ВВЕДЕНИЕ 3
1. Анализ кадрового делопроизводства ООО «Рудстрой» 8
1.1 Характеристика ООО «Рудстрой» 8
1.2 Документация по личному составу 16
1.3 Организация работы документации по личному составу 26
2. Основные направления совершенствования кадрового делопроизводства
в ООО «Рудстрой» 34
2.1 Переработка положения об отделе кадров 34
2.2 Разработка положения о персональных данных 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 52
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность исследования. Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Кадровое делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Кадровое делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работ-ников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников. Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения. Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Степень изученности темы. Тема данного исследования хорошо изучена и представлена во многих научных работах. Основными авторами, изучавшими данную тему исследования являются Анзорова С.П., Федорчукова С.Г., которые исследовали организацию делопроизводства, Быкова Т.А., Вялова Л.М., Кузнецова Т.В., которые исследовали документооборот и дело-производство организаций, Санкина Л.В., Кабашов С.Ю. , Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Крюкова Н.П., Кузнецов И.Н. , Кузнецов С.Л., Румынина Л.А., Сирченко А. Е., Султанова Б. К., Толымбекова Г. С. п, Шелягина О.А. которые исследовали документооборот при управленческой деятельности с применением новых стандартов и автоматизированных систем документооборота и делопроизводства и другие.
Объектом исследования является система кадрового делопроизводства в коммерческой организации.
Предметом исследования является организация кадрового делопроиз-водства и его совершенствование в ООО «Рудстрой».
Целью исследования является изучение организации кадрового дело-производства и его совершенствование в ООО «Рудстрой».
Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:
1. охарактеризовать исследуемое предприятие;
2. проанализировать организацию работы с документацией по личному составу;
3. проанализировать документацию по личному составу;
4. переработать положение об отделе кадров;
5. разработать положение о персональных данных.
Источниковой базой исследования являются нормативно-правовые акты в области документоведения, а именно Трудовой Кодекс РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и др. , бухгалтерская отчетность предприятия (бухгалтерский баланс за 2014 - 2016 г, отчет о финансовых результатах за 2014 - 2016 г.) ООО «Рудстрой», документация отдела делопроизводства (положение об отделе кадров, должностная инструкция специалиста отдела кадров).
Методами исследования являются изучение документов исследуемого предприятия, наблюдение, графический и статистические методы.
Практическая значимость исследования. Научная значимость данной выпускной квалификационной работы заключается в том, что материалы исследуемого предприятия могут быть использованы в рамках учебного процесса. Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что разработанные документы по кадровому делопроизводству могут примениться как методическая основа для разработки документов в подобных организациях.
Структура выпускной квалификационной работы включает в себя введение, две главы, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении определена актуальность темы исследования, степень изученности темы исследования, объект и предмет исследования, цель и задачи исследования, источниковая база, методы исследования и практическая значимость выпускной квалификационной работы.
В первой главе анализируется исследуемое предприятие ООО «Рудстрой», а именно его история, организационная структура, основные экономические показатели, состав кадров, а также системы кадрового дело-производства.
Во второй главе переработано положение об отделе кадров, а также было разработано положение о персональных данных.
В заключении приводятся результаты и основные выводы в проделанной работе.
В приложении представлены основные документы предприятия, которые были применены в данном исследовании.
Основным видом деятельности ООО «Рудстрой» является строительство прочих инженерных сооружений, не включенных в другие группировки, производство штукатурных работ, работы по устройству покрытий полов и облицовке стен, бетонные и железобетонные работы.
По анализу работников ООО «Рудстрой» установили, что большую долю персонала занимают рабочие - 62,64% в 2014 г, в последующие годы их доля понижается и в 2016 г составляет 58,44%. Это объясняется спецификой производства, так как основным видом деятельности является добыча нефти и газа. Удельный вес руководителей на предприятии в 2014 г был равен 6,77%, в 2015 году уменьшилась до 7,17%, а в 2016 г стала 7,19%. Причиной такого изменения может быть повышение квалификации.
Категория специалистов за 3 года имеет тенденцию к увеличению, так в 2014 г она составляет 23,76%, в 2015 г 24,09 %, а в 2016 г 24,67%. Динамика численности служащих тоже имеет тенденцию к увеличению. В 2014 году их удельный вес равен 6,84%, в 2015 году этот показатель увеличился на 2,13%, а в 2016 году он составил 9,7%. Так же по данным таблицы видно, что на одного представителя руководящего состава приходится 9 рабочих и на одного специалиста приходится 3 человека (в отчетном году).
Далее провели анализ основных экономических показателей ООО «Рудстрой» и установили, что выручка от реализации продукции в ООО «Рудстрой» в 2016 году выросла на 1395449 тыс. руб. по сравнению с 2014 годом и составила 2327129 тыс. руб. Себестоимость работ, услуг так же имеет положительную динамику развития. В 2016 году себестоимость работ, услуг составила 2216492 тыс. руб., в 2015 году - 1788870 тыс. руб., в 2014 году - 881840 тыс. руб.
Валовая прибыль в 2016 году выросла на 60797 тыс. руб. и составила 110637 тыс. руб., в 2015 году - 56385 тыс. руб., в 2014 году - 49840 тыс. руб. Прибыль за исследуемый период имеет отрицательный показатель, но все же в 2016 году отрицательное значение прибыли уменьшилось на 10146 тыс. руб. и составила - 50493 тыс. руб., в 2015 году - -68415 тыс. руб., в 2014 году - -60639 тыс. руб.
Читая прибыль предприятия ООО «Рудстрой» имеет отрицательные значения и рост. Так, в 2016 году чистая прибыль уменьшилась на 23709 тыс. руб.
Оборотные средства в 2016 году увеличились на 288771 тыс. руб. и со-ставили 666641 тыс. руб., в 2015 году - 629906 тыс. руб., в 2014 году - 377870 тыс. руб. Внеоборотные активы составили в 2014 году - 102953 тыс. руб., в 2015 году - 221969 тыс. руб., в 2016 году - 245242 тыс. руб.
Собственный капитал составил в 2014 году - 4498 тыс. руб., в 2015 году - 150710 тыс. руб., в 2016 году - 75102 тыс. руб. Заемный капитал пред-приятия имеет как спад, так и рост: в 2014 году он составил 14216 тыс. руб., в 2015 году - 7192 тыс. руб., в 2016 году - 8251 тыс. руб. Дебиторская задолженность ООО «Рудстрой» составила в 2014 году - 114374 тыс. руб., в 2015 году - 251058 тыс. руб., в 2016 году - 226693 тыс. руб. Кредиторская задолженность в 2014 году составила 442798 тыс. руб., в 2015 году - 670412 тыс. руб., в 2016 году - 793384 тыс. руб. Денежные средства предприятия в 2014 году составили 2688 тыс. руб., в 2015 году - 2259 тыс. руб., в 2016 году -
2704 тыс. руб.
Основными документами по личному составу в ООО «Рудстрой» являются:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
В состав кадровой документации ООО «Рудстрой» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия.
На предприятии ООО «Рудстрой» нет отдела по делопроизводству. Каждое структурное подразделение ведет свой документооборот. В каждом отделе документооборотом занимается делопроизводитель.
Основными локальными документами в области делопроизводства предприятия ООО «Рудстрой» являются:
- устав ООО «Рудстрой»;
- положение о структурных подразделениях;
- положение о службе делопроизводства;
- нормативные документы.
Далее в данном исследовании переработали положение об отделе кадров, а именно:
- переработали положение об отделе кадров (расширить общее положение, добавить пункт назначение отдела, расширить пункт функции отдела кадров, добавить пункт управление отделом, расширить должностные обязанности, права, расширить пункт отдела с другими подразделениями, добавить пункты Внесение изменений и Регистрация и хранение.
- оформили положение по требованиям ГОСТ Р6.30-2003.
Также в ООО «Рудстрой» к сожалению, нет положения о персональных данных. Он был разработан.
Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие: цели и задачи фирмы при работе с персональными данными; перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных; описание операций с данными, практикуемых компанией; способы доступа к данным, используемые в фирме; обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные; права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным; правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.
Настоящее положение разработано в целях: регламентации порядка осуществления операций с персональными данными сотрудников предприятия; обеспечения требований закона № 152-ФЗ и иных правовых актов, регулирующих использование персональных данных; установления прав и обязанностей сотрудников ООО «Рудстрой» в части работы с персональными данными; установления механизмов ответственности сотрудников предприятия за нарушение локальных норм, а также положений федерального, регионального и муниципального законодательства, регулирующих использование персональных данных.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
