ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА I. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ПАРУСНИК-БЕЛГОРОД» 11
§ 1. История, основные направления и статус общества 11
§ 2. Организационная структура, функции и задачи 13
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ПАРУСНИК-БЕЛГОРОД» 17
§ 1. Видовой состав документов 17
§ 2. Порядок подготовки и проведения общего собрания 40
§ 3. Организация работы с документами 45
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ПАРУСНИК-БЕЛГОРОД» 57
§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя 57
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 65
Приложения должны быть в работе, но в данный момент отсутствуют
Актуальность темы исследования. В условиях конкурентной экономики, рыночных отношений правильное и своевременное решение стратегических задач определяет жизнеспособность организации. В настоящее время общество с ограниченной ответственностью является наиболее предпочтительной организационно-правовой формой коммерческих предприятий, что неизбежно влечет за собой необходимость более детального изучения организации и технологии документационного обеспечения его управления.
Чтобы оптимально действовать в условиях рыночной экономики и не допустить банкротства предприятия, необходимо владеть актуальной, полной и достоверной информацией, которая фиксируется в документах. Организация работы с документами оказывает значительное влияние на качество работы аппарата управления коммерческих структур, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность темы исследования определяется тем обстоятельством, что от рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. В условиях рыночной экономики эти вопросы имеют первостепенное значение, поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) коммерческого предприятия, в том числе и ООО «Парусник-Белгород», рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.
Степень изученности темы. Анализируя имеющуюся литературу, посвященную проблематике информационно-документационного обеспечения управления, следует отметить, что специального исследования, касающегося вопросов нет. Преобладают работы общего характера, рассматривающие вопросы в целом или отдельные технологические стадии организации работы с документами. Это работы В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.А. Храмцовской, Е.Н. Кожановой, труды ученых ВНИИИДАД и МГИАИ.
В ряду подобных исследований особого внимания заслуживают труды профессора Т.В. Кузнецовой , внесшей значительный вклад в становление и развитие отечественного документоведения, теории и практики делопроизводства. Работы Т.В. Кузнецовой носят разносторонний характер и затрагивают различные аспекты организации документационного обеспечения в учреждениях: нормативно-правовую базу делопроизводства, требования к подготовке и оформлению документов, порядок прохождения, вопросы оперативного хранения документов, организация служб делопроизводства и др.
В пособии А.В. Пшенко раскрываются вопросы правил и традиций создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов учреждения, документирования, применения систем управленческой документации. Пособие основано на обобщении действующей нормативной базы, практики работы с документами и уделяет существенное внимание рациональному использованию аппаратных средств и программных продуктов при переходе к компьютерным технологиям обработки документной информации
Кроме того в нем дана эволюция правил оформления документов, приемов и методов их обработки в различные исторические эпохи нашей страны, влияние технических средств на развитие делопроизводства.
Среди специализированных работ следует выделить работу Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой, освещающую вопросы информационно-документационного обеспечения деятельности коммерческой организации.
Для работы над темой исследования были привлечены публикации в журнале «Делопроизводство» и «Секретарь - референт».
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предметом исследования является организация работы с документами в коммерческой организации.
Цель исследования - анализ документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Парусник-Белгород» и определение основных направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- дать характеристику ООО «Парусник-Белгород»;
-провести анализ организации делопроизводства в ООО «Парусник- Белгород»;
- наметить основные направления совершенствования
делопроизводства в ООО «Парусник-Белгород».
Источниковая база исследования представлена, прежде всего, Гражданским кодексом РФ (ГК РФ), определяющим правовые нормы как деятельности юридических лиц, так и нормы ее документирования. В нем содержатся понятия и условия договора, виды договоров в гражданских правоотношениях, порядок их заключения, изменение и расторжение договора и другие нормы договорного права .
Ряд статей устанавливает требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению: ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора; ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому, а ст. 186 устанавливает реквизиты доверенности.
Наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет обязанности обществ по хранению документов. Общества должны отвечать за упорядочение документов и проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов.
Это положение тесно связано с нормами федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» , регламентирующего порядок создания архивов , как государственных, так и частных; обязанности, в том числе, юридических лиц по хранению и учету архивных документов.
Нормы, регламентирующие организацию работы с документированной информацией, содержатся в целом ряде законодательных и нормативно методических актах. Прежде всего, это Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и защите информации» , определяющий отношения, возникающие в сфере информационного обмена. В законе определен целый ряд важных понятий, в том числе информация, информационные технологии, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации др.
Вопросы защиты информации, в том числе документированной, нашли отражение в Федеральном законе «О коммерческой тайне» , Постановлении Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» ; Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» .
Раскрывают технологию организации работы с документами дают правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , в том числе: состав реквизитов управленческих документов, порядок подготовки и оформления отдельных видов документов, особенности подготовки отдельных видов документов, порядок регистрации документов, организации контроля исполнения документов, порядка составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение.
Более полно раскрывают положения правил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . Это незаменимый нормативно-методический документ, необходимый при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству.
При разработке должностных инструкций при определении квалификационных характеристик, предъявляемых к уровню знаний и квалификации специалиста, должностей специалистов в области делопроизводства, а также должностных обязанностей, необходимо использовать положения профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Закрепляет термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует состав и требования к оформлению реквизитов, бланкам организационно- распорядительных документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях раскрывают: порядок формирования дел и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; оформление дел, составление описей, передачу в архив.
Раскрытию темы исследования способствовало привлечение локальных нормативно - правовых актов: устав общества , штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка , должностные инструкции, положение об отделах , регламенты и др.
Методами исследования явились: изучение документов организации, метод личных наблюдений, анализ, опрос, статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы при дальнейшей разработке данной темы, а также применены в качестве мер оптимизации состояния делопроизводства в ООО «Парусник-Белгород».
Основные результаты исследования были изложены на X Международном молодежном научном форуме «Белгородский диалог - 2018» (18 - 20 апреля 2018 г.).
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений.
Первая глава рассматривает историю и основные направления деятельности ООО «Парусник-Белгород», его организационную структуру.
Во второй главе раскрывается видовой состав управленческих документов и организация работы с ними, анализируется процедура подготовки и документирования общего собрания участников общества.
Глава третья содержит основные направления совершенствования делопроизводства, заключающиеся в разработке должностной инструкции делопроизводителя и инструкции по делопроизводству.
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами сегодня, повышение уровня эффективности управленческого труда и их организации и во многом связаны с тем, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Проведенный анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Парусник-Белгород» позволяет сделать ряд выводов:
1. Вопросы документационного обеспечения деятельности организации находят отражение в разных локальных нормативных правовых актах - уставе, положении об общем собрании, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, правилах, регламентах и др. Однако главным нормативным правовым актом, всесторонне регулирующим организацию работы с документами, которым должны руководствоваться все структурные подразделения и работники организации, является инструкция по делопроизводству.
2. Нормальное функционирование деятельности организации возможно обеспечить только посредством взаимоувязанных управленческих документов, состав которых зависим от масштабов организации, количества ее структурных, особенностей порядка ее взаимодействия с другими учреждениями.
3. Документооборот организации отражает специфические особенности, связанные с коммерческим профилем ООО «Парусник- Белгород». В его объеме преобладают документы, связанных с урегулированием взаимоотношений партнеров в процессе осуществления коммерческих соглашений. Широко используется деловая переписка. Административные процессы включают такие аспекты деятельности компании как издание распорядительных актов. Экономические и хозяйственные отношения с партнерами регулируются договорами.
4. Вся полнота организации документационного обеспечения деятельности организации возложена на делопроизводителя, создание специализированного структурного подразделения ДОУ нецелесообразно ввиду небольшого объема документооборота и малочисленности компании.
5. На постановку делопроизводства негативно влияет отсутствие основных локальных документов, определяющих информационно- документационное обеспечение деятельности ООО «Парусник-Белгород». Результатом является некачественное оформление отдельных видов документов и реквизитов управленческих документов, проблемы в организации надлежащего контроля исполнения документов, а также подготовке и организации длительного хранения документов.
6. Главными направлениями на пути оптимизации документационного обеспечения управления деятельностью ООО «Парусник-Белгород» должно стать внедрения разработанных по итогам исследования должностной инструкции делопроизводителя и инструкции по делопроизводству.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
