Помощь студентам в учебе
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ ОАО «ОРЛИК»)
|
ВВЕДЕНИЕ 4
1 ИССЛЕДОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ ПОДХОДОВ К
АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 6
1.1 Схемы документооборота в зависимости от типа организации 6
1.2 Информационные средства организации документооборота 13
2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «ОРЛИК» 17
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика предприятия ..
2.2 Анализ организации документооборота в ОАО «Орлик» 21
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ПРЕДПРИЯТИЯ 33
3.1 Выбор системы управления электронного документооборота 33
3.2 Совершенствование структуры аппаратных средств управления
документооборотом и бизнес-процессов предприятия 37
3.3 Проектирование конфигурации системы управления электронным
документооборотом 41
3.4 Расчет экономической эффективности проектируемой системы управления электронным документооборотом 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
ПРИЛОЖЕНИЕ А 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
1 ИССЛЕДОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ ПОДХОДОВ К
АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 6
1.1 Схемы документооборота в зависимости от типа организации 6
1.2 Информационные средства организации документооборота 13
2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «ОРЛИК» 17
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика предприятия ..
2.2 Анализ организации документооборота в ОАО «Орлик» 21
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ПРЕДПРИЯТИЯ 33
3.1 Выбор системы управления электронного документооборота 33
3.2 Совершенствование структуры аппаратных средств управления
документооборотом и бизнес-процессов предприятия 37
3.3 Проектирование конфигурации системы управления электронным
документооборотом 41
3.4 Расчет экономической эффективности проектируемой системы управления электронным документооборотом 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 60
ПРИЛОЖЕНИЯ 65
ПРИЛОЖЕНИЕ А 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в необходимости модернизации системы управления документационным обеспечением предприятия, в связи с несоответствием сложившейся структуры современным требованиям, предъявляемым к системе документооборота.
Целью ВКР является повышение эффективности управления документооборотом на предприятии. Реализация поставленной цели предполагает необходимость решения следующих задач:
- Проанализировать, каким образом выстроены системы документооборота, в зависимости от организации;
- Описать информационные средства организации
документооборота;
- Проанализировать управление документооборотом на предприятии, выявить основные проблемы;
- Спроектировать конфигурацию системы управления
электронным документооборотом;
- Оценить экономическую эффективность разработанного проекта. Объектом работы является предприятие ОАО «Орлик», расположенное селе Орлик.
Предметом работы является система управления документооборотом предприятия.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ОАО «Орлик». Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, результатов их сравнения, взятых из открытых источников.
Основными методами исследования являются методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в необходимости модернизации системы управления документационным обеспечением предприятия, в связи с несоответствием сложившейся структуры современным требованиям, предъявляемым к системе документооборота.
Целью ВКР является повышение эффективности управления документооборотом на предприятии. Реализация поставленной цели предполагает необходимость решения следующих задач:
- Проанализировать, каким образом выстроены системы документооборота, в зависимости от организации;
- Описать информационные средства организации
документооборота;
- Проанализировать управление документооборотом на предприятии, выявить основные проблемы;
- Спроектировать конфигурацию системы управления
электронным документооборотом;
- Оценить экономическую эффективность разработанного проекта. Объектом работы является предприятие ОАО «Орлик», расположенное селе Орлик.
Предметом работы является система управления документооборотом предприятия.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ОАО «Орлик». Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, результатов их сравнения, взятых из открытых источников.
Основными методами исследования являются методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.
Для получения эффективности от совершенствования системы документооборота необходимо учитывать специфику деятельности предприятия, его масштабы, а также реальную необходимость систем электронного документооборота. Полный и комплексный учет данных факторов позволит организации выбрать оптимальную структуру документооборота и повысить эффективность ее деятельности.
Для решения поставленных задач был проведен организационно-экономический анализ деятельности предприятия, который включает построение схем организационной структуры, схем управления документооборотом предприятия. С использованием методологии IDEF0 был описан бизнес-процесс обеспечения складских запасов зерна. Используя программу ArisExpress был смоделирован процесс предоставления отчетности в Агрохимцентр.
В последствии были определены следующие недостатки существующей системы управления бумажным документооборотом в ОАО «Орлик»:
- затраты времени на поиск документов;
- сложность контроля отчетности по оперативной документации;
- высокий риск физической утраты и порчи носителя;
- дублирование информации;
- сложность схем согласования;
- большие временные затраты на получение сводной отчетности;
- сложность коммуникации с территориально - распределенными
подразделениями предприятия;
- затраты офисных площадей на хранение архива документов;
- сложность обеспечения одновременной работы с документами.
Таким образом, можно отметить, что использование традиционной схемы бумажного документооборота в ОАО «Орлик» является не эффективным для организации типа «Коммерческая фирма» с наличием специфики предприятия и территориально - распределенных подразделений
Следующим этапом выполнения выпускной квалификационной работы было решение проблемы выбора системы управления документооборотом предприятия для ОАО «Орлик», в связи с чем решено воспользоваться программой СППР «Решение», использующей
модифицированный метод анализа иерархий. Использование метода анализа иерархий позволило получить количественную оценку альтернатив по выбранным критериям. В рамках исследования производилось сравнение следующих систем управления электронным документооборотом: «1С: Документооборот», «CompanyMedia» (22,1%), «DocVision» (15,8%), «Synergy» (10,3%), «Directum» (7,7%), «Дело» (6,2%), «Тезис» (5,3%). По итогам исследования было принято решение использовать для совершенствования существующей схемы управления документооборотом программное средство «1С: Документооборот» в конфигурации КОРП 2.0, поскольку такая конфигурация удовлетворяет требованиям по масштабу предприятия ОАО «Орлик».
Совершенствование ИТ - инфраструктуры предприятия включило в себя автоматизацию рабочих мест операторов зернотока, весовой станции и склада, а также установку сервера для обеспечения функционирования СЭД.
Возможность работы с картами является одним из важных критериев функциональности системы управления электронным документооборотом для ОАО «Орлик», потому было принято решение спроектировать конфигурацию СЭД и интегрировать в «1С: Документооборот» модуль «Географическая схема», который является экономичной альтернативой, по сравнению с интеграцией сторонней ГИС системы. Модуль «Географическая схема» использует шейп-файлы в качестве источников данных для отображения графической информации с карты. В итоге был спроектирован интерфейс для модуля «Географическая схема» и протестирована работа модуля с использованием публичной кадастровой карты Росреестра.
Мероприятия по совершенствованию системы управления документооборотом на предприятии являются эффективными и окупятся в течение 1,6 года.
Практическая значимость проекта состоит в сокращении временных затрат на выполнение рутинных операций, ускорении поиска информации, упрощении оформления сложных отчетов.
Для решения поставленных задач был проведен организационно-экономический анализ деятельности предприятия, который включает построение схем организационной структуры, схем управления документооборотом предприятия. С использованием методологии IDEF0 был описан бизнес-процесс обеспечения складских запасов зерна. Используя программу ArisExpress был смоделирован процесс предоставления отчетности в Агрохимцентр.
В последствии были определены следующие недостатки существующей системы управления бумажным документооборотом в ОАО «Орлик»:
- затраты времени на поиск документов;
- сложность контроля отчетности по оперативной документации;
- высокий риск физической утраты и порчи носителя;
- дублирование информации;
- сложность схем согласования;
- большие временные затраты на получение сводной отчетности;
- сложность коммуникации с территориально - распределенными
подразделениями предприятия;
- затраты офисных площадей на хранение архива документов;
- сложность обеспечения одновременной работы с документами.
Таким образом, можно отметить, что использование традиционной схемы бумажного документооборота в ОАО «Орлик» является не эффективным для организации типа «Коммерческая фирма» с наличием специфики предприятия и территориально - распределенных подразделений
Следующим этапом выполнения выпускной квалификационной работы было решение проблемы выбора системы управления документооборотом предприятия для ОАО «Орлик», в связи с чем решено воспользоваться программой СППР «Решение», использующей
модифицированный метод анализа иерархий. Использование метода анализа иерархий позволило получить количественную оценку альтернатив по выбранным критериям. В рамках исследования производилось сравнение следующих систем управления электронным документооборотом: «1С: Документооборот», «CompanyMedia» (22,1%), «DocVision» (15,8%), «Synergy» (10,3%), «Directum» (7,7%), «Дело» (6,2%), «Тезис» (5,3%). По итогам исследования было принято решение использовать для совершенствования существующей схемы управления документооборотом программное средство «1С: Документооборот» в конфигурации КОРП 2.0, поскольку такая конфигурация удовлетворяет требованиям по масштабу предприятия ОАО «Орлик».
Совершенствование ИТ - инфраструктуры предприятия включило в себя автоматизацию рабочих мест операторов зернотока, весовой станции и склада, а также установку сервера для обеспечения функционирования СЭД.
Возможность работы с картами является одним из важных критериев функциональности системы управления электронным документооборотом для ОАО «Орлик», потому было принято решение спроектировать конфигурацию СЭД и интегрировать в «1С: Документооборот» модуль «Географическая схема», который является экономичной альтернативой, по сравнению с интеграцией сторонней ГИС системы. Модуль «Географическая схема» использует шейп-файлы в качестве источников данных для отображения графической информации с карты. В итоге был спроектирован интерфейс для модуля «Географическая схема» и протестирована работа модуля с использованием публичной кадастровой карты Росреестра.
Мероприятия по совершенствованию системы управления документооборотом на предприятии являются эффективными и окупятся в течение 1,6 года.
Практическая значимость проекта состоит в сокращении временных затрат на выполнение рутинных операций, ускорении поиска информации, упрощении оформления сложных отчетов.