ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 9
В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ
РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ ПРАКТИКИ ВЕДЕНИЯ 30
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ
ОРГАНАХ (НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ)
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 50
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ
ОРГАНАХ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 70
ПРИЛОЖЕНИЯ 78
Актуальность темы исследования заключается в том, что деятельность в любой организации (общественности, объединении) связана с постоянным обменом информацией в документированной форме, поскольку она является основной обеспечивающей функцией процесса управления, делопроизводство играет важную роль в эффективности данного процесса. Из этого следует, что делопроизводство оказывает влияние на результаты функционирования всей организации.
Многие годы вырабатывалась практика ведения делопроизводства, которая разрешает максимально оперативно и эффективно применять эту деятельность на благо организации. Нарушение норм, правил и требований работы с документами в системе управления влечет потерю нужной информации, преждевременное поступление управленческих решений исполнителям, разрыв организационно-управленческих цепей, результатом чего может быть полнейший упадок организации.
Таможенное дело в современных условиях представляет собой сложную динамическую систему, управление которой следует определить, как непрерывно продолжаемый целенаправленный социально-экономический и организационно-технический процесс, который осуществляется с помощью различных методов . Как комплекс способов гармонизации всего процесса таможенной деятельности они являются взаимосвязанной системой, достоверная связь элементов которой определяет эффективность внешнеэкономической деятельности (ВЭД) России .
Работа с документами в таможенных органах обладает рядом особенностей, которые связаны, со статусом государственных органов исполнительной власти, отличительными чертами организационно-управлен¬ческой структуры, строгим регламентированием деятельности и активным взаимодействием с окружающей публичной средой.
Делопроизводство в управленческой деятельности таможенных органов - совокупность работ по документообороту, то есть создание, оформление, рассылка, регистрация управленческих документов и организация работы с ними: прием, обработка документов, контроль их исполнения, хранение и повторное использование документов, справочная работа.
Главной целью системы управления в таможенных органах является единодействие всего персонала (должностных лиц: сотрудников,
проходящих службу по контракту и государственных гражданских служащих; работников бюджетной сферы) единой системы таможенных органов Российской Федерации. Система должна работать в одном направлении и, тем самым, должна обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого должно быть построено четкое управление внутри данной системы.
Актуальность выбранной темы дипломного исследования обусловлена недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в единой системе таможенных органов Российской Федерации. Решение проблемы управления документами в современных условиях разрешает целенаправленно развивать информационные ресурсы организаций, осуществлять их продуктивное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с как можно наименьшими затратами времени и труда.
Степень изученности темы исследования. Существует множество исследований, которые представляют значительный интерес применительно к данной теме дипломной работы. Делопроизводство отражено в многочисленных трудах отечественных представителей, изучающих важные и значимые проблемы теории и практики. Это позволяет нам объективно изучить и проанализировать полученную информацию с различных сторон. Основы делопроизводства раскрыты в работах Н.П. Крюковой, В.А. Матвеевой, Г.В. Эловой , труды которых посвящены управлению развитием таможенных органов и организации документооборота в единой системе таможенных органов Российской Федерации.
Не малое значение для исследования имеют материалы, касающиеся документационного обеспечения управления, которые опубликованы в специальных периодических изданиях, а именно: Н. Казариновой, Е. Сафоновой, Э. Хабаровой и др.
Основные направления организации делопроизводства в таможенных органах, современные подходы к процессу управления таможенными органами с учетом особенностей современного состояния внешнеторговой деятельности, описаны в работах Д.Г. Зеркина,
Т.В. Кузнецовой, Е.Н. Петрушко, В.В. Шкилёва и др.
Проблемы совершенствования делопроизводства в единой системе таможенных органов Российской Федерации особый интерес привлекают в настоящее время. Проанализированы опыты внедрения и использования систем автоматизации документооборота в органах Федеральной таможенной службы (ФТС России) научными деятелями, а именно М.В. Какориной, Г.В. Эловой и др.
Однако, в результате проведенных исследований не была разработана комплексная методическая основа для построения качественной и результативной системы организации делопроизводства и документооборота в таможенных органах. Следовательно, исследуемая тема в полном объёме не была изучена в рассматриваемом аспекте, вследствие чего нуждается в дальнейшем изучении, систематизации и анализе.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью совершенствования делопроизводства в единой системе таможенных органов и недостаточной разработанностью механизмов решения данной задачи. На практике неразрешенность данного противоречия приводит к снижению качества и уровня услуг, предоставляемых таможенными органами.
Объектом исследования является делопроизводство в таможенных органах.
Предметом исследования является технология организации делопроизводства в таможенных органах.
На основании вышеизложенного, определена цель исследования, заключающаяся в разработке рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в единой системе таможенных органов.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
- изучить теоретические основы делопроизводства в таможенных органах;
- проанализировать практику ведения делопроизводства в таможенных органах (на примере отдела документационного обеспечения
(ОДО) Белгородской таможни);
- рассмотреть направления совершенствования делопроизводства в таможенных органах.
В качестве теоретико-методологической основы исследования выступают основные положения системного подхода, изложенного в исследованиях и научных трудах В.В. Борискина,
В.В. Макрусева, Н.М. Поликарпова, В.Н. Пчелинцева, М.В. Стенюкова и др.
Для анализа практических данных в дипломной работе использовались следующие методы: анализа и синтеза, сравнения и сопоставления, графический, экономико-статистический, расчетно-конструктивный.
Эмпирическую базу исследования составили:
ТК ТС , Конституция Российской Федерации , федеральные законы , указы Президента Российской Федерации , постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации , приказы и распоряжения ФТС России , Центрального таможенного управления (ЦТУ) и Белгородской таможни .
Научно-практическая значимость исследования заключается в том, что полученные выводы могут быть использованы в управленческой деятельности таможенных органов, поскольку обосновывают необходимость проведения систематической модернизации делопроизводства с целью последующего совершенствования системы документооборота.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
Делопроизводство (документационное обеспечение) в таможенных органах - это управленческая деятельность, охватывающая процедуры подготовки, организации, контроля и исполнения документов в единой системе таможенных органов Российской Федерации на всех её уровнях (ФТС России, РТУ, таможни и ТП).
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России, а также рекомендациями государственных стандартов на документы.
Документы, поступающие в таможенный орган на бумажных носителях, и электронные документы, электронные сообщения, электронные образы документов в структурном подразделении документационного обеспечения таможенного органа проходят несколько этапов обработки: прием и первичную обработку; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение руководством; направление на исполнение; снятие с контроля.
В настоящее время Белгородская таможня является одной из крупнейших в Центральном регионе России. Она является таможенным органом, входящим в единую федеральную централизованную систему таможенных органов Российской Федерации и обеспечивающим реализацию задач и функций ФТС России в регионе деятельности таможни в пределах своей компетенции.
Белгородская таможня является одной из крупнейших приграничных таможен Центрального таможенного управления, эффективно реагирует на современные потребности государства в модернизации экономики, в защите национальных и экономических интересов страны, активно способствует интеграционным процессам. Активно внедряются и применяются новейшие технологии, использование которых направлено на создание наиболее благоприятных условий для ведения бизнеса участниками ВЭД.
От того насколько эффективно ведется документация в структурных подразделениях непосредственно зависит успех всей управленческой деятельности в таможенных органах. За делопроизводство в Белгородской таможне ОДО, который является структурным подразделением и находится в непосредственном подчинении начальнику таможни.
В настоящее время Белгородская таможня является одним из лидеров по внедрению электронного документооборота среди таможен России.
С переходом на электронный документооборот упрощены процедуры оформления для участников ВЭД, и теперь нет необходимости представлять документы в бумажном виде. Но все же большинство документов поступает на бумажном носителе.
Для повышения оперативности документооборота была создана ЕАИС ТО. Она представляет собой комплексную территориально распределенную систему, обеспечивает процессы, связанные с совершением таможенных операций и таможенным контролем товаров и транспортных средств, а также другие функции, которые возложены на таможенные органы в сфере таможенного дела.
ЕАИС ТО напрямую связана с интеграционными процессами во ВЭД и существенными изменениями законодательства, в том числе и с внедрением инноваций в деятельность органов государственной власти. Данная программа обеспечивает электронное декларирование товаров при полном отказе от практики приложения к декларации разрешительных документов в бумажном виде, но также обязательное предварительное информирование и автоматический выпуск товаров.
С 1 февраля 2016 г. в ОДО внедрили и ввели в эксплуатацию модуль «АРМ руководителя» из состава АС УКИД-2, основной целью данной программы является повышение эффективности контроля исполнения документов вышестоящих органов, приказов, распоряжений и поручений руководства, писем и других документов таможенного органа, создание высокоэффективной информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях предприятия.
В настоящее время активно идет процесс внедрения электронных систем управления документооборотом в государственные учреждения, и таможенные органы здесь не исключение. Особенностью делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важнейший характер и требуют собственной системы управления.
Механизм ведения делопроизводства и осуществление контроля за документооборотом в системе таможенных органов занимает ведущее место, поскольку на современном этапе развития таможенной службы много внимания уделяется совершенствованию законодательства и нормативно¬правого регулирования. В настоящее время активизирована работа комиссий по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих.
Внедрение полноценного электронного документооборота в деятельность таможенных органов, помимо экономии временных ресурсов и обеспечения прозрачности процессов в системе управления, позволит оптимизировать организационно-штатную структуру, что непременно приведет к значительной экономии средств. В частности, необходимость в достаточно большом Управлении делами ФТС России отпадет. Это подразделение можно будет сократить, оставив лишь архив, который будет хранить только бумажные документы, обязательные к хранению в традиционном материальном виде, это прежде всего документы по личному составу. Но на сегодня, несмотря на внедрение информационных технологий в делопроизводство таможенных органов, потребность в работе Управления делами ФТС и подобных подразделений региональных управлений сохраняется.
Для создания наиболее эффективных условий пользования информацией при принятии управленческих решений, в таможенных органах создана информационно-поисковая система. Информационно-поисковая система содержит информацию почти обо всех документах, которые находятся в таможенных органах. Данную систему используется для справочной работы и контроля за исполнением документов.
На современном этапе развития нового концептуального подхода к управлению в государственных органах особый интерес представляет внедрение инструментов контроллинга в деятельность таможенных органов. Контроллинг представляет собой один из лучших систематизаторов масштабных потоков информации с целью координации принимаемых управленческих решении. Сущность контроллинга проявляется в его функциях, основной из которых является системная поддержка принятия решений руководства таможенной службы (руководства таможни, таможенного поста) по всем ключевым направлениям деятельности. При этом контроллинг помогает проанализировать сложившуюся ситуацию и принять правильное решение в складывающихся условиях, что, несомненно, повышает результативность деятельности таможенных органов.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
