ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "ГОРОД ВАЛУЙКИ И ВАЛУЙСКИЙ РАЙОН" БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ГОРОД ВАЛУЙКИ И ВАЛУЙСКИЙ РАЙОН» БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 8
1.1. Характеристика администрации 8
1.2. Видовой состав кадровой документации 20
1.3. Организация работы с документами по личному составу 31
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ГОРОД ВАЛУЙКИ И ВАЛУЙСКИЙ РАЙОН» БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 49
2.1. Переработка должностной инструкции начальника муниципального
управления и кадров 49
2.2. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 60
ПРИЛОЖЕНИЯ 67
Важнейшей обязанностью кадровой службы является верное и совершенное документирование трудовых связей в организации.
Трудовые отношения работодателя с работником регулируются, Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в редакция От 09.05.2005). Порядок утверждения формы приема, сокращения и перевода сотрудников ни при каких обстоятельствах не может возражать положениям Трудового кодекса РФ.
Ступени рабочей деятельности трудящихся записаны в документации по личному составу. К ней относятся: трудовой договор работника, приказы по личному составу, личные карточки работников, трудовые книжки, план по графику отпусков, персональные заявления работников и др.
Состоянию кадрового делопроизводства в деятельности органов местного самоуправления придается огромное значение, так как от своевременности, точности исполнения, целесообразности подготовки документов может зависеть жизнь, здоровье, благосостояние, как отдельных граждан, так и местного сообщества в целом. Ведь понятие «документ» наполнено правовым содержанием. Документы по личному составу отражают рабочую деятельность трудящихся и подтверждают трудовой стаж, который необходим для начисления пенсии. Отсутствие такой документации в организации недопустимо.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы. Конституция создает юридические основы для новой ступени развития местного самоуправления. Госорган местного подчинения должен решать как вопросы местного назначения, так и отдельные государственные вопросы. Тем самым в России определяют условия для оперативного исполнения естественных и политических прав и свобод - высшей ценности российского общества.
Актуальность исследования правовых основ муниципального управления и кадров в настоящее время обусловлено тем, что в Российской Федерации образовывается новейший строй местного самоуправления, который в настоящее время должен быть ориентирован на естественный и постоянный рост жизненного уровня населения. Цель совершенствования правовых основ кадрового обеспечения муниципальной службы является увеличение деятельности муниципальной службы.
Таким образом, тема организация и совершенствование кадрового делопроизводства на примере конкретной организации является актуальной.
Степень изученности проблемы. На тему организация кадрового делопроизводства написано множество работ.
При написании моей выпускной квалификационной работы я использовала следующею литературу: учебник «Кадровое делопроизводство» Т.В. Кузнецова, учебное пособие - «Управление кадрами» М.Н. Кулапов., учебник Басакова М.И. « Документы по персоналу предприятия», кадровое делопроизводство М. Ю. Рогожина, Храмцовская Н. А. «Электронные архивы и их правовые проблемы». В этих пособиях представлены правила ведения и составления документов по учету кадров. Есть характеристика нормативно - методических документов и законодательных актов, регламентирующих работу кадрового делопроизводства. Описаны правила работы с документами, технологический процесс составления и регистрации документов, контроль за исполнение документов в срок, информационно- справочная работа.
Так же, использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература.
Объектом исследования является кадровое делопроизводство в Администрации города Валуйки.
Предмет исследования - устройство кадрового делопроизводства в Администрации муниципального управления «города Валуйки».
Цель исследования - изучить состояние кадрового делопроизводства в Администрации муниципального управления «Города Валуйки» и обнаружить пути его совершенствования.
Задачи выпускной квалификационной работы:
-изучить историю развития и становления Администрации города Валуйки;
-указать основные цели, функции деятельности Администрации;
-рассмотреть структуру организации;
-ознакомиться с работой отдела муниципального управления и кадров в Администрации;
-проанализировать документационное обеспечение в Администрации;
-изучить главные направления совершенствования кадрового делопроизводства в Администрации города Валуйки.
Для решения поставленных задач мною были использованы следующие методы: типы единого анализа; исследование документов; наблюдение.
Источниковая база. В состав нормативных источников, которые были использованы при написании выпускной квалификационной работы входят: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих; Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»; Гражданский кодекс Российской федерации; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил кадрового делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Методической основой выпускной квалификационной работы являются: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к организации работы с кадровыми документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по кадровому делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению текста документа; Основные правила работы архива организаций.
Структура. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения.
В первой главе выпускной квалификационной работы я рассматривала и описывала общею характеристику объекта исследования - Администрация муниципального района «Город Валуйки и Валуйский район» Белгородской области, в частности рассматривала историю создания администрации, организационно правовой статус, структуру администрации. Проводила анализ кадровой документации администрации.
Во второй главе разработаны основные направления совершенствования кадрового делопроизводства администрации.
Для формирования в России рыночных отношений характерно повышение роли кадровой политики в организациях и предприятиях всех форм собственности. В условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важнейшего условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы.
Администрации муниципального управления «Города Валуйки и Валуйского района» Белгородской области имеет богатую историю, конкретные направления деятельности, определенные функции и задачи, четкую организационную структур. Действует администрация на основании устава.
Кадровая политика - главное направление в работе с кадрами, набор основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой организации. Кадровая политика, содействует достижению поставленных целей, должна решать важнейшие задачи. В этом отношении кадровая политика представляет собой стратегическую линию поведения в работе с персоналом.
Наглядным результатом регламентирования внутренних трудовых отношений и связанных с ними иных отношений работодателя и работника в Администрации муниципального управления «Города Валуйки и Валуйского района» Белгородской области является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Проведенный анализ кадрового делопроизводства этой организации позволяет сделать следующие выводы:
1. Состав документационной базы по кадрам определяется компетенцией конкретной организации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей внутри организации, а также с другими организациями.
2. Разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие работу муниципальной службы и кадров в Администрации муниципального управления «Города Валуйки и Валуйский район « Белгородской области.
3. Составление и оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организации.
4. Установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
В связи с проведенными исследованиями выделена необходимость создания отсутствующих и редактирования действующих документов, которые регулируют процесс кадрового делопроизводства в администрации. В процессе переработки должностной инструкции начальника муниципального отдела и кадров вспомогательной методической основой послужил квалификационный справочник должностей руководителей , специалистов и других служащих и также рекомендации по разработке нормативных документов по кадровому делопроизводству. В итоге мною было добавлен раздел 7 «Показатели результативности профессиональной служебной деятельности». В разделе 4 я добавила два подпункта «На защиту своих персональных данных» (п.4.8)и пункт «На объединение, включая право создавать профессиональные союзы ,для защиты своих прав, социально экономических и профессиональных интересов (п.4.10)».
Правильно составленная должностная инструкция специалиста отдела муниципального управления и кадров даст четкое знание иерархических связей, обеспечить стабильность каналов разрешения вопросов и в, конечном счете, будет способствовать повышению эффективности управленческого труда Администрации муниципального управления «Города Валуйки и Валуйского района» Белгородской области.
Таким образом, обобщая вышеизложенное, следует отметить, что у рассмотренной организации есть определенные предпосылки для эффективной деятельности, достаточный уровень квалификации персонала организации позволит обеспечить решение производственных задач, кадровая стратегия направлена на систематическое повышение квалификации кадров, подбор работников с высоким уровнем профессиональных навыков. Также хорошо сформирована архивная деятельность администрации.
1. Устав (Основной закон) города Валуйки и Валуйского района: Принят девятой сессией Совета депутатов города Валуйки и Валуйского района Белгородской области 1-го созыва 6 июня 1997 года. - Валуйки, 2006. - 25 с.
2. О совершенствовании структуры исполнительных органов и схемы управления городов Алексеевки, Валуек, Губкина, Шебекино и районов Алексеевского, Валуйского, Губкинского и Шебекинского: Постановление главы администрации Белгородской области от 24 ноября 1993 г. № 293. - Валуйки, 1993. - 11 с.
3. Об утверждении Инструкции о порядке организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений и поручений главы местного самоуправления города Валуйки и Валуйского района: Распоряжение главы местного самоуправления города Валуйки и Валуйского района Белгородской области от 27.12.2001. № 135-р. - Валуйки, 2001. - 32 с.
4. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Валуйки и Валуйского района: Распоряжение главы местного самоуправления города Валуйки и Валуйского района Белгородской области от 2.12.2002. № 418-р. - Валуйки, 2002. - 21 с.
5. Об утверждении структуры и штатных расписаний муниципальных должностей и обслуживающего и вспомогательного персонала администрации города и района, Валуйской территориальной избирательной комиссии, Совета депутатов города Валуйки и Валуйского района второго созыва: Постановление главы местного самоуправления города Валуйки и Валуйского района Белгородской области от 31 декабря 2004 г. № 2763. - Валуйки, 2004. - 4 с.
6. Об утверждении Положений об Аппарате главы администрации города и района, управлениях и отделах администрации города и района: Распоряжение главы местного самоуправления города Валуйки и Валуйского района Белгородской области от 22.07.2002. № 206-р. - Валуйки, 2002. - 2 с.
Опубликованные источники
7. Конституция Российской Федерации. - М.: Юридическая литература, 1993. - 63 с.
8. Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2011. - 544 с.
9. Трудовой кодекс Российской Федерации. [Электронный ресурс]. -
Электрон. дан. - URL:http: //www. trkodeks. ru.
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил кадрового делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями и дополнениями от 7 сентября 2011). [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL: http://www.rg.ru./2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html.
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введ. 03.03.2003. [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL: http:/www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;т=44595.
12. Основные правила работы архивом организаций (одобрен Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL: http://bestpravo.ru/fed2002/data09/tex26093.htm.
13. Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих (утв. Постановление Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. С изменениями от 29.04.2008). [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL: http://www.infosait.ru/norma doc/47/47133/index.htm .
14. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 04.10.2014). [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL:http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.htm.
15. Методические рекомендации по разработке должностных инструкций в федеральных органах исполнительной власти. (утв. Приказов Росархива от 27.12.2009 № 78). - Доступ к справ - правовой системы «Консультант Плюс».
16. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. от 01.02.2014). - Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».
17. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» (в ред. от 11.02.2013). - Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».
18. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. от 01.09.2013) (в ред. от 02.07.2013). - Доступ из справ.- правовой системы «Консультант Плюс». Федеральный закон от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 21.12.2013). - Доступ из справ. - правовой системы «КонсультантПлюс».
19. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 02.07.2013). - Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».
20. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации 67 (ОКУД) (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299) (в ред. от 26.09.2013). - Доступ из справ.- правовой системы «КонсультантПлюс».
21. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30- 2003. - Доступ из справ.- правовой системы «КонсультантПлюс».
22. Методические рекомендации по разработке инструкций по кадровому делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). - Доступ из справ. - правовой системы «КонсультантПлюс».
23. Методические рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации. - М.: ВНИИДАД, 2007. - 264 с.
24. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). [Электронный ресурс]. - Электрон. дан.
- URL: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/zk-zakonY/t2g.
25. Сведения об Администрации города Валуйки и Валуйского района. История администрации. [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - URL: http://www. val-adm.ru.
II. Литература
26. Илюшенко, М.П. Формуляр документа: Учеб. пособие / М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова. - М.: МГИАИ, 1986. - 85 с.
27. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е
изд. / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское
соглашение, 2004. - 312 с.
28. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», - 1999. - 320 с.
29. Кузнецова, Т.В. Организационные документы / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2003. - № 11.
30. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 76 с.
31. Мильнер, Б.З. Теория организации: Учебник. - 3-е изд. перераб. и доп. / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 558 с.
32. Немчинов, А.А. Муниципальная служба: справочное пособие / А.А. Немчинов, А.М. Володин. - М., 2002 . - 208 с.
33. Назаров, С.В. Компьютерные технологии обработки информации / С.В. Назаров, - М., 1995. - 162 с.
34. Чуковенков, А.Ю. Формы журналов для учета и регистрации документов / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2005. - № 8. - С. 19-23.
35. Янг, С. Системное управление организацией / С. Янг. - М.: Сов. радио., 1972. - 182 с.
36. Барихин, А.Б. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2009. - 19 с.
37. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство. Учебник. - М., 2011. - 343 с.
38. Кулапов, М.Н. Управление кадрами. Учебное пособие. - М., 2005. - 152 с.
39. Басаков, М.И. Документы по персоналу предприятия. - Ростов - на - Дону., 2001. - 170 с.
40. Склярова, А.И. Моя Родина - Белгородский район,1998. - 110 с.
41. Белгородоведение, Учебник для общеобразовательных учреждений под редакцией В.А.Шаповалова. - Белгород, 2002. - 76 с.
42. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. - М., 2007. - 67 с.
43. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М., 2012. - 23 с.
44. Гугуева, Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: учебное пособие . - М., 2012. - 192 с.
45. Кожанова, Е. Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства / Евгения Кожанова // Делопроизводство и документооборот на пред- приятии. - 2013. - №. 12 - С. 37-39.
46. Смольянинова, М.В. Должностная инструкция: структура и содержание / М.В. Смолянинова // Секретарь-референт. - 2010. - № 3. - С. 27- 46.
47. Авдеев, В.В. Кадровое делопроизводство / В.В. Авдеев. - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс». - 110 с.
48. Астахова, А.А. Должностные инструкции как правовой акт / А.А. Астахова // Секретарское дело. - 2005. - № 8. - С. 57.
49. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2010. - 288 с.
50. Васина, Ю.В. Большой справочник кадровика / Ю.В. Васина. - М.: Индекс Медиа, 2007. - 790 с.
51. Волков, Р.М. Как разработать правила внутреннего трудового распорядка / Р.М. Волков // Кадровик. - 2006. - № 1. - С. 24.
52. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: Велби; Проспект, 2008. - 425 с.
53. Захаркина, О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового Кодекса РФ / О.И. Захаркина. - М., 2007. - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».
54. Санкина, Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - № 2. - С. 10.
55. Иритикова, В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - № 3. - С. 42.
56. Кибанова, А.Я. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Проспект, 2013. - 120 с.
57. Короткое, Э.М. Исследование систем управления. - М.: Проспект, 2010. - 340 с.
58. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - № 8-11. - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс». - 98 с.
59. Ловчева, М.С. локальные нормативные акты работодателя / М.С. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. № 3. - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».
60. Сурков, И.В. Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы / И.В. Сурков // Кадровое делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 10.