Помощь студентам в учебе
Организация электронной системы документооборота для организации "ЗАО «Bona Fide»"
|
Введение
Глава 1. Современные электронные системы управления и работы с документами
1.1. Управление и работа с документами
1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ
1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ
1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ
1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)
1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
Глава 2. Выбор автоматизированной системы
2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
2.2. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
2.3. Общая характеристика систем
2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»
2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот
2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота
2.4.1. АС «DocFlow 2006»
2.4.2. АС «Летограф»
2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»
Глава 3. Модель электронного документооборота
3.1. Защищенность электронного документооборота
3.2. Работа с внешней и исходящей документацией
Заключение
Литература
Глава 1. Современные электронные системы управления и работы с документами
1.1. Управление и работа с документами
1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ
1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ
1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ
1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)
1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
Глава 2. Выбор автоматизированной системы
2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
2.2. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
2.3. Общая характеристика систем
2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»
2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот
2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота
2.4.1. АС «DocFlow 2006»
2.4.2. АС «Летограф»
2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»
Глава 3. Модель электронного документооборота
3.1. Защищенность электронного документооборота
3.2. Работа с внешней и исходящей документацией
Заключение
Литература
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.
Наибольших успехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995], и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999] и другими.
Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- решение проблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятия.
Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.
Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурнофункционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.
Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.
На защиту выносятся следующие положения:
1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота; увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.
2. Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.
4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.
Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.
Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора путем аналитико-синтетических сравнений.
В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.
Наибольших успехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995], и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999] и другими.
Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- решение проблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятия.
Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.
Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурнофункционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.
Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.
На защиту выносятся следующие положения:
1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота; увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.
2. Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.
4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.
Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.
Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора путем аналитико-синтетических сравнений.
В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.
На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления Баласанян 2003: 23. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Целью данной дипломной работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
1) Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2) Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и ин¬формации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
3) Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.
5) В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide».
6) Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.
При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления Баласанян 2003: 23. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Целью данной дипломной работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
1) Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2) Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и ин¬формации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
3) Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.
5) В результате исследования создана модель электронного документооборота ЗАО «Bona Fide».
6) Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота, которая включает в себя следующие стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться анализ настоящей системы документооборота на предприятиями, формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.
При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.