ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №7» ГОРОДА МЦЕНСКА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1 АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МБОУ Г. МЦЕНСКА
«СРЕДНЯЯ ШКОЛА №7» 9
1.1 Характеристика школы 9
1.2 Видовой состав и оформление документов 14
1.3 Работа с документацией школы 33
2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МБОУ Г. МЦЕНСКА «СРЕДНЯЯ ШКОЛА №
7» 42
2.1 Переработка должностной инструкции секретаря 42
2.2 Разработка инструкции по делопроизводству 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1 АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МБОУ Г. МЦЕНСКА
«СРЕДНЯЯ ШКОЛА №7» 9
1.1 Характеристика школы 9
1.2 Видовой состав и оформление документов 14
1.3 Работа с документацией школы 33
2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МБОУ Г. МЦЕНСКА «СРЕДНЯЯ ШКОЛА №
7» 42
2.1 Переработка должностной инструкции секретаря 42
2.2 Разработка инструкции по делопроизводству 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Актуальность исследования заключается в том, что успех каждой организации зависит от большого количества факторов, таких как разрешение экономических задач, стиль руководства, подбор персонала, организация производственного процесса. На организации делопроизводства, можно сказать, держится вся деятельность предприятия, так как любая официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.
В ходе работы каждого предприятия возникает существенный объем различных управленческих документов. Их структура формируется порядком решения вопросов, функциями организации и ее компетенцией, характером и объемом взаимосвязей с иными организациями и фиксируется в табеле документов.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как отдельным сотрудником (секретарь-референт), так и самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат, общий отдел) должна принимать к обработке только верно оформленные документы в полном комплекте, имеющие юридическую силу. В обратном случае документы утрачивают свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что иногда очень мешает работе тому или иному предприятию. Система документационного обеспечения управления ни на одном современном предприятии не может быть совершенной. Даже в крупных организациях происхоят сбои в документообороте и делопроизводстве, что уж говорить о малых предприятиях. Делопроизводство не стоит на месте, оно развивается, совершенствуется, появляются нововведения, с одной стороны упрощающие работу с документами, с другой стороны создающие неудобства с их адаптацией.
Степень изученности проблемы. В настоящее время отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, сборниках статей, материалах конференций. Опубликованные работы представлены в основном учебными пособиями и учебниками и т.д.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой , Т.В. Абанкиной , И.Н. Кузнецова , М.В. Ларина , JI.A. Дорониной , А.В. Пшенко , содержащие в себе информацию, о порядке составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены основные понятия и терминология, нормативно-методическая база, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Выявлены методы и способы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, которые необходимы для ведения переписки, работы с персональным компьютером, а так же подготовки деловых документов и решения иных задач, образующихся в ходе работы секретаря.
В диссертации и монографии М.В. Ларина, доктора исторических наук, проведено изучение проблем нынешнего времени управления документацией, определены подходы и намечены перспективные тенденции их последующего развития в Российской Федерации. Особую роль имеют разработанные М.В. Лариным практические способы разрешения проблем управления документацией, как информационным ресурсом путем информационного менеджмента, организационного проектирования и заключенные выводы о том, что организация документов, процессов документооборота и документирования должны нести налаженный, организационный и законадательно закрепленный характер.
В учебнике А.В. Пшенко рассмотрены практические задачи организации документационного обеспечения управления и
делопроизводства в учреждениях и организациях, в соответствии с современным нормативно-методическим материалом и традициями.
В учебных пособиях В.И. Андреевой, И.Н. Кузнецова, JI.A. Дорониной представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу. Приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.
Также были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования.
Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация делопроизводства в образовательном учреждении.
Предметом исследования является работа с управленческой документацией в муниципальном бюджетном образовательном учреждении г. Мценска «Средняя общеобразовательная школа №7».
Цель исследования - анализ делопроизводства в муниципальном бюджетном образовательном учреждении г. Мценска «Средняя общеобразовательная школа №7» и выявление основных направлений его совершенствования.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать характеристику общеобразовательному учреждению.
2. Рассмотреть видовой состав управленческих документов и оформление управленческих документов учреждения.
3. Провести анализ организации работы с документами в исследуемом общеобразовательном учреждении.
4. Разработать основные направления совершенствования делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании выпускной квалификационной работы, относятся: Конституция РФ , Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации ; Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях» . А также важную роль сыграли рекомендации ВНИИДАД по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации .
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
- учредительные документы (Устав МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
- распорядительные документы МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочные документы.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы такие методы научного исследования, как
интервьюирование, а, именно, беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).
Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства можно дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности образовательного
учреждения.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух разделов и заключения, библиографического списка, приложений.
В первом разделе дается общая характеристика объекта исследования - МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», в частности, рассматриваются организационно-правовой статус, организация делопроизводства и документационного обеспечения деятельности.
Во втором разделе разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления
образовательным учреждением.
В ходе работы каждого предприятия возникает существенный объем различных управленческих документов. Их структура формируется порядком решения вопросов, функциями организации и ее компетенцией, характером и объемом взаимосвязей с иными организациями и фиксируется в табеле документов.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как отдельным сотрудником (секретарь-референт), так и самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат, общий отдел) должна принимать к обработке только верно оформленные документы в полном комплекте, имеющие юридическую силу. В обратном случае документы утрачивают свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что иногда очень мешает работе тому или иному предприятию. Система документационного обеспечения управления ни на одном современном предприятии не может быть совершенной. Даже в крупных организациях происхоят сбои в документообороте и делопроизводстве, что уж говорить о малых предприятиях. Делопроизводство не стоит на месте, оно развивается, совершенствуется, появляются нововведения, с одной стороны упрощающие работу с документами, с другой стороны создающие неудобства с их адаптацией.
Степень изученности проблемы. В настоящее время отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, сборниках статей, материалах конференций. Опубликованные работы представлены в основном учебными пособиями и учебниками и т.д.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой , Т.В. Абанкиной , И.Н. Кузнецова , М.В. Ларина , JI.A. Дорониной , А.В. Пшенко , содержащие в себе информацию, о порядке составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены основные понятия и терминология, нормативно-методическая база, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Выявлены методы и способы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, которые необходимы для ведения переписки, работы с персональным компьютером, а так же подготовки деловых документов и решения иных задач, образующихся в ходе работы секретаря.
В диссертации и монографии М.В. Ларина, доктора исторических наук, проведено изучение проблем нынешнего времени управления документацией, определены подходы и намечены перспективные тенденции их последующего развития в Российской Федерации. Особую роль имеют разработанные М.В. Лариным практические способы разрешения проблем управления документацией, как информационным ресурсом путем информационного менеджмента, организационного проектирования и заключенные выводы о том, что организация документов, процессов документооборота и документирования должны нести налаженный, организационный и законадательно закрепленный характер.
В учебнике А.В. Пшенко рассмотрены практические задачи организации документационного обеспечения управления и
делопроизводства в учреждениях и организациях, в соответствии с современным нормативно-методическим материалом и традициями.
В учебных пособиях В.И. Андреевой, И.Н. Кузнецова, JI.A. Дорониной представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу. Приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.
Также были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования.
Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация делопроизводства в образовательном учреждении.
Предметом исследования является работа с управленческой документацией в муниципальном бюджетном образовательном учреждении г. Мценска «Средняя общеобразовательная школа №7».
Цель исследования - анализ делопроизводства в муниципальном бюджетном образовательном учреждении г. Мценска «Средняя общеобразовательная школа №7» и выявление основных направлений его совершенствования.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать характеристику общеобразовательному учреждению.
2. Рассмотреть видовой состав управленческих документов и оформление управленческих документов учреждения.
3. Провести анализ организации работы с документами в исследуемом общеобразовательном учреждении.
4. Разработать основные направления совершенствования делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании выпускной квалификационной работы, относятся: Конституция РФ , Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации ; Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях» . А также важную роль сыграли рекомендации ВНИИДАД по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации .
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
- учредительные документы (Устав МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
- распорядительные документы МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочные документы.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы такие методы научного исследования, как
интервьюирование, а, именно, беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).
Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства можно дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности образовательного
учреждения.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух разделов и заключения, библиографического списка, приложений.
В первом разделе дается общая характеристика объекта исследования - МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», в частности, рассматриваются организационно-правовой статус, организация делопроизводства и документационного обеспечения деятельности.
Во втором разделе разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления
образовательным учреждением.
Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом с ростом школьных образовательных учреждений и численности сотрудников в них вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Целью данного исследования являлось изучение организации
делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Для достижения названной цели был изучен, проанализирован и обощен опыт создания и становления документационного обеспечения управления в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность лдокументов и дел в школе лежит на сектретаре. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет директор Школы.
На основе анализа документационного обеспечения деятельности МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» были сделаны следующие выводы:
1. Организация деятельности МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» предусматривает наличие многих видов документов, без которых невозможно решить задачи эффективного управления . Залогом успеха в системе документационного обеспечения является знание управленческой и организационной документации, а также регулярное совершенствование имеющихся навыков в работе с документами.
2. На основе проведенного в первом разделе анализа существующей системы делопроизводства МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», можно отметить, что она требует корректировки, в частности, переработки должностной инструкции секретаря школы, а также разработки инструкции по делопроизводсту в данном образовательном учреждении.
Разработка инструкции по делопроизводству явилась основой совершенствования делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7». Данная инструкция раскрывает следующие направления:
- создание нормативно-методической базы делопроизводства;
- упорядочение состава и форм документации, процесса ее подготовки и оформления;
- установление порядка прохождения и обработки документов;
- создание механизма дальнейшего развития системы документационного обеспечения.
Разработанная инструкция по делопроизводству принята к
рассмотрению директором школы МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Таким образом, поставленные цели и задачи в процессе написания выпускной квалификационной работы достигнуты.
Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом с ростом школьных образовательных учреждений и численности сотрудников в них вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Целью данного исследования являлось изучение организации
делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Для достижения названной цели был изучен, проанализирован и обощен опыт создания и становления документационного обеспечения управления в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность лдокументов и дел в школе лежит на сектретаре. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет директор Школы.
На основе анализа документационного обеспечения деятельности МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» были сделаны следующие выводы:
1. Организация деятельности МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7» предусматривает наличие многих видов документов, без которых невозможно решить задачи эффективного управления . Залогом успеха в системе документационного обеспечения является знание управленческой и организационной документации, а также регулярное совершенствование имеющихся навыков в работе с документами.
2. На основе проведенного в первом разделе анализа существующей системы делопроизводства МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7», можно отметить, что она требует корректировки, в частности, переработки должностной инструкции секретаря школы, а также разработки инструкции по делопроизводсту в данном образовательном учреждении.
Разработка инструкции по делопроизводству явилась основой совершенствования делопроизводства в МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7». Данная инструкция раскрывает следующие направления:
- создание нормативно-методической базы делопроизводства;
- упорядочение состава и форм документации, процесса ее подготовки и оформления;
- установление порядка прохождения и обработки документов;
- создание механизма дальнейшего развития системы документационного обеспечения.
Разработанная инструкция по делопроизводству принята к
рассмотрению директором школы МБОУ г. Мценска «Средняя школа № 7».
Таким образом, поставленные цели и задачи в процессе написания выпускной квалификационной работы достигнуты.