным подразделением, а может действовать внутри канцелярии или службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Архив как структурное подразделение Алтайского государственного университета был открыт в 1974 году. Конкретного приказа о создании архива в архивных документах АлтГУ нет. До 1991 года архив в структуре университета относился к Службе ректора, в 1992- 1995 гг. он входил в список общеуниверситетских структур. В 1995 г. был организован общий отдел со следующей структурой: канцелярия, сектор технического обеспечения делопроизводства, сектор контроля, справочно-информационный сектор, протокольная группа, архив. После внесения изменений в Устав университета в 2006 году общий отдел был реорганизован в управление документационного обеспечения (УДО). Архив остался его составе. Сегодня, согласно штатному расписанию, на архив приходится пять рабочих единиц: начальник архива, ведущий архивист, два архивиста и переплётчик. За работниками закреплен ряд обязанностей, прописанный в должностных инструкциях каждой рабочей единицы. Утверждает их также ректор университета.
Подразделение хранит документы Алтайского госуниверситета, а также организует их использование для информационного обеспечения работы образовательного учреждения. Наиболее ценная часть архива по истечению срока хранения передается на постоянное хранение в Государственный архив Алтайского края. На хранении в архивном отделе находится один фонд№Р- 1595, в нем более 30 тыс. единиц хранения. Весь состав документов АлтГУ хранится на бумажных носителях. Электронные документы хранятся в институтах и в иных структурных подразделениях.
Работа архива университета организуется на основе плана на будущий год. План разрабатывает и подписывает начальник архивного отдела в январе текущего года. План работы архивного отдела УДО разбит на шесть секций, одна секция - два месяца года. На каждую секцию составляются задачи на год, оформляется это как вид деятельности.
В своей работе архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации 1993 года (с изм. от 01.07.2020), в которой определены права граждан Российской Федерации в отношении поиска, получения, передачи и распространения информации; нормами Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012.
К числу правовых актов, носящих фундаментальный характер, в первую очередь относят Федеральный закон от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». В Алтайском крае действует нормативно-правовой акт, регулирующий сферу архивного дела регионального значения - это закон Алтайского края от 28 декабря 1994 года «Об архивном фонде Алтайского края и архивах».
Также сформирована нормативно-методическая база деятельности. Для высших учебных заведений имеется Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000 года №2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении». Данный документ состоит в основном из образцов оформления различных бланков и реквизитов к ним, а также содержит основные аспекты деятельности документационного обеспечения управления. Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Номенклатура дел и индексы структурных подразделений были утверждены приказом ректора в 1976 году. В 2006 года приказом ректора утверждена новая номенклатура дел, которой пользуются до сих пор.
Для определения сроков хранения документов используют «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Понятие «хранение документов» определяется как организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Функциональным назначением архивов образовательных организаций принято считать сохранение сведений о его основной деятельности - образовательной. Помимо этого, архивный отдел должен обеспечить сохранность комплекса информации организационно-правового характера.
Документы разрабатываются и группируются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Ответственным лицом на этом этапе выступает непосредственно руководитель структурного подразделения.
Как правило, дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. В Алтайского государственном университете действует смешенная система формирования дел. Формирование дел осуществляется по общим правилам.
Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. В университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета.
В архивный отдел дела передаются на основании акта о передачи дел в архив. В архив университета передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела временного срока хранения, передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Прием каждого дела осуществляет заведующий архива университета в присутствии работника структурного подразделения.
В целях обеспечения требуемых условий хранения документов в архивном отделе учреждения, руководством проводится ряд процедур, направленных на осуществление соответствующих условий, соблюдение нормативных режимов и организацию сохранности документации.
Архив организует и использование хранящихся в нём документов. Выдача архивных документов непосредственно пользователю осуществляется только после, того как он подал запрос в архив. Данный запрос регистрируется в течение 3 рабочих дней, после чего в течение 30 дней архив должен дать ответ в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
Помимо ответа на запрос в архиве образовательной организации могут изыматься подлинные документы из дел. Как правило это личные документы об образовании, трудовые книжки, которые не получил в свое время владелец. При изъятии документов создается их копия и подшивается в дело.
Специфика архивного отдела УДО университета заключается в том, что основным источником формирования документов являются личные дела студентов. Ежегодно в архивный отдел передаётся около 4500 личных дел студентов. Хранение личных дел в электронном варианте не предусмотрено законодательством. Работа архивного отдела не автоматизирована, поиск документов осуществляется вручную с помощью информационно-справочного аппарата (описи документов, в которой указан номер связки и номер дела).
Ежегодно архивный отдел выдает более тысячи архивных справок на запросы организаций и заявления граждан. Так как университет существует 45 лет, выпускники первых лет уже достигли пенсионного возраста, то архивный отдел помимо различных организаций отвечает на запросы и Пенсионного фонда;
Сотрудники архивного отдела оказывают помощь специалистам по учебно-методической работе институтов и филиалов для заполнения Федерального реестра сведений документов об образовании, сотрудникам расчетной группы управления бухгалтерского учета.
В структуру архивного отдела входит переплетная. Структурные подразделения университета передают в переплетную объемные документы: приказы ректора по основной деятельности; распоряжения ректора и проректоров; протоколы заседаний УС; приказы ректора по личному составу студентов; документы библиотеки. Например, в 2020 году было переплетено 245 дел от структурных подразделений университета.
В работе архивного отдела существуют проблемы - не все структурные подразделения вовремя передают документы в архивный отдел. Поиск документов в отделе осложнён отсутствием автоматизированного научно-справочного аппарата.
Оценка работы архивного отдела Алтайского госуниверситета позволяет сделать вывод, что архив выполняет ряд задач, таких как организация хранения и обеспечение сохранности документов, учет документов, комплектование архива, организация использования документов, в рамках проведения которых, выполняется большой комплекс мероприятий. Нормы хранения документов соблюдаются, работники архивного отдела качественно и в срок выполняют свою работу.
Архив как структурное подразделение Алтайского государственного университета был открыт в 1974 году. Конкретного приказа о создании архива в архивных документах АлтГУ нет. До 1991 года архив в структуре университета относился к Службе ректора, в 1992- 1995 гг. он входил в список общеуниверситетских структур. В 1995 г. был организован общий отдел со следующей структурой: канцелярия, сектор технического обеспечения делопроизводства, сектор контроля, справочно-информационный сектор, протокольная группа, архив. После внесения изменений в Устав университета в 2006 году общий отдел был реорганизован в управление документационного обеспечения (УДО). Архив остался его составе. Сегодня, согласно штатному расписанию, на архив приходится пять рабочих единиц: начальник архива, ведущий архивист, два архивиста и переплётчик. За работниками закреплен ряд обязанностей, прописанный в должностных инструкциях каждой рабочей единицы. Утверждает их также ректор университета.
Подразделение хранит документы Алтайского госуниверситета, а также организует их использование для информационного обеспечения работы образовательного учреждения. Наиболее ценная часть архива по истечению срока хранения передается на постоянное хранение в Государственный архив Алтайского края. На хранении в архивном отделе находится один фонд№Р- 1595, в нем более 30 тыс. единиц хранения. Весь состав документов АлтГУ хранится на бумажных носителях. Электронные документы хранятся в институтах и в иных структурных подразделениях.
Работа архива университета организуется на основе плана на будущий год. План разрабатывает и подписывает начальник архивного отдела в январе текущего года. План работы архивного отдела УДО разбит на шесть секций, одна секция - два месяца года. На каждую секцию составляются задачи на год, оформляется это как вид деятельности.
В своей работе архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации 1993 года (с изм. от 01.07.2020), в которой определены права граждан Российской Федерации в отношении поиска, получения, передачи и распространения информации; нормами Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012.
К числу правовых актов, носящих фундаментальный характер, в первую очередь относят Федеральный закон от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». В Алтайском крае действует нормативно-правовой акт, регулирующий сферу архивного дела регионального значения - это закон Алтайского края от 28 декабря 1994 года «Об архивном фонде Алтайского края и архивах».
Также сформирована нормативно-методическая база деятельности. Для высших учебных заведений имеется Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000 года №2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении». Данный документ состоит в основном из образцов оформления различных бланков и реквизитов к ним, а также содержит основные аспекты деятельности документационного обеспечения управления. Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Номенклатура дел и индексы структурных подразделений были утверждены приказом ректора в 1976 году. В 2006 года приказом ректора утверждена новая номенклатура дел, которой пользуются до сих пор.
Для определения сроков хранения документов используют «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Понятие «хранение документов» определяется как организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Функциональным назначением архивов образовательных организаций принято считать сохранение сведений о его основной деятельности - образовательной. Помимо этого, архивный отдел должен обеспечить сохранность комплекса информации организационно-правового характера.
Документы разрабатываются и группируются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Ответственным лицом на этом этапе выступает непосредственно руководитель структурного подразделения.
Как правило, дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. В Алтайского государственном университете действует смешенная система формирования дел. Формирование дел осуществляется по общим правилам.
Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. В университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета.
В архивный отдел дела передаются на основании акта о передачи дел в архив. В архив университета передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела временного срока хранения, передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Прием каждого дела осуществляет заведующий архива университета в присутствии работника структурного подразделения.
В целях обеспечения требуемых условий хранения документов в архивном отделе учреждения, руководством проводится ряд процедур, направленных на осуществление соответствующих условий, соблюдение нормативных режимов и организацию сохранности документации.
Архив организует и использование хранящихся в нём документов. Выдача архивных документов непосредственно пользователю осуществляется только после, того как он подал запрос в архив. Данный запрос регистрируется в течение 3 рабочих дней, после чего в течение 30 дней архив должен дать ответ в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
Помимо ответа на запрос в архиве образовательной организации могут изыматься подлинные документы из дел. Как правило это личные документы об образовании, трудовые книжки, которые не получил в свое время владелец. При изъятии документов создается их копия и подшивается в дело.
Специфика архивного отдела УДО университета заключается в том, что основным источником формирования документов являются личные дела студентов. Ежегодно в архивный отдел передаётся около 4500 личных дел студентов. Хранение личных дел в электронном варианте не предусмотрено законодательством. Работа архивного отдела не автоматизирована, поиск документов осуществляется вручную с помощью информационно-справочного аппарата (описи документов, в которой указан номер связки и номер дела).
Ежегодно архивный отдел выдает более тысячи архивных справок на запросы организаций и заявления граждан. Так как университет существует 45 лет, выпускники первых лет уже достигли пенсионного возраста, то архивный отдел помимо различных организаций отвечает на запросы и Пенсионного фонда;
Сотрудники архивного отдела оказывают помощь специалистам по учебно-методической работе институтов и филиалов для заполнения Федерального реестра сведений документов об образовании, сотрудникам расчетной группы управления бухгалтерского учета.
В структуру архивного отдела входит переплетная. Структурные подразделения университета передают в переплетную объемные документы: приказы ректора по основной деятельности; распоряжения ректора и проректоров; протоколы заседаний УС; приказы ректора по личному составу студентов; документы библиотеки. Например, в 2020 году было переплетено 245 дел от структурных подразделений университета.
В работе архивного отдела существуют проблемы - не все структурные подразделения вовремя передают документы в архивный отдел. Поиск документов в отделе осложнён отсутствием автоматизированного научно-справочного аппарата.
Оценка работы архивного отдела Алтайского госуниверситета позволяет сделать вывод, что архив выполняет ряд задач, таких как организация хранения и обеспечение сохранности документов, учет документов, комплектование архива, организация использования документов, в рамках проведения которых, выполняется большой комплекс мероприятий. Нормы хранения документов соблюдаются, работники архивного отдела качественно и в срок выполняют свою работу.
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (130618)
- Бакалаврская работа (31444)
- Диссертация (960)
- Магистерская диссертация (18348)
- Дипломные работы, ВКР (53225)
- Главы к дипломным работам (2108)
- Курсовые работы (9669)
- Контрольные работы (6188)
- Отчеты по практике (1308)
- Рефераты (1450)
- Задачи, тесты, ПТК (616)
- Ответы на вопросы (154)
- Статьи, Эссе, Сочинения (911)
- Бизнес-планы (49)
- Презентации (101)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1691)
- Диссертации (РГБ) (1879)
- Прочее (433)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
