Введение 3
1. Теоретические аспекты информационного обеспечения системы
управления 6
1.1. Сущность информации как неотъемлемой части процесса
управления 6
1.2. Роль учетно-аналитической информации в процессе управления 11
2. Особенности формирования учетной информации и внутреннего аудита
в ООО «Автолайн» 26
2.1. Роль учетной информации в системе управления предприятием 26
2.2. Формирование учетной информации о деятельности
ООО «Автолайн» 33
2.3. Внутренний аудит 49
3. Аналитическое обеспечение управленческих решений
ООО «Автолайн» 57
3.1. Экономический анализ в системе управления организацией 57
3.2. Формирование и использование аналитической информации
в ООО «Автолайн» 62
3.3. Аналитическое обеспечение управленческих решений в области
маркетинговой политики ООО «Автолайн» 71
Заключение 82
Спишк испoльзoвaнных источников 85
Приложения
Управление — это особый интеллектуальный вид деятельности, в котором занято огромное количество людей, вооруженных современной вычислительной и организационной техникой.
В основе процесса управления организацией лежит система сбора, обработки информации, ее анализ и принятие управленческого решения.
Система управления предприятием - это совокупность технических и организационных методов и мер, предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия.
Под структурой системы управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Структура системы управления организации во многом определяется отношением к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала.
К концу 20 века казалось, что все эти вопросы отработаны, однако начало 21 века принесло неприятные сюрпризы. Совершенствование методов сбора информации, технологии обработки информации, глобализация мировой экономической системы привели к тому, что информация из прикладного инструмента менеджмента перешла в категорию основного продукта и товара современной экономической системы.
Информации, получаемой от системы учета, не достаточно для принятия верного управленческого решения. Внедряются новые показатели, приспособленные к рыночной экономике, новые системы сбора и обработки информации, получившие название управленческих.
Система подготовки менеджеров не успевает за изменениями в экономической системе. Реальный шанс обеспечить необходимую эффективность управления организацией получают в первую очередь предприятия среднего и малого бизнеса, в силу меньшей численности персонала, нуждающегося в переподготовке.
Исследованием вопросов использования учетно-аналитической информации занимались Кальницкая И.В, Винер H., Боровицкая M.B.
Рассмотрение вопросов использования учетно-аналитической информации, своевременность ее представления и адекватность использования являются актуальными вопросами деятельности любой организации.
В связи с этим цель дипломной работы заключается в рассмотрении теоретических и практических аспектов формирования учетно-аналитической информации, оценка ее влияния на процесс информационного обеспечения управления и разработка предложений по результатам исследования, позволяющих повысить эффективность управления деятельностью конкретной организации.
В процессе исследования для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть сущность понятия «информация» и ее свойства, выделить особенности экономической информации;
- сформулировать основные положения, характеризующие информационное обеспечение процесса управления;
- рассмотреть теоретические и практические вопросы формирования учетной и аналитической информации конкретного экономического субъекта;
- разработать оптимальную систему документооборота для рассматриваемой организации.
Работа состоит из трех глав. Первая глава - теоретические аспекты информационного обеспечения системы управления. Изучены проблемы и элементы процесса информационного обеспечения управления организацией. Вторая глава посвящена учету и аудиту как элементам системы управления организацией. В третьей главе рассмотрены аналитическое обеспечение управленческих решений, принципы создания рационального потока информации, процесс формирования и использования аналитической информации.
Работа написана по материалам OOO «Автолайн». Это организация, которая занимается оптовой торговлей аккумуляторами, маслами и автохимией российских и зарубежных производителей. OOO «Автолайн» имеет достаточно разветвленную структуру управления. В структуре управления выделены дивизионы, которые включают в себя подразделения, имеющие отдельные склады.
Разработка предложений по результатам исследования позволит повысить эффективность информационной составляющей управления. Внедрение предлагаемых мероприятий должно оказать положительное влияние на результаты деятельности OOO «Автолайн».
Согласно изучению первой главы было определено, что информационная база является основой управленческих действий и решений, на всех уровнях и стадиях производственного цикла, его ресурсного обеспечения и финансирования. Понятие информации рассматривается в области научных исследований в зависимости от специфики ее изучения и использования.
Понятия «информация» и «данные» не идентичны. Данные - это, всего лишь, какие-либо хранящиеся или имеющиеся сведения, которые благодаря их обработке и анализу приобретают вид и структуру проанализированного материала, полезного для осуществления и ведения хозяйственной деятельности, то есть становятся информацией.
Выявлено несколько свойств информации, позволяющих характеризовать возможности ее использования.
Атрибутивные свойства характеризуют неотрывность информации от физического носителя, ее языковую природу, дискретность и непрерывность.
Прагматические свойства обуславливают степень полезности информации для пользователя, потребителя и практики.
Динамические свойства характеризуют изменения информации во времени, рост ее объемов и возможное снижение актуальности.
Роль информации неодинакова для различных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важны объем информации, ее виды, структурный состав, возможное получение дополнительной информации, на других - её движение, на третьих - возможности и сроки ее обработки. В структуре предприятия выделяют три уровня управления: стратегическое планирование, тактическое управление производством и оперативный контроль. На каждом
уровне необходима разного типа информация и, как правило, в разной форме. На высшем уровне требуется одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос. На уровне тактического управления производством требуется сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об установленных процедурах, ежедневное сообщение об осуществлении операций для обеспечения оперативного контроля деятельности.
Интенсивность информационных потоков внутри организации обуславливается комплексом решаемых управленческих задач. Поэтому для каждого предприятия структура, объемы, интенсивность информации будет различна.
Во второй главе было определено, что информационное обеспечение процесса управления OOO «Автолайн» основано на трех основных элементах: учетной информации, контроле этой информации и аналитической ее обработке. Реализация этих элементов отражает деятельность организации, позволяет видеть результаты работы как отдельных членов коллектива так и предприятия в целом. Своевременность формирования и предоставления этой информации позволяет принимать эффективные управленческие решения.
Исслeдуeмoe в рaбoтe прeдприятиe, ООО «Автолайн», имеет достаточно разветвленную структуру управления. ООО «Автолайн» является торговым предприятием, созданным в 2003 году. Организационно-правовая форма позволяет оперативно реализовывать возрастание финансовых возможностей за счет распределения функций управления. В структуре управления выделены дивизионы, которые включают в себя подразделения, имеющие отдельные склады.
В процессе изучения были выделены основные потоки информации, на которых основывается принятие управленческих решений, определена их адекватность целям управления и практическая ценность. Были изучены проблемы и элементы процесса информационного обеспечения управления организацией.
График документооборота (Приложение 2), применяемый в ООО «Автолайн», не позволяет полно и своевременно формировать необходимую информацию, так как с помощью него невозможно определить сроки предоставления информации подразделениями и сотрудниками, что, в свою очередь, нарушает информационный поток, характеризующий деятельность организации. Изучение применяемого на предприятии документооборота показало полную его несостоятельность, значительную ограниченность и практическую невозможность для использования в целях контроля за своевременностью формирования и представления документации.
По результатам изучения бизнес-процессов предприятия, решаемых оперативных и текущих задач сформирован новый график документооборота (Приложение 3), позволяющий охватить практически все области деятельности организации. Преимуществом предлагаемого графика является охват как основных хозяйственных операций, так и обязательность формирования должностными лицами прогнозной информации. В результате формируется системный информационный поток не только о выполнении функций, но и о возможностях отдельных подразделений и дивизионов в краткосрочной перспективе. Предложенный график документооборота предоставляет быстрый доступ к аналитической информации, позволяет определить сроки исполнения документа и конкретизирует ответственность за его выполнение. Особенностью данного графика документооборота является не только формирование текущей информации и получение результатов, но и систематизирует формирование прогнозной информации.
Важным результатом исследования является интеграция данных оперативного и бухгалтерского учета. В результате предложенной организации аналитического учета по счетам 41 и 90 обеспечивается возможность определения финансового результата по отдельным группам товаров. При этом уровень автоматизации учета обеспечивает оперативность формирования данных. Внедрение отражения в учете товаров по фокус-группам (брендам) на субсчетах позволит по мере необходимости получать информацию о доходности каждого бренда и вида товара.
В третьей главе было определено, что рассмотрение алгоритма принятия управленческого решения позволило идентифицировать информационное обеспечение каждого этапа. До последнего времени, в OOO «Автолайн» работа по оптимизации складских запасов практически не велась, соответственно предприятие несло колоссальные расходы на организацию доставки и хранения товаров; складские запасы использовались не рационально, это привело к затовариванию складов, в результате оборачиваемость товарных запасов заметно снизилась.
На примере решения этой проблемы было уточнено применение имеющейся информации и выявлены недостающие ее источники. В результате предложено вести новый документ «Отчет по неликвидным АКБ» (Приложение 10). Еженедельно директора подразделений отчитываются о проделанной работе по реализации неликвидных АКБ и остатках на складах. Это позволит оперативно реагировать на формирование остатков товаров, ускорять оборачиваемость товарных запасов и быть основанием для материального поощрения.
В работе рассмотрено применение аналитической информации для целей формирования ценовой политики. Основным документом для этого является отчет «Срез цен» (Приложение 11), который формируется на предприятии по мере необходимости. В отчете представляется информация по розничным и оптовым ценам основных конкурентов на определенную продукцию либо её аналогов. На основании приведенных цен, маркетолог совместно с бухгалтером по ценообразованию проводят сравнительный анализ цен. По результатам анализа цен конкурентов формируются рекомендации об изменении ценовой политики в целом по предприятию либо отдельных филиалов. Окончательное решение об изменении цен принимается генеральным директором. Мониторинг рыночной обстановки требует системного подхода в этом вопросе. Предложено систематизировать формирование отчета «Срез цен», что позволит гибко реагировать на изменение цен в регионе и обеспечит конкурентное преимущество в реагировании на рыночную ситуацию.
В результате проведенного исследования сформирован общий подход к информационному обеспечению управленческих решений характерный для ООО «Автолайн». При этом выявлено, что практически отсутствует внутреннее регулирование принятия решений на всех уровнях управления.
На основе рассмотрения алгоритма решения проблемы затоваривания складов был разработан регламент для директоров подразделений и сотрудников отдела логистики. Соблюдение этого регламента позволяет оптимизировать складские запасы и осуществлять контроль за выполнением должностных обязанностей.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
