ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ТРАНСВАГОНМАШ» 11
1.1. Характеристика общества 11
1.2. Видовой состав и оформление кадровой документации 15
1.3. Организация работы с документами по личному составу 45
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ТРАНСВАГОНМАШ» 63
2.1. Разработка положения об отделе управления персоналом 63
2.2. Переработка должностной инструкции главного специалиста
по управлению персоналом 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 67
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 69
ПРИЛОЖЕНИЯ
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.
Любой кадровый документ, фиксируя юридически значимые факты, обладает высокой социальной значимостью. Соответственно отношение к организации работы с этими документами должно быть крайне серьезным. Ведь от правильности подготовки и оформления кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Поэтому актуально исследовать и установить правильное ведение кадровой документации в Обществе с ограниченной ответственностью «Трансвагонмаш», в том числе проведение оформления трудовых правоотношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Степень изученности. Вопросы организации кадрового делопроизводства достаточно детально проработан в специальной литературе. Существует достаточное количество книг, учебников, учебных пособий, публикаций, раскрывающих основные технологические процедуры движения персонала, виды и разновидности кадровых документов, нормативно-правовую регламентацию работы с ними.
Среди недавно появившихся изданий обратим внимание на работ В.В. Семенихина и О.И. Захаркиной. Эти авторы давно и предметно изучают состояние кадрового делопроизводства в нашей стране, перерабатывая и дополняя свои труды с учетом изменяющейся нормативной база. Указанные издания отличаются полнотой излагаемого материала. Проанализированы основные направления кадровой работы, основные кадровые документы, регистрационные формы, особенности оформления трудовых отношений рассмотрена работа с документами, относящимися к государственной, коммерческой и служебной тайне, вопросы взаимодействия с трудовой инспекцией. Раскрыт порядок организации хранение кадровых документов.
Особенно ценно, что материал снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.
Использовались публикации в журнале «Отдел кадров коммерческой организации» .
Объектом исследования является кадровое делопроизводство.
Предметом исследования - организация кадрового делопроизводства коммерческой организации.
Цель исследования - рассмотреть организацию кадрового делопроизводства в ООО «ТВМ» и определить основные направления совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Охарактеризовать ООО «ТВМ».
2. Проанализировать организацию работы с документами по движению личного состава ООО «ТВМ».
3. Наметить основные направления совершенствования кадрового делопроизводства в ООО «ТВМ».
Источниковая база исследования значительна и представлена широким кругом законодательных и нормативно - методических документов.
Прежде всего следует упомянуть Конституцию Российской Федерации, в которой ст. 37 провозглашает право на труд и отдых, в том числе каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск».
Главным законодательным актом в области трудового права является Трудовой кодекс РФ, значительная часть которого раскрывает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В соответствии именно с ним в организации выстраивается порядок документирования трудовых отношений и организуется работа с ними.
Правовое положение отечественных обществ с ограниченной ответственностью закреплено нормами Гражданского Кодекса Российской Федерации и Закона об обществах с ограниченной ответственностью. Гражданский Кодекс определяет понятие «общество с ограниченной ответственностью», ряд статей Кодекса регламентируют как обязательность документирования, так и требования к составу сведений ряда организационных документов (учредительный договор, устав).
В Законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» значительное внимание уделяется вопросам, тем или иным образом связанным с документированием. Так, статья 4 закона устанавливает требования к фирменному наименованию общества, полностью посвящена порядку учреждения общества и составу учредительных документов глава II и т.д.
Важны положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», посвященные персональным данным и их защите. Особое внимание следует обратить на положение ст. 1 закона, из которой следует, что нормы закона распространяются также на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. Поэтому многие нормы закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т.д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.
Вопросов защиты информации касаются Федеральный закон «О коммерческой тайне» , Постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» ; Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» .
В соответствии с Перечнем к сведениям конфиденциального характера отнесены «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях» (п.1).
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет понятия: информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации др. Они важны для любого кадровика, учитывая интенсивное внедрение информационных технологий в организацию работы с кадровыми документами.
Вопросы работы с обращениями граждан регулирует Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», что особенно необходимо для кадровых подразделений, достаточно часто имеющих дело с обращениями граждан. Закон излагает требования к содержанию письменного обращения: наименование адресата, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата .
Среди нормативно-методических документов, регулирующих методику работы кадровой службы ведущее место занимают:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (см. Приложения).
Значимость указанных документов высока, они могут служит незаменимым подспорьем при заполнении трудовой книжки работника, внесении в нее изменения или оформлении дубликата.
Документирование основных кадровых процедур унифицировано, унифицированные формы кадровых документов и рекомендации по их заполнению нашли отражение в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, утверждающем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты . Несмотря на то, что с 01.01.2013 негосударственные организации вправе самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, они не теряют актуальность.
Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2015 г. № 691н утвержден профессиональный стандарт, являющийся основой для определения требований к специалисту по работу с персоналом . Он необходим как основа для установления требований к квалификации и трудовым функциям сотрудников кадровых подразделений.
Для кадрового документа чрезвычайно важна его бесспорность, юридическая сила. Общегосударственные правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливающем состав и требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
Положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» следует рассматривать как рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов.
Формы документов по кадрам и формирование их информации определяются Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, содержит полный список кадровых документов, а также устанавливает сроки их хранения.
Кроме того, при подготовке выпускной квалификационной работы использовались локальные нормативные акты Общества с ограниченной ответственностью «Трансвагонмаш»: правила внутреннего трудового распорядка, положения об отделе, должностные инструкции и другие.
При работе над выпускной квалификационной работой использовались методы: изучение документов, наблюдение, опрос, а также статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть применены в деятельности отдела управления персоналом ООО «ТВМ», а также использованы при дальнейшей разработке данной темы.
Основные результаты исследования были изложены на X Международном молодежном научном форуме «Белгородский диалог - 2018» (18 - 20 апреля 2018 г.).
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложения.
Раздел 1. «Анализ кадрового делопроизводства в Обществе с ограниченной ответственностью «Трансвагонмаш» дает характеристику организации, раскрывает видовой состав и оформление кадровых документов, рассматривает организацию работы с ними.
Раздел 2. «Основные направления совершенствования кадрового делопроизводства» предлагают направления оптимизации кадрового делопроизводства Обществе с ограниченной ответственностью «Трансвагонмаш», заключающиеся в разработке Положения об отделе управления персоналом и переработке должностной инструкции главного специалиста по управлению персоналом.
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.
Проведенный анализ организации кадрового делопроизводства в ООО «ТВМ» позволяет сделать ряд выводов:
1. Организация работы с документами по движению кадров занимает важное место в системе управления ООО «ТВМ». Ведь кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко определить взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально зафиксировать единые принципы корпоративных отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, построить отлаженную систему управления персоналом.
2. Весь комплекс работ по созданию и обработке документов по кадрам возложен на специализированное структурное подразделение - отдел управления персоналом, являющийся самостоятельной структурной единицей. Наличие одной штатной единицы отдела проводит к тому, что главный специалист совмещает функции по всем должностям, связанным с кадровой работой.
3. Правовой основой деятельности отдела по управлению персоналом является действующая нормативная и нормативно-методическая документация в области трудового права и локальные нормативные акты ООО «ТВМ». Локальные нормативные акты, содержащие вопросы трудовых правоотношений, издается в виде приказов (распоряжений), положений, правил. Они конкретизируют положения действующего законодательства о труде; устанавливают новые дополнительные социальные гарантии, льготы для работников.
4. Подготовка и оформление документов, затрагивающих вопросы управления персоналом, осуществляется с применением унифицированных форм согласно общим требованиям к оформлению документов такого рода. В работе с кадровыми документами применяются как традиционные бумажные, а также автоматизированная технология. Ее основой является программа 1С:Предприятие.
5. Специфической особенностью документирования кадровых операций ООО «ТВМ» такова, что документация создается в минимально допустимом объеме в соответствии с потребностями организации. Как следствие является отсутствие процедур поощрения и перемещения работников, а также ряда вторичных регистрационных формы учетных сведений.
6. Предложениями по совершенствованию организации работы с кадрами в ООО «ТВМ» должны стать разработка и внедрение полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих организацию и технологию работы с кадровыми документами в организации. В том числе:
- разработка Положения об отделе управления персоналом;
- переработка должностной инструкции главного специалиста по управлению персоналом.
Наличие этого пакета документов обеспечит порядок, эффективность и качество информационно-документационного обеспечения кадровой деятельности ООО «ТВМ».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
