ВВЕДЕНИЕ 7
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ
ПРОЦЕССАМИ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 9
1.1 Документационное обеспечение как система 9
1.2 Процесс документооборота и механизм управления информационными
процессами 11
1.3 Нормативно-правовое регулирование в области документооборота
Российской Федерации и странах Евросоюза 20
1.4 Обзор основных отечественных и зарубежных систем электронного
документооборота 25
1.5 Актуальность использования систем электронного документооборота 28
2 АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ В СФЕРЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «МАНТРАК ВОСТОК» 32
2.1 Общая характеристика объекта исследования 32
2.2 SWOT-анализ компании Caterpillar 36
2.3 Анализ финансового состояния ООО «Мантрак Восток» 47
2.4 Анализ информационных процессов в сфере документационного
обеспечения ООО «Мантрак Восток» 53
2.5 Проблемы управления информационными процессами в сфере
документооборота в компании ООО «Мантрак Восток» 66
3 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО ОПТИМИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ ООО «МАНТРАК ВОСТОК» 69
3.1 Разработка проекта совместного управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения между компанией Caterpillar и ООО «Мантрак Восток» 69
3.2 Расчёт экономической эффективности проекта совместной работы Lotus Notes и Salesforce 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 75
ПРИЛОЖЕНИЕ А Филиалы компании и адреса 79
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Бухгалтерская отчётность с 2014 по 2015 год 80ПРИЛОЖЕНИЕ В Сведения о цепочке собственников, включая бенефициаров(в том числе конечных собственников, выгодоприобретателей - физических лиц), а также о лицах, входящих в исполнительные органы 118
ПРИЛОЖЕНИЕ П Альбом иллюстраций 121
Актуальность темы. На сегодняшний день вопрос управления информационными процессами в сферы документационного управления является важным аспектом деятельности любой организации. Информация во все времена имела большое значение, но за последние несколько лет она приобрела ценность. Сегодня инновации в области документооборота являются стратегическим фактором роста, влияющим на все сферы жизнедеятельности в стране. В связи с постоянным развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот становится наиболее актуальным по сравнению с бумажными аналогами.
Количество документации с каждым годом возрастает в современном мире. Многие страны уже перешли или переходят на безбумажную форму отчётности в области бухгалтерской и налоговой деятельности с использованием интернета, а также существуют возможности подачи заявлений в электронном виде. Большое количество внедрений приходится на территорию России. Многие страны перерабатывают законодательства в пользу электронного документооборота. Актуальной проблемой является слабая нормативно-правовая база в России, не покрывающая все процессы в рамках создания и использования ИКТ и несоответствующая международной практике. К сожалению, действующее законодательство регламентирует только отдельные аспекты информационного обмена с помощью компьютерных технологий, а отдельные нормативно-правовые акты не согласованы между собой. Также политическая и экономическая ситуация в стране, в связи с введёнными санкциями, негативно повлияла на динамику внедрения СЭД/ЕСМ-систем.
В связи с ростом объёмов информации и внедрения компьютерных технологий происходит повышение требований к организации информационно-документационного обслуживания. СЭД/ЕСМ-системы постоянно совершенствуются, чтобы удовлетворить потребности всех потребителей, так как в этих условиях есть необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения документации с разработкой новых приёмов и методик оценки, анализа и оптимизации информационных потоков компаний, используя современные компьютерные технологии.
Необходимо отметить, что из-за многообразия систем электронного документооборота остро стоит проблема совмещения платформ разных СЭД/ЕСМ-систем для удобства пользователей особенно в крупных территориально-раздробленных компаниях.
Таким образом, актуальность управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения в организации обусловлена следующими основными положительными факторами:
• повышение производительности компании и минимизация издержек;
• исключение ошибок «человеческого фактора»;
• более безопасное хранение документации.
Предмет исследования: системы электронного документооборота в ООО «Мантрак Восток».
Цель дипломной работы - оптимизация управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения ООО «Мантрак Восток».
Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:
• изучить законодательную базу в области документационного обеспечения;
• изучить теоретические основы управления информационными процессами в этой области;
• охарактеризовать объект исследования;
• провести анализ текущего состояния управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения ООО «Мантрак Восток»;
• выявить проблемы, связанные с электронным документооборотом в компа-нии;
• оптимизировать существующее управление информационными процессами в сфере документационного обеспечения организации;
• оценить предполагаемый экономический эффект предлагаемого проекта.
Результаты работы рекомендуется использовать для оптимизации управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения у официального дилера компании Caterpillar ООО «Мантрак Восток».
В результате проведенной выпускной квалификационной работы был разработан проект по оптимизации управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения официального дилера компании Caterpillar ООО «Мантрак Восток».
В ходе работы была изучена законодательная база в области документооборота; изучены теоретические основы управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения.
Был проведен анализ текущего состояния компании и используемых систем электронного документооборота, выявлена проблема обособленности управления информационными процессами.
Был разработан проект по организации совместного управления в области документационного обеспечения, благодаря которому оптимизирована существующая система электронного документооборота в компании.
Был произведен расчет экономической эффективности от внедрения предлагаемого проекта.
Результаты работы рекомендуется использовать для оптимизации управления информационными процессами в сфере документационного обеспечения в ООО «Мантрак Восток».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
